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Pilar Achondo Covarrubias con SERVICIO REGISTRO CIVIL E IDENTIFICACIÓN Rol: C6763-20

Consejo para la Transparencia, 29/12/2020

Se rechaza el amparo deducido en contra del Servicio de Registro Civil e Identificación, relativo al certificado con los datos de defunción, - como son número de inscripción, año, registro y circunscripción- y RUN, de la persona indicada, quien sería extranjera y habría fallecido los primeros días del mes de julio del año 1929. Lo anterior, por no constituir el procedimiento de acceso a la información contemplado en la Ley de Transparencia, la vía para obtener la información requerida. Se reitera lo señalado por este Consejo acerca de la naturaleza de los registros en poder de la reclamada, evidenciando, que existe un procedimiento distinto de esta Ley para recabar dicho antecedente. Aplica criterio contenido en las decisiones de amparos roles C1519-15 y C2138-18 y C5242-18, entre otras. Se sugiere a la reclamante, tratándose de una persona extranjera, que a partir de los datos que dispone, y según lo señalado por el órgano recurrido, inicie su búsqueda con la solicitud en las Oficinas del Registro Civil de la emisión de un certificado de primera filiación. Lo anterior, previo pago, según corresponda, de los aranceles correspondientes.


Tipo de solicitud y resultado:

  • Rechaza

Descriptores analíticos:

Tema
Materia
Tipo de Documento


Consejeros:

  • Francisco Javier Leturia Infante (Unánime)
  • Gloria de la Fuente González (Unánime)

Texto completo:

DECISIÓN AMPARO ROL C6763-20

Entidad pública: Servicio de Registro Civil e Identificación

Requirente: Pilar Achondo Covarrubias

Ingreso Consejo: 21.10.2020

RESUMEN

Se rechaza el amparo deducido en contra del Servicio de Registro Civil e Identificación, relativo al certificado con los datos de defunción, - como son número de inscripción, año, registro y circunscripción- y RUN, de la persona indicada, quien sería extranjera y habría fallecido los primeros días del mes de julio del año 1929.

Lo anterior, por no constituir el procedimiento de acceso a la información contemplado en la Ley de Transparencia, la vía para obtener la información requerida. Se reitera lo señalado por este Consejo acerca de la naturaleza de los registros en poder de la reclamada, evidenciando, que existe un procedimiento distinto de esta Ley para recabar dicho antecedente. Aplica criterio contenido en las decisiones de amparos roles C1519-15 y C2138-18 y C5242-18, entre otras. 

Se sugiere a la reclamante, tratándose de una persona extranjera, que a partir de los datos que dispone, y según lo señalado por el órgano recurrido, inicie su búsqueda con la solicitud en las Oficinas del Registro Civil de la emisión de un certificado de primera filiación. Lo anterior, previo pago, según corresponda, de los aranceles correspondientes.

En sesión ordinaria N° 1143 del Consejo Directivo, celebrada el 29 de diciembre de 2020, con arreglo a las disposiciones de la Ley de Transparencia de la Función Pública y de Acceso a la Información de la Administración del Estado, en adelante, Ley de Transparencia, aprobada por el artículo primero de la Ley N° 20.285 de 2008, el Consejo para la Transparencia, en adelante indistintamente el Consejo, ha adoptado la siguiente decisión respecto de la solicitud de amparo al derecho de acceso a la información Rol C6763-20.

VISTO:

Los artículos 5°, inciso 2°, 8° y 19 N° 12 de la Constitución Política de la República; las disposiciones aplicables de la ley N° 20.285, sobre acceso a la información pública y de la ley N° 19.880 que establece bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado; lo previsto en el decreto con fuerza de ley N° 1/19.653, de 2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley N° 18.575, orgánica constitucional sobre bases generales de la Administración del Estado; y los decretos supremos N° 13, de 2009 y N° 20, de 2009, ambos del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que aprueban, respectivamente, el reglamento del artículo primero de la ley N° 20.285, en adelante e indistintamente, el Reglamento, y los Estatutos de Funcionamiento del Consejo para la Transparencia.

