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Rodrigo Peñaloza Donaire con SERVICIO REGISTRO CIVIL E IDENTIFICACIÓN Rol: C3678-16

Consejo para la Transparencia, 27/02/2017

Se dedujo amparo en contra del Servicio de Registro Civil e Identificación, fundado en la respuesta negativa a una solicitud de información referente a la "solicitud de primera inscripción más copia factura del vehículo Subaru Forester año 2006, patente ZB2153, el cual fue inscrito el día 02 de diciembre de 2005 y del cual actualmente soy dueño. Este auto tiene sólo en la documentación del registro civil los datos del chasis de manera errónea lo cual me ha sido rechazado el cambio de número mencionado por el decreto N° 1111/85. Con esto podré detectar donde estuvo la equivocación, si en la factura o en el mismo registro civil". El Consejo acoge el amparo, toda vez que no se logró acreditar de manera suficiente la causal de secreto alegada.


Tipo de solicitud y resultado:

  • Requiere entrega


Descriptores analíticos:

Tema Grupos de interés especial
Materia Funciones y actividades propias del órgano
Tipo de Documento Documentos Oficiales.Documentos 


Consejeros:

  • José Luis Santa María Zañartu (Unánime), Presidente
  • Jorge Jaraquemada Roblero (Unánime)
  • Marcelo Drago Aguirre (Unánime)
  • Vivianne Blanlot Soza (Unánime)

Texto completo:

DECISIÓN AMPARO ROL C3678-16

Entidad pública: Servicio de Registro Civil e Identificación.

Requirente: Rodrigo Peñaloza Donaire.

Ingreso Consejo: 28.10.2016.

En sesión ordinaria N° 778 del Consejo Directivo, celebrada el 27 de febrero de 2017, con arreglo a las disposiciones de la Ley de Transparencia de la Función Pública y de Acceso a la Información de la Administración del Estado, en adelante, Ley de Transparencia, aprobada por el artículo primero de la ley N° 20.285 de 2008, el Consejo para la Transparencia, en adelante indistintamente el Consejo, ha adoptado la siguiente decisión respecto de las solicitudes de amparo al derecho de acceso a la información Rol C3678-16.

VISTO:

Los artículos 5°, inciso 2°, 8° y 19 N° 12 de la Constitución Política de la República; las disposiciones aplicables de la ley N° 20.285, sobre acceso a la información pública y de la ley N° 19.880 que establece bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado; lo previsto en el decreto con fuerza de ley N° 1/19.653, de 2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley N° 18.575, orgánica constitucional sobre bases generales de la Administración del Estado; y los decretos supremos N° 13, de 2009 y N° 20, de 2009, ambos del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que aprueban, respectivamente, el reglamento del artículo primero de la ley N° 20.285, en adelante e indistintamente, el Reglamento, y los Estatutos de Funcionamiento del Consejo para la Transparencia.

TENIENDO PRESENTE:

1) SOLICITUD DE ACCESO: El 07 de octubre de 2016, don Rodrigo Peñaloza Donaire, solicitó al Servicio de Registro Civil e Identificación, la siguiente información: "solicitud de primera inscripción más copia factura del vehículo Subaru Forester año 2006, patente ZB2153, el cual fue inscrito el día 02 de diciembre de 2005 y del cual actualmente soy dueño. Este auto tiene sólo en la documentación del registro civil los datos del chasis de manera errónea lo cual me ha sido rechazado el cambio de número mencionado por el decreto N° 1111/85. Con esto podré detectar donde estuvo la equivocación, si en la factura o en el mismo registro civil".

2) RESPUESTA: Por medio de documento RVM. T. N°: 200-2016, de fecha 21 de octubre de 2016, el órgano señaló en resumen, lo siguiente:

a) Atendida la gran cantidad de solicitudes y documentos fundantes que se han acopiado, en cumplimiento del mandato de custodia legal que impone al servicio el artículo 43 de la Ley del Tránsito, que prescribe: "El Servicio de Registro Civil e Identificación deberá guardar en lugar seguro y adecuado los documentos y demás antecedentes que sirvan de fundamento a las inscripciones y anotaciones", las bodegas propias dispuestas para tal efecto se encuentran actualmente excedidas en su capacidad, lo que se explica teniendo presente que, a la fecha, el parque automotriz inscrito alcanza a más de 7.000.000 de vehículos con un promedio de 8 documentos por inscripción, que consumen sostenidamente el espacio físico de las bodegas asignadas para el resguardo de los documentos.

b) Por lo expuesto, fue en su oportunidad necesario contratar una bodega externa, lo que permitió suplir temporalmente la insuficiencia señalada y significó el traslado y reordenamiento de una importante cantidad de documentos.

