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Margarita Cortés Alfaro con SERVICIO REGISTRO CIVIL E IDENTIFICACIÓN Rol: C2422-17

Consejo para la Transparencia, 07/11/2017

Se dedujo amparo en contra del Servicio de Registro Civil de Identificación de Coquimbo, fundado en que dio respuesta negativa a una solicitud de información referente a: a) Copia autorizada de Resolución Exenta N° 3.030, del Director Regional de Coquimbo, publicada en el Diario El Día, en su edición de 01 de octubre de 2014, donde el Servicio de Registro Civil e Identificación concedió la posesión efectiva de los bienes quedados al fallecimiento del causante don Germán Raúl Pastén García, a sus herederos Germán Aníbal, Raúl Rubén, Rigoberto Enrique, Óscar Eduardo y Jorge Roberto, todos de apellidos Pastén Jorquera. b) Un duplicado de certificado de posesión efectiva del causante don Germán Pastén García. El Consejo rechaza el amparo, por no constituir la Ley de Transparencia la vía idónea para requerir copias autorizadas de la resolución que concede una posesión efectiva o el duplicado del certificado de posesión efectiva.


Tipo de solicitud y resultado:

  • Rechaza


Descriptores analíticos:

Tema Grupos de interés especial
Materia Funciones y actividades propias del órgano
Tipo de Documento



Consejeros:

  • Marcelo Drago Aguirre (Unánime), Presidente
  • Jorge Jaraquemada Roblero (Unánime)
  • José Luis Santa María Zañartu (Ausente)
  • Vivianne Blanlot Soza (Unánime)

Texto completo:

DECISIÓN AMPARO ROL C2422-17

Entidad pública: Servicio de Registro Civil de Identificación de Coquimbo

Requirente: Margarita Cortés Alfaro

Ingreso Consejo: 11.07.2017

En sesión ordinaria N° 844 del Consejo Directivo, celebrada el 7 de noviembre de 2017, con arreglo a las disposiciones de la Ley de Transparencia de la Función Pública y de Acceso a la Información de la Administración del Estado, en adelante, Ley de Transparencia, aprobada por el artículo primero de la ley N° 20.285 de 2008, el Consejo para la Transparencia, en adelante indistintamente el Consejo, ha adoptado la siguiente decisión respecto de la solicitud de amparo al derecho de acceso a la información Rol C2422-17.

VISTO:

Los artículos 5°, inciso 2°, 8° y 19 N° 12 de la Constitución Política de la República; las disposiciones aplicables de la ley N° 20.285, sobre acceso a la información pública y de la ley N° 19.880 que establece bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado; lo previsto en el decreto con fuerza de ley N° 1/19.653, de 2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley N° 18.575, orgánica constitucional sobre bases generales de la Administración del Estado; y los decretos supremos N° 13, de 2009 y N° 20, de 2009, ambos del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que aprueban, respectivamente, el reglamento del artículo primero de la ley N° 20.285, en adelante e indistintamente, el Reglamento, y los Estatutos de Funcionamiento del Consejo para la Transparencia.

TENIENDO PRESENTE:

1) SOLICITUD DE ACCESO: Con fecha 31 de mayo de 2017, doña Margarita Cortés Alfaro solicitó al Servicio de Registro Civil e Identificación de Coquimbo:

a) Copia autorizada de Resolución Exenta N° 3.030, del Director Regional de Coquimbo, publicada en el Diario El Día, en su edición de 01 de octubre de 2014, donde el Servicio de Registro Civil e Identificación concedió la posesión efectiva de los bienes quedados al fallecimiento del causante don Germán Raúl Pastén García, a sus herederos Germán Aníbal, Raúl Rubén, Rigoberto Enrique, Óscar Eduardo y Jorge Roberto, todos de apellidos Pastén Jorquera.

b) Un duplicado de certificado de posesión efectiva del causante don Germán Pastén García.