TENIENDO PRESENTE:

1) SOLICITUD DE ACCESO: El 30 de septiembre de 2020, doña Pilar Achondo Covarrubias solicitó al Servicio de Registro Civil e Identificación, la siguiente información:

"(...) los datos de inscripción de matrimonio y defunción (vale decir número de inscripción, año, registro y circunscripción) y RUN que figuren en vuestra base de datos de (...), fallecido los primeros días de julio del año 1929".

2) RESPUESTA: El 08 de octubre de 2020, el Servicio de Registro Civil e Identificación respondió a dicho requerimiento de información, mediante carta R.C.T. N° 12825-2020, de 05 de octubre de 2020, indicando, en síntesis, lo siguiente:

Realizadas las consultas en la base de datos de este Servicio no se registra ninguna persona con el nombre consultado. En relación con las inscripciones que aparecen en dicha base indica que la labor registral comenzó el 1° de enero de 1885, antes de esa fecha los registros los llevaban las oficinas parroquiales de la Iglesia Católica correspondientes a las localidades cercanas a los domicilios de sus titulares.

Agrega que es imposible recabar más antecedentes respecto de la persona en consulta, sin perjuicio de los datos aportados, pues las partidas de nacimiento, matrimonio y defunción que datan de los años 1885 a 1940, contienen datos exiguos e imprecisos y no hacían más referencia que a los nombres de los padres de manera incompleta, y generalmente se hacía hincapié que eran conocidos del Oficial Civil, no incorporándose más datos que permitieran hacer una indagación efectiva respecto de las personas en consulta.

El sistema informático comenzó a operar en este Servicio el año 1982, por lo que antes de esta fecha, la información se registraba en forma manual. Actualmente el ingreso masivo al sistema computacional depende del tipo de registro, ya que los registros de nacimientos se encuentran ingresados hasta el año 1940, los registros de matrimonio hasta el año 1945 y los registros de defunción hasta el año 1966 y no necesariamente la totalidad de cada año.

En estos casos solo es viable la búsqueda manual, teniendo presente que las personas consultadas son de antigua data, lo que involucra un despliegue operativo del Servicio, que supera con creces el procedimiento utilizado por el mismo para dar cumplimiento a las solicitudes de Información Publica ingresadas al Portal Institucional, en virtud de la Ley N° 20.285, considerando que esta consulta implica además requerir información y búsqueda en las oficinas y sub oficinas establecidas a lo largo y ancho del territorio nacional.

Finalmente se indica que atendido a que dentro de sus funciones no se encuentra elaborar redes familiares o árboles genealógicos para terceros, los interesados deben recopilar personalmente dichos antecedentes, a través de una búsqueda manual de los hechos vitales -nacimiento, matrimonio y defunción- en los Libros Índices que se encuentran ubicados en sus oficinas a lo largo del país o en la oficina de Santiago en dirección indicada. Cita jurisprudencia de este Consejo sobre la materia.

3) AMPARO: El 21 de octubre de 2020, doña Pilar Achondo Covarrubias dedujo amparo a su derecho de acceso a la información en contra del señalado órgano de la Administración del Estado, fundado en la respuesta incompleta a su solicitud.

Además, la reclamante hizo presente que: "(...) Yo tengo fotos de la inscripción de matrimonio aquí en Santiago y también está enterrado en el cementerio general, por lo tanto debe existir en sus registros el certificado de defunción". Además, señala que su antepasado llegó a Chile el año 1882, indica la fecha de su matrimonio y fallecimiento, y que necesita su certificado de defunción.

4) DESCARGOS Y OBSERVACIONES DEL ORGANISMO: El Consejo Directivo de esta Corporación acordó admitir a tramitación este amparo y mediante Oficio N° E19318, de 06 de noviembre de 2020, confirió traslado al Sr. Director Nacional del Servicio de Registro Civil e Identificación, solicitando que: (1°) considerando lo expuesto por la reclamante y la respuesta proporcionada por el órgano que Ud. representa, aclare si la información requerida obra en su poder, constando en alguno de los soportes documentales que señala el inciso segundo del artículo 10 de Ley de Transparencia; (2°) se refiera a las circunstancias de hecho que hacen procedente la denegación de la información requerida; y, (3°) se pronuncie acerca de la eventual concurrencia de algunas de las causales constitucionales o legales de secreto o reserva que, a su juicio, harían procedente la denegación de la información solicitada.

