Base de Datos de Jurisprudencia - Consejo para la Transparencia

Decisión ROL C208-15

Reclamante:	DIEGO GREZ CAÑETE
Reclamado:	MUNICIPALIDAD DE PICHILEMU
Resumen del caso: Se dedujo amparo en contra de la Municipalidad de Pichilemu, fundado en la insatisfacción respecto de la información entregada sobre las actas del Concejo Municipal de los años 1957 a 1966, y 1973 a 1995, es decir, en relación a la respuesta entregada por el Municipio respecto de los literales c) y e) de la solicitud de información. El Consejo rechaza el amparo, toda vez que la solicitud de información recae sobre información que no obra en poder de dicho organismo.
Tipo de decisión:	Decisión de Fondo
Fecha de la decisión:	3/30/2015
Consejeros:	-
Legislación aplicada:	Ley de Transparencia
Palabras clave:
Jurisprudencia desde:	C1539-11
Jurisprudencia a:	C3761-21
Recursos relacionados:
Descriptores jurídicos:	- Procedimiento administrativo >> General >> Derecho a acceder por el interesado
Descriptores analíticos:	Otros

DECISIÓN AMPARO ROL C208-15 Entidad pública: Municipalidad de Pichilemu Requirente: Diego Grez Cañete Ingreso Consejo: 23.01.2015 En sesión ordinaria N° 604 del Consejo Directivo, celebrada el 24 de marzo de 2015, con arreglo a las disposiciones de la Ley de Transparencia de la Función Pública y de Acceso a la Información de la Administración del Estado, en adelante, Ley de Transparencia, aprobada por el artículo primero de la ley N° 20.285 de 2008, el Consejo para la Transparencia, en adelante indistintamente el Consejo, ha adoptado la siguiente decisión respecto de la solicitud de amparo al derecho de acceso a la información Rol C208-15. <h3> VISTOS:</h3> Los artículos 5°, inciso 2°, 8° y 19 N° 12 de la Constitución Política de la República; las disposiciones aplicables de la ley N° 20.285, sobre acceso a la información pública y de la ley N° 19.880 que establece bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado; lo previsto en el decreto con fuerza de ley N° 1/19.653, de 2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley N° 18.575, orgánica constitucional sobre bases generales de la Administración del Estado; y los decretos supremos N° 13, de 2009 y N° 20, de 2009, ambos del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que aprueban, respectivamente, el reglamento del artículo primero de la ley N° 20.285, en adelante e indistintamente, el Reglamento, y los Estatutos de Funcionamiento del Consejo para la Transparencia. <h3> TENIENDO PRESENTE:</h3> 1) SOLICITUD DE ACCESO: El 16 de diciembre de 2014, don Diego Grez Cañete solicitó a la Municipalidad de Pichilemu, copias digitales de actas municipales producidas entre: "1891-1894; 1894-1897; 1897-1900; 1900-1903; 1903-1906; 1906-1909; 1909-1912; 1912-1915; 1915-1918; 1918-1921; 1921-1924; 1924-1927; 1927-1935 (período de alcaldes designados por Pres. Carlos Ibáñez); 1935-1938; 1938-1941; 1941-1944; 1944-1947; 1947-1950; 1950-1953; 1953-1956; 1956-1960; 1960-1963; 1963-1967; 1967-1971; 1971-1973 (interrumpido por Golpe de Estado); 1973-1992 (alcaldes designados por Régimen dictadura cívico militar); 1992-1996; 1996-2000; 2000-2004; 2004-2008; 2008-2012; 2012-2015. En caso de comuna de Matanzas y la Estrella, omitir período (por razones obvias), en que fueron anexadas a las comunas de Rosario y Marchigüe, respectivamente". 2) RESPUESTA: El 14 de enero de 2015, la Municipalidad de Pichilemu respondió a dicho requerimiento de información mediante Ord. N° 000055 de la misma fecha, señalando, en síntesis, que: a) Respecto de las actas municipales producidas entre 1891 y 1893, no es posible entregarlas, debido a que no se tiene registro de ningún tipo de ellas. b) Las actas del Concejo Municipal producidas entre 1894 y 1956 fueron remitidas al Archivo Nacional, según consta en el Ord. N° 00528 de 24 de junio de 2013, que se adjunta. Por ello, el requirente debe dirigirse al sitio web www.archivonacional.cl, para realizar su búsqueda. En los documentos adjuntos al Ord. N° 528, consta que la fecha de cierre de los documentos de la