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Javier Gómez González con SEREMI DE EDUCACIÓN REGIÓN METROPOLITANA DE SANTIAGO Rol: C1231-12

Consejo para la Transparencia, 25/01/2013

Se dedujo amparo en contra de la SEREMI de Educación Región Metropolitana de Santiago, fundado en que dio respuesta negativa a la solicitud de información referente a una serie de Memorándums internos dictados en el mes de octubre y noviembre de 2007 dictados por una serie de funcionarios individualizados. El Consejo acoge el amparo, toda vez que las circunstancias de hecho que alega el órgano para entender fundada la causal de reserva, en especial, la falta de orden en que se encuentran archivados documentos, no resultan atendibles, toda vez que dicen relación con un hecho imputable al propio órgano, del cual no puede derivarse como consecuencia la invocación de una causal que lo releve de entregar la información solicitada.


Tipo de solicitud y resultado:

  • Requiere entrega


Descriptores analíticos:

Tema Educación
Materia Funciones y actividades propias del órgano
Tipo de Documento Documentos Oficiales.Documentos 

Decisiones o sentencias citadas en documento:



Consejeros:

  • Alejandro Ferreiro Yazigi (Unánime), Presidente
  • Jorge Jaraquemada Roblero (Unánime)
  • José Luis Santa María Zañartu (Unánime)
  • Vivianne Blanlot Soza (Ausente)

Texto completo:

DECISIÓN AMPARO ROL C1231-12

Entidad pública: SEREMI de Educación Región Metropolitana de Santiago

Requirente: Javier Gómez González

Ingreso Consejo: 27.08.2012

En sesión ordinaria Nº 408 del Consejo Directivo, celebrada el 25 de enero de 2013, con arreglo a las disposiciones de la Ley de Transparencia de la Función Pública y de Acceso a la Información de la Administración del Estado, en adelante, Ley de Transparencia, aprobada por el artículo primero de la Ley Nº 20.285 de 2008, el Consejo para la Transparencia, en adelante indistintamente el Consejo, ha adoptado la siguiente decisión respecto de la solicitud de amparo al derecho de acceso a la información Rol C1231-12.

VISTO:

Los artículos 5º, inc. 2º, 8º y 19 Nº 12 de la Constitución Política de la República; las disposiciones aplicables de las Leyes Nº 20.285 y Nº 19.880; lo previsto en el D.F.L. Nº 1-19.653, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley Nº 18.575; y los D.S. Nº 13/2009 y Nº 20/2009, ambos del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que aprueban, respectivamente, el Reglamento del artículo primero de la Ley Nº 20.285, en adelante el Reglamento, y los Estatutos de Funcionamiento del Consejo para la Transparencia.

TENIENDO PRESENTE:

1) SOLICITUD DE ACCESO: El 28 de junio de 2012, don Javier Gómez González solicitó a la SEREMI de Educación de la Región Metropolitana, la siguiente información:

a) “Memorándums internos del mes de octubre y noviembre de 2007, dictados por don León Ricardo Rivera Vicencio, Administrador General SECREDUC;

b) Memorándums internos del mes de octubre y noviembre de 2007, dictados por doña Ana María Úbeda Zurita, Encargada Unidad Registro Escolar;

c) Memorándums internos del mes de octubre y noviembre de 2007, dictados por doña Patricia Maure Zárate, Directora Provincial Norte;

d) Memorándums internos del mes de octubre y noviembre de 2007, dictados por el SEREMI de la época, don Alejandro Traverso;

e) Memorándums internos del mes de octubre y noviembre de 2007, dictados por la abogado Macarena Tapia Carvallo;

f) Memorándums internos del mes de octubre y noviembre de 2007, dictados por don Eduardo Páez; y

g) Memorándums internos del mes de octubre y noviembre de 2007, dictados por doña María Luz Zárate Moccia.”

2) RESPUESTA: El 8 de agosto de 2012, la SEREMI de Educación de la Región Metropolitana respondió a dicho requerimiento de información mediante correo electrónico, denegando la entrega de la información debido a que la solicitud requeriría la búsqueda, identificación, clasificación y reproducción de un elevado número de documentos, lo cual implica distraer indebidamente a los funcionarios del servicio del cumplimiento regular de sus labores habituales, conforme a lo dispuesto en el artículo 21 N° 1, letra c), de la Ley de Transparencia.