2) RESPUESTA: El Servicio de Registro Civil e Identificación de Coquimbo respondió a dicho requerimiento de información mediante oficio DR Ord. N° 9399, de fecha 20 de junio de 2017, señalando, en síntesis, que la documentación pedida no puede ser entregada, por cuanto contiene datos de carácter personal de conformidad a la ley N° 19.628, sobre protección de la vida privada, en relación con la Ley de Transparencia.

3) AMPARO: El 11 de julio de 2017, doña Margarita Cortés Alfaro dedujo amparo a su derecho de acceso a la información en contra del Servicio de Registro Civil e Identificación de Coquimbo, fundado en que recibió respuesta negativa a su solicitud de información. Agrega las razones por las cuales solicita la información.

4) DESCARGOS U OBSERVACIONES DEL ORGANISMO: Este Consejo acordó admitir a tramitación el presente amparo, confiriendo traslado al Sr. Director Regional del Servicio de Registro Civil e Identificación de Coquimbo, mediante oficio N° E2057, de fecha 24 de julio de 2017.

El órgano reclamado, a través de oficio DN Ord. N° 592, de fecha 03 de agosto de 2017, presentó sus descargos u observaciones, señalando, en síntesis que revisado el sistema automatizado de posesiones efectivas, se determinó que la solicitante no tiene la calidad de heredera del causante sobre el cual versa el requerimiento de información.

Agregó, que por lo anterior conforme al artículo 40 del reglamento sobre tramitación de posesiones efectivas intestadas contenido en el Decreto N° 237 del año 2004, no correspondía entregarle a la solicitante un duplicado de certificado de posesión efectiva toda vez que de acuerdo a lo establecido en el mencionado artículo, dicho documento solo puede ser entregado a los herederos de un causante, a sus representantes legales o mandatarios.

Por su parte, respecto del certificado de posesiones efectivas, cabe hacer presente que sólo el primero de ellos es gratuito, y los certificados restantes, y que reciben el nombre de duplicados, están sujetos al pago de un derecho. Dicha situación está establecida en la ley y operativamente en el software de posesiones efectivas, el que reconoce cuando se emite el referido duplicado.

Por otra parte, señala que la solicitud no fue tramitada como un requerimiento de transparencia, atendido que ella no ingresó por los canales habilitados para tal efecto, y en tal sentido, en ningún momento se validó la vía de ingreso de la carta o la respuesta remitida como un requerimiento amparado por la Ley de Transparencia, tal como exige la sección 1.1. de la Instrucción General N° 10 del Consejo para la Transparencia. Cita jurisprudencia que apoyaría su posición.

5) GESTIÓN OFICIOSA: Con fecha 02 de noviembre de 2017 este Consejo revisó la página web del órgano reclamado, constatando que existe un banner denominado "Solicitud de Información Ley de Transparencia", a partir del cual se puede acceder a una plataforma que indica que "a continuación se presenta toda la información necesaria para realizar una solicitud de acceso a la información pública al Servicio de Registro Civil e Identificación, tales como: formularios para realizar solicitudes de acceso a la información ya sea por vía electrónica o formato material, información sobre los canales o vías formales de ingreso y recepción de solicitudes de acceso a la información, tutoriales sobre el derecho de acceso a la información pública. Se ingresa al link "canales o vías de ingreso de las solicitudes", pero no se registra información alguna, reenviándose a la página inicial.

Y CONSIDERANDO:

1) Que, doña Margarita Cortés Alfaro solicitó al Servicio de Registro Civil e Identificación de Coquimbo copia autorizada de resolución exenta N° 3.030, del Director Regional de Coquimbo, que concede la posesión efectiva de los bienes quedados al fallecimiento de don Germán Raúl Pastén García, y un duplicado del certificado de posesión efectiva del referido causante, obteniendo respuesta denegatoria, lo que constituye el fundamento del presente amparo.

