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Catalina Santos Herceg con MINISTERIO DE BIENES NACIONALES Rol: C178-19

Consejo para la Transparencia, 06/08/2019

Se rechaza el amparo deducido en contra del Ministerio de Bienes Nacionales, respecto de la entrega de copia de los expedientes administrativos que indica. Lo anterior, por cuanto la atención de la solicitud que dio origen al amparo afectaría el debido cumplimiento de las funciones de ése órgano, toda vez que la búsqueda y posterior recopilación de la información tiene una entidad suficiente para producir la distracción indebida de sus funcionarios.


Tipo de solicitud y resultado:

  • Rechaza


Descriptores analíticos:

Tema Bienes Públicos
Materia Funciones y actividades propias del órgano
Tipo de Documento Documentos Oficiales.Documentos 

Decisiones o sentencias citadas en documento:



Consejeros:

  • Marcelo Drago Aguirre (Unánime), Presidente
  • Francisco Javier Leturia Infante (Unánime)
  • Gloria de la Fuente González (Unánime)
  • Jorge Jaraquemada Roblero (Unánime)

Texto completo:

DECISIÓN AMPARO ROL C178-19

Entidad pública: Ministerio de Bienes Nacionales.

Requirente: Catalina Santos Herceg.

Ingreso Consejo: 07.01.2019

RESUMEN

Se rechaza el amparo deducido en contra del Ministerio de Bienes Nacionales, respecto de la entrega de copia de los expedientes administrativos que indica.

Lo anterior, por cuanto la atención de la solicitud que dio origen al amparo afectaría el debido cumplimiento de las funciones de ése órgano, toda vez que la búsqueda y posterior recopilación de la información tiene una entidad suficiente para producir la distracción indebida de sus funcionarios.

En sesión ordinaria N° 1021 del Consejo Directivo, celebrada el 6 de agosto de 2019, con arreglo a las disposiciones de la Ley de Transparencia de la Función Pública y de Acceso a la Información de la Administración del Estado, en adelante, Ley de Transparencia, aprobada por el artículo primero de la Ley N° 20.285 de 2008, el Consejo para la Transparencia, en adelante e indistintamente, el Consejo, ha adoptado la siguiente decisión respecto de la solicitud de amparo al derecho de acceso a la información Rol C178-19.

VISTO:

Los artículos 5°, inciso 2°, 8° y 19 N° 12 de la Constitución Política de la República; las disposiciones aplicables de la ley N° 20.285, sobre acceso a la información pública y de la ley N° 19.880 que establece bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado; lo previsto en el decreto con fuerza de ley N° 1/19.653, de 2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley N° 18.575, orgánica constitucional sobre bases generales de la Administración del Estado; y los decretos supremos N° 13, de 2009 y N° 20, de 2009, ambos del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que aprueban, respectivamente, el reglamento del artículo primero de la ley N° 20.285, en adelante e indistintamente, el Reglamento, y los Estatutos de Funcionamiento del Consejo para la Transparencia.

TENIENDO PRESENTE:

1) SOLICITUD DE ACCESO: El 6 de diciembre de 2018 doña Catalina Santos Herceg solicitó al Ministerio de Bienes Nacionales, la siguiente información: "Copia de expediente Adm. N° 21.181 de 22/5/87 y copia de expediente Adm. N° 20.518 de 22/5/87".

2) RESPUESTA: El 28 de diciembre de 2018, mediante Res. Exenta N° E-25738, el Ministerio de Bienes Nacionales respondió a dicho requerimiento de información, señalando en síntesis, que "esta autoridad se encuentra impedida de dar a conocer o entregar la información o documentación solicitada, por cuanto le afecta la causal contemplada en el Art. 21 letra c) de la Ley 20.285 (...) en atención al tiempo transcurrido desde la tramitación de los expedientes solicitados (31 años), realizar la búsqueda de la misma en los múltiples archivos físicos con los que cuenta esta Secretaría Regional Ministerial requiere distraer indebidamente a un funcionario del cumplimiento regular de sus labores habituales, esto sumado a que los expedientes de esos años no se encuentran en un formato digital que sea de fácil búsqueda y acceso".