Por DN. ORD.: N° 907, de 23 de noviembre de 2020, el órgano efectuó sus descargos, señalando, en síntesis, lo siguiente:

Reitera lo señalado con ocasión de la respuesta, agregando que en la base de datos computacional del organismo no hay ningún dato respecto de la persona consultada que haga referencia al número de Run o de gabinete, firma, edad, lugar de nacimiento, etc.; lo anterior, pues la base de datos que se implementó a partir de 1982 es una herramienta informática, no un registro, que permite la emisión de certificados computacionales de las inscripciones que se llevan siempre y cuando los datos de éstas hayan sido previamente ingresados al sistema y a los titulares de dichas inscripciones se les haya asignado un RUN, al cual estén asociadas dichas partidas.

Así, se deben distinguir algunas situaciones, como por ejemplo, la solicitud de partidas de registro civil, donde se puede observar lo siguiente:

i. Si los hechos vitales y/o actos de matrimonio se han incorporado al sistema computacional, éste arrojará las respectivas inscripciones.

ii. Si las inscripciones no se encuentren ingresadas al sistema computacional, el propio interesado debe proporcionar el nombre exacto de la persona y además disponer de los datos precisos de la inscripción. En este caso, la vía para obtener la información es concurrir a cualquiera de las oficinas presenciales del Servicio, a fin de solicitar copia oficial de la partida correspondiente pagando el importe respectivo.

iii. Si el requirente no suministra previamente los datos de la partida, a fin de agotar la vía administrativa, deberá solicitar la búsqueda manual de la inscripción en la oficina donde puede haberse registrado el hecho vital y/o acto de matrimonio proporcionando los antecedentes de que disponga y un parámetro acotado de años para su búsqueda.

A modo ejemplar la magnitud de los registros manuales que lleva el Servicio anualmente consta de unos 40 libros de defunción y cada libro puede tener desde 100 a 350 inscripciones, las que debería revisarse una por una a fin de acceder a lo consultado, lo que significa distraer indebidamente a los funcionarios del cumplimiento regular de sus labores habituales. Cita jurisprudencia de este Consejo sobre la materia.

Con todo, agrega que una vez notificado el amparo y con los nuevos antecedentes aportados por la reclamante, donde indica que se trata de un antepasado extranjero y entrega datos de matrimonio, el Servicio procedió a realizar una nueva búsqueda, revisando el libro de partes de la Unidad de Estudios e Informes dependiente del Subdepartamento de Identificación, a fin de determinar la existencia de un requerimiento de certificado o informes respecto de la persona consultada, resultando negativo su búsqueda. Luego, a fin de agotar la búsqueda, se solicitó al jefe de la Unidad de Verificación e Índice que revisara en los archivos manuales si se registraba una persona bajo estos nombres y apellidos, con resultado negativo. Por tanto, con los datos de matrimonio aportados se informa que dicha partida no corresponde al matrimonio de la persona en cuestión.

Explica que en consultas de extranjeros se sugiere solicitar la emisión del certificado de primera filiación en las Oficinas del Registro Civil, el que sólo se podrá emitir en la medida que la propia persona, en este caso ciudadano extranjero, respecto del cual se solicita, se haya efectivamente acercado a sus oficinas, a solicitar cédula de identidad como extranjero.

En virtud de lo señalado, hace presente que atendido que la persona consultada no se registra en Archivo Índice, tratándose de una persona fallecida en el año 1929, implica que no existe evidencia que haya solicitado cédula de identidad. En consecuencia, se está frente a una hipótesis de inexistencia de información. Al respecto, indica que se debe tener presente que la información con que cuenta el Servicio, relativa a personas extranjeras solo constituye una eventualidad, que se transforma en certeza en la medida que el extranjero haya procedido a solicitar cédula de identidad, caso que no ocurriría en la especie.

