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Gabriela Cortés Villarroel con MUNICIPALIDAD DE ILLAPEL Rol: C5980-20

Consejo para la Transparencia, 05/01/2021

Se rechaza el amparo interpuesto en contra de la Municipalidad de Illapel, referido a la entrega de los documentos, archivos u otros, que contengan la información sobre expedientes de todas las investigaciones y sumarios administrativos efectuados por el municipio, por irregularidades detectadas en los distintos departamentos que lo conforman, desde el año 2008 al 2020. Lo anterior, por configurarse la causal de reserva invocada de distracción indebida de los funcionarios del órgano reclamado, atendido el volumen y naturaleza de la información solicitada, los que hacen razonable concluir la necesidad de destinar un número considerable de horas de trabajo de los funcionarios en las labores de identificación y sistematización de los documentos requeridos. Sin perjuicio de lo anterior, se hace presente a la reclamante que nada obsta que pueda formular nuevas solicitudes de acceso a la Municipalidad de Illapel que abarquen un universo más acotado de antecedentes, de forma que su satisfacción no entorpezca las funciones habituales del organismo. Asimismo, se recomienda al órgano reclamado implementar las mejoras necesarias en sus procesos que le permitan proporcionar antecedentes como los requeridos sin distraer indebidamente a sus funcionarios, ello, en virtud de los principios de máxima divulgación y facilitación, consagrados en la Ley de Transparencia.


Tipo de solicitud y resultado:

  • Rechaza

Descriptores analíticos:

Tema
Materia
Tipo de Documento

Legislación aplicada:


Consejeros:

  • Bernardo Navarrete Yáñez (Unánime)
  • Francisco Javier Leturia Infante (Unánime)
  • Gloria de la Fuente González (Unánime)
  • Natalia González Bañados (Unánime)

Texto completo:

DECISIÓN AMPARO ROL C5980-20

Entidad pública: Municipalidad de Illapel

Requirente: Gabriela Cortés Villarroel

Ingreso Consejo: 23.09.2020

RESUMEN

Se rechaza el amparo interpuesto en contra de la Municipalidad de Illapel, referido a la entrega de los documentos, archivos u otros, que contengan la información sobre expedientes de todas las investigaciones y sumarios administrativos efectuados por el municipio, por irregularidades detectadas en los distintos departamentos que lo conforman, desde el año 2008 al 2020.

Lo anterior, por configurarse la causal de reserva invocada de distracción indebida de los funcionarios del órgano reclamado, atendido el volumen y naturaleza de la información solicitada, los que hacen razonable concluir la necesidad de destinar un número considerable de horas de trabajo de los funcionarios en las labores de identificación y sistematización de los documentos requeridos.

Sin perjuicio de lo anterior, se hace presente a la reclamante que nada obsta que pueda formular nuevas solicitudes de acceso a la Municipalidad de Illapel que abarquen un universo más acotado de antecedentes, de forma que su satisfacción no entorpezca las funciones habituales del organismo. Asimismo, se recomienda al órgano reclamado implementar las mejoras necesarias en sus procesos que le permitan proporcionar antecedentes como los requeridos sin distraer indebidamente a sus funcionarios, ello, en virtud de los principios de máxima divulgación y facilitación, consagrados en la Ley de Transparencia.

En sesión ordinaria N° 1146 del Consejo Directivo, celebrada el 5 de enero de 2021, con arreglo a las disposiciones de la Ley de Transparencia de la Función Pública y de Acceso a la Información de la Administración del Estado, en adelante, Ley de Transparencia, aprobada por el artículo primero de la Ley N° 20.285 de 2008, el Consejo para la Transparencia, en adelante indistintamente el Consejo, ha adoptado la siguiente decisión respecto de la solicitud de amparo al derecho de acceso a la información Rol C5980-20.

VISTO:

Los artículos 5°, inciso 2°, 8° y 19 N° 12 de la Constitución Política de la República; las disposiciones aplicables de la ley N° 20.285, sobre acceso a la información pública y de la ley N° 19.880 que establece bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado; lo previsto en el decreto con fuerza de ley N° 1/19.653, de 2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley N° 18.575, orgánica constitucional sobre bases generales de la Administración del Estado; y los decretos supremos N° 13, de 2009 y N° 20, de 2009, ambos del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que aprueban, respectivamente, el reglamento del artículo primero de la ley N° 20.285, en adelante e indistintamente, el Reglamento, y los Estatutos de Funcionamiento del Consejo para la Transparencia.