3) AMPARO: El 7 de enero de 2019, doña Catalina Santos Herceg dedujo amparo a su derecho de acceso a la información en contra de Ministerio de Bienes Nacionales, fundado en la respuesta negativa a su solicitud. Asimismo, alegó que "En atención a que lo solicitado no corresponde a un requerimiento genérico ni a un elevado número de actos, sino específicamente se solicitan dos expedientes que además son de la misma fecha (...) no parece pertinente el argumento de la resolución (...) por lo que debe ser desestimado".

Acto seguido, reclamó que "dicha norma no puede ser interpretada en contra del solicitante por cuanto es obligación de la autoridad mantener la documentación y antecedentes en un orden adecuado y correctamente indexados que permitan encontrar documentos físicos aunque estos no se encuentren en formato digital, a fin de resguardar el derecho que tiene todo ciudadano para acceder a la información contenida en registros públicos".

4) DESCARGOS Y OBSERVACIONES DEL ORGANISMO: Este Consejo acordó admitir a tramitación el presente amparo, y mediante oficio N° E2589, de fecha 4 de marzo de 2019, confirió traslado a la Sra. Subsecretaria de Bienes Nacionales, solicitando expresamente que: (1°) se refiera, específicamente, a las causales de secreto o reserva que, a su juicio, harían procedente la denegación de la información solicitada; (2°) señale cómo la entrega de la información solicitada afectaría el debido cumplimiento de las funciones del órgano que usted representa; y, (3°) se refiera al volumen de la información que debe revisar, la cantidad de tiempo y funcionarios que se destinarían a recopilar la información requerida.

Mediante Of. Ord. N° 976, de fecha 22 de marzo de 2019, el órgano evacuó sus descargos, y junto con reiterar lo expuesto en su respuesta, agregó en síntesis, que "Desde recibida la consulta se procedió a buscar por más de 15 días los expedientes solicitados, importó realizar la búsqueda en las siguientes dependencias con las que cuenta esta SEREMI, es importante señalar que: existe un solo funcionario que ejerce las funciones de Archivero; el funcionario citado (...) en horario de 9.00 hrs. a 14.00 hrs., atiende público en nuestro SIAC (Servicio de Información y Atención Ciudadana); el funcionario sólo ejerce activamente la función de búsqueda y mantención del Archivo, en horario de 15.00 hrs. a 18.00 hrs.; función que además implica archivar los expedientes que van ingresando, mantener los expedientes en tramitación actualizados (...) sacar copias de los expedientes y/o resoluciones que entregamos por solicitud mediante ley de transparencia (...)", y detallando que "el funcionario Archivero buscó la información en: el Archivo existente en las dependencias de nuestra SEREMI, ubicada en (...); el Archivo existente en el tercer piso del edificio en que funciona nuestra SEREMI; en las nuevas dependencias del Archivo de nuestra SEREMI, ubicado en (...); las dependencias de la SEREMI. En conclusión, el continuar con la búsqueda de dichos expedientes claramente las demás actividades que debe realizar el funcionario de archivo sufren un retraso y lo distrae de sus funciones habituales" de conformidad a lo dispuesto en el artículo 21 N°1, letra c), de la Ley de Transparencia.

Acto seguido, agrega que "los archivos, debido a la falta de recursos se encuentran en condiciones deficientes, ha habido roturas de cañerías por lo que se han mojado, no siendo siempre fructífero el ubicar los expedientes sobre todo antiguos cuando los buscamos", adjuntando fotografías respecto a las condiciones de almacenamiento de la documentación. Luego, informa que "nuestros sistemas computacionales han comenzado a operar en los siguientes años: SISTRED año 2013; Da VINCI año 2010; Modelo de Gestión Territorial año 2004; Control de Expedientes año 1999. Antes del año 1999 la tramitación completa era de forma manual y en papel, buscar los expedientes indicados, más allá de lo que ya se han buscado significaría revisar los expedientes a partir del año 1979 al año 1999, habiendo esta Secretaría tramitado más de 1000 casos al año que se encuentran en los archivos lo que implica revisar 11.000 expedientes aproximadamente".

Del mismo modo, el órgano indica que "En cuanto al tiempo que se necesitaría para buscar manualmente y encontrar la información solicitada, puedo informar que sería necesario destinar a un funcionario a realizar esta tarea en media jornada de trabajo (...) calculando que podría revisar 50 expedientes al día en nuestros archivos, para llegar al total de 11.000 carpetas, se necesitarían 220 días hábiles administrativos, esto es, casi un año de búsqueda".

