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DECISIÓN AMPARO ROL C317-15</p>
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Entidad pública: Municipalidad de Paredones</p>
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Requirente: Diego Grez Cañete</p>
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Ingreso Consejo: 09.02.2015</p>
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En sesión ordinaria N° 618 del Consejo Directivo, celebrada el 19 de mayo de 2015, con arreglo a las disposiciones de la Ley de Transparencia de la Función Pública y de Acceso a la Información de la Administración del Estado, en adelante, Ley de Transparencia, aprobada por el artículo primero de la ley N° 20.285 de 2008, el Consejo para la Transparencia, en adelante indistintamente el Consejo, ha adoptado la siguiente decisión respecto de la solicitud de amparo al derecho de acceso a la información Rol C317-15.</p>
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VISTOS:</p>
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Los artículos 5°, inciso 2°, 8° y 19 N° 12 de la Constitución Política de la República; las disposiciones aplicables de la ley N° 20.285, sobre acceso a la información pública y de la ley N° 19.880 que establece bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado; lo previsto en el decreto con fuerza de ley N° 1/19.653, de 2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley N° 18.575, orgánica constitucional sobre bases generales de la Administración del Estado; y los decretos supremos N° 13, de 2009 y N° 20, de 2009, ambos del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que aprueban, respectivamente, el reglamento del artículo primero de la ley N° 20.285, en adelante e indistintamente, el Reglamento, y los Estatutos de Funcionamiento del Consejo para la Transparencia.</p>
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TENIENDO PRESENTE:</p>
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1) SOLICITUD DE ACCESO: El 16 de diciembre de 2014, don Diego Grez Cañete solicitó a la Municipalidad de Paredones "copias digitales de actas municipales producidas entre</p>
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1891-1894, 1894-1897, 1897-1900, 1900-1903, 1903-1906, 1906-1909, 1909-1912, 1912-1915, 1915-1918, 1918-1921, 1921-1924, 1924-1927, 1927-1935 (período de alcaldes designados por Pres. Carlos Ibáñez), 1935-1938, 1938-1941, 1941-1944, 1944-1947, 1947-1950, 1950-1953, 1953-1956, 1956-1960, 1960-1963, 1963-1967, 1967-1971, 1971-1973 (interrumpido por Golpe de Estado), 1973-1992 (alcaldes designados por régimen dictadura cívico militar), 1992-1996, 1996-2000, 2000-2004, 2004-2008, 2008-2012, 2012-2015.</p>
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En caso de comuna de Matanzas y la Estrella, omitir período (por razones obvias), en que fueron anexadas a las comunas de Rosario y Marchigüe, respectivamente".</p>
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2) RESPUESTA: El 29 de enero de 2015, la Municipalidad de Paredones respondió a dicho requerimiento de información mediante Of. N° 00007 de la misma fecha, señalando, en síntesis, que:</p>
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a) El Municipio no cuenta con actas digitales correspondientes al período 1891-2008.</p>
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b) Respecto del período comprendido entre 2009 - 2014, y entendiendo que la solicitud se refiere a las actas del Concejo Municipal, se informa que las actas se encuentran publicadas en la página web www.comunaparedones.cl en los siguientes links:</p>
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http://www.comunaparedones.cl/index.php?option=com_remository&Itemid=61&func=select&id=53</p>
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http://www.comunaparedones.cl/index.php?option=com_remository&Itemid=61&func=select&id=51</p>
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http://www.comunaparedones.cl/index.php?option=com_remository&Itemid=61&func=select&id=58</p>
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http://www.comunaparedones.cl/index.php?option=com_remository&Itemid=61&func=select&id=140</p>
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http://www.comunaparedones.cl/index.php?option=com_remository&Itemid=61&func=select&id=144</p>
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http://www.comunaparedones.cl/index.php?option=com_remository&Itemid=61&func=select&id=178</p>
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c) En relación a las actas del Concejo correspondientes al año 2015, no se encuentran publicadas por cuanto aún no son sometidas a la aprobación del Concejo Municipal.</p>
