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Ramiro Mendoza con MUNICIPALIDAD DE COIHUECO Rol: C3498-16

Consejo para la Transparencia, 27/12/2016

Se dedujo amparo en contra de la Municipalidad de Coihueco, fundado en que no se entregó la información pedida referente a la copia de todas las boletas, facturas y órdenes de compra que el Municipio haya pagado desde enero de 2016 a la fecha a proveedores y terceros por servicios y adquisiciones efectuados. El Consejo acoge el amparo, toda vez que no se acreditó de manera suficiente la causal de secreto invocada.


Tipo de solicitud y resultado:

  • Requiere entrega


Descriptores analíticos:

Tema Economía y Finanzas
Materia Funciones y actividades propias del órgano
Tipo de Documento Documentos Operacionales.Documentación presupuestaria.Rendición de cuentas 


Consejeros:

  • José Luis Santa María Zañartu (Unánime), Presidente
  • Jorge Jaraquemada Roblero (Unánime)
  • Marcelo Drago Aguirre (Unánime)
  • Vivianne Blanlot Soza (Unánime)

Texto completo:

DECISIÓN AMPARO ROL C3498-16

Entidad pública: Municipalidad de Coihueco

Requirente: Ramiro Mendoza

Ingreso Consejo: 12.10.2016

En sesión ordinaria N° 764 del Consejo Directivo, celebrada el 27 de diciembre de 2016, con arreglo a las disposiciones de la Ley de Transparencia de la Función Pública y de Acceso a la Información de la Administración del Estado, en adelante, Ley de Transparencia, aprobada por el artículo primero de la ley N° 20.285 de 2008, el Consejo para la Transparencia, en adelante indistintamente el Consejo, ha adoptado la siguiente decisión respecto de la solicitud de amparo al derecho de acceso a la información Rol C3498-16.

VISTO:

Los artículos 5°, inciso 2°, 8° y 19 N° 12 de la Constitución Política de la República; las disposiciones aplicables de la ley N° 20.285, sobre acceso a la información pública y de la ley N° 19.880 que establece bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado; lo previsto en el decreto con fuerza de ley N° 1/19.653, de 2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley N° 18.575, orgánica constitucional sobre bases generales de la Administración del Estado; y los decretos supremos N° 13, de 2009 y N° 20, de 2009, ambos del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que aprueban, respectivamente, el reglamento del artículo primero de la ley N° 20.285, en adelante e indistintamente, el Reglamento, y los Estatutos de Funcionamiento del Consejo para la Transparencia.

TENIENDO PRESENTE:

1) SOLICITUD DE ACCESO: Con fecha 08 de septiembre de 2016, don Ramiro Mendoza solicitó a la Ilustre Municipalidad de copia de todas las boletas, facturas y órdenes de compra que el Municipio haya pagado desde enero de 2016 a la fecha a proveedores y terceros por servicios y adquisiciones efectuados.

2) RESPUESTA: La Ilustre Municipalidad de Coihueco respondió a dicho requerimiento de información mediante Ord. N° 19, de fecha 05 de octubre de 2016, informando, en síntesis, que a la fecha se han confeccionado 2.632 decretos de pago, los cuales llevan en promedio 3 facturas o boletas, a excepción de los decretos que pagan la luz que suman 148 facturas, las de agua que suman 30 facturas. Por ello serían 9.498 fotocopias que se deberían entregar, cuyo valor ascendería a $474.900.

Agrega, que para recopilar y fotocopiar la información desde las bodegas de archivos se requiere contratar una persona que debe ser contratada por dos meses por una remuneración mensual de $450.000.

Por lo anterior, señala que se entregará la información pedida previo pago de los costos de reproducción que ascienden a un total de $1.374.900.

3) AMPARO: El 12 de octubre de 2016, don Ramiro Mendoza dedujo amparo a su derecho de acceso a la información en contra de la Ilustre Municipalidad de Coihueco, fundado en que no se le entregó la información pedida.