Y CONSIDERANDO:

1) Que, el presente amparo se funda en la respuesta negativa por parte del Ministerio de Bienes Nacionales, a la solicitud del reclamante. En efecto, dicho requerimiento se refiere a copia de los 2 expedientes administrativos que indica. Al respecto, tanto en su respuesta como en sus descargos, el órgano denegó la entrega de dichos expedientes, fundado en la causal de reserva del artículo 21 N°1, letra c), de la Ley de Transparencia.

2) Que, en primer lugar, el artículo 8°, inciso 2°, de la Constitución Política de la República, en lo que interesa, establece que "son públicos los actos y resoluciones de los órganos del Estado, así como sus fundamentos y los procedimientos que utilicen. Sin embargo, sólo una ley de quórum calificado podrá establecer la reserva o secreto de aquéllos o de éstos, cuando la publicidad afectare el debido cumplimiento de las funciones de dichos órganos, los derechos de las personas, la seguridad de la Nación o el interés nacional". Por su parte, según lo dispuesto en los artículos 5, inciso segundo, y 10 de la Ley de Transparencia, se considera información pública toda aquella que obre en poder de los órganos de la Administración del Estado, cualquiera sea su formato, soporte, fecha de creación, origen, clasificación o procesamiento, además de aquella contenida en "actos, resoluciones, actas, expedientes, contratos y acuerdos, así como a toda información elaborada con presupuesto público", salvo que dicha información se encontrare sujeta a las excepciones establecidas en el artículo 21 de la Ley de Transparencia u otras excepciones legales.

3) Que, en segundo lugar, el artículo 21 N°1, letra c), de la Ley de Transparencia dispone que se podrá denegar el acceso a la información, cuando su entrega afecte el debido cumplimiento de las funciones del órgano requerido, especialmente "tratándose de requerimientos de carácter genérico, referidos a un elevado número de actos administrativos o sus antecedentes o cuya atención requiera distraer indebidamente a los funcionarios del cumplimiento regular de sus labores habituales". Asimismo, el artículo 7, N° 1, letra c) del Reglamento de dicha ley, establece que "se considera que un requerimiento distrae indebidamente a los funcionarios cuando su satisfacción requiera por parte de éstos, la utilización de un tiempo excesivo, considerando su jornada de trabajo, o un alejamiento de sus funciones habituales".

4) Que, en virtud de lo expuesto, y según lo razonado por este Consejo en la decisión del amparo rol C1336-16, cabe determinar si, en la especie, concurren los hechos constitutivos de la referida causal, y teniendo en consideración que su atención podría implicar, para tales funcionarios, la utilización de un tiempo excesivo, considerando los recursos institucionales que deben destinarse, razonable y prudencialmente, al cumplimiento de los requerimientos generados por la Ley de Transparencia, interrumpiendo de esta forma la atención de las otras funciones públicas que el servicio debe desarrollar, o exigiendo una dedicación desproporcionada a esa persona en desmedro de la que se destina a la atención de las demás personas. En este sentido, acorde con lo dispuesto en el artículo 3° del decreto con fuerza de ley N° 1/19.653, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley N° 18.575, orgánica constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado, dichos órganos se encuentran sujetos al deber de atender las necesidades públicas en forma continua y permanente, debiendo observar, entre otros, los principios de eficiencia y eficacia.

5) Que, respecto de la interpretación de la causal de reserva alegada, la jurisprudencia de este Consejo ha establecido que ésta sólo puede configurarse en la medida que las tareas que supone la búsqueda o eventualmente la sistematización y posterior entrega de lo pedido demanden esfuerzos de tal entidad, que entorpezcan el normal o debido funcionamiento del organismo. Resumiendo este criterio, la decisión de amparo Rol C377-13, razonó que "la causal en comento depende ya no tanto de la naturaleza de lo pedido, sino más bien de cada situación de hecho en términos de los esfuerzos desproporcionados que involucraría entregar lo solicitado". Por ende, la configuración de la causal supone una ponderación de hecho sobre los aspectos que configuran tales esfuerzos, entre ellos el volumen de información, relación entre funcionarios y tareas, tiempo estimado o costo de oportunidad, entre otras circunstancias.

