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Matías Rojas Medina con MUNICIPALIDAD DE MACHALÍ Rol: C2575-20

Consejo para la Transparencia, 07/08/2020

Se rechaza el amparo deducido en contra de la Municipalidad de Machalí, referido a la entrega de copia de expediente sumarial que se indica, en formato digitalizado. Lo anterior, por cuanto la reclamada al exigir en forma previa a la entrega de la información, el pago de un monto por concepto de costos de reproducción se aviene a la normativa vigente sobre la materia prevista en la Ley de Transparencia, toda vez que se incurre en un costo por fotocopiar dicha información, previamente estandarizado en Decreto Alcaldicio que se singulariza. Se recomienda al órgano reclamado avanzar en la adopción de medidas tendientes a ajustar sus sistemas informáticos en materia de gestión documental y herramientas tecnológicas, que permitan la entrega de información pública de forma expedita y gratuita, facilitando así el ejercicio del derecho de acceso.


Tipo de solicitud y resultado:

  • Rechaza


Descriptores analíticos:

Tema Otros, especificar
Materia Gestión de personas
Tipo de Documento Documentos Operacionales.Estudios o investigaciones.Documentos 

Legislación aplicada:


Consejeros:

  • Marcelo Drago Aguirre (Unánime), Presidente
  • Francisco Javier Leturia Infante (Unánime)
  • Gloria de la Fuente González (Unánime)
  • Jorge Jaraquemada Roblero (Unánime)

Texto completo:

DECISIÓN AMPARO ROL C2575-20

Entidad pública: Municipalidad de Machalí

Requirente: Matías Rojas Medina

Ingreso Consejo: 16.05.2020

RESUMEN

Se rechaza el amparo deducido en contra de la Municipalidad de Machalí, referido a la entrega de copia de expediente sumarial que se indica, en formato digitalizado.

Lo anterior, por cuanto la reclamada al exigir en forma previa a la entrega de la información, el pago de un monto por concepto de costos de reproducción se aviene a la normativa vigente sobre la materia prevista en la Ley de Transparencia, toda vez que se incurre en un costo por fotocopiar dicha información, previamente estandarizado en Decreto Alcaldicio que se singulariza.

Se recomienda al órgano reclamado avanzar en la adopción de medidas tendientes a ajustar sus sistemas informáticos en materia de gestión documental y herramientas tecnológicas, que permitan la entrega de información pública de forma expedita y gratuita, facilitando así el ejercicio del derecho de acceso.

En sesión ordinaria N° 1119 del Consejo Directivo, celebrada el 7 de agosto de 2020, con arreglo a las disposiciones de la Ley de Transparencia de la Función Pública y de Acceso a la Información de la Administración del Estado, en adelante, Ley de Transparencia, aprobada por el artículo primero de la Ley N° 20.285 de 2008, el Consejo para la Transparencia, en adelante indistintamente el Consejo, ha adoptado la siguiente decisión respecto de la solicitud de amparo al derecho de acceso a la información Rol C2575-20.

VISTO:

Los artículos 5°, inciso 2°, 8° y 19 N° 12 de la Constitución Política de la República; las disposiciones aplicables de la ley N° 20.285, sobre acceso a la información pública y de la ley N° 19.880 que establece bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado; lo previsto en el decreto con fuerza de ley N° 1/19.653, de 2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley N° 18.575, orgánica constitucional sobre bases generales de la Administración del Estado; y los decretos supremos N° 13, de 2009 y N° 20, de 2009, ambos del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que aprueban, respectivamente, el reglamento del artículo primero de la ley N° 20.285, en adelante e indistintamente, el Reglamento, y los Estatutos de Funcionamiento del Consejo para la Transparencia.

TENIENDO PRESENTE:

1) SOLICITUD DE ACCESO: El 16 de abril de 2020, don Matías Rojas Medina solicitó a la Municipalidad de Machalí -en adelante, indistintamente Municipalidad o Municipio- la siguiente información: «En relación con la anterior solicitud folio N°MU160T0000901, se insiste en que los documentos del sumario en cuestión sean proporcionados en forma digital, de la manera en que originalmente se solicitó, entendiendo que el municipio está en posición de digitalizarlos»

2) RESPUESTA: Mediante presentación, de fecha 13 de mayo de 2020, la Municipalidad de Machalí respondió a dicho requerimiento de información, reiterando la respuesta entregada con anterioridad a la solicitud de acceso a la información N°MU160T0000901, mediante el Oficio N°1044, de fecha 1 de octubre de 2019, donde notifica costos de reproducción y ratifica que lo solicitado no se encuentra digitalizado.

En dicha respuesta, el órgano ilustró que, el sumario administrativo tiene un total de 1.354 páginas, por lo cual su envío es inviable mediante correo electrónico, pues la información no está disponible en archivo PDF y debido a que se excede la capacidad del servidor para el envío de la documentación.