4) DESCARGOS U OBSERVACIONES DEL ORGANISMO: Este Consejo acordó admitir a tramitación el presente amparo, confiriendo traslado al Sr. Alcalde de la Ilustre Municipalidad de Coihueco, mediante oficio N° 10.817, de fecha 27 de octubre de 2016.

La Municipalidad reclamada, a través de Ord. N° 477/2016, de fecha 11 de noviembre de 2016, presentó sus descargos u observaciones, señalando, en síntesis que se denegó la información solicitada por configurarse la causal de reserva contemplada en el artículo 21 N° 1, letra c), de la Ley de Transparencia, dado que si bien se cuenta con los antecedentes pedidos, no era posible remitirla en su minuto por el elevado número de documentos solicitados.

Se determinó que la información a entregar corresponde a 9.498 documentos que debían ser copiados, lo que para una unidad como la tesorería municipal constituye un alto volumen de información, teniendo presente que dicha unidad cuenta con 2 funcionarios, tarea que debería realizar una de ellas, o que sostiene distrae indebidamente a dicha funcionaria del cumplimiento de sus labores habituales. Agrega, que para responder a la solicitud se debería contrata una persona externa, dado que lo contrario significaría la utilización de un tiempo excesivo, considerando su jornada de trabajo o un alejamiento de sus funciones habituales.

Finalmente sostiene que su respuesta no ha implicado una denegación infundada, dado que se explicó las razones de la misma. Adjunta copia de contrato a honorarios de la funcionaria de apoyo de finanzas y tesorería municipal, como también del reglamento municipal que regula la estructura y organización interna de la Municipalidad.

Y CONSIDERANDO:

1) Que, con fecha 08 de septiembre de 2016, don Ramiro Mendoza solicitó a la Ilustre Municipalidad de Coihueco copia de todas las boletas, facturas y órdenes de compra que el Municipio haya pagado desde enero de 2016 a la fecha a proveedores y terceros por servicios y adquisiciones efectuados, todo en formato PDF de acuerdo al formulario del requerimiento, obteniendo respuesta estimada como insatisfactoria por el solicitante, por cuanto no se le entregó la información pedida, lo que constituye el fundamento del presente amparo.

2) Que, en efecto, en su respuesta la Municipalidad de Coihueco, señaló que se entregaría la información solicitada previo pago de los costos de reproducción que ascienden a la suma de $1.374.900, por cuanto a la fecha se habían confeccionado 2.632 decretos de pago, los cuales tendrían en promedio 3 facturas o boletas, a excepción de los decretos que pagan la luz que suman 148 facturas, las de agua que suman 30 facturas. Por ello serían 9.498 fotocopias que se deberían entregar, cuyo valor ascendería a $474.900, a lo que habría que agregar que para recopilar y fotocopiar la información desde las bodegas de archivos se requiere contratar una persona que debe ser contratada por dos meses por una remuneración mensual de $450.000.

3) Que, sin embargo, con ocasión de sus descargos el órgano requerido precisó que la denegación de la información solicitada se funda en la causal de reserva contemplada en el artículo 21 N° 1, letra c), de la Ley de Transparencia, dado que si bien se cuenta con los antecedentes pedidos, no era posible remitirla en su minuto por el elevado número de documentos solicitados, dado que corresponde a 9.498 documentos que debían ser copiados, tarea que para la tesorería municipal constituye un alto volumen de información, teniendo presente que dicha unidad cuenta con 2 funcionarios, lo que significaría distraerlas indebidamente del cumplimiento de sus labores habituales, por lo que para la entregar lo pedido se debería contrata una persona externa, dado que lo contrario significaría la utilización de un tiempo excesivo, considerando su jornada de trabajo o un alejamiento de sus funciones habituales.

