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DECISIÓN AMPARO ROL C367-15</p>
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Entidad pública: Corporación Municipal de La Serena</p>
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Requirente: María Eloisa Molina Álvarez</p>
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Ingreso Consejo: 13.02.15</p>
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En sesión ordinaria N° 622 del Consejo Directivo, celebrada el 5 de junio de 2015, con arreglo a las disposiciones de la Ley de Transparencia de la Función Pública y de Acceso a la Información de la Administración del Estado, en adelante, Ley de Transparencia, aprobada por el artículo primero de la ley N° 20.285 de 2008, el Consejo para la Transparencia, en adelante indistintamente el Consejo, ha adoptado la siguiente decisión respecto de la solicitud de amparo al derecho de acceso a la información Rol C367-15.</p>
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VISTO:</p>
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Los artículos 5°, inciso 2°, 8° y 19 N° 12 de la Constitución Política de la República; las disposiciones aplicables de la ley N° 20.285, sobre acceso a la información pública y de la ley N° 19.880 que establece bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado; lo previsto en el decreto con fuerza de ley N° 1/19.653, de 2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley N° 18.575, orgánica constitucional sobre bases generales de la Administración del Estado; y los decretos supremos N° 13, de 2009 y N° 20, de 2009, ambos del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que aprueban, respectivamente, el reglamento del artículo primero de la ley N° 20.285, en adelante e indistintamente, el Reglamento, y los Estatutos de Funcionamiento del Consejo para la Transparencia.</p>
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TENIENDO PRESENTE:</p>
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1) SOLICITUD DE ACCESO: El 23 de enero de 2015 doña María Eloisa Molina Álvarez, solicitó información a la Municipalidad de La Serena, requiriendo:</p>
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a) Copia del primer nombramiento por traspaso desde el Ministerio de Educación a Ia Municipalidad de la Serena (Colegio Germán Riesco hoy Colegio Arturo Prat Chacón) en diciembre del año 1981.</p>
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b) Período de vigencia del desempeño docente: desde el 2 de enero de 1982 hasta el 27 de febrero de 1987.</p>
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Indica que se solicita el documento para presentar apelación a Contraloría para efectos de reconocimiento de tiempo trabajado (5 años y 2 meses) en establecimiento de dependencia municipal de La Serena.</p>
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2) DERIVACIÓN Y RESPUESTA DEL ÓRGANO: La Municipalidad de La Serena, en virtud de ordinario N° 02-0008/15, de 26 de enero de 2015, deriva la solicitud de información a la Corporación Municipal de La Serena. Dicha institución, con fecha 5 de febrero de 2015, por medio de ordinario N° 3/2015, de misma fecha, dio respuesta a la solicitud de información, indicando, en resumen, lo siguiente:</p>
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a) Con fecha 28 de enero de 2015, recibieron la solicitud de información;</p>
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b) En cumplimiento de lo dispuesto en el punto 2.3 de la Instrucción General N° 10 del Consejo para la Transparencia, comunica que realizada la búsqueda de información y agotados todos los medios a su disposición para encontrarla, se comprobó que de dicha información no hay registro en su sistema computacional, como tampoco documentación, la que no fue habida. En virtud de ello, no se podrá entregar la información.</p>
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3) AMPARO: El 13 de febrero de 2015, doña María Eloisa Molina Álvarez dedujo amparo a su derecho de acceso a la información en contra de la Corporación Municipal de La Serena, fundado en que recibió respuesta negativa a su solicitud de información, debido a que no se encontró la información. Además, acompaña los siguientes documentos:</p>
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a) Decreto N° 10.016, de 15 de diciembre de 1981, que aprueba el convenio entre el Ministerio de Educación y la Municipalidad de La Serena, sobre traspaso de servicio educación superior y sus bases, que presta Escuela E-1 de La Serena.</p>