TENIENDO PRESENTE:

1) SOLICITUD DE ACCESO: El 11 de septiembre de 2020, doña Gabriela Cortés Villarroel solicitó a la Municipalidad de Illapel la siguiente información, en formato PDF o Excel: "copia y acceso a los documentos, archivos u otros que contengan la siguiente información sobre: Expedientes de todas las investigaciones y sumarios administrativos efectuados por la Municipalidad de Illapel, por irregularidades detectadas en los distintos departamentos que la conforman. Desde el año 2008 al 2020 (inclusive). En virtud del artículo 11 letra e) de la Ley 20.285, solicito los documentos bajo el principio de divisibilidad, el cual dice que si los documentos requeridos contienen información que puede ser conocida y a la vez debe denegarse, en virtud de causa legal, se dará acceso a la primera y no a la segunda. Recuerdo también que de ser necesaria la autorización de un tercero para dar acceso a la información requerida, de acuerdo a la Ley 20.285, la autoridad podrá denegar el acceso a la información, solo si el o los terceros involucrados fundamentan su negativa en alguna de las tres causales señaladas expresamente en el artículo 21 de la Ley 20.285".

2) RESPUESTA: El 23 de septiembre de 2020, a través de Oficio N° 1065, la Municipalidad de Illapel respondió al requerimiento de información indicando que deniega el acceso a lo requerido en virtud de la causal de reserva o secreto del artículo 21, N° 1, letra c), de la Ley de Transparencia, toda vez que, no cuenta con un informe con lo requerido, y su elaboración conlleva invertir tiempo adicional de los funcionarios, lo que los sacaría de sus funciones perjudicando el correcto funcionamiento del órgano.

3) AMPARO: El 23 de septiembre de 2020, doña Gabriela Cortés Villarroel dedujo amparo a su derecho de acceso a la información en contra del señalado órgano de la Administración del Estado, fundado en que recibió respuesta negativa a la solicitud. Además, la reclamante hizo presente que la información es para fines periodísticos. En la Municipalidad de Illapel se ha detectado mal actuar de las autoridades y funcionarios públicos, por lo que, tener esta información es de alto valor informativo a favor de la comunidad.

4) DESCARGOS Y OBSERVACIONES DEL ORGANISMO: El Consejo Directivo de esta Corporación acordó admitir a tramitación este amparo, confiriendo traslado al Sr. Alcalde de la Municipalidad de Illapel, mediante Oficio E17677, de 16 de octubre de 2020, solicitando que: (1°) aclare parte de la respuesta otorgada, específicamente, donde señala que no cuentan con un informe con lo requerido y su elaboración conlleva a invertir tiempo adicional de sus funcionarios, puesto que lo solicitado es la copia de los sumarios existentes; (2°) se refiera, específicamente, a las causales de secreto o reserva que, a su juicio, harían procedente la denegación de la información solicitada; (3°) señale cómo la entrega de la información solicitada afectaría el debido cumplimiento de las funciones del órgano que usted representa; (4°) aclare si la información denegada se encuentra en formato digital y/o papel; (5°) se refiera al volumen de la información solicitada, la cantidad de tiempo y funcionarios que se destinarían a recopilar la información requerida; y, (6°) refiérase al estado de tramitación de los sumarios solicitados, especificando cuántos de ellos se encuentran afinados.

Mediante Oficio N° 1238, de fecha 2 de noviembre de 2020, el órgano reclamado presentó descargos, en los que, en síntesis, manifestó que reitera la causal invocada en su respuesta, ya que, la requirente tiene como pretensión tanto en su solicitud como en su reclamo, la entrega de copia de todos los expedientes de todas las investigaciones y sumarios administrativos efectuados por la Municipalidad desde el año 2008 al 2020, correspondiendo a un requerimiento de carácter genérico, referido a un elevado número de actos administrativos o sus antecedentes o cuya atención requiera distraer indebidamente a los funcionarios del cumplimiento regular de sus labores habituales.

En el referido periodo existe un gran número de sumarios e investigaciones sumarias, y cada uno de los expedientes tiene un gran número de fojas y antecedentes incorporados, los cuales a la fecha de los descargos no están totalmente digitalizados, por lo que la entrega de todos los expedientes desde 2008 a 2020, requeriría una gran cantidad de tiempo y dedicación de personal municipal para su reproducción o copia.

Además de lo anterior, a la fecha existe un hecho público y notorio que ha afectado a todo el país, y ha requerido la dedicación con todos los recursos de las instituciones, para hacer frente a la pandemia de COVID-19, producto de la cual se ha mantenido el país en estado de excepción constitucional por catástrofe.