especie corresponde al 21 de abril de 1956. c) Las actas del Concejo Municipal producidas entre 1957 y 1966 no es posible entregarlas, debido a que "por razones de falta de recursos como para tener un archivo adecuado para restaurar y conservar la documentación que se ha generado a lo largo de los años en el Municipio, gran parte de ésta se ha destruido, perdido, estropeado". A ello, debe sumarse el cambio de edificio consistorial que se produjo hace tres años aproximadamente, lo cual también ocasionó el desorden y pérdida involuntaria de documentación. d) Las actas del Concejo Municipal producidas entre febrero de 1967 y diciembre de 1969 y entre enero de 1970 y diciembre de 1972, se encuentran disponibles en la Secretaría Municipal para que el requirente concurra y las fotografíe. No es posible fotocopiarlas, por la antigüedad y estado de conservación de las mismas. e) Las actas del Concejo Municipal producidas entre 1973 y 1995, no es posible entregarlas, por las mismas razones indicadas en el literal c) anterior. f) Las actas del Concejo Municipal producidas entre 1996 y 2009, se encuentran disponibles en formato papel en la Secretaría Municipal. Sin embargo, señala el Municipio, de acuerdo con el artículo 21 N° 1, letra c), de la ley N° 20.285 sobre acceso a la información pública, en adelante e indistintamente, Ley de Transparencia, no es posible hacer entrega de la documentación solicitada debido a que corresponde a un volumen enorme de información a recopilar y digitalizar, lo que exigiría varias semanas de trabajo a tiempo completo. No obstante, indica que el solicitante puede acercarse al Municipio y fotocopiarlas con recursos propios, en un local externo a la Municipalidad, y en compañía del encargado de solicitudes de acceso a la información, y, g) Respecto de las actas del Concejo Municipal producidas los años 2010, 2011, 2012, 2013 y 2014, se puede acceder a ellas ingresando al sitio web www.pichilemu.cl, vínculo Concejo Municipal. 3) AMPARO: El 23 de enero de 2015, don Diego Grez Cañete dedujo amparo a su derecho de acceso a la información en contra del señalado órgano de la Administración del Estado, fundado en su insatisfacción respecto de la información entregada sobre las actas del Concejo Municipal de los años 1957 a 1966, y 1973 a 1995, es decir, en relación a la respuesta entregada por el Municipio respecto de los literales c) y e) del numeral 2°) de lo expositivo. Agregó lo siguiente: a) Según la ley N° 18845 que establece sistemas de microcopia o micrograbación de documentos del Ministerio de Justicia de 1989, en adelante e indistintamente, la ley N° 18.845, está prohibida la destrucción de todo documento de valor histórico o cultural, aunque haya sido microcopiado o micrograbado, lo que de todas formas no parece haber sucedido en este caso. Los documentos requeridos tienen tal carácter por pertenecer a la Administración Pública. Si bien éstos no son de antigüedad suficiente para ser remitidos al Archivo Nacional, el Municipio debiera haber velado por su conservación, sin escudarse en un cambio del edificio consistorial para justificar la destrucción y estropeo de una infinidad de documentos que constituyen la memoria histórica del pueblo, y que pueden ayudar a reconstruir los períodos que comprenden. b) En ese mismo sentido, "se sugiere al municipio solicite fondos al Gobierno Regional para constituir su archivo, y que, si algunos documentos resultan irrecuperables, esto no vuelva a pasar y simplemente se culpe a cualquier motivo de esto, sin asumir directamente el daño causado a la memoria del pueblo". c) Cita el considerando 2° de la decisión rol N° C1539-11, que resume, según sus dichos, lo que procedería en el caso de las actas destruidas, estropeadas, y/o desaparecidas. d) En cuanto al resto de la respuesta de la Municipalidad de Pichilemu, se manifestó conforme. 