2) Que, en efecto, el órgano requerido denegó los documentos pedidos, fundado en que la solicitante no tiene la calidad de heredera del causante sobre quien versa la documentación pedida, información que además contiene datos personales, agregando que la obtención de duplicado del certificado de posesión efectiva está sujeto al pago de un derecho. Finalmente señala que la solicitud no fue tramitada como un requerimiento de transparencia, atendido que ella no ingresó por los canales habilitados para tal efecto, y en tal sentido, en ningún momento se validó la vía de ingreso de la carta o la respuesta remitida como un requerimiento amparado por la Ley de Transparencia.

3) Que, antes de analizar el fondo de lo reclamado, procede pronunciarse respecto de la alegación formulada por el órgano requerido, en el sentido que el requerimiento de información no habría ingresado por canal habilitado conforme a la Ley de Transparencia, sino que se le dio una tramitación conforme a la ley N° 19.903 y su reglamento. Respecto al canal de ingreso de la solicitud objeto del presente amparo, cabe señalar que este Consejo estableció en el numeral 1.1. de su Instrucción General N° 10, sobre el procedimiento administrativo de acceso a la información, en términos generales, que si el requirente opta por el formato material, aquél podrá entregar su solicitud presencialmente en las Oficinas de Partes y/o en las Oficinas de Información, Reclamos y Sugerencias (OIRS) del órgano, o enviarla por correo postal a la dirección de cualquiera de ellas. A su vez, el numeral 12 de la misma Instrucción General indica, que los órganos públicos deberán contemplar en su página web un banner independiente, que se denominará preferentemente "solicitud de información Ley de Transparencia", destinado a que la ciudadanía pueda acceder directamente al formulario para realizar solicitudes de acceso a la información en línea y al formulario descargable para efectuar solicitudes de información, ya sea vía correo postal o en forma presencial. A través de dicho banner, además, se deberá dar a conocer, en forma destacada, los canales o vías formales de ingreso y recepción de solicitudes de acceso a la información y la demás información que dicha Instrucción General disponga.

4) Que, revisada la página web del órgano requerido, este Consejo pudo constatar que existe un banner denominado "Solicitud de Información Ley de Transparencia". Ingresando a dicho link se accede a una plataforma que indica que "a continuación se presenta toda la información necesaria para realizar una solicitud de acceso a la información pública al Servicio de Registro Civil e Identificación, tales como: formularios para realizar solicitudes de acceso a la información ya sea por vía electrónica o formato material, información sobre los canales o vías formales de ingreso y recepción de solicitudes de acceso a la información, tutoriales sobre el derecho de acceso a la información pública. Se ingresa al link "canales o vías de ingreso de las solicitudes", pero no se registra información alguna, reenviándose a la página inicial. Luego, de los antecedentes tenidos a la vista, consta que la solicitud de información que motivó el presente amparo, ingresó por un canal habilitado, a saber, Oficina de Partes de la Oficina Regional del Servicio de Registro Civil e Identificación de Coquimbo, razón por la cual, este Consejo dará a al requerimiento la tramitación de una solicitud de acceso de información pública, conforme a la Ley de Transparencia, desestimando la alegación del órgano reclamado.

5) Que, sobre el fondo de lo reclamado, cabe tener presente que de acuerdo al artículo 3 de la ley N° 19.477, orgánica del Servicio de Registro Civil e Identificación, establece que corresponderá a dicho Servicio "llevar los registros y efectuar las actuaciones que la ley encomiende". Asimismo, los numerales 1 y 7 del artículo 4° del mismo cuerpo legal prescriben, respectivamente, que son funciones del Servicio formar y mantener actualizados los registros que indica, entre ellos, el "De Nacimiento, Matrimonio y Defunción"; y "otorgar certificados que den fe de los hechos y actos jurídicos que consten en los registros que mantiene el Servicio". A su vez, el artículo 33 de la ley citada señala que son obligaciones de los oficiales civiles "otorgar certificados o copias autorizadas de las inscripciones existentes en los registros a su cargo".

