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DECISIÓN AMPARO ROL C318-15</p>
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Entidad pública: Municipalidad de Marchigue</p>
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Requirente: Diego Grez Cañete</p>
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Ingreso Consejo: 09.02.2015</p>
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En sesión ordinaria N° 619 del Consejo Directivo, celebrada el 25 de mayo de 2015, con arreglo a las disposiciones de la Ley de Transparencia de la Función Pública y de Acceso a la Información de la Administración del Estado, en adelante, Ley de Transparencia, aprobada por el artículo primero de la ley N° 20.285 de 2008, el Consejo para la Transparencia, en adelante indistintamente el Consejo, ha adoptado la siguiente decisión respecto de la solicitud de amparo al derecho de acceso a la información Rol C318-15.</p>
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VISTOS:</p>
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Los artículos 5°, inciso 2°, 8° y 19 N° 12 de la Constitución Política de la República; las disposiciones aplicables de la ley N° 20.285, sobre acceso a la información pública y de la ley N° 19.880 que establece bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado; lo previsto en el decreto con fuerza de ley N° 1/19.653, de 2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley N° 18.575, orgánica constitucional sobre bases generales de la Administración del Estado; y los decretos supremos N° 13, de 2009 y N° 20, de 2009, ambos del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que aprueban, respectivamente, el reglamento del artículo primero de la ley N° 20.285, en adelante e indistintamente, el Reglamento, y los Estatutos de Funcionamiento del Consejo para la Transparencia.</p>
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TENIENDO PRESENTE:</p>
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1) SOLICITUD DE ACCESO: El 16 de diciembre de 2014, don Diego Grez Cañete solicitó a la Municipalidad de Marchigue "copias digitales de actas municipales producidas entre</p>
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1891-1894, 1894-1897, 1897-1900, 1900-1903, 1903-1906, 1906-1909, 1909-1912, 1912-1915, 1915-1918, 1918-1921, 1921-1924, 1924-1927, 1927-1935 (período de alcaldes designados por Pres. Carlos Ibáñez), 1935-1938, 1938-1941, 1941-1944, 1944-1947, 1947-1950, 1950-1953, 1953-1956, 1956-1960, 1960-1963, 1963-1967, 1967-1971, 1971-1973 (interrumpido por Golpe de Estado), 1973-1992 (alcaldes designados por régimen dictadura cívico militar), 1992-1996, 1996-2000, 2000-2004, 2004-2008, 2008-2012, 2012-2015.</p>
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En caso de comuna de Matanzas y la Estrella, omitir período (por razones obvias), en que fueron anexadas a las comunas de Rosario y Marchigüe, respectivamente".</p>
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2) RESPUESTA: El 29 de enero de 2015, la Municipalidad de Marchigue respondió a dicho requerimiento de información mediante Oficio N° 60 de la misma fecha, señalando, en síntesis, que:</p>
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a) Se envía respuesta parcial a la solicitud de acceso a la información, en conformidad al artículo 21 N° 1, literal c), de la Ley de Transparencia, el cual señala: "Tratándose de requerimientos de carácter genérico, referidos a un elevado número de actos administrativos o sus antecedentes o cuya atención requiera distraer indebidamente a los funcionarios del cumplimiento regular de sus labores habituales".</p>
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b) Es por ello que la respuesta se entrega de forma parcializada. Es decir, se entrega la información que corresponde a las actas desde el año 2011 al 2014, ello porque dichas actas se encuentran en formato electrónico. El link de acceso es: años 2011-2012, http://www.munimarchigue.cl/index.php?option=com_ content&view=article&id=128&Itemid=169; año 2013, http://munimarchigue.cl/web/index.php/2013-03-04-23-14-28/transparencia-2013; año 2014, http://munimarchigue.cl/web/index.php/2013-03-04-23-14-28/2014-04-11-15-33-16.</p>
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3) AMPARO: El 9 de febrero de 2015, don Diego Grez Cañete dedujo amparo a su derecho de acceso a la información en contra del señalado órgano de la Administración del Estado, fundado en que habría recibido una respuesta negativa a la solicitud de información. Luego señaló lo siguiente:</p>