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3) AMPARO: El 9 de febrero de 2015, don Diego Grez Cañete dedujo amparo a su derecho de acceso a la información en contra del señalado órgano de la Administración del Estado, fundado en que habría recibido una respuesta negativa a la solicitud de información. Agregó que el Municipio señala que no cuenta con actas digitales del período 1891-2008, sin embargo, éste no otorgó la posibilidad de una forma de acceso de otro tipo al material requerido (física por ejemplo, o a través de fotocopias).</p>
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4) DESCARGOS U OBSERVACIONES DEL ORGANISMO: El Consejo Directivo acordó admitir a tramitación este amparo, confiriendo traslado al Sr. Alcalde de la Municipalidad de Paredones, mediante Oficio N° 001212 de 19 de febrero de 2015.</p>
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Mediante Ord. N° 000200 de 26 de marzo de 2015, la Municipalidad de Paredones presentó sus descargos u observaciones, señalando, en síntesis que:</p>
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a) En ningún momento el Municipio ha denegado la información al requirente, la respuesta sólo se ajustó a lo solicitado, por cuanto el requerimiento del Sr. Grez se limitó a las copias digitales de las actas, y las que se encuentran disponibles en formato digital, corresponden al período 2009-2014.</p>
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b) Considerando que el Sr. Grez argumenta que el Municipio no da la posibilidad de una forma de acceso de otro tipo (física, o a través de fotocopia), se indica que efectivamente el municipio mantiene en archivo libros de actas desde el año 2000 en adelante y se encuentran disponibles para consulta en las dependencias provisorias del municipio, ubicadas en Avda. Presidente Montero s/n, Paredones.</p>
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c) Respecto de la posibilidad de fotocopiar las actas que se encuentran en formato papel, se señala que para el Municipio significaría un entorpecimiento grave a la gestión, considerando el volumen de la información solicitada y la falta de personal, toda vez que el organismo reclamado cuenta con una planta reducida de cargos que deben cumplir más de una función.</p>
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d) La Municipalidad de Paredones reitera su absoluta disposición a que el solicitante pueda acceder a los archivos disponibles que se encuentran en el Municipio.</p>
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5) GESTIÓN OFICIOSA: El Consejo, mediante correos electrónicos de 7 de abril y 12 de mayo de 2015, solicitó a la Municipalidad de Paredones lo siguiente: a) Señalar si obran en su poder los libros de actas municipales desde el año 1891 hasta el año 1999, y en caso que esta información no obre en su poder, señalarlo expresa y fundadamente; b) Señalar cuál es el volumen de la información que se encuentra en los libros de actas del año 2000 al 2008 e indicar cuánto tiempo se demoraría el Municipio en digitalizar dichas actas, es decir, del año 2000 al 2008.</p>
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Mediante correos electrónicos de 17 de abril y 13 de mayo de 2015, la Municipalidad de Paredones respondió dicho requerimiento, señalando lo siguiente:</p>
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a) No obran en su poder las actas municipales desde el año 1891 hasta 1999, situación que fue acreditada en la revisión de los archivos que se mantienen en la bodega municipal. Además, a consecuencia del terremoto ocurrido el año 2010, una cantidad importante de archivos municipales quedaron inutilizados y otros no fueron encontrados.</p>
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b) Se adjunta archivo excel en que se detalla el volumen de la información que se encuentra en los libros de actas y la estimación del tiempo que el Municipio se demoraría en digitalizar dichas actas, y en base a dicho cálculo, se puede indicar que su digitalización significaría un entorpecimiento grave a la gestión municipal, por cuanto no se cuenta con personal para realizar una labor de este tipo. Agrega que la planta municipal es insuficiente para la cantidad de tareas que se deben cumplir y tanto Directivos, como Jefes de Departamentos y funcionarios en general, en muchos casos, desarrollan más de una función.</p>
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c) En el archivo excel adjunto se indica el detalle del cálculo de tiempo para digitalizar la información solicitada. En éste documento se indica el total de páginas a digitalizar en el siguiente período: desde el 12 de julio de 2002 al 21 de noviembre de 2002, 402 páginas; desde el 25 de noviembre de 2002 al 4 de diciembre de 2002, 346 páginas, desde el 8 de enero de 2004 al 14 diciembre de 2006, 734 páginas, desde el 1 de enero de 2007 al 31 de diciembre de 2008, 297 páginas. El total de páginas a digitalizar en dicho período, detallado según las fechas señaladas, es de 1779, lo que a un tiempo estimado de 5 minutos por hoja en dicho proceso, supone un total de 8895 minutos, equivalente a 148,25 horas. Considerando ello, si se trabajara como promedio 2 horas diarias en el proceso de digitalización, se requerirían 74,1 días, y si se considerara un trabajo promedio de 4 horas diarias, ello supondría 37,1 días. Ello, indica el archivo, considerando dedicación exclusiva a la digitalización de la información solicitada.</p>
