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Nicolás Hurtado Acuña con CORPORACIÓN MUNICIPAL DE LA FLORIDA Rol: C6177-19

Consejo para la Transparencia, 09/06/2020

Se acoge parcialmente el amparo deducido en contra de la Corporación Municipal de La Florida (COMUDEF), respecto de copia de las actas de sesiones de su directorio y del cobro de los costos directos de reproducción. Se ordena la entrega de copia de las actas de directorio de la COMUDEF, correspondientes a los años 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014, 2016, 2017, 2018 y 2019, previo pago de los costos directos de reproducción que correspondan. Respecto del período 2017 a 2019, el órgano deberá entregar copia de las actas o de los respectivos borradores o versiones preliminares, en el estado en que se encuentren disponibles, anteriores a la fecha de la solicitud. Lo anterior, por tratarse de información que obra o que debe obrar en poder del órgano, y por haberse desestimado las causales de reserva alegadas, en el sentido de que se trataría de antecedentes necesarios para la defensa jurídica o judicial o que forman parte de una investigación penal, que afectaría el privilegio deliberativo de la institución y a la distracción indebida de los funcionarios, toda vez que dichas causales no han sido acreditadas fehacientemente. Se rechaza respecto de las actas de directorio de los años 2000 a 2007, y 2015, en atención a que no se dispone de antecedentes que conduzcan a una conclusión contraria de aquella sostenida por el órgano requerido, en orden a que dicha información no obra en su poder. Asimismo, se rechaza respecto de la exención del cobro de los costos directos de reproducción, toda vez que dicho cobro se aviene a lo dispuesto en la Ley de Transparencia, el Reglamento de dicha ley, la Instrucción General N°6 de este Consejo, y a la Resolución N° 407 de la Corporación Municipal.


Tipo de solicitud y resultado:

  • Parcialmente

Descriptores analíticos:

Tema
Materia
Tipo de Documento

Sentencias o resoluciones sobre esta decisión:


Reclamaciones contra esta decisión (Ver estado procesal):


Consejeros:

  • Marcelo Drago Aguirre (Unánime), Presidente
  • Francisco Javier Leturia Infante (Unánime)
  • Gloria de la Fuente González (Unánime)
  • Jorge Jaraquemada Roblero (Unánime)

Texto completo:

DECISIÓN AMPARO ROL C6177-19

Entidad pública: Corporación Municipal de La Florida.

Requirente: Nicolás Hurtado Acuña.

Ingreso Consejo: 29.08.2019

RESUMEN

Se acoge parcialmente el amparo deducido en contra de la Corporación Municipal de La Florida (COMUDEF), respecto de copia de las actas de sesiones de su directorio y del cobro de los costos directos de reproducción.

Se ordena la entrega de copia de las actas de directorio de la COMUDEF, correspondientes a los años 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014, 2016, 2017, 2018 y 2019, previo pago de los costos directos de reproducción que correspondan. Respecto del período 2017 a 2019, el órgano deberá entregar copia de las actas o de los respectivos borradores o versiones preliminares, en el estado en que se encuentren disponibles, anteriores a la fecha de la solicitud. Lo anterior, por tratarse de información que obra o que debe obrar en poder del órgano, y por haberse desestimado las causales de reserva alegadas, en el sentido de que se trataría de antecedentes necesarios para la defensa jurídica o judicial o que forman parte de una investigación penal, que afectaría el privilegio deliberativo de la institución y a la distracción indebida de los funcionarios, toda vez que dichas causales no han sido acreditadas fehacientemente.

Se rechaza respecto de las actas de directorio de los años 2000 a 2007, y 2015, en atención a que no se dispone de antecedentes que conduzcan a una conclusión contraria de aquella sostenida por el órgano requerido, en orden a que dicha información no obra en su poder.

Asimismo, se rechaza respecto de la exención del cobro de los costos directos de reproducción, toda vez que dicho cobro se aviene a lo dispuesto en la Ley de Transparencia, el Reglamento de dicha ley, la Instrucción General N°6 de este Consejo, y a la Resolución N° 407 de la Corporación Municipal.

En sesión ordinaria N° 1104 del Consejo Directivo, celebrada el 9 de junio de 2020, con arreglo a las disposiciones de la Ley de Transparencia de la Función Pública y de Acceso a la Información de la Administración del Estado, en adelante, Ley de Transparencia, aprobada por el artículo primero de la ley N° 20.285 de 2008, el Consejo para la Transparencia, en adelante e indistintamente, el Consejo, ha adoptado la siguiente decisión respecto de la solicitud de amparo al derecho de acceso a la información Rol C6177-19.

VISTO:

Los artículos 5°, inciso 2°, 8° y 19 N° 12 de la Constitución Política de la República; las disposiciones aplicables de la ley N° 20.285, sobre acceso a la información pública y de la ley N° 19.880 que establece bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado; lo previsto en el decreto con fuerza de ley N° 1/19.653, de 2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley N° 18.575, orgánica constitucional sobre bases generales de la Administración del Estado; y los decretos supremos N° 13, de 2009 y N° 20, de 2009, ambos del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que aprueban, respectivamente, el reglamento del artículo primero de la ley N° 20.285, en adelante e indistintamente, el Reglamento, y los Estatutos de Funcionamiento del Consejo para la Transparencia.

TENIENDO PRESENTE:

1) SOLICITUD DE ACCESO: El 14 de julio de 2019, don Nicolás Hurtado Acuña solicitó a la Corporación Municipal de La Florida, en adelante también denominada COMUDEF, en formato PDF y enviado por correo electrónico, la siguiente información:

a) "Actas del directorio de COMUDEF desde 2000 a 2019.

b) Planes de salud desde 2000 a 2019.

c) PADEM desde 2000 a 2019".