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a) La respuesta alude a que la recopilación de actas distraería indebidamente de sus funciones a empleados municipales, sin embargo, si bien es reconocible que una digitalización de las actas municipales desde hace más de un siglo requeriría mucho más que 30 días hábiles, el municipio no hace un esfuerzo en facilitar su revisión, ni de forma física, ni a través de fotocopias, cuya entrega podría ser incluso, conversada.</p>
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b) La alcaldesa (S) hace mención de la publicación de actas en el sitio web institucional, sin embargo, revisado debidamente, es preciso indicar que las actas 37 (2013) y 117 (2011), así como la totalidad de las producidas en 2012, no se encuentran disponibles en el sitio web municipal. Ni siquiera revisando el sitio web con el Wayback Machine (web.archive.org) fue posible recuperar actas de aquel año, dado que nunca fueron publicadas. La respuesta entregada, en ese sentido, es errada.</p>
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4) DESCARGOS U OBSERVACIONES DEL ORGANISMO: El Consejo Directivo acordó admitir a tramitación este amparo, confiriendo traslado al Sr. Alcalde de la Municipalidad de Marchuigue mediante Oficio N° 001213 de 19 de febrero de 2015.</p>
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Mediante presentación de 11 de marzo de 2015, el Sr. Alcalde de la Municipalidad de Marchigue evacuó sus descargos u observaciones, señalando, en síntesis que:</p>
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a) Se entregó al requirente la respuesta a la solicitud de acceso a la información dentro del plazo establecido en la Ley de Transparencia, señalando que la información con la que se contaba se encontraba a su disposición en el portal municipal.</p>
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b) No se cuenta con toda la información que el solicitante requiere, atendido que ocurrió en una fecha no determinada un voraz incendio que consumió la información solicitada, quedando en poder del municipio, en forma manual, las actas desde el año 1989 a 2012, y en el portal municipal, las posteriores, del año 2013 a la fecha.</p>
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c) No se ha denegado en ningún caso la información solicitada, lo que ha ocurrido es una imposibilidad física de contar con los documentos requeridos, y los que se encuentran materialmente, desde ya, se ponen a disposición del reclamante, a fin que los analice, y si lo estima pertinente, solicite copias simples o autorizadas de todas o de las piezas que necesite.</p>
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d) La información del período 1891-2015, sólo se mantiene parcialmente, y abarca en soporte material o papel el periodo 1989-2012, y la posterior 2013-2015, en portal municipal.</p>
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e) No existe ninguna circunstancia que haga procedente la denegación de la información requerida, sólo que no se cuenta con el periodo anterior al año 1989, por haber sido destruida en un incendio.</p>
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f) No ha habido un obrar en contra de las normas de transparencia, sino que se ha tenido toda la intención de entregar la información con la que se cuenta materialmente, la que se pone desde ya a disposición del requirente.</p>
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g) El funcionario responsable de responder la solicitud de transparencia, al no haber señalado la información que se le requirió con la meticulosidad que ordena el procedimiento, sin señalar expresamente los periodos respecto de los cuales no se contaba con los documentos solicitados, y solo haberse remitido a lo existente en el portal municipal, sin averiguar qué había pasado con los periodos anteriores y que exigía el reclamante, y considerando la importancia que representa para la transparencia estatal, en los que se incluye este organismo público-autónomo, el otorgar en forma acabada y con la prontitud debida, todos los antecedentes que obren en poder del municipio, se ha hecho acreedor de una falta administrativa, tal como lo acredita el documento que se acompaña en un otrosí de la presentación.</p>
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h) En consecuencia, señala el municipio, al haber sido este procedimiento fundado, no en la denegación de los documentos solicitados, sino, en que no se contaba con la totalidad solicitada, por encontrarse destruidos por los hechos indicados precedentemente, es que se solicita su exculpación, y como ya se dijera reiteradamente, se encuentran a disposición del reclamante los documentos solicitados que abarcan el periodo desde 1989 a la fecha.</p>