c) Atendido lo anterior, un proceso de esta naturaleza, es decir, el levantamiento, orden, clasificación y toda la logística que involucran estas actividades, entre las que se pueden destacar la búsqueda de la documentación requerida, exigiría a este organismo la utilización de un tiempo excesivo considerando además la jornada de trabajo de los funcionarios y el alejamiento de sus tareas de alto impacto para la comunidad, lo que implica que para atender su requerimiento obliga a distraer indebidamente el cumplimiento de estas funciones habituales para efectos de recabar dicha información. Por lo tanto, se configura la causal de reserva del artículo 21 N° 1, letra c), de la Ley de Transparencia.

d) Con todo, se hace presente que la primera inscripción del vehículo en comento fue requerida mediante solicitud N° 22171 de fecha 02 de diciembre de 2005, presentada en la oficina de Lo Barnechea. Como documento fundante de ella, se acompañó factura de primera venta N° 24708 de fecha 30 de noviembre de 2005, emitida por Automotora Portillo S.A.

3) AMPARO: Con fecha 28 de octubre de 2016, el solicitante dedujo amparo a su derecho de acceso a la información en contra del referido Órgano de la Adminstracion del Estado, fundado en la respuesta negativa a la solicitud de información.

4) DESCARGOS Y OBSERVACIONES DEL ORGANISMO: El Consejo Directivo de esta Corporación, acordó admitir a tramitación este amparo, confiriendo traslado al Sr. Director Nacional del Servicio de Registro Civil e Identificación mediante oficio N° 12209, de fecha 06 de diciembre de 2016.

Luego, mediante ordinario N° 0929, de fecha 20 de diciembre de 2016, el órgano reiterando lo señalado en su respuesta, señaló en resumen, lo siguiente:

a) Dado que las bodegas se encuentran excedidas, fue necesario en su oportunidad contratar una bodega externa a la empresa Sociedad Inversiones Lo Espejo S.A. y la Sociedad Mercado Mayorista de Santiago S.A, en adelante MERSAN acción que permitió suplir la insuficiencia señalada y significó el traslado y reordenamiento de una importante cantidad de documentos.

b) Ahora bien, teniendo presente que la ley exige a este Servicio guardar la documentación en un lugar seguro y adecuado y buscando siempre mejorar las condiciones ya existentes, es que se estimó necesario iniciar un nuevo proceso de licitación pública, conforme a lo dispuesto en el dictamen N° 61627 del año 2006 de la Contraloría General de la República y su respectiva complementación mediante dictamen N° 43283, de 2014, a fin de trasladar todas las solicitudes ubicadas en la bodega externa de MERSAN a un lugar que ofrezca óptimas condiciones de higiene y seguridad, con miras a dar cumplimiento a nuestra función legal de la manera más idónea posible. En este contexto, se informa además que las bases de licitación se encuentran publicadas en la página www.mercadopublico.cl, desde el día 17 de noviembre de 2016, asignándole el código de identificación o ID número 545854-39-LQ16. La indicada licitación actualmente se encuentra en la etapa de evaluación de las ofertas.

c) Asimismo, y en el entendido que ocupar personal y recursos para la búsqueda de la documentación solicitada, en la actualidad constituye una distracción indebida de funciones para este Servicio por las razones expresadas precedentemente, es que se invocó la respectiva causal de reserva o secreto contemplada en el artículo 21 N° 1, letra c), de la ley N° 20.285 sobre acceso a la información pública.

d) El Registro de Vehículos Motorizados, cuenta con la Unidad de Archivo la cual está encargada de resguardar la documentación fundante histórica de las distintas solicitudes que recibe el R.V.M. diariamente. Dicha Unidad posee una dotación de 5 funcionarios, asignándosele a cada uno de ellos una función específica (recepción y orden de solicitudes procesadas durante el día, a través de "pistoleo" del código de barras identificatorio de cada solicitud, lo que permite guardarlas de manera ordenada en el Archivo, búsqueda de documentos, ingreso en el programa computacional de la ubicación física de los documentos, etc.). Dentro estas tareas no se encuentra contemplada la búsqueda de documentos a bodegas externas del Servicio, por lo que se hizo necesario buscar apoyo en un funcionario con desempeño en una unidad de producción distinta a la de Archivo, quien actualmente no se encuentra en condiciones de constituirse en las bodegas externas.

e) Lo anteriormente descrito, ha traído como consecuencia, la imposibilidad temporal de la obtención de documentos archivados en la bodega externa. Es así, como existen aproximadamente más de 20 requerimientos, tanto de particulares, como de Instituciones, dentro de las cuales destaca Ministerio Público, de documentación emitida con anterioridad al año 2006, que es la fecha archivada en bodega externa, respecto de los cuales se les ha informado oportunamente la contingencia latamente expuesta.

f) En cuanto al caso particular por el cual se está emitiendo este informe. Se estima que la documentación solicitada, en principio alcanzaría a 3 hojas. Sin perjuicio de ello, tal como se ha expresado, el problema no radica en la cantidad de documentos solicitados, sino en el mecanismo existente para obtener la documentación desde las bodegas externas.