Por lo anterior, el órgano reclamado, ofreció su reproducción a través de fotocopias, previo pago de costos directos de reproducción, en virtud del proceso de copiado de los documentos. Por consiguiente, informó que, de acuerdo al Decreto Alcaldicio N°537, de fecha 15 de abril de 2016, que sanciona los costos directos de reproducción de la información solicitada a la Municipalidad de Machalí, el valor de cada fotocopia es de $50 pesos, lo cual totalizaría el monto que se indica.

Acto seguido, señaló las formas de pago y pidió la indicación de la forma de entrega -presencial o envío a dirección postal-.

3) AMPARO: El 16 de mayo de 2020, don Matías Rojas Medina dedujo amparo a su derecho de acceso a la información en contra del señalado órgano de la Administración del Estado, fundado en la improcedencia de los costos de reproducción y en que se accede a la entrega de la información en un formato distinto al requerido. Al respecto, el peticionario hizo presente que, no se le proporcionó información en el formato requerido, esto es, digital, por lo que: «se levanta una barrera que dificulta el acceso a la información, consistente en el pago de una suma elevada de dinero que supera los $50 mil pesos. Tampoco es válido el argumento de que el servicio estaría impedido de remitir los documentos por correo electrónico si fueran digitales, ya que existen plataformas tales como WeTransfer, en el caso de que el peso exceda lo permitido, o bien, puede enviarlos a algún domicilio grabados en CD(...)». Asimismo, estimó que, el Municipio sí está en condiciones de digitalizar documentación, pues de otra forma, no podría entenderse cómo funciona diariamente en cumplimiento de planes de mejoramiento de gestión que propenden a la modernización de sus procesos, como en el resto de los servicios de la Administración del Estado.

4) DESCARGOS Y OBSERVACIONES DEL ORGANISMO: El Consejo Directivo de esta Corporación acordó admitir a tramitación este amparo, confiriendo traslado al Sr. Alcalde de la Municipalidad de Machalí, mediante Oficio N°E8153, de fecha 1 de junio de 2020 solicitándole que: (1°) exponga las razones por las cuales la no sería posible entregar la información en el formato solicitado, según lo dispone el artículo 17 de Ley de Transparencia; (2°) indique si la información solicitada se encuentra almacenada en un tipo de formato digital, señalando su peso específico; (3°) exponga si procedía dar aplicación a lo dispuesto en el numeral 6 de la Instrucción General N° 6, del Consejo para la Transparencia; (4°) indique si los costos de reproducción se ajustan a lo dispuesto en el artículo 18 de la Ley de Transparencia y a la Instrucción General N° 6 ya citada, remitiendo los antecedentes que respalden los costos asociados a la entrega de la información reclamada; (5°) se refiera a la eventual concurrencia de alguna circunstancia de hecho que hiciere procedente la denegación de parte de la información requerida; y, (6°) se pronuncie acerca de la eventual concurrencia de algunas de las causales constitucionales o legales de secreto o reserva que harían procedente la denegación de la información solicitada.

Mediante presentación, de fecha 15 de junio de 2020, el órgano reclamado presentó sus descargos y observaciones, reiterando su respuesta. Al respecto, sostuvo que, atendida la cantidad de documentos que constituyen el sumario, la Municipalidad no los contiene en formato digital. Adicionalmente, hizo presente la posibilidad de acceder a ellos de manera presencial, en concordancia de lo dispuesto en el numeral 6° de la Instrucción General N°6, sobre gratuidad y costos directos de reproducción, de manera que el peticionario seleccione aquellas partes que requiere que sean reproducidas, lo que reduciría los costos de reproducción.

Y CONSIDERANDO:

1) Que el presente amparo se funda en la improcedencia de los costos de reproducción y en que se accede a la entrega de la información en un formato distinto al requerido por el peticionario, esto es, es formato digital. Al respecto, el Municipio sostuvo que, dichos documentos no pueden ser remitidos telemáticamente, toda vez que, atendido su volumen estos se encuentran en formato físico.

2) Que, primeramente, cabe consignar que, mediante Ordinario N°1044, de fecha 1 de octubre se proporcionó respuesta a requerimiento anterior - N°MU160T0000901-, en virtud del cual, se accedió a la entrega de los antecedentes requeridos, previo pago de costos directos de reproducción. En dicha respuesta, el órgano explicó -fundadamente- la procedencia del cobro de costos directos de reproducción, toda vez que éstos se justificaban en el proceso de copiado de los documentos, los cuales -atendidos su volumen de 1.354 páginas- se encuentran en formato físico, todo lo anterior, en conformidad de los valores establecidos en el Decreto Alcaldicio N°537, que sanciona los costos directos de reproducción de la información solicitada.