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5) GESTIÓN OFICIOSA: El Consejo, mediante correo electrónico de 12 de mayo de 2015, solicitó a la Municipalidad de Marchigue lo siguiente: a) Señalar cuál es el volumen de la información solicitada que se encuentra en soporte papel en el período señalado, es decir, del año 1989 al 2012, y asimismo señalar cuánto tiempo se demoraría el Municipio en digitalizar las actas de dicho período; b) Aclarar en su respuesta hasta qué año estaría la información sólo materialmente, y no publicada en la web; c) Señalar si existen el acta de sesión ordinaria municipal de 2 de septiembre de 2013, correspondiente al Acuerdo N° 37 y, las actas de sesiones ordinarias municipales de enero a junio de 2013; d) Señalar si las actas publicadas en el sitio web municipal corresponden a todas las actas municipales del período 2011 a 2014.</p>
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Mediante correos electrónicos de 13 y 14 de mayo de 2015, la Municipalidad de Marchigue respondió el requerimiento, informando lo siguiente:</p>
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a) El volumen de la información solicitada es el siguiente: Año 1989, 115 páginas; Año 1990, 116 páginas; Año 1991, 111 páginas; Año 1992, 208 páginas; Año 1993, 262 páginas, más 91 hojas; Año 1994, 106 hojas, más 300 páginas; Año 1995, 449 páginas; Año 1996, 40 páginas, 208 hojas y 4 actas. Todas estas actas están contenidas en 6 libros, los cuales para el envío al solicitante habría que fotocopiarlos y luego continuar escaneando.</p>
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b) La información solicitada de los años 1997 a 2012 se encuentra en 16 archivadores. Cada archivador está compuesto aproximadamente por 316 hojas cada uno.</p>
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c) El Municipio se demoraría en digitalizar la información requerida un mes aproximadamente, ya que el encargado de las actas es una sola persona y éste no cuenta con una secretaria. La persona que tendría que escanear toda esta información sería la encargada de transparencia.</p>
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d) Se aclara que la información desde 1989 hasta marzo de 2015 se encuentra en papel, y en el portal está disponible desde el 2011 al 2015 en formato digital.</p>
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e) Respecto del acta de la sesión ordinaria municipal de 2 de septiembre de 2013, correspondiente al Acuerdo N° 37, y de las actas de sesiones ordinarias municipales de enero a junio de 2013, se informa que se corrigió el error, y actualmente se encuentran publicadas en el sitio web municipal.</p>
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f) Respecto de si las actas publicadas en el sitio web municipal corresponden a todas las actas municipales del período 2011 a 2014, se informa que se está revisando, y quedará solucionado el 18 de mayo de 2015.</p>
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Y CONSIDERANDO:</p>
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1) Que, el artículo 14 de la Ley de Transparencia dispone que la autoridad o jefatura del organismo requerido deberá pronunciarse sobre la solicitud, sea entregando la información solicitada o negándose a ello en un plazo máximo de veinte días hábiles, contados desde la recepción de la misma. No obstante ello, en el presente caso la solicitud en análisis no fue respondida dentro del plazo legal indicado, el cual vencía el 15 de enero de 2015. En razón de lo anterior, este Consejo representará al Sr. Alcalde de la Municipalidad de Marchigue en lo resolutivo de la presente decisión, la infracción tanto a la precitada disposición, como al principio de oportunidad consagrado en el artículo 11, letra h) del cuerpo legal citado.</p>
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2) Que, el objeto de este reclamo se circunscribe a la insatisfacción del reclamante con la respuesta de la Municipalidad de Marchigue a su solicitud de acceso a la información, por cuanto habría recibido una respuesta negativa a su solicitud, indicando que el municipio no facilitó la revisión de lo requerido, ni de forma física, ni a través de fotocopias, cuya entrega podría ser incluso, conversada. Asimismo, señala que las actas N° 37 del año 2013 y N° 117 del año 2011, así como la totalidad de las producidas en el año 2012, no se encuentran disponibles en el sitio web municipal.</p>