6) Que, por su parte, de acuerdo a lo establecido por el artículo 2°, inciso 1°, de la ley N° 19.903, sobre procedimiento para el otorgamiento de la posesión efectiva de la herencia, "La posesión efectiva podrá solicitarse por cualquier persona que invoque la calidad de heredero y será otorgada por resolución fundada del Director Regional del Servicio de Registro Civil e Identificación, correspondiente a la oficina en que se hubiere iniciado el trámite", agregándose en el artículo 5° que "La posesión efectiva será otorgada por resolución fundada del Director Regional respectivo".

7) Que, la ley N° 19.628 define las fuentes accesibles al público, como "los registros o recopilaciones de datos personales, públicos o privados, de acceso no restringido o reservado a los solicitantes". En consecuencia, siguiendo el criterio señalado por esta Corporación en las decisiones de los amparos roles C1335-13, y C1519-15, entre otras, para categorizar un banco de datos como fuente accesible al público, la legislación nacional exige que cualquier persona pueda acceder, sin restricciones, a los elementos contenidos en dicho banco, caso en el cual no existe limitación en el uso que se les pueda dar.

8) Que, si el legislador hubiera querido identificar todo "registro público" con una "fuente accesible al público", habría bastado que señalara que éstas son "los registros o recopilaciones de datos personales, públicos o privados" sin que tuviera sentido alguno incorporar la frase final de esa oración: "de acceso no restringido o reservado a los solicitantes" que es la que acota su interpretación. En este sentido, conviene tener presente a título ejemplar, que en el caso español, la Ley Orgánica de Protección de Datos enumera taxativamente qué fuentes tienen la característica de ser accesibles al público, para luego señalar en su reglamento que para que puedan considerarse como tales "será preciso que su consulta pueda ser realizada por cualquier persona, no impedida por una norma limitativa, o sin más exigencia que, en su caso, el abono de una contraprestación". Es decir, en el derecho español las fuentes accesibles al público están sujetas a un doble requisito, primero, son única y exclusivamente las que constan en la lista tasada que señala la norma respectiva y, segundo, son consideradas tales en cuanto su consulta pueda ser realizada por cualquier persona sin que se lo impida una norma limitativa. En el caso de obtener datos personales de cualquier otra fuente de información, el responsable del fichero siempre debe obtener el consentimiento previo de su titular.

9) Que, en el caso en análisis, la circunstancia de que la información pedida en la solicitud de acceso que motivó el presente amparo se encuentre contenida en un registro público cuyo acceso está sometido a la restricción de aportar determinados datos, excluye la posibilidad de considerar a dicho registro como una fuente accesible al público, en los términos definidos en el artículo 2, letra i), de la ley N° 19.628. En efecto, a pesar que la información solicitada obre en poder de la Administración y cualquiera pueda acceder a ella mediante un procedimiento de solicitud de certificado o de copia autorizada, de eso no se sigue que el legislador haya considerado que los datos que se consignan en cualquier registro, por público que éste sea, provienen de una fuente accesible al público como si hubiera pretendido asimilar ambas expresiones en los términos de la ley N° 19.628.

10) Que, así las cosas, no obstante ser instrumentos públicos, la información del Servicio de Registro Civil e Identificación relativa a una persona, se entrega en forma individual mediante certificados y copias autorizadas, y en base al suministro previo de determinados datos, tales como el nombre o RUT, para poder acceder a los datos e información que en ellos se anotan. En consecuencia, el legislador ha fijado un régimen especial de acceso a la información que obra en esos registros públicos administrados por diversos servicios, y a ese régimen debe estarse para el caso de solicitar copias autorizadas de la resolución que concede una posesión efectiva, o el duplicado del certificado de una posesión efectiva.

11) Que, en este sentido, el Servicio de Registro Civil e Identificación se encuentra autorizado legalmente para proceder al cobro de los tributos respectivos relativos a la información de personas, entregados mediante certificados y copias autorizadas. En efecto, el decreto con fuerza de ley N° 1282, de 1975, de hacienda, estableció el monto de impuestos y exenciones en actuaciones del Servicio de Registro e Identificación, reajustándose éstos mediante el decreto N° 649 exento, de 2009, de justicia, según lo permite el decreto con fuerza de ley señalado.