2) PRÓRROGA DEL PLAZO Y RESPUESTA: El 13 de agosto de 2019, el órgano notificó al solicitante la prórroga del plazo de respuesta, de conformidad a lo dispuesto en el inciso 2° del artículo 14 de la Ley de Transparencia.

Posteriormente, mediante Ord. N° 378, de fecha 28 de agosto de 2019, la Corporación Municipal de La Florida respondió a dicho requerimiento, señalando respecto de lo pedido en la letra b), que los planes de salud correspondientes a los años 2004 a 2009 y 2011 a 2019, se encuentran disponibles para su retiro en formato digital (CD o pendrive), y el año 2010 en formato físico, previo pago de los costos de reproducción, agregando que "los documentos relativos a los años 2000 a 2003 no obran en poder de esta Corporación, habiéndose agotado las instancias de búsqueda en el período de tiempo que comprende su solicitud de información".

Acto seguido, con relación a los PADEM solicitados en la letra c), informó que se encuentran disponibles para su retiro los documentos correspondientes a los años 2012 a 2019 en formato digital (CD o pendrive), y en formato físico los relativos a los años 2003 a 2011, previo pago de los costos de reproducción, reiterando la inexistencia de los antecedentes de los años 2000 a 2002.

Luego, respecto de las actas requeridas en la letra a), indicó que se encuentran disponibles para su retiro las actas afinadas en dependencias de la Dirección Jurídica, agregando que "en esta Corporación Municipal no obran en poder las Actas de Directorio comprendidas en el período de tiempo entre el 01 de enero del año 2000 y el año calendario 2007, así como los años 2012, 2013, 2015 a la fecha de emisión de la presente respuesta, una vez efectuada la búsqueda y revisión exhaustiva de la documentación en poder de esta Corporación. En lo relativo a los ejemplares correspondientes a los años 2008 a 2011, se hace presente que ellos no obran actualmente en poder de esta Corporación Municipal, debido a que ellos han sido acompañados a procesos judiciales en los que se ha solicitado su remisión en original".

Asimismo, señaló que "respecto de las Actas de Directorio no indicadas anteriormente y referentes a los años 2017, 2018 y 2019 que ellas no obran en poder de esta Corporación en razón de que ellas se encuentran actualmente en proceso de elaboración, a la fecha de emisión de la presente respuesta, precisándose en este sentido que, al efecto, se sostiene un trabajo en conjunto con los integrantes del Directorio de Comudef para su confección", denegando igualmente, su entrega, de conformidad a lo dispuesto en el artículo 21 N°1, letra b), de la Ley de Transparencia, explicando que la publicidad de borradores o versiones preliminares debilitaría el espacio de decisiones y toma de decisiones de la administración, afectando el necesario intercambio de ideas y comentarios.

Posteriormente, respecto de las actas no comprendidas en los párrafos anteriores, el órgano denegó su entrega conforme a la causal de reserva del artículo 21 N°1, letra c), de la Ley de Transparencia, señalando que las diligencias para la búsqueda, recopilación y copia de la documentación resultan excesivas considerando los recursos materiales y humanos de la institución.

Finalmente, informó que por el peso de la información, no es posible su envío por correo electrónico, debiendo proceder a su almacenamiento en un soporte físico, y por ello, se encuentra disponible para su retiro en el lugar que indica, previo pago de los costos directos de reproducción, equivalentes a la suma de $7.900 por grabado en pendrive, y $30 por cada fotocopia, por un total de $44.490, de conformidad a lo resolución N° 407 publicada en la página web de la Corporación.

3) AMPARO: El 29 de agosto de 2019, don Nicolás Hurtado Acuña, dedujo amparo a su derecho de acceso a la información en contra del señalado órgano de la Administración del Estado, fundado en la respuesta incompleta a su solicitud. Asimismo, alegó que "Es incomprensible que el máximo órgano de toma de decisiones de una Corporación Municipal de Derecho Privado, como es su directorio, tenga casi en su totalidad las actas en otros órganos, extraviadas, en proceso de elaboración y no digitalizadas. No podemos saber lo que ha votado y cómo lo ha hecho el directorio de COMUDEF los años 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2015, 2017, 2018 y 2019. O sea en principio, de las últimas dos décadas sólo podría acceder a las actas de 2014 y 2016. Y si es que fuera posible, ya que, además, de lo poco que queda "público", indican que no pueden entregar ya que, se encuentran en ellas "antecedentes o deliberaciones previas a la adopción de una resolución, medida o política" y, por si fuera poco, que no pueden trabajar en ello por afectar el funcionamiento de la Corporación".

Acto seguido, reclamó que: "Por último, indican que los costos para acceder a la información serán de $7.900 por cada grabado en pendrive (porque no en DVD que cuesta $500 según Resolución 407 de 2017) y de $44.490 por las fotocopias, no dando posibilidades de llevar un propio pendrive y no dando alternativa de digitalizar la información, las 1.483 páginas que quieren entregar fotocopiadas. Esto además vulnera el medio idóneo solicitado que era por correo electrónico".

4) DESCARGOS Y OBSERVACIONES DEL ORGANISMO: El Consejo Directivo de esta Corporación admitió a tramitación el presente amparo y, mediante oficio N° E14.675, de 14 de octubre de 2019, confirió traslado al Sr. Alcalde y Presidente de la Corporación Municipal de La Florida, notificando el reclamo y solicitando que formule sus descargos u observaciones.

Mediante Ord. N° 461, de fecha 29 de octubre de 2019, la Corporación solicitó prórroga del plazo indicado en el oficio para presentar sus descargos, en atención a la contingencia nacional, lo que habría afectado el normal funcionamiento de la institución. En virtud de lo anterior, este Consejo, mediante Oficio N° 15934, de 5 de noviembre de 2019, accedió a lo solicitado.