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3) Que, don Diego Grez Cañete solicitó a la Municipalidad de Marchigue copia digital de las actas municipales producidas entre los años 1891 y 2015. En su respuesta, el Municipio invocó el artículo 21 N° 1, literal c), de la Ley de Transparencia, informando la entrega de las actas desde el año 2011 al 2014, ello por cuanto éstas se encuentran en formato electrónico. En sus descargos, el organismo reclamado señaló que no contaba con toda la información requerida, atendido que un incendio consumió parte de ésta, quedando en poder del municipio materialmente las actas desde el año 1989 a 2012, y en el portal municipal, las posteriores, del año 2013 a la fecha. Agregó que existe una imposibilidad física de contar con los documentos requeridos, y los que se encuentran materialmente, es decir, desde 1989 a la fecha, se ponen a disposición del reclamante, a fin que los analice, y si lo estima pertinente, solicite copias simple o autorizadas de todas las piezas o de las que necesite. En su respuesta a la gestión oficiosa de esta Corporación, el Municipio señaló que el volumen de la información solicitada es el siguiente: Año 1989, 115 páginas; Año 1990, 116 páginas; Año 1991, 111 páginas; Año 1992, 208 páginas; Año 1993, 262 páginas, más 91 hojas; Año 1994, 106 hojas, más 300 páginas; Año 1995, 449 páginas; Año 1996, 40 páginas, 208 hojas y 4 actas. Luego, indicó que la información solicitada de los años 1997 a 2012, se encuentra en 16 archivadores, y cada uno de éstos está compuesto aproximadamente por 316 hojas cada uno. Señaló que el Municipio se demoraría en digitalizar la información requerida un mes aproximadamente, ya que solamente una persona tendría que escanear esta información. Aclaró que la información desde 1989 hasta marzo de 2015 se encuentra en papel, y en el portal está disponible desde el 2011 al 2015 en formato digital. Finalmente, indicó que el sitio web municipal con la publicación de las actas municipales se encontraba en revisión con el objeto de informar a esta Corporación, si éstas correspondían a todas las actas municipales del período 2011 a 2014.</p>
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4) Que, en sus descargos, la reclamada señaló que no posee la información solicitada desde 1891 a 1988, atendido la ocurrencia de un incendio. Sin embargo, el municipio señaló las actas que se encuentran materialmente en las dependencias municipales, es decir, de 1989 a la fecha, se encuentran a disposición del reclamante para su análisis, o bien , para solicitar copias.</p>
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5) Que, en relación a lo informado por la reclamada, resulta pertinente consignar que conforme ha resuelto previamente este Consejo, la inexistencia de la información solicitada, constituye una circunstancia de hecho cuya sola invocación no exime a los órganos de la Administración de su obligación de entregarla. Al respecto, en su respuesta, la Municipalidad de Marchigue señaló y explicó fundadamente que no obra en su poder la información referida a las actas municipales del año 1891 a 1988, por lo que no resulta posible requerirle la entrega de esta, puesto que no aparecen en el procedimiento antecedentes que permitan controvertir la alegación de inexistencia, más aun considerando la data de la información solicitada. En virtud de lo expuesto, se rechazará el amparo respecto de las actas municipales antedichas, pues la solicitud del reclamante recaería en información que no obra en poder de dicho organismo. Lo mismo cabe señalar respecto de las actas municipales solicitadas del año 2015, por cuanto a la fecha de la solicitud, el 16 de diciembre de 2014, éstas no existían.</p>
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6) Que, por otro lado, la Municipalidad de Marchigue señaló en su respuesta a la solicitud de acceso a la información que entregaba la información que corresponde a las actas desde el año 2011 al 2014, ello por cuanto dichas actas se encuentran en su sitio web, entregando los links respectivos. En su amparo, el reclamante señaló que no todas las actas municipales estaban publicadas. Luego, el Municipio informó en su repuesta a la gestión oficiosa de esta Corporación, respecto de si las actas publicadas en el sitio web municipal corresponden a todas las actas municipales del período 2011 a 2014, que ello se encontraba en revisión, y que quedaría