4) Que, el artículo 8°, inciso 2°, de la Constitución Política de la República, en lo que interesa, establece que "son públicos los actos y resoluciones de los órganos del Estado, así como sus fundamentos y los procedimientos que utilicen. Sin embargo, sólo una ley de quórum calificado podrá establecer la reserva o secreto de aquéllos o de éstos, cuando la publicidad afectare el debido cumplimiento de las funciones de dichos órganos, los derechos de las personas, la seguridad de la Nación o el interés nacional". Por su parte, según lo dispuesto en los artículos 5, inciso segundo y 10 de la Ley de Transparencia, se considera información pública toda aquella que obre en poder de los órganos de la Administración del Estado, cualquiera sea su formato, soporte, fecha de creación, origen, clasificación o procesamiento, además de aquella contenida en "actos, resoluciones, actas, expedientes, contratos y acuerdos, así como a toda información elaborada con presupuesto público", salvo las excepciones legales.

5) Que, de acuerdo con el inciso primero del artículo 17 de la Ley de Transparencia, la información solicitada a los órganos de la Administración del Estado se entregará en la forma y por el medio que el requirente haya señalado, siempre que ello no importe un costo excesivo o un gasto no previsto en el presupuesto institucional, casos en que la entrega se hará en la forma y a través de los medios disponibles. A su turno, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 de la Instrucción General N° 6 de este Consejo, sobre gratuidad y costos directos de reproducción, no se podrá efectuar cobro alguno si la remisión de la información se realiza telemáticamente, salvo que el documento no se encuentre digitalizado y sea necesario fotocopiarlo para su posterior escaneo. Del mismo modo, es dable considerar que en virtud del principio de gratuidad establecido en el artículo 11, letra k), de la Ley de Transparencia, el acceso a la información de los órganos de la Administración es gratuito, precisando el artículo 18 del mismo cuerpo legal que "sólo se podrá exigir el pago de los costos directos de reproducción y de los demás valores que una ley expresamente autorice cobrar por la entrega de la información solicitada". En este sentido, el artículo 20 del Reglamento de la Ley de Transparencia señala, en lo que interesa, que "se entenderá por costos directos de reproducción todos aquellos que sean necesarios para obtener la información en el soporte que el requirente haya solicitado, excluyendo el valor del tiempo que ocupe el o los funcionarios para realizar la reproducción".

6) Que, por otra parte cabe tener presente que en virtud de la invocación de la causal de reserva prevista en el artículo 21 N° 1, letra c), de la Ley de Transparencia, puede denegarse la entrega de la información cuando su publicidad "afecte el debido cumplimiento de las funciones del órgano requerido por tratarse de requerimientos de carácter genérico, referidos a un elevado números de actos administrativos o sus antecedentes o cuya atención requiera distraer indebidamente a los funcionarios del cumplimiento regular de sus funciones habituales". Dicha norma ha sido desarrollada en el artículo 7° N° 1, letra c), del Reglamento de la citada ley, señalando que "(...) un requerimiento distrae indebidamente a los funcionarios cuando su satisfacción requiera por parte de éstos, la utilización de un tiempo excesivo, considerando su jornada de trabajo, o un alejamiento de sus funciones habituales".

7) Que, respecto de la interpretación de la causal de reserva alegada, la jurisprudencia de este Consejo ha establecido que ésta sólo puede configurarse en la medida que los esfuerzos que supone la búsqueda o eventualmente la sistematización y posterior entrega de lo pedido demanden esfuerzos de tal entidad, que entorpezcan el normal o debido funcionamiento del organismo. Resumiendo este criterio, la decisión de amparo Rol C377-13, razonó que "la causal en comento depende ya no tanto de la naturaleza de lo pedido, sino más bien de cada situación de hecho en términos de los esfuerzos desproporcionados que involucraría entregar lo solicitado". Por ende, la configuración de la causal supone una ponderación de hecho sobre los aspectos que configuran tales esfuerzos, entre ellos el volumen de información, relación entre funcionarios y tareas, tiempo estimado o costo de oportunidad, entre otras, circunstancias que se estima no concurren en la especie.

8) Que, en dicho contexto, cabe tener presente lo señalado por la Excma. Corte Suprema, en su sentencia recaída en el recurso de queja Rol N° 6663-2012, de 17 de enero de 2013, en orden a que "la reserva basada en el debido ejercicio de las funciones del órgano deberá explicarse pormenorizadamente y probarse de modo fehaciente de qué manera el control ciudadano reflejado en la solicitud [de acceso] podría afectar el debido cumplimiento de las funciones (...), mencionarse las atribuciones precisas que la revelación de la información le impediría o entorpecería de cumplir debidamente (...), sin que basten para estos efectos meras invocaciones generales". En la especie, a juicio de este Consejo, éste estándar no ha sido demostrado por el órgano reclamado.