Así, si la persona por quien se consulta sería un extranjero que habría fallecido en el año 1928, y a esa fecha el Servicio no era competente, ni tenía la función, ni atribución alguna respecto al registro e identificación de extranjeros llegado al país, ya que estas funciones fueron creadas a partir del año 1924 y entregadas a la Dirección General de Policías, actual Policía de Investigaciones, traspasadas al Servicio el año 1943.

Sin perjuicio de ello, en el evento que no se encuentren antecedentes que permitan la elaboración del certificado de primera filiación y, a fin de facilitar a la usuaria la búsqueda de otros antecedentes que puedan servirle, se sugiere recurrir al Departamento de Extranjería y Migración del Ministerio del Interior o la Policía de Investigaciones, - que si bien no le entregará datos sobre su defunción- fiscaliza la entrada y salida de los ciudadanos extranjeros. Asimismo, contando la solicitante con el dato del lugar donde fue sepultada la persona, es posible consultar por más antecedentes en el respectivo cementerio.

En consecuencia, de acuerdo a lo señalado precedentemente, la información solicitada relativa al número de registro de matrimonio y defunción de la persona en consulta no existe en los registros computacionales ni manuales de este Servicio.

Y CONSIDERANDO:

1) Que, según consta en los numerales 1) y 3) de la parte expositiva, el presente amparo se circunscribe a la entrega del certificado con los datos de defunción, - como son número de inscripción, año, registro y circunscripción- y RUN de la persona indicada, quien sería extranjera y habría fallecido los primeros días del mes de julio del año 1929.

2) Que, al efecto, el órgano recurrido señaló que efectuada una búsqueda exhaustiva de la persona consultada en la base de datos computacional del organismo no hay ningún dato al respecto, pues ésta se implementó a partir del año 1982, siendo una herramienta informática, que sólo permite la emisión de certificados computacionales de las inscripciones que se llevan siempre y cuando los datos de éstas hayan sido previamente ingresados al sistema y a los titulares de dichas inscripciones se les haya asignado un RUN, al cual estén asociadas dichas partidas. En este sentido, tratándose de personas extranjeras, la información con que cuenta el Servicio solo constituye una eventualidad, que se transforma en certeza en la medida que hayan procedido a solicitar cédula de identidad, caso que no ocurriría en la especie. Agrega que se otorgó a la reclamante la información necesaria para que realice el proceso de recopilación de los antecedentes pedidos, y que en consultas de extranjeros se sugiere solicitar la emisión del certificado de primera filiación, en caso de que exista, previo pago de los derechos pertinentes. En consecuencia, la información requerida es inexistente.

3) Que, no obstante, el órgano haber agotado la búsqueda de la información pedida y señalar que ésta no obra en su poder, cabe hacer presente que en las decisiones roles C1519-15 y C2138-18 y C5242-18, entre otras, este Consejo, ante similares requerimientos, razonó sobre la naturaleza de los registros en poder del Registro Civil e Identificación, señalando que si bien son registros públicos, no constituyen una fuente de acceso público, esto es, aquella a la cual toda persona puede acceder sin restricciones de ningún tipo. En efecto, la circunstancia de que para acceder al contenido de determinada información en poder del organismo requerido, se deba proporcionar datos como; el nombre o la cédula identidad, supone, necesariamente, excluir dichos registros de la calificación de fuentes de libre acceso público.

4) Que, por lo anterior, "la información del Servicio de Registro Civil e Identificación relativa a una persona, se entrega en forma individual mediante certificados y copias autorizadas y en base al suministro previo de determinados datos, tales como el nombre o run para poder acceder a los datos e información que ellos se anotan. En consecuencia, el legislador ha fijado un régimen especial de acceso a la información que obra en esos registros públicos (...) y a ese régimen debe estarse (...) de este modo el solicitante no puede utilizar la Ley de Transparencia para acceder a la información contenida en los registros públicos del Servicio (...) y obviar de esta manera, la exigencia de proporcionar previamente ciertos datos para obtener la información que allí se encuentra. Asimismo, éste no puede obviar la exigencia de pagar los impuestos respectivos (...)". (Considerandos 5° y 7° de la decisión C1519-15).