solucionado el 18 de mayo de 2015. Al respecto, cabe señalar que no consta a este Consejo que todas las actas del Concejo Municipal se encuentren efectivamente publicadas en el sitio web del organismo reclamado. Asimismo, y según consta en el literal e) del numeral 5°) de lo expositivo, al momento de la solicitud, tampoco habrían estado publicadas la totalidad de las actas antedichas, por lo que no es posible tener por cumplida la obligación de informar en concordancia con el artículo 15 de la Ley de Transparencia. En dichas circunstancias, se acogerá el amparo en este punto, y se ordenará a la Municipalidad de Marchigue entregar al requirente una copia digitalizada de la información solicitada correspondiente a las actas del Concejo Municipal del año 2011 a 2014. Aun cuando el requirente solicitó el envío de la información a través de correo electrónico, y en consideración al peso que probablemente deba tener ésta, se ordenará que el Municipio remita un CD con las actas digitalizadas al domicilio particular del reclamante.</p>
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7) Que, respecto del volumen de la información solicitada que no se encuentra digitalizada, el Municipio señaló que proceder a ello significaría un entorpecimiento grave a la gestión municipal, por cuanto no se cuenta con personal para realizar una labor de este tipo. Luego, informó que el total de páginas a digitalizar en el período comprendido entre 1989 y 2012 supera las 5000, por lo que la Municipalidad se demoraría en digitalizar la información requerida un mes aproximadamente, ya que solamente una persona tendría que escanear toda la información.</p>
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8) Que, la alegación del Municipio en su respuesta al solicitante, complementada en sus respuesta a la gestión oficiosa de esta Corporación, se sustenta en la causal de secreto o reserva del artículo 21, N° 1, literal c) de la Ley de Transparencia, ello por cuanto dicho organismo manifestó que la entrega de la información en el formato requerido supondría distraer indebidamente a los funcionarios del órgano, respecto del cumplimiento regular de sus labores habituales.</p>
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9) Que, en virtud de la invocación de la causal de reserva prevista en el artículo 21 N° 1, letra c), de la Ley de Transparencia, puede denegarse la entrega de la información cuando su publicidad "afecte el debido cumplimiento de las funciones del órgano requerido por tratarse de requerimientos de carácter genérico, referidos a un elevado números de actos administrativos o sus antecedentes o cuya atención requiera distraer indebidamente a los funcionarios del cumplimiento regular de sus funciones habituales". Dicha norma ha sido desarrollada en el artículo 7°, N° 1, letra c), del Reglamento de la citada ley, señalando que "...un requerimiento distrae indebidamente a los funcionarios cuando su satisfacción requiera por parte de éstos, la utilización de un tiempo excesivo, considerando su jornada de trabajo, o un alejamiento de sus funciones habituales".</p>
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10) Que, en torno a la interpretación de la causal de reserva referida, la profusa jurisprudencia del Consejo ha establecido que ésta sólo puede configurarse en la medida que los esfuerzos que supone la búsqueda o eventualmente la sistematización y posterior entrega de lo pedido demanden esfuerzos significativamente tales, que entorpezcan el normal o debido funcionamiento del organismo. Resumiendo este criterio, la decisión de amparo Rol C377-13, razonó que "...la causal en comento depende ya no tanto de la naturaleza de lo pedido, sino más bien de cada situación de hecho en términos de los esfuerzos desproporcionados que involucraría entregar lo solicitado". Por ende, la configuración de la causal supone una ponderación de hecho sobre los aspectos que configuran tales esfuerzos, entre ellos el volumen de información, costo de oportunidad, etc. (decisiones de amparo roles C38-09, C41-09, C48-09, C80-09, entre otras).</p>
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11) Que, teniendo presente lo anteriormente señalado y lo informado por el órgano reclamado en su respuesta a la gestión oficiosa de esta Corporación, esto es, que el total de páginas a digitalizar correspondientes a actas municipales en el período comprendido entre 1989 y 2012 supera las 5000, por lo que la Municipalidad se demoraría en digitalizar la información requerida un mes aproximadamente, es plausible considerar que para obtener la información solicitada por el reclamante, la Municipalidad de Marchigue debería destinar personal y recursos para la digitalización de ésta, lo que, sin duda, constituiría una distracción indebida de funciones, lo que da base suficiente para dar por configurada la causal invocada.</p>