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En el numeral uno del convenio, se señala que el Ministerio de Educación Pública traspasa a la Municipalidad de La Serena, el servicio educacional que presta el establecimiento que se individualiza a continuación: Escuela E-1, Localidad La Serena, comuna La Serena, Provincia El Elqui.</p>
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En el numeral octavo del convenio se señala que en el documento anexo, que forma parte integrante del convenio, se contiene la nómina y régimen del personal que presta sus servicios en el establecimiento educacional ya individualizado y que se traspasa a la Municipalidad de La Serena.</p>
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Como anexo del decreto se adjunta el listado de profesionales, que incluye en su número 19 a la Sra. María Eloisa Molina Álvarez, se indica el número de documento es el 5088/79, escalafón básica, función o cargo D.P.T, grado EUS 18, bienio 1, jornada 30, asignación 12.5%.</p>
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b) Ordinario N° Anexo 3, de 21 de diciembre de 1981, que notifica declaración de vacancia de cargo a contar del 31 de diciembre de 1981 a la Sra. María Eloisa Molina. Señala que dado el hecho que el establecimiento educacional en que Ud. se desempeña, tanto en infraestructura como en su personal, será traspasado a la Administración Municipal, se le informa que el cargo de docente propiamente tal, se declara vacante.</p>
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c) Pase interno N° 1645, de 15 de octubre de 2014, de la Contraloría General de la República, División de Municipalidades Unidad de Registro, que indica que el Jefe de la Subdivisión Jurídica, de la División de Municipalidades, que suscribe, cumple con remitir la referencia N° 46.296, de 2014, mediante la cual se solicita se informe sobre la relación laboral de doña María Eloisa Álvarez, en la Administración del Estado, conjuntamente con el pase interno N° 156, del área de beneficios previsionales y remuneratorios de la División del Personal de la Administración del Estado. Sobre el particular, esta unidad cumple con señalar que de acuerdo a los antecedentes que obran en el sistema de información y control de personal de la Administración del Estado que mantiene este organismo fiscalizador, la persona individualizada no registra actos administrativos en el ámbito municipal.</p>
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4) DESCARGOS Y OBSERVACIONES DEL ORGANISMO: El Consejo Directivo de este Consejo acordó admitir a tramitación este amparo y confirió traslado al Sr. Alcalde y Presidente del Directorio Corporación Municipal de La Serena mediante Oficio N° 1229 de 20 de febrero de 2015. Solicitándole que señale (1°) se refiera a la concurrencia de alguna circunstancia de hecho que haga procedente y/o justifique la denegación de la información reclamada; y (2°) acompañe los documentos que acrediten la fecha de ingreso de la solicitud a esta Corporación.</p>
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Con fecha 17 de marzo de 2015, se remite correo electrónico al órgano, en el que le comunica que el plazo para responder ha vencido, por lo que se le concede un plazo de carácter extraordinario de 3 días hábiles, a partir de la fecha de envío del correo.</p>
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Con fecha 17 de marzo de 2015, la Municipalidad remitió sus descargos, señalando, en síntesis que:</p>
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a) Conforme lo establece Instrucción General del Consejo, la Municipalidad realizó una búsqueda exhaustiva en los listados de personal inactivo de la Corporación, no encontrándose registro de ella en ninguna de las nóminas existentes, asimismo se procedió a la búsqueda en los registros en los sistemas computacionales, lo que tampoco arrojó resultados positivos. Se procedió a la búsqueda en las bodegas de la Corporación de dicho documento, lo cual arrojó que no existía dicho documento.</p>
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b) En base a lo indicado por este Consejo en decisiones amparo roles C931-11 y C1224-12, no cabe que el Consejo requiera la entrega de la información inexistente, de modo que no puede sino rechazarse el presente amparo.</p>