4) DESCARGOS U OBSERVACIONES DEL ORGANISMO: El Consejo Directivo acordó admitir a tramitación este amparo, confiriendo traslado al Sr. Alcalde de la Municipalidad de Pichilemu, mediante Oficio N° 890 de 30 de enero de 2015. Mediante Ord. N° 000237 de 19 de febrero de 2015, el Sr. Alcalde de la Municipalidad de Pichilemu presentó sus descargos u observaciones, señalando, en síntesis que: a) En el caso de las actas del Concejo Municipal producidas entre 1957 y 1966, y entre 1973 y 1995, no es posible hacer entrega de ellas, debido a que desde que se asumió la actual alcaldía, las actas señaladas no están físicamente, desconociéndose exactamente cuál es el estado real de ellas, no teniendo ninguna explicación del por qué no existen, ya que no hay un acta de expurgo. b) Debe tenerse en cuenta que en el Ord. N° 000055 de 14 de enero de 2015, se optó por informar al requirente el estado real de la documentación solicitada, y las opciones reales que tenía para acceder a aquella que fuera disponible. c) La disposición del Alcalde de la Municipalidad de Pichilemu, señala éste, es dar respuesta expedita a todos los solicitantes, sin embargo, lamentablemente en esta parte de la solicitud, ocurre una situación que escapa a su voluntad como edil y como funcionario público. d) Se adjunta la siguiente documentación: i) Ord. N° 000055 de 14 de enero de 2015, que entregó repuesta a la solicitud de acceso a la información. ii) Ord. N° 00528 del Sr. Alcalde de la Municipalidad de Pichilemu al Sr. Conservador del Archivo Nacional de 24 de junio de 2013. En éste, se remiten 9 tomos de Libros de Actas oficiales desde 1894 a 1956. <h3> Y CONSIDERANDO:</h3> 1) Que, el objeto de este reclamo se circunscribe a la insatisfacción del reclamante con la respuesta de la Municipalidad de Pichilemu a su solicitud de acceso a la información, relativa a las copias digitales de las actas del Concejo Municipal de los años 1957 a 1966 y 1973 a 1995, según consta en el numeral 3°) de lo expositivo. 2) Que, don Diego Grez Cañete solicitó a la Municipalidad de Pichilemu copia digital de las actas municipales producidas entre "1956-1960; 1960-1963; 1963-1967; y entre "1973-1992 (alcaldes designados por Régimen dictadura cívico militar); 1992-1996". En su respuesta, el Municipio señaló que las actas del Concejo Municipal producidas entre 1957 y 1966 no es posible entregarlas, debido a que por falta de recursos no se posee un archivo adecuado para restaurar y conservar la documentación que se ha generado a lo largo de los años en el Municipio, por lo que gran parte de ésta se ha destruido, perdido y/o estropeado. A ello, debe sumarse el cambio del edificio consistorial que se produjo hace tres años aproximadamente, lo cual también ocasionó el desorden y pérdida involuntaria de documentación. Por su parte, no es posible entregar las actas del Concejo Municipal producidas entre 1973 y 1995, por las mismas razones ya indicadas. En sus descargos, el organismo reclamado indicó que no es posible hacer entrega de las actas del Concejo Municipal producidas entre 1957 y 1966, y entre 1973 y 1995, debido a que desde que se asumió la actual alcaldía, las actas señaladas no están físicamente, desconociéndose el estado real de ellas, no teniendo ninguna explicación del por qué no existen, ya que no hay un acta de expurgo. 3) Que, en relación con lo informado por la reclamada, resulta pertinente consignar que conforme ha resuelto previamente este Consejo, la inexistencia de la información solicitada, constituye una circunstancia de hecho cuya sola invocación no exime a los órganos de la Administración de su obligación de entregarla. En efecto, esta alegación debe ser fundada, indicando el motivo específico por el cual la información requerida no obra en su poder y debiendo acreditarla fehacientemente. Al respecto, la Instrucción General N° 10, sobre el Procedimiento Administrativo de Acceso a la Información, en el acápite sobre búsqueda de la información requerida, numeral 2.3, en su literal b), dispone que, en caso de no existir un acto administrativo que haya dispuesto la expurgación de los documentos pedidos, si el órgano público constata que no posee la información, luego de realizada su búsqueda, deberá agotar todos los medios a su disposición para encontrarla y, en caso de estimar que los hechos son susceptibles de ser sancionados con una medida disciplinaria, instruir el correspondiente procedimiento sancionatorio. 