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12) Que, en consecuencia, se acogerá el amparo solo en cuanto a la respuesta extemporánea en relación a las actas del Concejo Municipal correspondientes al período comprendido entre 1989 y 2012, sin perjuicio de tener presente que la Municipalidad de Marchigue acreditó la casual de reserva del artículo 21, N° 1, literal c) de la Ley de Transparencia, solamente en su respuesta a la gestión oficiosa de esta Corporación.</p>
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EL CONSEJO PARA LA TRANSPARENCIA, EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES QUE LE OTORGAN LOS ARTÍCULOS 24 Y SIGUIENTES Y 33 LETRA B) DE LA LEY DE TRANSPARENCIA, Y POR LA UNANIMIDAD DE SUS MIEMBROS PRESENTES, ACUERDA:</p>
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I. Acoger parcialmente el amparo deducido por don Diego Grez Cañete en contra de la Municipalidad de Marchigue, en virtud de los fundamentos expuestos precedentemente.</p>
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II. Requerir al Sr. Alcalde de la Municipalidad de Marchigue:</p>
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a) Entregar a don Diego Grez Cañete copias digitales de las actas municipales del año 2011 a 2014, de acuerdo a lo señalado en el considerando 6°) de esta decisión.</p>
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b) Cumplir dicho requerimiento en un plazo que no supere los 5 días hábiles contados desde que la presente decisión quede ejecutoriada, bajo el apercibimiento de lo dispuesto en el artículo 46 de la Ley de Transparencia.</p>
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c) Informar el cumplimiento de esta decisión mediante comunicación enviada al correo electrónico cumplimiento@consejotransparencia.cl, o a la Oficina de Partes de este Consejo (Morandé N° 360, piso 7°, comuna y ciudad de Santiago), de manera que esta Corporación pueda verificar que se dé cumplimiento a las obligaciones impuestas precedentemente en tiempo y forma.</p>
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III. Representar al Sr. Alcalde de la Municipalidad de Marchigue la infracción al artículo 14 de la Ley de Transparencia, toda vez que no dio respuesta al requerimiento de información que se le formulara en el plazo previsto en la disposición legal precitada. Lo anterior, a fin de que adopte las medidas necesarias para evitar que ante nuevas solicitudes de información la referida infracción vuelva a reiterarse.</p>
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IV. Encomendar al Director General y a la Directora Jurídica (S) de este Consejo, indistintamente, notificar la presente decisión a don Diego Grez Cañete, y al Sr. Alcalde de la Municipalidad de Marchigue.</p>
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En contra de la presente decisión procede la interposición del reclamo de ilegalidad ante la Corte de Apelaciones del domicilio del reclamante en el plazo de 15 días corridos, contados desde la notificación de la resolución reclamada, de acuerdo a lo prescrito en el artículo 28 y siguientes de la Ley de Transparencia. Con todo, los órganos de la Administración del Estado no podrán intentar dicho reclamo en contra de la resolución del Consejo que otorgue el acceso a la información solicitada, cuando su denegación se hubiere fundado en la causal del artículo 21 N° 1 de la Ley de Transparencia. Además, no procederá el recurso de reposición establecido en el artículo 59 de la ley N° 19.880, según los fundamentos expresados por este Consejo en el acuerdo publicado en el Diario Oficial el 9 de junio de 2011.</p>
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Pronunciada por el Consejo Directivo del Consejo para la Transparencia, integrado por los Consejeros don Marcelo Drago Aguirre, don Jorge Jaraquemada Roblero y don José Luis Santa María Zañartu. La Presidenta del Consejo Directivo doña Vivianne Blanlot Soza no concurre al presente acuerdo por encontrarse ausente.</p>
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Por orden del Consejo Directivo, certifica la Directora Jurídica (S) del Consejo para la Transparencia doña Andrea Ruiz Rosas.</p>
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