En mérito de lo expuesto, atender el requerimiento de información, en el sentido de otorgar copia de todos los expedientes de sumarios e investigaciones, desde el 2008 al 2020, significaría recolectar cada uno de los expedientes que se hayan realizado en esos periodos y designar a funcionarios que realicen este trabajo, que no solo consistiría en generar las copias materiales o digitales, toda vez que los expedientes se encuentran en formato papel, sino que también, en la revisión exhaustiva de cada uno de los expedientes para censurar datos sensibles de terceros, lo que produciría el descuido de labores habituales de los funcionarios, afectando el debido cumplimiento del municipio.

5) COMPLEMENTACIÓN DE DESCARGOS Y OBSERVACIONES DEL ORGANISMO: El Consejo Directivo de esta Corporación, a través de correo electrónico de fecha 5 de noviembre de 2020, solicitó al órgano complementar sus descargos, en los siguientes términos: I) se refiera al volumen de la información solicitada, la cantidad de tiempo y de funcionarios que se destinarían a recopilar la información requerida. II) refiérase al estado de tramitación de los sumarios solicitados, especificando cuántos de ellos se encuentran afinados y cuáles no. III) indique en forma precisa y detallada, la cantidad de procedimientos administrativos requeridos por el solicitante, teniendo en consideración que se refiere a copia de los expedientes de todas las investigaciones y sumarios administrativos efectuados por la Municipalidad, por irregularidades detectadas en los distintos departamentos que la conforman, y no la totalidad de los sumarios o investigaciones instruidos por el municipio.

A través de Oficio N° 1275, de fecha 10 de noviembre de 2020, el órgano dio cumplimiento a lo requerido, señalando que, de acuerdo al Registro de Sumarios en la oficina jurídica, contamos con un registro a contar del año 2014 a la fecha de 221 procedimientos disciplinarios, incluyendo salud y educación. Que, en un promedio cada expediente tiene más de 100 fojas, existiendo casos de más de 4 mil fojas como fue señalado en los descargos, e información de personas tanto funcionarios como ajenos a la administración que es de naturaleza sensible, por lo que digitalizar o reproducir cada uno de los expedientes, contempla además la tarea de revisión exhaustiva para censurar dicha información.

Por lo que, sí en promedio consideramos que existe un mínimo de 22.100 fojas a reproducir y revisar para censura, serían aproximadamente 15 minutos por foja, 32 por jornada de trabajo, lo que se traduce en 660 días de trabajo, 33 meses lo que tendría un costo aproximado de $14.850.000 para realizar digitalización y estudio de cada hoja (considerando que en el intertanto hay que dar continuidad al servicio). Aún con un equipo de trabajo, se dedicarían una gran cantidad de jornadas de trabajo, uso desproporcionado de equipos de impresión, y como consecuencia se generaría un entorpecimiento al servicio.

Y CONSIDERANDO:

1) Que, el presente amparo se funda en la falta de entrega de los antecedentes solicitados, correspondientes a los documentos, archivos u otros, que contengan la información sobre expedientes de todas las investigaciones y sumarios administrativos efectuados por la Municipalidad de Illapel, por irregularidades detectadas en los distintos departamentos que la conforman, desde el año 2008 al 2020, negativa que, a juicio del órgano, se sustenta en que las labores de búsqueda, sistematización y entrega de la información configurarían la causal de secreto o reserva del artículo 21, N° 1, letra c), de la Ley de Transparencia.

2) Que, respecto de la concurrencia de la causal de secreto o reserva de distracción indebida de los funcionarios del órgano, este Consejo ha establecido que sólo puede configurarse, en la medida que las tareas que supone la búsqueda o eventualmente la sistematización y posterior entrega de lo pedido demanden esfuerzos de tal entidad, que entorpezcan el normal o debido funcionamiento del organismo. Resumiendo este criterio, la decisión de amparo Rol C377-13, razonó que "la causal en comento depende ya no tanto de la naturaleza de lo pedido, sino más bien de cada situación de hecho en términos de los esfuerzos desproporcionados que involucraría entregar lo solicitado". Por ende, la configuración de la causal supone una ponderación de hecho sobre los aspectos que suponen tales esfuerzos, entre ellos el volumen de información o el costo de oportunidad, relación entre funcionarios y tareas.

3) Que, en dicho contexto, cabe considerar lo señalado por la Excma. Corte Suprema, en su sentencia recaída en el recurso de queja Rol N° 6663-2012, de 17 de enero de 2013, en orden a que "la reserva basada en el debido ejercicio de las funciones del órgano deberá explicarse pormenorizadamente y probarse de modo fehaciente de qué manera el control ciudadano reflejado en la solicitud [de acceso] podría afectar el debido cumplimiento de las funciones (...), mencionarse las atribuciones precisas que la revelación de la información le impediría o entorpecería de cumplir debidamente (...), sin que basten para estos efectos meras invocaciones generales".