9) Que, de los antecedentes examinados, no se ha podido establecer que la Municipalidad reclamada haya proporcionado elementos que justifiquen, en la especie, modificar el formato digital de entrega de la información requerido por el soporte papel, máxime si ello importa para el solicitante sufragar los costos de reproducción que la entrega en tal formato supone. Al respecto, cabe tener presente que la letra b) del punto 3.1, de la Instrucción General N° 10 de este Consejo, previene que en caso que la entrega no se disponga en la forma y por el medio que el requirente haya señalado en su presentación, "la respuesta deberá indicar las circunstancias que justifiquen la calificación del gasto como excesivo o no previsto y los medios y formatos alternativos a través de los cuales el requirente podrá acceder a la información." En la especie, el órgano reclamado no ha señalado de qué modo la digitalización de la información requerida irroga "un costo excesivo o un gasto no previsto en el presupuesto institucional".

10) Que, además, el órgano requerido para justificar la causal de reserva alegada, se limitó a señalar que la información pedida corresponde a 9.498 documentos que debían ser copiados, en circunstancias que se requirió en formato PDF, agregando que dicha tarea significaría distraer indebidamente del cumplimiento de sus labores habituales a las dos funcionarias del departamento de la tesorería municipal, sin hacer referencia alguna al tiempo que se requeriría destinar, en concreto, para proporcionar la información pedida, de modo tal de permitir apreciar el modo en que la entrega de los pagos municipales efectuados desde el mes de enero del año en curso, efectivamente afecta el debido funcionamiento de sus funciones, razón por la cual a juicio de este Consejo, dichas argumentaciones no son suficientes para tener por configurada la hipótesis prevista en la causal de reserva del artículo 21 N° 1, letra c), de la Ley de Transparencia, como tampoco para cambiar el formato en que fue solicita la información, procediendo por consiguiente, desestimarlas dichas alegaciones.

11) Que, por lo expuesto, este Consejo acogerá el presente amparo, ordenando a la Ilustre Municipalidad de Coihueco entregar a don Ramiro Mendoza, en formato PDF copia de todas las boletas, facturas y órdenes de compra que el Municipio haya pagado a proveedores y terceros por servicios y adquisiciones efectuados, desde enero de 2016 hasta la fecha de la solicitud de información.

12) Que, no obstante lo resuelto precedentemente, este Consejo representará severamente al Sr. Alcalde de la Ilustre Municipalidad de Coihueco, la circunstancia que información de carácter pública, como es la referida a los pagos municipales, y de un periodo tan acotado como en el presente caso, no pueda ser entregada por no estar sistematizada, toda vez que dicha alegación devela que no posee un mecanismo de gestión documental en el cual se contenga la información solicitada de manera íntegra y sistematizada, lo que puede volver ilusorio el derecho de acceso a la información, además de constituir una infracción a los principios de transparencia, máxima divulgación y facilitación contemplados en las letras c), d) y f) del artículo 11 de la Ley de Transparencia. Por lo anterior, este Consejo recomendará tomar las medidas tendientes a ajustar sus procedimientos para los efectos de facilitar el ejercicio del derecho de acceso a la información pública, permitiendo de esa forma dar respuesta oportuna y expedita a las solicitudes de acceso que se le formulen y, en definitiva, garantizar adecuadamente dicho derecho en favor de los ciudadanos respecto de aquella información que obre en su poder, teniendo especialmente en cuenta las competencias y funciones encomendadas por la ley a la Municipalidad.