3) Que, en virtud de lo expuesto precedentemente, esta Corporación estima que, el Municipio ha proporcionado antecedentes suficientes que justifican, en la especie, modificar el formato digital de entrega de la información requerido por el soporte físico, toda vez que se explicó consistente y fundadamente la imposibilidad del órgano reclamado de acceder a lo solicitado en los términos planteados. Al efecto, a juicio de este Consejo, para el tratamiento y generación de la información consultada -en virtud de su formato y volumen-, es necesario incurrir en fotocopias o impresiones, por lo que supone la generación de costos directos de reproducción para el órgano reclamado.

4) Que, sobre la materia, respecto de la alegación efectuada por el reclamante, referente a la improcedencia del cobro de costos directos de reproducción, es menester hacer presente que, en el contexto del procedimiento de acceso a la información, se contempla de modo expreso la posibilidad de exigir el pago de los costos de reproducción de la información consultada. En efecto, en el artículo 18° de la Ley de Transparencia se dispone que «sólo se podrá exigir el pago de los costos de reproducción (...)». En tal sentido, la Instrucción General N°6 de este Consejo, al definir que ha de entenderse por costos directos de reproducción, expresa en su numeral 4° que son «todos los asociados al proceso de copiado de un documento u otro tipo de soporte, en la medida que sea necesario incurrir en ellos para obtener la información (...)». A su turno, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 3° de la Instrucción General N°6 de este Consejo, sobre gratuidad y costos directos de reproducción, «no se podrá efectuar cobro alguno si la remisión de la información se realiza telemáticamente salvo que el documento no se encuentre digitalizado y sea necesario fotocopiarlo para su posterior escaneo». (énfasis agregado).

5) Que, en conformidad del marco normativo descrito y atendido el formato en que obra la información requerida y los consecuentes costos directos que envuelven su reproducción, este Consejo procederá a rechazar el presente amparo. En tal sentido, cabe precisar, que la entrega de la información consultada, sólo procederá una vez efectuado el pago de sus costos de reproducción por parte del reclamante.

6) Que, se estima pertinente recomendar al Sr. Alcalde de la Municipalidad de Machalí, avanzar en la adopción de medidas tendientes a ajustar sus sistemas informáticos en materia de gestión documental y herramientas tecnológicas, que permitan la entrega de información pública de forma expedita y gratuita, facilitando así el ejercicio del derecho de acceso en favor de los ciudadanos respecto de aquellos antecedentes que obran en su poder.

EL CONSEJO PARA LA TRANSPARENCIA, EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES QUE LE OTORGAN LOS ARTÍCULOS 24 Y SIGUIENTES Y 33 LETRA B) DE LA LEY DE TRANSPARENCIA, Y POR LA UNANIMIDAD DE SUS MIEMBROS PRESENTES, ACUERDA:

EL CONSEJO PARA LA TRANSPARENCIA, EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES QUE LE OTORGAN LOS ARTÍCULOS 24 Y SIGUIENTES Y 33 LETRA B) DE LA LEY DE TRANSPARENCIA, Y POR LA UNANIMIDAD DE SUS MIEMBROS PRESENTES, ACUERDA:

I. Rechazar el amparo deducido por don Matías Rojas Medina, en contra de la Municipalidad de Machalí, en virtud de los fundamentos expuestos precedentemente.

II. Encomendar a la Directora General y al Director Jurídico de este Consejo, indistintamente, notificar la presente decisión a don Matías Rojas Medina; y al Sr. Alcalde de la Municipalidad de Machalí

En contra de la presente decisión procede la interposición del reclamo de ilegalidad ante la Corte de Apelaciones del domicilio del reclamante en el plazo de 15 días corridos, contados desde la notificación de la resolución reclamada, de acuerdo a lo prescrito en el artículo 28 y siguientes de la Ley de Transparencia. Con todo, los órganos de la Administración del Estado no podrán intentar dicho reclamo en contra de la resolución del Consejo que otorgue el acceso a la información solicitada, cuando su denegación se hubiere fundado en la causal del artículo 21 N° 1 de la Ley de Transparencia. Además, no procederá el recurso de reposición establecido en el artículo 59 de la ley N° 19.880, según los fundamentos expresados por este Consejo en el acuerdo publicado en el Diario Oficial el 9 de junio de 2011.

Pronunciada por el Consejo Directivo del Consejo para la Transparencia, integrado por su Presidente don Jorge Jaraquemada Roblero y sus Consejeros doña Gloria de la Fuente González y don Francisco Leturia Infante.

Por orden del Consejo Directivo, certifica el Director Jurídico del Consejo para la Transparencia don David Ibaceta Medina.