3) AMPARO: El 27 de agosto de 2012, Javier Gómez González dedujo amparo a su derecho de acceso a la información en contra del señalado órgano de la Administración del Estado, fundado en la respuesta negativa a su solicitud, fuera del plazo legal.

4) SUBSANACIÓN DEL AMPARO: El Consejo Directivo de este Consejo, mediante Oficio N° 3.372 de 11 de septiembre de 2012, solicitó al reclamante subsanar su reclamación de amparo en el sentido de acompañar copia de las respuestas entregadas por el órgano reclamado a la solicitud. Con fecha 20 de septiembre pasado, el reclamante remitió copia de la documentación requerida.

5) DESCARGOS Y OBSERVACIONES DEL ORGANISMO: El Consejo Directivo de este Consejo acordó admitir a tramitación este amparo, trasladándolo al Sr. Secretario Regional Ministerial de Educación de la Región Metropolitana mediante Oficio N° 3.666 de 5 de octubre de 2012, quien mediante Ordinario N° 3.253 de 19 de octubre de 2012 presentó sus descargos y observaciones, señalando que atendido lo dispuesto en el artículo 21 N° 1, letra c), de la Ley de Transparencia, “los documentos solicitados son numerosos, y difíciles de encontrar, debido a la fecha de su emisión, pues muchos de ellos ya no se encuentran físicamente en las oficinas respectivas, por lo que intentar ubicarlos implicaría un gasto de tiempo excesivo y destinar un gran número de personas para su búsqueda, lo que provocaría distraer indebidamente a tales funcionarios.”

6) MEDIDA PARA MEJOR RESOLVER: Con el objeto de resolver adecuadamente el presente amparo, el Consejo Directivo, en sesión ordinaria Nº 394, de 5 de diciembre de 2012, acordó requerir al Sr. Secretario Regional Ministerial de Educación de la Región Metropolitana evacuar un pronunciamiento respecto de lo siguiente:

a) Indicar si dicha SEREMI cuenta con algún registro, índice o bitácora que dé cuenta de los memorándums que envíen sus funcionarios (o sus autoridades) y los ordene, conforme su numeración correlativa o por otro criterio (al modo de un Libro de Oficina de Partes o un Libro donde se numeren los memorándums), ya sea en todos los casos o al menos tratándose de los memorándums de las jefaturas (como, por ejemplo, el SEREMI).

b) En caso de existir el señalado registro, índice o bitácora, indicar los campos que contiene, por ejemplo, si consigna el nombre del funcionario que dictó los memorándums y su data de emisión.

c) Señalar cuál es la forma y lugar en que la Secretaría Regional Ministerial archiva las copias de los memorándums que emiten sus funcionarios o sus autoridades.

d) Explicar detalladamente las razones y circunstancias específicas que configurarían la afectación del debido cumplimiento de sus funciones, precisando el volumen de la información involucrada, la cantidad de funcionarios con que cuenta para cumplir sus labores habituales y cuántos de ellos debieran destinarse a satisfacer la solicitud materia del presente amparo.

7) CUMPLIMIENTO DE LA MEDIDA PARA MEJOR RESOLVER: Mediante Oficio Ordinario N° 53, de 9 de enero de 2013, el Sr. Secretario Regional Ministerial de Educación de la Región Metropolitana dio respuesta a la medida indicada en el numeral anterior, manifestando que los memorándums solicitados fueron dictados por funcionarios y ex funcionarios que pertenecen o pertenecieron a distintas unidades de esa SEREMI, y por la época de los documentos es muy difícil ubicarlos, y requerirían mucho tiempo y personal. Enseguida, se pronunció respecto de cada literal, respectivamente, del modo siguiente:

a) Cada unidad de esa repartición –específicamente el Departamento de Administración y Gabinete- lleva su propio registro interno, y se hace mediante archivadores ordenados por fecha, los cuales se mantienen en la oficina respectiva por un plazo máximo de 2 años, para luego ser enviados a la bodega que existe en la SEREMI, donde son guardados durante aproximadamente 5 años y, posteriormente, se destruyen. En la mencionada bodega, no existe un orden de los archivadores que facilite su búsqueda, y están entremezclados los documentos de las distintas unidades de esa Secretaría que ocupan el actual edificio. En el caso del Departamento Provincial Norte, también se van guardando en archivadores, y, en un plazo no superior a dos años, se envían a una bodega propia de dicho Departamento, pero respecto a los períodos solicitados no se encontraron respaldos de memorándums de ese año. Finalmente, respecto a la Unidad de Registro Escolar, se cambió de lugar el año 2010, por lo que no hay conocimiento de registro para la fecha solicitada por el requirente.