4) Que, como se enunció, la solicitud de información recae sobre los sumarios e investigaciones administrativas efectuados por el municipio por irregularidades detectadas en los distintos departamentos que lo conforman, desde el año 2008 al 2020. En este sentido, el órgano reclamado al complementar sus descargos ha especificado que, de acuerdo al Registro de Sumarios en la oficina jurídica, cuenta con un registro de 221 procedimientos disciplinarios a contar del año 2014 a la fecha, incluyendo salud y educación, estimando que, al existir un mínimo de 22.100 fojas a reproducir y revisar para censura, serían necesarios aproximadamente 15 minutos por foja, 32 por jornada de trabajo, lo que se traduce en 660 días de trabajo, 33 meses, para realizar digitalización y estudio de cada hoja, generándose de esa manera la correspondiente distracción de horas funcionario que justifica la causal de reserva o secreto invocada. De esta manera, proyectado el volumen y naturaleza de la información a todo el periodo consultado, resulta pertinente concluir que, en efecto, su ubicación y sistematización para su entrega, en los términos requeridos por la solicitante, pueden distraer indebidamente a los funcionarios del municipio, razón por la cual, se rechazará el amparo, por configurarse la causal de secreto o reserva establecida en el artículo 21, N° 1, letra c), de la Ley de Transparencia.

5) Que, sin perjuicio de lo resuelto, se hace presente a la reclamante que nada obsta que pueda formular nuevas solicitudes de acceso a la Municipalidad de Illapel que abarquen un universo más acotado de antecedentes, de forma que su satisfacción no entorpezca las funciones habituales del referido organismo. De igual modo, atendida la facultad de formular recomendaciones que otorga a este Consejo el artículo 33, letra e), de la Ley de Transparencia, se recomienda al municipio trabajar en la implementación de las mejoras correspondientes en sus procesos y sistemas de tratamiento de la información, que le permitan identificar y extraer registros como los requeridos en la solicitud que dio origen al presente amparo.

EL CONSEJO PARA LA TRANSPARENCIA, EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES QUE LE OTORGAN LOS ARTÍCULOS 24 Y SIGUIENTES Y 33 LETRA B) DE LA LEY DE TRANSPARENCIA, Y POR LA UNANIMIDAD DE SUS MIEMBROS PRESENTES, ACUERDA:

EL CONSEJO PARA LA TRANSPARENCIA, EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES QUE LE OTORGAN LOS ARTÍCULOS 24 Y SIGUIENTES Y 33 LETRA B) DE LA LEY DE TRANSPARENCIA, Y POR LA UNANIMIDAD DE SUS MIEMBROS PRESENTES, ACUERDA:

I. Rechazar el amparo deducido por doña Gabriela Cortés Villarroel en contra de la Municipalidad de Illapel, en virtud de los fundamentos expuestos precedentemente.

II. Recomendar al Sr. Alcalde de la Municipalidad de Illapel avanzar en la adopción de medidas tendientes a ajustar sus sistemas informáticos en materia de gestión documental y herramientas tecnológicas, que permitan la entrega de información pública de forma expedita y gratuita, facilitado así el ejercicio del derecho de acceso en favor de los ciudadanos respecto de aquellos antecedentes que obran en su poder.

III. Encomendar al Director General (S) y a la Directora Jurídica (S) de este Consejo, indistintamente, notificar la presente decisión a doña Gabriela Cortés Villarroel y al Sr. Alcalde de la Municipalidad de Illapel.

En contra de la presente decisión procede la interposición del reclamo de ilegalidad ante la Corte de Apelaciones del domicilio del reclamante en el plazo de 15 días corridos, contados desde la notificación de la resolución reclamada, de acuerdo a lo prescrito en el artículo 28 y siguientes de la Ley de Transparencia. Con todo, los órganos de la Administración del Estado no podrán intentar dicho reclamo en contra de la resolución del Consejo que otorgue el acceso a la información solicitada, cuando su denegación se hubiere fundado en la causal del artículo 21 N° 1 de la Ley de Transparencia. Además, no procederá el recurso de reposición establecido en el artículo 59 de la ley N° 19.880, según los fundamentos expresados por este Consejo en el acuerdo publicado en el Diario Oficial el 9 de junio de 2011.

Pronunciada por el Consejo Directivo del Consejo para la Transparencia, integrado por su Presidenta doña Gloria de la Fuente González, su Consejera doña Natalia González Bañados y sus Consejeros don Francisco Leturia Infante y don Bernardo Navarrete Yáñez.

Por orden del Consejo Directivo, certifica la Directora Jurídica (S) del Consejo para la Transparencia doña Ana María Muñoz Massouh.