5) Que la referida interpretación, ha sido refrendada por la Corte de Apelaciones de Santiago, en sentencia recaída en reclamo de ilegalidad, en proceso Rol N° 8582-2014. En efecto, en dicho fallo, se razonó que "Que, por otro lado, el artículo 2°, letra i) de la Ley N° 19.628 ha definido las fuentes accesibles al público. Estas fuentes son los registros o recopilaciones de datos personales, públicos o privados, de acceso no restringido o reservado a los solicitantes. En la especie, trátese de información contenida en registros públicos, pero sometida a la aportación de determinados datos, lo que implica que su acceso es restringido o, de otra forma dicho, que no es una fuente accesible al público. Y ambos conceptos no son asimilables, situación que el propio Consejo ha establecido en decisiones anteriores. El voto disidente los señala específicamente. Esta es la forma en que se entregan los certificados de defunción (...) esto implica que la ley ha determinado un procedimiento distinto de acceso a la información de registros públicos". (considerando 9°).

6) Que, en tal sentido, cabe señalar a la reclamante, que a partir de la información de que dispone, y según lo señalado por el órgano recurrido, tratándose de una persona extranjera, debería iniciar su búsqueda con la solicitud en las Oficinas del Registro Civil de la emisión de un certificado de primera filiación. Lo anterior, previo pago, según corresponda, de los aranceles fijados por la reclamada sobre la materia.

7) Que, en concordancia con lo señalado precedentemente, se rechazará el presente amparo, por no constituir el procedimiento de acceso a la información contemplado en la Ley de Transparencia, la vía para obtener la información requerida.

EL CONSEJO PARA LA TRANSPARENCIA, EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES QUE LE OTORGAN LOS ARTÍCULOS 24 Y SIGUIENTES Y 33 LETRA B) DE LA LEY DE TRANSPARENCIA, Y POR LA UNANIMIDAD DE SUS MIEMBROS PRESENTES, ACUERDA:

EL CONSEJO PARA LA TRANSPARENCIA, EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES QUE LE OTORGAN LOS ARTÍCULOS 24 Y SIGUIENTES Y 33 LETRA B) DE LA LEY DE TRANSPARENCIA, Y POR LA UNANIMIDAD DE SUS MIEMBROS PRESENTES, ACUERDA:

I. Rechazar el amparo deducido por doña Pilar Achondo Covarrubias en contra del Servicio de Registro Civil e Identificación, por no constituir el procedimiento de acceso a la información contemplado en la Ley de Transparencia, la vía para obtener la información requerida; ello en virtud de los fundamentos expuestos precedentemente.

II. Encomendar al Director General (S) y a la Directora Jurídica (S) de este Consejo, indistintamente, notificar la presente decisión a doña Pilar Achondo Covarrubias y al Sr. Director Nacional del Servicio de Registro Civil e Identificación.

En contra de la presente decisión procede la interposición del reclamo de ilegalidad ante la Corte de Apelaciones del domicilio del reclamante en el plazo de 15 días corridos, contados desde la notificación de la resolución reclamada, de acuerdo a lo prescrito en el artículo 28 y siguientes de la Ley de Transparencia. Con todo, los órganos de la Administración del Estado no podrán intentar dicho reclamo en contra de la resolución del Consejo que otorgue el acceso a la información solicitada, cuando su denegación se hubiere fundado en la causal del artículo 21 N° 1 de la Ley de Transparencia. Además, no procederá el recurso de reposición establecido en el artículo 59 de la ley N° 19.880, según los fundamentos expresados por este Consejo en el acuerdo publicado en el Diario Oficial el 9 de junio de 2011.

Pronunciada por el Consejo Directivo del Consejo para la Transparencia, integrado por su Presidenta doña Gloria de la Fuente González, su Consejera doña Natalia González Bañados y sus Consejeros don Francisco Leturia Infante y don Bernardo Navarrete Yáñez.

Por orden del Consejo Directivo, certifica la Directora Jurídica (S) del Consejo para la Transparencia doña Ana María Muñoz Massouh.