Y CONSIDERANDO:

1) Que, el presente amparo tiene por objeto la negativa del órgano respecto a la entrega de lo solicitado en el numeral 1°, de lo expositivo de la presente decisión. Al efecto, el Servicio alegó la causal de reserva del artículo 21 N° 1, letra c), de la Ley de Transparencia.

2) Que en cuanto a la hipótesis de reserva consagrada en el artículo 21 N° 1, letra c), de la Ley de Transparencia, invocada por la reclamada para justificar la denegación de la información solicitada, cabe tener presente que dicha causal permite reservar aquella información referida a un elevado número de actos administrativos o sus antecedentes o cuya atención requiera distraer indebidamente a los funcionarios del cumplimiento regular de sus labores habituales. En tal sentido el artículo 7° numeral 1°, letra c), del Reglamento de la citada ley precisa, que se distrae a los funcionarios de sus funciones cuando la satisfacción de un requerimiento "requiera por parte de éstos, la utilización de un tiempo excesivo, considerando su jornada de trabajo, o un alejamiento de sus funciones habituales".

3) Que, respecto de la interpretación de la causal de reserva alegada, la jurisprudencia de este Consejo ha establecido que ésta sólo puede configurarse en la medida que los esfuerzos que supone la búsqueda o eventualmente la sistematización y posterior entrega de lo pedido demanden esfuerzos de tal entidad, que entorpezcan el normal o debido funcionamiento del organismo. Resumiendo este criterio, la decisión de amparo Rol C377-13, razonó que "la causal en comento depende ya no tanto de la naturaleza de lo pedido, sino más bien de cada situación de hecho en términos de los esfuerzos desproporcionados que involucraría entregar lo solicitado". Por ende, la configuración de la causal supone una ponderación de hecho sobre los aspectos que configuran tales esfuerzos, entre ellos el volumen de información, relación entre funcionarios y tareas, tiempo estimado o costo de oportunidad, entre otras, circunstancias que se estima que no concurren en la especie, y por tanto no darían lugar a esfuerzos desproporcionados como los mencionados.

4) Que, en dicho contexto, cabe tener presente lo señalado por la Excma. Corte Suprema, en su sentencia recaída en el recurso de queja Rol N° 6663-2012, de 17 de enero de 2013, en orden a que "la reserva basada en el debido ejercicio de las funciones del órgano deberá explicarse pormenorizadamente y probarse de modo fehaciente de qué manera el control ciudadano reflejado en la solicitud [de acceso] podría afectar el debido cumplimiento de las funciones (...), mencionarse las atribuciones precisas que la revelación de la información le impediría o entorpecería de cumplir debidamente (...), sin que basten para estos efectos meras invocaciones generales". En la especie, a juicio de este Consejo, éste no ha sido precisamente el estándar demostrado por el órgano reclamado.

5) Que de conformidad a lo preceptuado en el artículo 21 de la Ley de Transparencia, para que se verifique la procedencia de una causal de reserva, es menester determinar la afectación de alguno de los derechos subjetivos protegidos por ella, debiendo en consecuencia, acreditarse una expectativa razonable de daño o afectación, la cual debe ser presente o probable y con suficiente especificidad para justificar la reserva.

6) Que, a juicio de este Consejo, las dificultades alegadas por el órgano reclamado no permiten dar por configurada la distracción indebida que se ha invocado como supuesto de la causal de reserva, pues según se constata, ésta ha identificado de modo preciso el número de hojas en que consiste lo solicitado, como asimismo, algunos datos precisos de la solicitud y de la factura requerida, hecho que denota la posibilidad de acceder a lo requerido. A su vez, al señalar que lo solicitado se encuentra en bodegas externas, no explica fundadamente las razones por las cuales no se puede acceder a ellas, indicando en forma genérica que el designado para aquella tarea actualmente no se encuentra en condiciones de constituirse en las referidas bodegas. A su turno, se debe tener presente que la normativa aplicable a la materia obliga al órgano a mantener la información como la solicitada, en forma ordenada y sistematizada. En efecto, el artículo 43 de la Ley del Transito, prescribe que: "El Servicio de Registro Civil e Identificación deberá guardar en lugar seguro y adecuado los documentos y demás antecedentes que sirvan de fundamento a las inscripciones y anotaciones." Luego, el artículo 11 del decreto supremo N° 1.111, de 1985, del Ministerio de Justicia, que aprueba reglamento del registro de vehículos motorizados, indica en su inciso segundo lo siguiente: "Los documentos que autoricen dicha inscripción serán incorporados en el Archivo Nacional del Servicio de Registro Civil e Identificación. Igual procedimiento se aplicará respecto de los documentos que autoricen una determinada anotación". A mayor abundamiento, la reclamada ni siquiera precisó el número de funcionarios necesarios para avocarse a la búsqueda de la información y elaboración de la respuesta, ni al tiempo que éstos deberían destinar a las referidas tareas, todo lo cual permite en definitiva, desestimar la causal de reserva alegada por el órgano.