Posteriormente, por medio del Ord. N° 474, de 8 de noviembre de 2019, el órgano evacuó sus descargos, y junto con reiterar lo señalado en su respuesta, señaló que era posible modificar la forma de entrega de la información digital cambiando el pendrive por un CD, por un valor de $300, o llevar un pendrive propio, y desglosó el monto de las fotocopias en atención a la cantidad de documentos de correspondientes a cada ítem, por un total de $46.380, de conformidad a lo dispuesto en el artículo 18 de la Ley de Transparencia y la Instrucción General N°6 de este Consejo, y agregando que, en caso de ser un monto excesivo, puede acudir a las dependencias de la institución a efectos de seleccionar una parte de la información que pueda solventar.

Acto seguido, respecto de la información que no obra en su poder, indicó que se efectuaron búsquedas en las direcciones de Educación, Salud y Jurídica, acompañando Actas de Búsqueda de cada una de ellas. Asimismo, explicó que mucha documentación estaba ubicada en las dependencias de la Casa Central de la Corporación, emplazada en un inmueble de conservación histórica de la comuna, construido en adobe, cuya estructura fue afectada con el terremoto del 27 de febrero de 2010, agregando que "en consideración a las circunstancias antes descritas, es factible suponer que los archivos y documentación en referencia pudieron haber sido extraviados en dicha oportunidad, con ocasión de las reparaciones estructurales que debieron efectuarse en las dependencias indicadas". Luego, respecto de las actas del año 2000 a 2007, señaló que se debería obtener copias desde el Archivo Judicial, y que su costo asciende a $4.900 por cada hoja inicial, y $3.900 por cada hoja del cuerpo de tales documentos, cuyo monto resulta demasiado oneroso para la institución.

Asimismo, con relación a las actas de los años 2011, 2012 y 2013, la Corporación informó que "después de una revisión exhaustiva de la documentación de la Dirección Jurídica, cabe poner de relieve que algunas de ellas sí obran en poder de esta entidad (las que no fueron indicadas en la respuesta inicial a la solicitud de información, debido al considerable volumen de antecedentes involucrados, por un error involuntario en la gestión de la documentación), motivo por el cual serán entregadas al solicitante a su requerimiento, previo pago de sus costos de reproducción".

Del mismo modo, respecto de las actas denegadas, detalló que "la entrega de Actas de Directorio afectaría el proceso deliberatorio de este cuerpo colegiado, por cuando expondría prematuramente a la opinión pública diversos aspectos sobre asuntos administrativos y elaboración de políticas que requieren ser analizados en un ámbito calificado y técnico, a través de una exposición pormenorizada de opiniones de asesores, intervinientes y expertos a los miembros del Directorio, para la adopción de medidas tendientes al correcto manejo de Comudef (...) la exposición de deliberaciones previas podría significar ser erróneamente interpretados, sin un necesario contexto y fundamento técnico, generando expectativas infundadas y confusión en la población de la comuna destinataria de los programas sociales que administra la entidad y en el personal que presta sus servicios en ella (...) el proceso de deliberación del Directorio para la aprobación de tales documentos se encuentra en etapa de desarrollo".

Con relación a la causal de reserva del artículo 21 N°1, letra c), de la Ley de Transparencia, el órgano informó que "dicha documentación (Plan de Salud y PADEM) se encontraba en una modalidad de encuadernación que no permitía su reproducción completa e íntegra por medio de fotocopiado, por lo que al efecto se debió sustituir dicho empaste original de conservación y proceder a su anillado, para de esta manera permitir su copia (...) Relativo a esta materia, tanto en su estado original de encuadernación como en su anillado posterior, el Plan de Salud, los PADEM y las Actas de Directorio se encontraban en un formato que no permitía su escaneo o digitalización en forma automática o semi automática, debiendo necesariamente procederse a su escaneo en forma individual, esto es, página por página, teniendo que contemplarse dicho procedimiento para las 1.546 páginas antes referidas, para luego proceder a fusionar cada uno de dichos archivos en los respectivos documentos, esto es, en 1 Plan de Salud, 9 PADEM y las correspondientes Actas de Directorio", detallando que dicha información corresponde al Plan de Salud de 2010, los Planes Anuales de Desarrollo Educativo Municipal 2003 a 2011 y las Actas de Directorio de la Corporación Municipal.

Respecto del formato en que se encuentra la documentación solicitada, informó en un cuadro, diferenciado por tipo de documentación requerido y por año, la manera en que se encuentra almacenada, agregando que "a fin de efectuar su digitalización, debería procederse a obtener una nueva copia de las 1.546 páginas (costo de $46.380) correspondientes a toda la documentación recopilada (debido a que la anterior ya se encontraba anillada para su entrega en formato físico, y no es posible utilizar los ejemplares anillados en la impresora que se dispone para estas tareas, en razón de esta máquina se traba o bloquea ante el procesamiento de este tipo de documentos, obligando, de esta manera, a recurrir al soporte técnico de esta empresa, bajo riesgo de perder la garantía que goza dicha máquina) y luego escanearla, para posteriormente fusionar de manera digital los archivos correspondientes a un Plan de Salud, 9 PADEM y más de una treintena de Actas de Directorio correspondientes al período 2008 a 2019. Lo anteriormente indicado, en razón de que la capacidad de almacenamiento de la máquina para escanear o digitalizar la información que dispone esta persona jurídica de derecho privado es limitada, según lo informado por el Inspector Técnico del Servicio dependiente de la Dirección de Finanzas de esta entidad, motivo por el cual la información debe digitalizarse en forma interrumpida o no continua, siendo necesario proceder a realizar varios escaneos sucesivos para luego proceder a fusionar dichos archivos y obtener un documento final correspondiente a un PADEM o Plan de Salud. Asimismo, cabe destacar que la Unidad de Control Legal está compuesta por solo un funcionario, de profesión abogado, que no tiene dedicación exclusiva a labores asociadas a Transparencia Activa y Solicitudes de Acceso a la Información, sino que además debe destinar su jornada a otras funciones. En caso de proceder a digitalizar con dedicación exclusiva dicha documentación, se estima que dicha tarea comprendería un lapso de tiempo no inferior a 10 días, considerando para estos efectos que la máquina impresora (...) es de uso compartido con otros departamentos de esta Corporación Municipal".