6) Que, en dicho contexto, cabe tener presente lo señalado por la Excma. Corte Suprema, en su sentencia recaída en el recurso de queja Rol N° 6663-2012, de 17 de enero de 2013, en orden a que "la reserva basada en el debido ejercicio de las funciones del órgano deberá explicarse pormenorizadamente y probarse de modo fehaciente de qué manera el control ciudadano reflejado en la solicitud (de acceso) podría afectar el debido cumplimiento de las funciones (...), mencionarse las atribuciones precisas que la revelación de la información le impediría o entorpecería de cumplir debidamente (...), sin que basten para estos efectos meras invocaciones generales". En la especie, éste ha sido precisamente el estándar demostrado por el órgano reclamado.

7) Que, en el presente caso, cabe tener presente lo señalado por el Ministerio, en el sentido de que para la búsqueda y posterior entrega de la información solicitada, debe revisar aproximadamente unos 11.000 expedientes, tramitados entre los años 1979 y 1999, lo que implicaría distraer a un funcionario encargado del Archivo durante aproximadamente 220 días, para recabar la documentación necesaria; que la documentación de antigua data no se encuentra digitalizada, sino que en formato papel dado que su tramitación era manual; que la documentación ya fue buscada en distintas locaciones durante un período de 15 días sin poder ser ubicada; que debido a la falta de recursos, los archivos se encuentran en condiciones deficientes, incluyendo rotura de cañerías, por lo que los expedientes se han humedecido, no siendo siempre fructífero ubicar los documentos, sobre todo los más antiguos; y que continuar con la búsqueda de dichos expedientes influirá en las demás actividades que debe realizar el funcionario de archivo, generando un retraso y distrayéndolo de sus funciones habituales, todo lo cual, permite tener por configurada la causal de reserva alegada, de conformidad a lo dispuesto en el artículo 21 N°1, letra c), de la Ley de Transparencia, motivo por el cual el presente amparo no podrá prosperar.

8) Que, en consecuencia, habiéndose configurado la causal de reserva del artículo 21 N°1, letra c), de la Ley de Transparencia, este Consejo procederá a rechazar el presente amparo.

EL CONSEJO PARA LA TRANSPARENCIA, EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES QUE LE OTORGAN LOS ARTÍCULOS 24 Y SIGUIENTES Y 33 LETRA B) DE LA LEY DE TRANSPARENCIA, Y POR LA UNANIMIDAD DE SUS MIEMBROS PRESENTES, ACUERDA:

EL CONSEJO PARA LA TRANSPARENCIA, EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES QUE LE OTORGAN LOS ARTÍCULOS 24 Y SIGUIENTES Y 33 LETRA B) DE LA LEY DE TRANSPARENCIA, Y POR LA UNANIMIDAD DE SUS MIEMBROS PRESENTES, ACUERDA:

I. Rechazar el amparo deducido por doña Catalina Santos Herceg en contra del Ministerio de Bienes Nacionales, en virtud de los fundamentos expuestos precedentemente.

II. Encomendar a la Directora General y al Director Jurídico (S) de este Consejo, indistintamente, notificar la presente decisión a doña Catalina Santos Herceg, y a la Sra. Subsecretaria de Bienes Nacionales.

En contra de la presente decisión procede la interposición del reclamo de ilegalidad ante la Corte de Apelaciones del domicilio del reclamante en el plazo de 15 días corridos, contados desde la notificación de la resolución reclamada, de acuerdo a lo prescrito en el artículo 28 y siguientes de la Ley de Transparencia. Con todo, los órganos de la Administración del Estado no podrán intentar dicho reclamo en contra de la resolución del Consejo que otorgue el acceso a la información solicitada, cuando su denegación se hubiere fundado en la causal del artículo 21 N° 1 de la Ley de Transparencia. Además, no procederá el recurso de reposición establecido en el artículo 59 de la ley N° 19.880, según los fundamentos expresados por este Consejo en el acuerdo publicado en el Diario Oficial el 9 de junio de 2011.

Pronunciada por el Consejo Directivo del Consejo para la Transparencia, integrado por su Presidente don Jorge Jaraquemada Roblero y sus Consejeros doña Gloria de la Fuente González, don Marcelo Drago Aguirre y don Francisco Leturia Infante.

Por orden del Consejo Directivo, certifica el Director Jurídico (S) del Consejo para la Transparencia don Ricardo Sanhueza Acosta.