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d) Respecto de las actas municipales de los períodos, 1 de enero de 2000 a 11 de julio de 2002, 5 de diciembre de 2002 a 7 de enero de 2004 y 15 de diciembre de 2006 a 31 de diciembre de 2006, cabe señalar que luego de una búsqueda exhaustiva en la bodega municipal, no fue posible encontrar éstas. El Municipio aún funciona en dependencias modulares de emergencia y no existe un espacio exclusivo para almacenar los archivos de los distintos departamentos. Lo anterior dificulta el acceso a documentos que datan de años anteriores, como es el caso de la referencia, sólo se mantiene en las oficinas municipales, a pesar del espacio reducido, los archivos del año 2012 en adelante.</p>
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Y CONSIDERANDO:</p>
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1) Que, el artículo 14 de la Ley de Transparencia dispone que la autoridad o jefatura del organismo requerido deberá pronunciarse sobre la solicitud, sea entregando la información solicitada o negándose a ello en un plazo máximo de veinte días hábiles, contados desde la recepción de la misma. No obstante ello, en el presente caso la solicitud en análisis no fue respondida dentro del plazo legal indicado, el cual vencía el 15 de enero de 2015. En razón de lo anterior, este Consejo representará al Sr. Alcalde de la Municipalidad de Paredones en lo resolutivo de la presente decisión, la infracción tanto a la precitada disposición, como al principio de oportunidad consagrado en el artículo 11, letra h) del cuerpo legal citado.</p>
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2) Que, el objeto de este reclamo se circunscribe a la insatisfacción del reclamante con la respuesta de la Municipalidad de Paredones a su solicitud de acceso a la información, por cuanto habría recibido una respuesta negativa a su solicitud, indicando que el Municipio señala que no cuenta con actas digitales del período 1891-2008, sin embargo, éste no otorgó la posibilidad de una forma de acceso de otro tipo al material requerido (física por ejemplo, o a través de fotocopias), en virtud de lo cual este Consejo procederá a realizar un examen de conformidad objetiva entre lo pedido y la respuesta entregada por el reclamado.</p>
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3) Que, don Diego Grez Cañete solicitó a la Municipalidad de Paredones copia digital de las actas municipales producidas entre los años 1891 y 2015. En su respuesta, el Municipio señaló que no cuenta con las actas digitales correspondientes al período 1891-2008, y respecto del período 2009 - 2014, indicó que las actas se encuentran publicadas en los links que informa. Luego, señaló que las actas del Concejo correspondientes al año 2015 no se encuentran publicadas por cuanto aún no son sometidas a la aprobación del Concejo Municipal. En sus descargos, el organismo reclamado señaló que mantiene en archivo los libros de actas desde el año 2000 en adelante, las que se encuentran disponibles para consulta en las dependencias provisorias del municipio, ubicadas en Avda. Presidente Montero s/n, Paredones. En su respuesta a la gestión oficiosa de esta Corporación, el Municipio señaló que digitalizar la información solicitada del año 2000 al 2008 significaría un entorpecimiento grave a la gestión municipal, por cuanto no se cuenta con personal para realizar una labor de este tipo. Posteriormente, indicó que no obran en su poder las actas municipales desde 1891 hasta 1999, situación que fue acreditada en la revisión de los archivos que se mantienen en la bodega municipal, asimismo, a consecuencia del terremoto del 2010, una cantidad importante de archivos municipales quedaron inutilizados y otros no fueron encontrados. Luego, el organismo reclamado adjuntó un archivo excel que indica que desde el 12 de julio de 2002 al 31 de diciembre de 2008, con algunos intervalos, el número de páginas a digitalizar es de 1779, lo que a un tiempo estimado de 5 minutos por hoja en dicho proceso, supone un total de 8895 minutos, equivalente a 148,25 horas. Finalmente, el Municipio aclaró que las actas municipales correspondientes a los intervalos de tiempo no informados no fueron encontradas en sus dependencias.</p>