7) Que, en mérito de lo razonado precedentemente, este Consejo procederá a acoger el presente amparo, ordenándose al órgano hacer entrega de lo solicitado en el numeral 1°, de lo expositivo, debiendo tarjar todos los datos personales de contexto, incorporados en la documentación respectiva -domicilio, teléfono, correo electrónico, RUN, entre otros-, según lo dispuesto en los artículos 2°, letra f), y 4° de la ley N° 19.628 y en cumplimiento de la atribución otorgada a este Consejo por el artículo 33, letra m), de la citada Ley de Transparencia.

EL CONSEJO PARA LA TRANSPARENCIA, EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES QUE LE OTORGAN LOS ARTÍCULOS 24 Y SIGUIENTES Y 33 LETRA B) DE LA LEY DE TRANSPARENCIA Y POR LA UNANIMIDAD DE SUS MIEMBROS PRESENTES, ACUERDA:

EL CONSEJO PARA LA TRANSPARENCIA, EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES QUE LE OTORGAN LOS ARTÍCULOS 24 Y SIGUIENTES Y 33 LETRA B) DE LA LEY DE TRANSPARENCIA Y POR LA UNANIMIDAD DE SUS MIEMBROS PRESENTES, ACUERDA:

I. Acoger el amparo deducido por don Rodrigo Peñaloza Donaire, en contra del Servicio de Registro Civil e Identificación, en mérito de lo expuesto en los considerandos precedentes.

II. Requerir al Sr. Director Nacional del Servicio de Registro Civil e Identificación que:

a) Entregue al solicitante, debiendo tarjar aquellos datos personales de contexto incorporados en la documentación respectiva -domicilio, teléfono, correo electrónico, RUN, entre otros-: copia de solicitud de primera inscripción más copia factura del vehículo Subaru Forester año 2006, patente ZB2153, el cual fue inscrito el día 02 de diciembre de 2005.

b) Cumplir dicho requerimiento en un plazo que no supere los 5 días hábiles contados desde que la presente decisión quede ejecutoriada, bajo el apercibimiento de lo dispuesto en el artículo 46 de la Ley de Transparencia.

c) Informe el cumplimiento de dicho requerimiento enviando copia de los documentos en que conste la entrega de información al domicilio ubicado en Morandé 360, piso 7, comuna y ciudad de Santiago, o al correo electrónico cumplimiento@consejotransparencia.cl, para efectos de verificar el cumplimiento de la presente decisión.

III. Encomendar al Director General y a la Directora Jurídica de este Consejo, indistintamente, notificar la presente decisión a don Rodrigo Peñaloza Donaire y al Sr. Director Nacional del Servicio de Registro Civil e Identificación.

En contra de la presente decisión procede la interposición del reclamo de ilegalidad ante la Corte de Apelaciones del domicilio del reclamante en el plazo de 15 días corridos, contados desde la notificación de la resolución reclamada, de acuerdo a lo prescrito en el artículo 28 y siguientes de la Ley de Transparencia. Con todo, los órganos de la Administración del Estado no podrán intentar dicho reclamo en contra de la resolución del Consejo que otorgue el acceso a la información solicitada, cuando su denegación se hubiere fundado en la causal del artículo 21 N° 1 de la Ley de Transparencia. Además, no procederá el recurso de reposición establecido en el artículo 59 de la ley N° 19.880, según los fundamentos expresados por este Consejo en el acuerdo publicado en el Diario Oficial el 9 de junio de 2011.

Pronunciada por el Consejo Directivo del Consejo para la Transparencia, integrado por su Presidente don José Luis Santa María Zañartu y los Consejeros doña Vivianne Blanlot Soza, don Marcelo Drago Aguirre y don Jorge Jaraquemada Roblero.

Por orden del Consejo Directivo, certifica la Directora Jurídica del Consejo para la Transparencia doña Andrea Ruiz Rosas.