Finalmente, en lo relativo a las actas de los años 2008 a 2011, indicó que "algunas de ellas no obran en poder de esta entidad por haber sido acompañadas en original a la carpeta investigativa de la investigación desformalizada RUC 1410002808-06 del 14avo Juzgado de Garantía de Santiago", señalando las partes y el estado de tramitación, agregando que "Señalado lo anterior, sin perjuicio de indicar que algunas de dichas actas sí existen en poder de este ente, después de un recuento más exhaustivo de la documentación referida, cabe hacer presente que la entrega de dicha documentación conlleva un riesgo para el debido cumplimiento de las funciones de esta entidad, al dificultar la obtención de pesquisas y pruebas, dar a conocer su línea investigativa como parte querellante, e inhibir que los sujetos requeridos proporcionen la mayor cantidad de antecedentes posibles durante la investigación y, de este modo, el fin que esta Corporación intenta conseguir que es determinar los hechos, se podría ver mellado. De esta manera, se estima que entregar dicha documentación iría en desmedro de la investigación y persecución de un crimen o simple delito, y se trataría de antecedentes necesarios para la tutela de los intereses de la COMUDEF en defensas jurídicas y judiciales", denegando la entrega de la información de conformidad a lo dispuesto en el artículo 21 N°1, letra a), de la Ley de Transparencia, adjuntando una serie de documentos, entre ellos, actas de búsqueda de la información que no fue encontrada.

Y CONSIDERANDO:

1) Que, el presente amparo se funda en la respuesta incompleta por parte de la Corporación Municipal de La Florida, a la solicitud del reclamante. En efecto, dicho requerimiento se refiere a copia de las Actas del directorio de la COMUDEF, de los planes de salud y de los PADEM, desde el año 2000 al año 2019. Al respecto, el órgano señaló que una parte de la información se encuentra en formato digital pero que por su peso solo se puede entregar en un pendrive o algún otro soporte físico y que otra parte obra en papel y debe ser fotocopiada, previo pago de los costos directos de reproducción, que una fracción de ella no pudo ser encontrada, y denegando la restante por concurrir las causales de reserva del artículo 21 N°1, letras a), b) y c), de la Ley de Transparencia.

2) Que, del tenor de la solicitud, del contenido de la respuesta entregada por el órgano, y principalmente, de lo señalado por el solicitante en su amparo, la presente decisión se circunscribe a lo requerido por don Nicolás Hurtado Acuña, en la letra a) de la solicitud contenida en el número 1) de la parte expositiva, esto es, copia de las Actas del directorio de la COMUDEF desde el año 2000 al 2019, y respecto del cobro de costos directos de reproducción.

3) Que, en primer lugar, el artículo 8°, inciso 2°, de la Constitución Política de la República, en lo que interesa, establece que "son públicos los actos y resoluciones de los órganos del Estado, así como sus fundamentos y los procedimientos que utilicen. Sin embargo, sólo una ley de quórum calificado podrá establecer la reserva o secreto de aquéllos o de éstos, cuando la publicidad afectare el debido cumplimiento de las funciones de dichos órganos, los derechos de las personas, la seguridad de la Nación o el interés nacional". Por su parte, según lo dispuesto en los artículos 5, inciso segundo, y 10 de la Ley de Transparencia, se considera información pública toda aquella que obre en poder de los órganos de la Administración del Estado, cualquiera sea su formato, soporte, fecha de creación, origen, clasificación o procesamiento, además de aquella contenida en "actos, resoluciones, actas, expedientes, contratos y acuerdos, así como a toda información elaborada con presupuesto público", salvo que dicha información se encontrare sujeta a las excepciones establecidas en el artículo 21 de la Ley de Transparencia u otras excepciones legales.

4) Que, en segundo lugar, con relación a las actas de directorio reclamadas por el solicitante, el órgano denegó la entrega de una parte de ellas por tratarse de información que no obra en su poder, por lo que se trataría de información inexistente. Al respecto, conforme ha resuelto previamente este Consejo, la inexistencia de la información solicitada constituye una circunstancia de hecho cuya sola invocación no exime a los órganos de la Administración de su obligación de entregarla. En efecto, esta alegación debe ser fundada, indicando el motivo específico por el cual la información requerida no obra en su poder, debiendo acreditarlo fehacientemente. En la especie, el órgano ha señalado que una parte de las actas requeridas no fueron encontradas en las dependencias de la institución no obstante haber efectuado búsquedas exhaustivas; que una gran parte de la documentación estaba ubicada en las dependencias de la Casa Central de la Corporación, emplazada en un inmueble de adobe de conservación histórica de la comuna, cuya estructura se vio afectada con el terremoto del 27 de febrero de 2010; que, en consideración a las circunstancias descritas, es posible suponer que los archivos y documentación consultados pudieron haberse extraviado con ocasión de las reparaciones estructurales que debieron efectuarse en las dependencias indicadas; y que, respecto de las actas del año 2000 a 2007, podría obtener copias desde el Archivo Judicial; adjuntando, finalmente, copia de Certificado de Búsqueda de la información, de fecha 27 de agosto de 2019, donde indica expresamente, que "se procedió a efectuar la búsqueda de las Actas de Directorio de Comudef, en el período comprendido entre el 15 de julio y el 27 de agosto de 2019, correspondientes a los años: 2000; 2001; 2002; 2003; 2004; 2005; 2006; 2007 y 2015, en las dependencias de la Dirección Jurídica de la Corporación Municipal de Educación, Salud, Cultura y Recreación de la comuna de La Florida, no encontrándose registros de su depósito".