b) El único registro que se hace es por año, el cual de acuerdo a lo indicado en el literal a), consiste en un archivador físico.

c) Reitera lo señalado en el literal a).

d) Señala finalmente que “el volumen de la información involucrada es incierta, pudiendo, eventualmente, en el evento que cada uno de los siete funcionarios a que se refieren los memorándums hubiere emitido uno cada mes, tratarse de catorce documentos, lo que constituye una suposición, pues no hay registros a mano dónde se indique el número de Memorándums que se emitieron para esos meses del año 2007 por cada funcionario. A lo anterior se agrega la dificultad que muchos de los funcionarios citados como así los demás encargados de archivar dichos documentos, ya no se encuentran en el servicio o fueron destinados a otras Unidades, lo que se traduce en intentar hacer una investigación de varios días para seguir la pista de dónde podrían estar tales documentos lo que demandaría, por lo menos, un funcionario de cada Unidad involucrada dentro de los registros, además de personal encargado en Archivo”. Explica luego que “no sólo se traduce en funcionarios destinados a tal labor, sino que el tiempo que requeriría la búsqueda en cada una de las Unidades y Departamentos, para poder encontrar dichos documentos, si es que ello fuera realmente posible”.

Y CONSIDERANDO:

1) Que la respuesta del órgano a la solicitud de acceso de 28 de junio de 2012 fue remitida al reclamante por correo electrónico el 8 de agosto de 2012, por lo que, la SEREMI de Educación de la Región Metropolitana respondió fuera del plazo dispuesto por el artículo 14 de la Ley de Transparencia, infracción que le será representada.

2) Que lo solicitado son los memorándums internos dictados por siete funcionarios del Ministerio de Educación durante los meses de octubre y noviembre de 2007, información que en principio reviste carácter público, según lo dispuesto en el artículo 5° de la Ley de Transparencia. Al respecto, el órgano reclamado ha reconocido la existencia de la información solicitada, y funda su negativa a dar entrega a lo pedido en la invocación en su respuesta de la causal de reserva prevista en el artículo 21 N° 1 letra c) de la Ley de Transparencia, según indica, debido a que “los documentos solicitados son numerosos, y difíciles de encontrar, debido a la fecha de su emisión”. A su turno, con ocasión del cumplimiento de la medida para mejor resolver decretada por este Consejo, en lo pertinente, informó que en la bodega donde son archivados los documentos como los solicitados, “no existe un orden de los archivadores que facilite su búsqueda, y están entremezclados los documentos de las distintas unidades de esa Secretaría”, agregando que el único registro que se hace es por año, y que, sin perjuicio de que la documentación requerida podría ascender a catorce memorándums, en definitiva el volumen de ésta sería incierta.

3) Que, al respecto, cabe manifestar que el precitado artículo 21 N° 1, literal c), de la Ley de Transparencia, contempla la causal de reserva fundada en que la publicidad de la información “afecte el debido cumplimiento de las funciones del órgano requerido por tratarse de requerimientos (…) cuya atención requiera distraer indebidamente a los funcionarios del cumplimiento habitual de sus funciones”. Dicha norma ha sido detallada en el artículo 7°, letra c) del Reglamento de la citada ley, al establecer que “un requerimiento distrae indebidamente a los funcionarios cuando su satisfacción requiera por parte de estos, la utilización de un tiempo excesivo, considerando su jornada de trabajo, o un alejamiento de sus funciones habituales”.

4) Que, a juicio de este Consejo, y acorde con el criterio contenido en la decisión Rol C352-12, las circunstancias de hecho que alega el órgano para entender fundada la antedicha causal de reserva, especialmente, la falta de orden en que se encuentran archivados los documentos, no resultan atendibles, toda vez que dicen relación con un hecho imputable al propio órgano, del cual no puede derivarse como consecuencia la invocación de una causal que lo releve de entregar la documentación al solicitante. Asimismo, es menester hacer notar que en su respuesta y descargos, la SEREMI de Educación de la Región Metropolitana manifestó que lo solicitado era un elevado número de documentos, mientras que con ocasión de la medida para mejor resolver, señaló que el volumen de la información era incierta, pudiendo ascender a catorce documentos, lo que da cuenta de una falta de congruencia respecto de uno de los elementos fácticos en que ha sustentado su posición jurídica.