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4) Que, en su respuesta a la solicitud de acceso a la información, la reclamada señaló que las actas municipales correspondientes al año 2015 aún no habían sido sometidas a la aprobación del Concejo Municipal. Luego, en su respuesta a la gestión oficiosa de esta Corporación, la reclamada señaló que no posee las actas municipales desde el año 1891 a 1999, y las correspondientes al período 1 de enero del 2000 al 11 de julio de 2002, 5 de diciembre de 2002 al 7 de enero de 2004, y 15 de diciembre de 2006 al 31 de diciembre de 2006. Ello, luego de una búsqueda realizada en sus dependencias, y por cuanto, a consecuencia del terremoto del año 2010, una cantidad importante de archivos municipales quedaron inutilizados y otros no fueron encontrados. Sin embargo, señaló el Municipio en sus descargos, se mantiene en archivo los libros de actas desde el año 2000 en adelante, los cuales se encuentran disponibles para consulta en las dependencias provisorias del municipio, ubicadas en Avda. Presidente Montero s/n, Paredones, por lo que el requirente puede acceder a éstos.</p>
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5) Que, en relación a lo informado por la reclamada, resulta pertinente consignar que conforme ha resuelto previamente este Consejo, la inexistencia de la informacion solicitada, constituye una circunstancia de hecho cuya sola invocación no exime a los órganos de la Administración de su obligación de entregarla. En efecto, esta alegación debe ser fundada, indicando el motivo específico por el cual la información requerida no obra en su poder y debiendo acreditarla fehacientemente. Al respecto, en su respuesta a la gestión oficiosa de esta Corporación, la Municipalidad de Paredones señaló y explicó fundadamente que no obra en su poder la informacion referida a las actas municipales individualizadas en el considerando precedente, por lo que no resulta posible requerirle la entrega de esta, puesto que no aparecen en el procedimiento antecedentes que permitan controvertir la alegación de inexistencia, más aun considerando la data de la informacion solicitada. En virtud de lo expuesto, se rechazará en este punto el amparo respecto de las actas municipales antedichas, pues la solicitud del reclamante recaería en informacion que no obra en poder de dicho organismo.</p>
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6) Que, por otro lado, respecto del volumen de la información solicitada que no se encuentra digitalizada, el Municipio señaló que proceder a ello significaría un entorpecimiento grave a la gestión municipal, por cuanto no se cuenta con personal para realizar una labor de este tipo. Luego, informó que el total de páginas a digitalizar en el período comprendido entre el 12 de julio de 2002 al 21 de noviembre de 2002, 25 de noviembre de 2002 al 4 de diciembre de 2002, 8 de enero de 2004 al 14 diciembre de 2006, y 1 de enero de 2007 al 31 de diciembre de 2008, sería de 1779, lo que a un tiempo estimado de 5 minutos por hoja en dicho proceso, supondría un total de 8895 minutos, equivalente a 148,25 horas. Ello, considerando un trabajo de digitalización promedio de 2 horas diarias requeriría 74,1 días, y si se considerara un trabajo promedio de 4 horas diarias, supondría 37,1 días. Ello, indica el archivo, considerando dedicación exclusiva a la digitalización de la información solicitada.</p>
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7) Que, de la alegación del Municipio en su respuesta a la gestión oficiosa de esta Corporación, se colige que la causal de secreto o reserva invocada implícitamente corresponde a la contemplada en el artículo 21, N° 1, literal c) de la Ley de Transparencia, ello por cuanto dicho organismo manifestó que la entrega de la información en el formato requerido supondría distraer indebidamente a los funcionarios del órgano, respecto del cumplimiento regular de sus labores habituales.</p>
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8) Que, en virtud de la invocación de la causal de reserva prevista en el artículo 21 N° 1, letra c), de la Ley de Transparencia, puede denegarse la entrega de la información cuando su publicidad "afecte el debido cumplimiento de las funciones del órgano requerido por tratarse de requerimientos de carácter genérico, referidos a un elevado números de actos administrativos o sus antecedentes o cuya atención requiera distraer indebidamente a los funcionarios del cumplimiento regular de sus funciones habituales". Dicha norma ha sido desarrollada en el artículo 7°, N° 1, letra c), del Reglamento de la citada ley, señalando que "...un requerimiento distrae indebidamente a los funcionarios cuando su satisfacción requiera por parte de éstos, la utilización de un tiempo excesivo, considerando su jornada de trabajo, o un alejamiento de sus funciones habituales".</p>