5) Que, en dicho contexto, y en virtud de lo dispuesto en los artículos 5 y 10 de la Ley de Transparencia, sólo será pública aquella información que efectivamente obre en poder de los órganos de la Administración, no pudiendo requerirse la entrega de aquella inexistente. En consecuencia, sin que se disponga de antecedentes que conduzcan a una conclusión contraria de aquella sostenida por el órgano requerido, este Consejo procederá a rechazar el presente amparo, respecto de esta parte, por no obrar en poder de la Corporación la información pedida por el reclamante.

6) Que, en tercer lugar, respecto de las actas de directorio correspondientes a los años 2008 a 2011, el órgano señaló que algunas de ellas no obran en poder de la Corporación Municipal, debido a que han sido acompañadas a procesos judiciales en los que se solicitó su remisión en original, a la carpeta investigativa de la causa RUC 1410002808-06 del 14avo Juzgado de Garantía de Santiago. En dicho contexto, cabe tener presente que las actas de la Corporación constituyen un documento público, al tenor de lo dispuesto en los artículos 5 y 10 de la Ley de Transparencia. Por su lado, teniendo en consideración que dichos antecedentes, según lo expuesto por el órgano, forman parte de una investigación penal en curso, el artículo 182 del Código Procesal Penal establece que la reserva de la información se refiere a "actuaciones de investigaciones realizadas por el Ministerio Público", dentro de lo cual, de acuerdo a su tenor literal, no se encuentran incluidos los documentos emitidos con anterioridad por parte de la COMUDEF. En consecuencia, se desestimará dicha alegación.

7) Que, por otro lado, sobre la remisión de las actas en original, para este Consejo, según lo razonado en la decisión del amparo rol C1685-19, no resulta plausible sostener que el órgano reclamado no cuente con la información requerida, por cuanto una adecuada política de gestión documental y de manejo de archivos o de registros en sistemas informáticos, debiera tener, entre otras finalidades, la de garantizar y materializar el derecho de acceso de los ciudadanos a dicha información, lo que a su vez, permitiría al órgano contar con una copia física de los antecedentes remitidos al Tribunal respectivo, o en su defecto, una copia digital de los mismos, como respaldo ante una eventual pérdida o destrozo de los documentos originales remitidos, o una posible fiscalización por parte de otros organismos competentes. Efectivamente, la falta de una política integral de automatización de los procesos o documentos, no debiese justificar la imposibilidad de hacer entrega de la información requerida, motivo por el cual también se desestimará dicha alegación.

8) Que, en cuarto lugar, dentro de igual período, con relación a las actas que sí existen en poder de la institución, la Corporación señaló que la entrega de dicha documentación conlleva un riesgo para el debido cumplimiento de sus funciones, al dificultar la obtención de pesquisas y pruebas, dar a conocer su línea investigativa como parte querellante, e inhibir que los sujetos requeridos proporcionen la mayor cantidad de antecedentes posibles durante la investigación, impidiendo determinar los hechos, lo que iría en desmedro de la investigación y persecución de un crimen o simple delito, y se trataría de antecedentes necesarios para la tutela de los intereses de la COMUDEF en defensas jurídicas y judiciales. Al respecto, el artículo 21 N° 1, letra a), de la Ley de Transparencia, dispone que se podrá denegar el acceso a la información, cuando su entrega afecte el debido cumplimiento de las funciones del órgano requerido, especialmente "si es en desmedro de la prevención, investigación y persecución de un crimen o simple delito o se trate de antecedentes necesarios a defensas jurídicas y judiciales". Por su parte, el Reglamento de la Ley de Transparencia, en su artículo 7, letra a), entiende por estos antecedentes "entre otros, aquéllos destinados a respaldar la posición del órgano ante una controversia de carácter jurídico".

9) Que, de acuerdo a lo razonado en las decisiones de amparo rol C1864-17, C1865-17, C1925-17, C2352-18 y C161-20, entre otras, según la jurisprudencia de este Consejo, el hecho de existir uno o más juicios pendientes no transforma a toda la información o todos los documentos relacionados, o que tengan algún grado de vinculación con él, en secretos. Tampoco basta, para que se configure la concurrencia de la causal de reserva alegada, que el órgano sólo haga mención a la existencia de dicho procedimiento judicial. Para que ello ocurra, debe existir una relación directa entre la información solicitada, el litigio pendiente y la estrategia jurídica o judicial del órgano, lo que debe ser acreditado por el órgano reclamado. En ese contexto, la Corporación no señaló detallada y fundadamente, ni ha demostrado en grado alguno, la forma en que la entrega de las actas consultadas pudiera afectar la estrategia jurídica o la defensa judicial del órgano, frente a la tramitación de la causa judicial que indica.

10) Que, respecto de la causal invocada por el órgano para no entregar la información, en esta parte, este Consejo ha estimado que debe distinguirse entre aquellos documentos relativos a la estrategia jurídica propiamente tal, del órgano reclamado (tales como minutas internas, informes técnicos, el expediente interno relativo al litigio, entre otros) y aquéllos que sólo constituyen medios de prueba anexos. La letra a) del numeral 1° del artículo 7° del Reglamento de la Ley se refiere precisamente al primer caso, esto es, a documentos que son parte de la estrategia de defensa, mas no a aquellos que se utilizarán meramente como medios de prueba accesorios por cualquiera de las partes en un litigio pendiente. En consecuencia, dicha alegación no podrá prosperar.