4) Que, en su respuesta al requerimiento de información y en sus descargos, la Municipalidad de Pichilemu señaló y explicó fundadamente que no obra en su poder la información requerida, por lo que no resulta posible requerirle la entrega de ésta, puesto que no aparecen en autos antecedentes que permitan controvertir la alegación de inexistencia, más aun considerando la data de la información solicitada. 5) Que, en virtud de lo expuesto, se rechazará el amparo presentado por don Diego Grez Cañete en contra de la Municipalidad de Pichilemu, pues la solicitud del reclamante recaería en información que no obra en poder de dicho organismo. 6) Que, sin perjuicio de lo resuelto precedentemente, este Consejo estima del todo pertinente representar a la reclamada el modo en que ha obrado respecto de la información solicitada, toda vez que se ha situado en la imposibilidad de hacer entrega de información de evidente naturaleza pública, conforme con lo dispuesto en los artículos 5° y 10 de la Ley de Transparencia. En efecto, de acuerdo con lo señalado por el propio órgano reclamado, este entregó información mucho más antigua sin mayor inconveniente, cuestión que resulta contradictoria con el declarado desorden y pérdida involuntaria de la documentación y especialmente contraria a una gestión documental que permita el adecuado ejercicio del derecho de acceso a la información pública. En consecuencia, conforme con lo señalado se recomendará, en lo resolutivo de la presente decisión, adoptar todas las medidas administrativas que resulten pertinentes a fin de mantener en sus registros información como la solicitada en el requerimiento que dio origen al presente amparo. <h3> EL CONSEJO PARA LA TRANSPARENCIA, EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES QUE LE OTORGAN LOS ARTÍCULOS 24 Y SIGUIENTES Y 33 LETRA B) DE LA LEY DE TRANSPARENCIA, Y POR LA UNANIMIDAD DE SUS MIEMBROS PRESENTES, ACUERDA:</h3> I. Rechazar el amparo deducido por don Diego Grez Cañete en contra de la Municipalidad de Pichilemu, por la inexistencia de la información requerida. II. Recomendar al Sr. Alcalde de la Municipalidad de Pichilemu adoptar las medidas necesarias para mejorar la gestión documental del Municipio, de forma que permitan el ejercicio al derecho de acceso a la información pública de manera adecuada y expedita. Lo anterior, con la finalidad de que, en lo sucesivo, no se reiteren las situaciones descritas en el presente amparo. III. Encomendar al Director General y a la Directora Jurídica (S) de este Consejo, indistintamente, notificar la presente decisión a don Diego Grez Cañete, y al Sr. Alcalde de la Municipalidad de Pichilemu. En contra de la presente decisión procede la interposición del reclamo de ilegalidad ante la Corte de Apelaciones del domicilio del reclamante en el plazo de 15 días corridos, contados desde la notificación de la resolución reclamada, de acuerdo a lo prescrito en el artículo 28 y siguientes de la Ley de Transparencia. Con todo, los órganos de la Administración del Estado no podrán intentar dicho reclamo en contra de la resolución del Consejo que otorgue el acceso a la información solicitada, cuando su denegación se hubiere fundado en la causal del artículo 21 N° 1 de la Ley de Transparencia. Además, no procederá el recurso de reposición establecido en el artículo 59 de la Ley N° 19.880, según los fundamentos expresados por este Consejo en el acuerdo publicado en el Diario Oficial el 9 de junio de 2011. Pronunciada por el Consejo Directivo del Consejo para la Transparencia, integrado por su Presidenta doña Vivianne Blanlot Soza y por los Consejeros don Marcelo Drago Aguirre, don Jorge Jaraquemada Roblero y don José Luis Santa María Zañartu. Por orden del Consejo Directivo, certifica la Directora Jurídica (S) del Consejo para la Transparencia doña Andrea Ruiz Rosas.