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9) Que, en torno a la interpretación de la causal de reserva referida, la profusa jurisprudencia del Consejo ha establecido que ésta sólo puede configurarse en la medida que los esfuerzos que supone la búsqueda o eventualmente la sistematización y posterior entrega de lo pedido demanden esfuerzos significativamente tales, que entorpezcan el normal o debido funcionamiento del organismo. Resumiendo este criterio, la decisión de amparo Rol C377-13, razonó que "...la causal en comento depende ya no tanto de la naturaleza de lo pedido, sino más bien de cada situación de hecho en términos de los esfuerzos desproporcionados que involucraría entregar lo solicitado". Por ende, la configuración de la causal supone una ponderación de hecho sobre los aspectos que configuran tales esfuerzos, entre ellos el volumen de información, costo de oportunidad, etc. (decisiones de amparo roles C38-09, C41-09, C48-09, 080-09, entre otras).</p>
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10) Que, teniendo presente lo anteriormente señalado y lo informado por el órgano reclamado en su respuesta a la gestión oficiosa de esta Corporación, esto es, que el total de páginas a digitalizar correspondientes a actas municipales en el período comprendido entre el 12 de julio de 2002 al 21 de noviembre de 2002, 25 de noviembre de 2002 al 4 de diciembre de 2002, 8 de enero de 2004 al 14 diciembre de 2006, y 1 de enero de 2007 al 31 de diciembre de 2008, sería de 1779, lo que supondría un total de 8895 minutos, equivalente a 148,25 horas, es plausible considerar que para obtener la información solicitada por el reclamante, la Municipalidad de Paredones debería destinar personal y recursos para la digitalización de ésta, lo que, sin duda, constituiría una distracción indebida de funciones, lo que da base suficiente para dar por configurada la causal invocada.</p>
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11) Que, en consecuencia, se acogerá el amparo respecto de la información solicitada recaída en las actas del Concejo Municipal individualizadas en el considerando precedente, por cuanto la Municipalidad de Paredones no respondió la solicitud de acceso a la información dentro del plazo establecido por el artículo 14 de la Ley de Transparencia, en cambio, acreditó la casual de reserva del artículo 21, N° 1, literal c) de la Ley de Transparencia, solamente en su respuesta a la gestión oficiosa de esta Corporación.</p>
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EL CONSEJO PARA LA TRANSPARENCIA, EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES QUE LE OTORGAN LOS ARTÍCULOS 24 Y SIGUIENTES Y 33 LETRA B) DE LA LEY DE TRANSPARENCIA, Y POR LA UNANIMIDAD DE SUS MIEMBROS PRESENTES, ACUERDA:</p>
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I. Acoger el amparo deducido por don Diego Grez Cañete en contra de la Municipalidad de Paredones, en virtud de los fundamentos expuestos precedentemente, teniendo por contestada la solicitud de acceso a la información aunque de forma extemporánea.</p>
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II. Representar al Sr. Alcalde de la Municipalidad de Paredones, la infracción al artículo 14 de la Ley de Transparencia, toda vez que no dio respuesta al requerimiento de información que se le formulara en el plazo previsto en la disposición legal precitada. Lo anterior, a fin de que adopte las medidas necesarias para evitar que ante nuevas solicitudes de información la referida infracción vuelva a reiterarse.</p>
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III. Encomendar al Director General y a la Directora Jurídica (S) de este Consejo, indistintamente, notificar la presente decisión a don Diego Grez Cañete y al Sr. Alcalde de la Municipalidad de Paredones.</p>
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En contra de la presente decisión procede la interposición del reclamo de ilegalidad ante la Corte de Apelaciones del domicilio del reclamante en el plazo de 15 días corridos, contados desde la notificación de la resolución reclamada, de acuerdo a lo prescrito en el artículo 28 y siguientes de la Ley de Transparencia. Con todo, los órganos de la Administración del Estado no podrán intentar dicho reclamo en contra de la resolución del Consejo que otorgue el acceso a la información solicitada, cuando su denegación se hubiere fundado en la causal del artículo 21 N° 1 de la Ley de Transparencia. Además, no procederá el recurso de reposición establecido en el artículo 59 de la ley N° 19.880, según los fundamentos expresados por este Consejo en el acuerdo publicado en el Diario Oficial el 9 de junio de 2011.</p>
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Pronunciada por el Consejo Directivo del Consejo para la Transparencia, integrado por los Consejeros don Marcelo Drago Aguirre, don Jorge Jaraquemada Roblero y don José Luis Santa María Zañartu. La Presidenta del Consejo Directivo doña Vivianne Blanlot Soza no concurre al presente acuerdo por encontrarse ausente.</p>
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Por orden del Consejo Directivo, certifica la Directora Jurídica (S) del Consejo para la Transparencia doña Andrea Ruiz Rosas.</p>
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