11) Que, en quinto lugar, con relación a las actas correspondientes a los años 2017, 2018 y 2019, la Corporación señaló que ellas se encuentran actualmente en proceso de elaboración, y que, al efecto, se sostiene un trabajo en conjunto con los integrantes del Directorio de la COMUDEF para su confección, denegando su entrega de conformidad a lo dispuesto en el artículo 21 N°1, letra b), de la Ley de Transparencia, en virtud de la cual se podrá denegar total o parcialmente lo requerido, cuando su divulgación afecte el debido cumplimiento de las funciones del órgano, particularmente tratándose de antecedentes o deliberaciones previas a la adopción de una resolución, medida o política, sin perjuicio que los fundamentos de aquéllas sean públicos una vez que sean adoptadas. Asimismo, según lo previsto en el artículo 7 N° 1 letra b) del Reglamento de la Ley de Transparencia, se entiende por antecedentes todos aquellos que informan la adopción de una resolución, medida o política, y por deliberaciones, las consideraciones formuladas para la adopción de estas, que consten, entre otros, en discusiones, informes, minutas u oficios.

12) Que, en este caso, cabe tener presente que la Corporación no señaló fundamento alguno que acredite una eventual afectación al debido funcionamiento del órgano con la publicidad de la información solicitada, limitándose a indicar que la publicidad de borradores o versiones preliminares debilitaría el espacio de discrecionalidad y toma de decisiones de la administración, afectando el necesario intercambio de ideas y comentarios. En efecto, el órgano no señaló, en modo alguno, la manera precisa en que la entrega de las actas correspondientes a los años 2017, 2018 y 2019, podría afectar el privilegio deliberativo de la institución, toda vez que no señaló, en particular, qué medida o política se encuentra pendiente de decisión, ni la forma en que la publicidad de las actas podría afectar la toma de decisión de esa medida o política. Así las cosas, según lo razonado por este Consejo, el criterio que ha aplicado uniformemente es que la afectación debe ser presente o probable, y con la suficiente especificidad que permita justificar la reserva, de modo que no cabe presumirla, sino que debe ser acreditada por el órgano administrativo requerido, lo que no ha ocurrido en la especie.

13) Que, a mayor abundamiento, el propio órgano señala en sus descargos, que "Debe considerarse además, que la normativa referente a Educación y Salud experimenta anualmente un considerable grado de evolución, atendiendo no sólo a la legislación dictada en estos campos, sino también a las normas reglamentarias de los Ministerios y Superintendencias respectivas (...)", en virtud de lo cual, resulta plausible concluir que las decisiones o medidas adoptadas en los años anteriores pueden no tener validez ni vigencia alguna durante el año 2020 o en períodos posteriores, en atención a la natural evolución, modernización o modificación de los planes y programas que componen cada una de las áreas de trabajo de la Corporación, circunstancias que no fueron desacreditadas por el órgano, y a que los fondos públicos aportados por los Ministerios o Servicios correspondientes se deben recibir, ejecutar y rendir año a año. Finalmente, la propia Corporación Municipal contempló, en su cálculo de costos directos de reproducción a pagar por parte del solicitante, para la entrega de la información, las actas correspondientes al año 2019, según consta en su oficio de descargos. En consecuencia, este Consejo procederá a desestimar la concurrencia de la causal de reserva del artículo 21 N°1, letra b), de la Ley de Transparencia, debiendo el órgano entregar copia de las actas correspondientes al período 2017 a 2019, o de los respectivos borradores o versiones preliminares, en el estado en que se encuentren disponibles, anteriores a la fecha de la solicitud de información objeto del presente amparo.

14) Que, en sexto lugar, con relación al resto de las actas consultadas, el órgano denegó su entrega de conformidad a lo dispuesto en el artículo 21 N°1, letra c), de la Ley de Transparencia, el cual dispone que se podrá denegar el acceso a la información, cuando su entrega afecte el debido cumplimiento de las funciones del órgano requerido, especialmente "tratándose de requerimientos de carácter genérico, referidos a un elevado número de actos administrativos o sus antecedentes o cuya atención requiera distraer indebidamente a los funcionarios del cumplimiento regular de sus labores habituales". Asimismo, el artículo 7, N° 1, letra c) del Reglamento de dicha ley, establece que "se considera que un requerimiento distrae indebidamente a los funcionarios cuando su satisfacción requiera por parte de éstos, la utilización de un tiempo excesivo, considerando su jornada de trabajo, o un alejamiento de sus funciones habituales".

15) Que, en virtud de lo expuesto, y según lo razonado por este Consejo en la decisión del amparo rol C1336-16, cabe determinar si, en la especie, concurren los hechos constitutivos de la referida causal, y teniendo en consideración que su atención podría implicar, para tales funcionarios, la utilización de un tiempo excesivo, considerando los recursos institucionales que deben destinarse, razonable y prudencialmente, al cumplimiento de los requerimientos generados por la Ley de Transparencia, interrumpiendo de esta forma la atención de las otras funciones públicas que el servicio debe desarrollar, o exigiendo una dedicación desproporcionada a esa persona en desmedro de la que se destina a la atención de las demás personas. En este sentido, acorde con lo dispuesto en el artículo 3° del decreto con fuerza de ley N° 1/19.653, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley N° 18.575, orgánica constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado, dichos órganos se encuentran sujetos al deber de atender las necesidades públicas en forma continua y permanente, debiendo observar, entre otros, los principios de eficiencia y eficacia.