12) Que, de este modo, el solicitante no puede utilizar la Ley de Transparencia para acceder a la información contenida en los registros públicos del Servicio requerido y obviar, de esta manera, la exigencia de proporcionar previamente ciertos datos para obtener la información que allí se encuentra. Asimismo, éste no puede pasar por alto la exigencia de pagar los impuestos respectivos en los casos de certificados y copias autorizadas que correspondan, según la normativa antedicha.

13) Que, en consecuencia, dichos registros públicos no tienen el carácter de fuentes accesibles al público y, por ende, a ellos debe aplicarse el principio de finalidad consagrado en el artículo 9 de la ley N° 19.628, por el cual los datos personales deben utilizarse sólo para los fines para los cuales hubieren sido recolectados. En este caso concreto, según lo señala el artículo 4 de la ley N° 19.477, orgánica del Servicio de Registro Civil e Identificación, la finalidad de formar y mantener actualizados los registros que la ley le encomienda es "otorgar certificados que den fe de los hechos y actos jurídicos que consten en los registros que mantiene el Servicio".

14) Que, conforme con lo razonado precedentemente, la Ley de Transparencia no constituye la vía idónea para acceder a la información que consta anotada en estos registros públicos, como la pedida por la solicitante, razón por la cual se rechazará el presente amparo.

EL CONSEJO PARA LA TRANSPARENCIA, EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES QUE LE OTORGAN LOS ARTÍCULOS 24 Y SIGUIENTES Y 33 LETRA B) DE LA LEY DE TRANSPARENCIA, Y POR LA UNANIMIDAD DE SUS MIEMBROS PRESENTES, ACUERDA:

EL CONSEJO PARA LA TRANSPARENCIA, EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES QUE LE OTORGAN LOS ARTÍCULOS 24 Y SIGUIENTES Y 33 LETRA B) DE LA LEY DE TRANSPARENCIA, Y POR LA UNANIMIDAD DE SUS MIEMBROS PRESENTES, ACUERDA:

I. Rechazar el amparo deducido por doña Margarita Cortés Alfaro, en contra del Servicio Registro Civil e Identificación de Coquimbo, por no constituir la Ley de Transparencia la vía idónea para requerir copias autorizadas de la resolución que concede una posesión efectiva o el duplicado del certificado de posesión efectiva, en virtud de los fundamentos expuestos precedentemente.

II. Encomendar al Director General y a la Directora Jurídica de este Consejo, indistintamente, notificar la presente decisión a doña Margarita Cortés Alfaro y al Sr. Director Regional del Servicio de Registro Civil e Identificación de Coquimbo.

En contra de la presente decisión procede la interposición del reclamo de ilegalidad ante la Corte de Apelaciones del domicilio del reclamante en el plazo de 15 días corridos, contados desde la notificación de la resolución reclamada, de acuerdo a lo prescrito en el artículo 28 y siguientes de la Ley de Transparencia. Con todo, los órganos de la Administración del Estado no podrán intentar dicho reclamo en contra de la resolución del Consejo que otorgue el acceso a la información solicitada, cuando su denegación se hubiere fundado en la causal del artículo 21 N° 1 de la Ley de Transparencia. Además, no procederá el recurso de reposición establecido en el artículo 59 de la ley N° 19.880, según los fundamentos expresados por este Consejo en el acuerdo publicado en el Diario Oficial el 9 de junio de 2011.

Pronunciada por el Consejo Directivo del Consejo para la Transparencia, integrado por su Presidente don Marcelo Drago Aguirre y sus Consejeros doña Vivianne Blanlot Soza y don Jorge Jaraquemada Roblero. El Consejero don José Luis Santa María Zañartu no concurre al presente acuerdo por encontrarse ausente.

Por orden del Consejo Directivo, certifica la Directora Jurídica del Consejo para la Transparencia doña Andrea Ruiz Rosas.