EL CONSEJO PARA LA TRANSPARENCIA, EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES QUE LE OTORGAN LOS ARTÍCULOS 24 Y SIGUIENTES Y 33 LETRA B) DE LA LEY DE TRANSPARENCIA, Y POR LA UNANIMIDAD DE SUS MIEMBROS PRESENTES, ACUERDA:

EL CONSEJO PARA LA TRANSPARENCIA, EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES QUE LE OTORGAN LOS ARTÍCULOS 24 Y SIGUIENTES Y 33 LETRA B) DE LA LEY DE TRANSPARENCIA, Y POR LA UNANIMIDAD DE SUS MIEMBROS PRESENTES, ACUERDA:

I. Acoger el amparo deducido por don Ramiro Mendoza, en contra de la Ilustre Municipalidad de Coihueco, en virtud de los fundamentos expuestos precedentemente.

II. Requerir al Sr. Alcalde de la Ilustre Municipalidad de Coihueco:

a) Hacer entrega al reclamante en formato PDF copia de todas las boletas, facturas y órdenes de compra que el Municipio haya pagado a proveedores y terceros por servicios y adquisiciones efectuados, desde enero de 2016 hasta la fecha de la solicitud de información.

b) Cumplir dicho requerimiento en un plazo que no supere los 10 días hábiles contados desde que la presente decisión quede ejecutoriada, bajo el apercibimiento de lo dispuesto en el artículo 46 de la Ley de Transparencia.

c) Informar el cumplimiento de esta decisión mediante comunicación enviada al correo electrónico cumplimiento@consejotransparencia.cl, o a la Oficina de Partes de este Consejo (Morandé N° 360, piso 7°, comuna y ciudad de Santiago), de manera que esta Corporación pueda verificar que se dé cumplimiento a las obligaciones impuestas precedentemente en tiempo y forma.

III. Representar severamente al Sr. Alcalde de la Ilustre Municipalidad de Coihueco la infracción a los principios de transparencia, máxima divulgación y facilitación contemplados en las letras c), d) y f) del artículo 11 de la Ley de Transparencia, por cuanto la circunstancia que información de carácter pública, como es la referida a los pagos municipales, no pueda ser entregada al no estar sistematizada devela que no posee un mecanismo de gestión documental en el cual se contenga la información solicitada de manera íntegra y sistematizada, lo que contraria los principios señalados.

IV. Recomendar al Sr. Alcalde de la Ilustre Municipalidad de Coihueco adoptar las medidas tendientes a ajustar sus procedimientos para los efectos de facilitar el ejercicio del derecho de acceso a la información pública, permitiendo de esa forma dar respuesta oportuna y expedita a las solicitudes de acceso que se le formulen y, en definitiva, garantizar adecuadamente dicho derecho en favor de los ciudadanos respecto de aquella información que obre en su poder, teniendo especialmente en cuenta las competencias y funciones encomendadas por la ley a la Municipalidad

V. Encomendar al Director General y a la Directora Jurídica de este Consejo, indistintamente, notificar la presente decisión a don Ramiro Mendoza y al Sr. Alcalde de la Ilustre Municipalidad de Coihueco.

En contra de la presente decisión procede la interposición del reclamo de ilegalidad ante la Corte de Apelaciones del domicilio del reclamante en el plazo de 15 días corridos, contados desde la notificación de la resolución reclamada, de acuerdo a lo prescrito en el artículo 28 y siguientes de la Ley de Transparencia. Con todo, los órganos de la Administración del Estado no podrán intentar dicho reclamo en contra de la resolución del Consejo que otorgue el acceso a la información solicitada, cuando su denegación se hubiere fundado en la causal del artículo 21 N° 1 de la Ley de Transparencia. Además, no procederá el recurso de reposición establecido en el artículo 59 de la ley N° 19.880, según los fundamentos expresados por este Consejo en el acuerdo publicado en el Diario Oficial el 9 de junio de 2011.

Pronunciada por el Consejo Directivo del Consejo para la Transparencia, integrado por su Presidente don José Luis Santa María Zañartu y los Consejeros doña Vivianne Blanlot Soza, don Marcelo Drago Aguirre y don Jorge Jaraquemada Roblero.

Por orden del Consejo Directivo, certifica la Directora Jurídica del Consejo para la Transparencia doña Andrea Ruiz Rosas.