16) Que, respecto de la interpretación de la causal de reserva alegada, la jurisprudencia de este Consejo ha establecido que esta sólo puede configurarse en la medida que las tareas que supone la búsqueda o eventualmente la sistematización y posterior entrega de lo pedido demanden esfuerzos de tal entidad, que entorpezcan el normal o debido funcionamiento del organismo. Resumiendo este criterio, la decisión de amparo Rol C377-13, razonó que "la causal en comento depende ya no tanto de la naturaleza de lo pedido, sino más bien de cada situación de hecho en términos de los esfuerzos desproporcionados que involucraría entregar lo solicitado". Por ende, la configuración de la causal supone una ponderación de hecho sobre los aspectos que configuran tales esfuerzos, entre ellos el volumen de información, relación entre funcionarios y tareas, tiempo estimado o costo de oportunidad, entre otras circunstancias.

17) Que, en dicho contexto, cabe tener presente lo señalado por la Excma. Corte Suprema, en su sentencia recaída en el recurso de queja Rol N° 6663-2012, de 17 de enero de 2013, en orden a que "la reserva basada en el debido ejercicio de las funciones del órgano deberá explicarse pormenorizadamente y probarse de modo fehaciente de qué manera el control ciudadano reflejado en la solicitud [de acceso] podría afectar el debido cumplimiento de las funciones (...), mencionarse las atribuciones precisas que la revelación de la información le impediría o entorpecería de cumplir debidamente (...), sin que basten para estos efectos meras invocaciones generales". En la especie, éste no ha sido precisamente el estándar demostrado por el órgano reclamado.

18) Que, en el presente caso, dado que el órgano se limitó a señalar una serie de circunstancias que dificultarían el proceso de escaneo de la documentación, y que la entrega del resto de las actas de directorio no incluidas en las circunstancias anteriores, generaría distracción indebida de sus funcionarios, cabe tener presente que dichas alegaciones no resultan plausibles, por cuanto no se especificó la cantidad de hojas o páginas que conforman la petición, ni la cantidad de funcionarios ni el número de jornadas u horas de trabajo necesarios para procesar la documentación, ni ningún otro fundamento que permita tener por acreditada, de manera fehaciente e indubitada, la concurrencia de la causal de reserva de distracción indebida, teniendo presente que por tratarse de normas de derecho estricto, dichas causales de secreto deben aplicarse en forma restrictiva, teniendo en consideración que la información reclamada se refiere sólo a las actas del directorio, posteriores al año 2007, por lo que este Consejo estima que las alegaciones del órgano no revisten una magnitud tal que permitan tener por acreditada la hipótesis prevista en el artículo 21 N° 1, letra c), de la Ley de Transparencia. A mayor abundamiento, el propio órgano señala en sus descargos, que "los archivos correspondientes a un Plan de Salud, 9 PADEM y más de una treintena de Actas de Directorio correspondientes al período 2008 a 2019".

19) Que, en séptimo lugar, con relación a las actas de los años 2011, 2012 y 2013, la propia Corporación se allanó a su entrega, señalando que luego de una revisión exhaustiva de la documentación, pudo constatar que algunas de ellas sí obran en poder de esa entidad, y que no fueron incluidas en la respuesta inicial a la solicitud de información, debido al considerable volumen de antecedentes involucrados, por un error involuntario en la gestión de la documentación, motivo por el cual serán entregadas al solicitante a su requerimiento, previo pago de los costos de reproducción.

20) Que, en virtud de lo razonado precedentemente, tratándose de información que obra y que debe obrar en poder del órgano, y habiéndose desestimado las alegaciones del órgano, fundadas en lo dispuesto en el artículo 21 N°1, letras a), b) y c), de la Ley de Transparencia, este Consejo procederá a acoger el presente amparo, ordenando la entrega de las actas de directorio de la COMUDEF no incluidas en su Certificado de Búsqueda, de conformidad a lo razonado en los Considerandos 4) y 5), sin perjuicio de lo que se indicará a continuación.

21) Que, en octavo lugar, respecto de la alegación referida al cobro de costos directos de reproducción, el artículo 18 de la Ley de Transparencia dispone que "Sólo se podrá exigir el pago de los costos directos de reproducción y de los demás valores que una ley expresamente autorice cobrar por la entrega de la información solicitada", y el artículo 20 del Reglamento de dicha ley, establece que "El derecho de acceso a la información de los órganos de la Administración del Estado es gratuito, sin perjuicio de las excepciones establecidas en la ley. La información solicitada se entregará en la forma y por el medio que el requirente haya señalado, siempre que ello no importe un costo excesivo o un gasto no previsto en el presupuesto institucional, casos en que la entrega se hará en la forma y a través de los medios disponibles (...) se entenderá por costos directos de reproducción todos aquellos que sean necesarios para obtener la información en el soporte que el requirente haya solicitado, excluyendo el valor del tiempo que ocupe el o los funcionarios para realizar la reproducción". Asimismo, la Instrucción General N° 6 de este Consejo, al definir qué ha de entenderse por costos directos de reproducción, expresa que son "todos los asociados al proceso de copiado de un documento u otro tipo de soporte, en la medida que sea necesario incurrir en ellos para obtener la información...".

22) Que, en el presente caso, el órgano ha señalado que la información que obra en su poder, en formato papel, debido a su empaste o sistema de anillado, no permite el escaneo en forma automática o semiautomática, debiendo proceder a digitalizar los documentos, página por página, refiriéndose a las más de 1500 hojas que comprenden los antecedentes consultados, generando una afectación al cumplimiento de las labores por parte de la Corporación o una distracción de sus funcionarios. Asimismo, el órgano ha señalado que la capacidad de almacenamiento de la máquina de que dispone para escanear o digitalizar la información, es limitada, según lo informado por el Inspector Técnico del Servicio dependiente de la Dirección de Finanzas de esa entidad, motivo por el cual la información debería digitalizarse en forma interrumpida o no continua, siendo necesario proceder a realizar varios escaneos sucesivos para luego fusionar dichos archivos y obtener un documento final; que la Unidad de Control Legal está compuesta por solo un funcionario, de profesión abogado, que no tiene dedicación exclusiva a labores asociadas a Transparencia Activa o solicitudes de información, sino que además debe destinar su jornada a diversas funciones; y que también hay que considerar que la máquina impresora es de uso compartido con otros departamentos de la Corporación Municipal. Finalmente, el órgano señaló que los costos directos de reproducción que cuantifica se encuentran regulados en la Resolución N° 407 del 24 de noviembre de 2017, y que, en caso de que el costo sea excesivo para el solicitante, puede recurrir a la institución para efectos de requerir solo aquella parte que esté dispuesto a solventar.