5) Que, en virtud de lo razonado precedentemente, se le requerirá a la SEREMI reclamada la entrega de la documentación solicitada que obra en su poder. Sin perjuicio de ello, considerando las dificultades en su búsqueda alegadas por el órgano, se le otorga un plazo especial de 20 días hábiles para efectos de poder cumplir con ello. Si la información no fuere habida, de conformidad con lo prescrito al efecto por este Consejo en su Instrucción General N° 10, punto 2.3, literal b), deberá comunicarse esta circunstancia al solicitante, indicándole detalladamente las razones que lo justifiquen. Por último, atendido lo señalado por el órgano reclamado respecto del modo en que se encuentra almacenada la información de que se trata, éste deberá arbitrar las medidas pertinentes a fin de que la documentación sea archivada de forma tal que permita el acceso a su contenido, sin que medien las dificultades a que ha hecho mención.

EL CONSEJO PARA LA TRANSPARENCIA, EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES QUE LE OTORGAN LOS ARTÍCULOS 24 Y SIGUIENTES Y 33 LETRA B) DE LA LEY DE TRANSPARENCIA, Y POR LA UNANIMIDAD DE SUS MIEMBROS PRESENTES, ACUERDA:

I. Acoger el amparo deducido por don Javier Gómez González en contra de la SEREMI de Educación Región Metropolitana de Santiago, en virtud de los fundamentos expuestos precedentemente.

II. Requerir al Sr. Secretario Regional Ministerial de Educación de la Región Metropolitana:

a) Hacer entrega al reclamante de la información singularizada en el numeral 1° de la parte expositiva de la presente decisión, o, en caso que, tras una búsqueda exhaustiva, la información no fuere habida, indicar detalladamente al solicitante las razones que lo justifiquen.

b) Cumplir dicho requerimiento en un plazo que no supere los 20 días hábiles contados desde que la presente decisión quede ejecutoriada, bajo el apercibimiento de lo dispuesto en el artículo 46 de la Ley de Transparencia.

c) Informar el cumplimiento de esta decisión mediante comunicación enviada al correo electrónico cumplimiento@consejotransparencia.cl, o a la Oficina de Partes de este Consejo (Agustinas Nº 1291, piso 6º, comuna y ciudad de Santiago), de manera que esta Corporación pueda verificar que se dé cumplimiento a las obligaciones impuestas precedentemente en tiempo y forma.

III. Representar al Sr. Secretario Regional Ministerial de Educación de la Región Metropolitana que, al no dar respuesta a la solicitud de información del requirente dentro del plazo fijado por el artículo 14 de la Ley de Transparencia, ha vulnerado dicha disposición y, asimismo, el principio de oportunidad consagrado en la letra h) del artículo 11 del cuerpo normativo citado, debiendo adoptar las medidas administrativas que sean necesarias a fin de que, en lo sucesivo, frente nuevas solicitudes de información, se pronuncie respecto de ellas dentro del plazo legal.

IV. Encomendar al Director General y al Director Jurídico de este Consejo, indistintamente, notificar la presente decisión a don Javier Gómez González, y al Sr. Secretario Regional Ministerial de Educación de la Región Metropolitana.

En contra de la presente decisión procede la interposición del reclamo de ilegalidad ante la Corte de Apelaciones del domicilio del reclamante en el plazo de 15 días corridos, contados desde la notificación de la resolución reclamada, de acuerdo a lo prescrito en el artículo 28 y siguientes de la Ley de Transparencia. En cambio, no procederá el recurso de reposición establecido en el artículo 59 de la Ley Nº 19.880, según los fundamentos expresados por este Consejo en el acuerdo publicado en el Diario Oficial el 9 de junio de 2011.

Pronunciada por el Consejo Directivo del Consejo para la Transparencia, integrado por su Presidente don Alejandro Ferreiro Yazigi y por los Consejeros don Jorge Jaraquemada Roblero y don José Luis Santa María Zañartu. Se deja constancia que la Consejera doña Vivianne Blanlot Soza, no concurre al presente acuerdo.

Por orden del Consejo Directivo, certifica el Director General del Consejo para la Transparencia, don Raúl Ferrada Carrasco.