23) Que, con relación al cobro de costos correspondientes al medio de soporte para la entrega de la documentación que obra en formato físico, equivalentes a la suma de $7.900 por un pendrive, cabe tener presente lo señalado por el órgano en sus descargos, en el sentido de cambiar el tipo de soporte por un CD, cuyo valor es de $300, o por un pendrive aportado por el mismo reclamante.

24) Que, en dicho contexto, resultan plausibles las alegaciones del órgano, en el sentido de modificar el formato de entrega de la información señalado por el solicitante, en su requerimiento, de digital a físico, respecto de la información que obra en su poder en soporte papel, toda vez que lo indicado por la Corporación Municipal se aviene a lo regulado sobre el cobro de los costos directos de reproducción, tanto en el artículo 18 de la Ley de Transparencia, y en el artículo 20 del Reglamento de dicha ley, como lo dispuesto en la Instrucción General N°6 de este Consejo y en la Resolución N° 407 que regula los costos directos de reproducción de la institución. En consecuencia, se rechazará el presente amparo, respecto de esta parte, debiendo el requirente pagar los respectivos costos de reproducción de la información que reclama.

EL CONSEJO PARA LA TRANSPARENCIA, EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES QUE LE OTORGAN LOS ARTÍCULOS 24 Y SIGUIENTES Y 33, LETRA B), DE LA LEY DE TRANSPARENCIA, Y POR LA UNANIMIDAD DE SUS MIEMBROS PRESENTES, ACUERDA:

EL CONSEJO PARA LA TRANSPARENCIA, EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES QUE LE OTORGAN LOS ARTÍCULOS 24 Y SIGUIENTES Y 33, LETRA B), DE LA LEY DE TRANSPARENCIA, Y POR LA UNANIMIDAD DE SUS MIEMBROS PRESENTES, ACUERDA:

I. Acoger parcialmente el amparo interpuesto por don Nicolás Hurtado Acuña, en contra de la Corporación Municipal de La Florida, rechazándolo respecto de las actas de directorio de la COMUDEF correspondientes a los años 2000 a 2007 y 2015, por tratarse de información inexistente, y de la exención del cobro de costos directos de reproducción, toda vez que dicha condición se aviene a lo regulado en el artículo 18 de la Ley de Transparencia, en el artículo 20 del Reglamento de dicha ley, y a lo dispuesto en la Instrucción General N°6 de este Consejo, en virtud de los fundamentos expuestos precedentemente.

II. Requerir al Sr. Alcalde y Presidente de la Corporación Municipal de La Florida lo siguiente:

a) Entregar al reclamante copia de las actas de directorio de la COMUDEF, correspondientes a los años 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014, 2016, 2017, 2018 y 2019, previo pago de los costos directos de reproducción que correspondan. En el caso de los antecedentes correspondientes al período 2017 a 2019, el órgano deberá entregar copia de las actas o de los respectivos borradores o versiones preliminares, en el estado en que se encuentren disponibles, anteriores a la fecha de la solicitud de información objeto del presente amparo.

b) Cumplir dicho requerimiento en un plazo que no supere los 10 días hábiles contados desde que la presente decisión quede ejecutoriada, bajo el apercibimiento de lo dispuesto en el artículo 46 de la Ley de Transparencia.

c) Acreditar la entrega efectiva de la información señalada en el literal a) precedente, en conformidad a lo establecido en el inciso segundo del artículo 17 de la Ley de Transparencia, por medio de comunicación enviada al correo electrónico cumplimiento@consejotransparencia.cl, o a la Oficina de Partes de este Consejo (Morandé N° 360, piso 7°, comuna y ciudad de Santiago), de manera que esta Corporación pueda verificar que se dio cumplimiento a las obligaciones impuestas en la presente decisión en tiempo y forma.

III. Encomendar a la Directora General y al Director Jurídico de este Consejo, indistintamente, notificar la presente decisión a don Nicolás Hurtado Acuña y al Sr. Alcalde y Presidente de la Corporación Municipal de La Florida.

En contra de la presente decisión procede la interposición del reclamo de ilegalidad ante la Corte de Apelaciones del domicilio del reclamante en el plazo de 15 días corridos, contados desde la notificación de la resolución reclamada, de acuerdo a lo prescrito en el artículo 28 y siguientes de la Ley de Transparencia. Con todo, los órganos de la Administración del Estado no podrán intentar dicho reclamo en contra de la resolución del Consejo que otorgue el acceso a la información solicitada, cuando su denegación se hubiere fundado en la causal del artículo 21 N° 1 de la Ley de Transparencia. Además, no procederá el recurso de reposición establecido en el artículo 59 de la ley N° 19.880, según los fundamentos expresados por este Consejo en el acuerdo publicado en el Diario Oficial el 9 de junio de 2011.

Pronunciada por el Consejo Directivo del Consejo para la Transparencia, integrado por su Presidente don Jorge Jaraquemada Roblero y sus Consejeros doña Gloria de la Fuente González y don Francisco Leturia Infante. El Consejero don Marcelo Drago Aguirre no concurre al presente acuerdo por encontrarse ausente.

Por orden del Consejo Directivo, certifica el Director Jurídico del Consejo para la Transparencia don David Ibaceta Medina.