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c) Se adjunta la notificación de acuso de recibo de la información y su posterior notificación por medio de correo electrónico. Acompaña dos solicitudes de información idénticas, que ingresaron a través del portal de transparencia el 22 y 23 de enero de 2015. También acompaña, copia de correo electrónico de fecha 28 de enero de 2015, en el que la Corporación Municipal de La Serena notifica el acuso de recibo de la solicitud de información.</p>
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d) Se acompaña documentación que acredita la derivación de la Municipalidad a la Corporación Municipal, por medio de ordinario N° 02-0008/15, de 26 de enero de 2015, con timbre de fecha 28 de enero de 2015.</p>
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e) Se acompaña correo electrónico de fecha 5 de febrero de 2015, dirigido a la reclamante en la que le remiten el oficio de notificación a su solicitud, en el que se adjunta el ordinario N° 3/2015, de 5 de febrero de 2015.</p>
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f) Se acompaña carta de 4 de marzo de 2015, de la encargada de contratos de la Corporación Municipal al Director del Departamento de Recursos Humanos de la Corporación Municipal de La Serena, en la que le indica que pasa a informar los acontecimientos ocurridos y las gestiones que se realizaron para obtener la información solicitada por Transparencia. El día 3 de febrero fue requerida por el encargado de transparencia la carpeta con la documentación personal de la Sra. María Eloísa Molina Álvarez. Se hizo una revisión de los listados de personal inactivo no encontrándose registro de ella en ninguna de las nóminas Excel, por lo cual se ingresó el nombre de la persona en los sistemas computacionales, pero aún así no apareció registro alguno. Dado lo ocurrido se informó en correo enviado el mismo día. Al día siguiente, se buscó en la bodega del Ex Colegio Darío Salas, se revisaron cada una de las cajas que archivan los documentos de los ex funcionarios, también se buscó en la bodega que se encuentra en nuestras dependencias y en los kardex de los funcionarios activos que se encuentran en nuestras oficinas, sin obtener resultados. Por otra parte, ayer se ingresaron nuevamente los datos a los sistemas, tanto en el registro del sistema de contratación como en el registro sistema Minerva, en ambos casos sigue apareciendo como funcionaria no encontrada.</p>
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g) Acompaña pantallazo del registro de computación y registro minerva, en el que se consulta por la Sra. Molina Álvarez María Eloisa y el buscador arroja "no he encontrado funcionarios en la base de datos con los datos ingresados."</p>
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5) GESTIÓN OFICIOSA: Este Consejo remitió correo electrónico al órgano en el que le solicitó que aclarara los siguientes puntos: (1°) Indique, porque efectuó las búsquedas en las bodegas del ex Colegio Darío Salas, y no en otros establecimientos; (2°) La reclamante se refiere a la información del Colegio Germán Riesco que indica que hoy sería el Colegio Arturo Prat Chacón. Conforme el listado de colegios que aparece en la página web del servicio, tanto el Colegio Darío Salas, como Germán Riesco y Arturo Prat Chacón, aparecen como colegios existentes a la fecha de hoy. Por lo que se le requiere que aclare si a la fecha dichos establecimientos se encuentran en funcionamiento; (3°) Cuando señaló las búsquedas que realizó en los registros computacionales, se buscó con el nombre y apellidos completos, el resultado fue que no se encontró a dicha funcionaria. Es posible, que por un error de tipeo la información no se haya registrado exactamente con ese mismo nombre (por ejemplo con o sin acento), en este sentido, requerimos que indique si buscó sólo por el apellido Molina; (4°) Existe algún acta en virtud en la que cual conste la destrucción de los documentos luego del transcurso de cierto período de tiempo; (5°) Refiérase al proceso de gestión documental, en concreto el archivo y respaldo de los documentos de funcionarios y ex funcionarios de la Municipalidad y Corporación Municipal en materias de educación.</p>
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Con fecha 1 de junio de 2015, la Corporación remite oficio N° 005, de fecha 29 de mayo de 2015, en el que señalan lo siguiente:</p>
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a) Hoy en día el ex Colegio Darío Salas, funciona como bodega de resguardo de la documentación de la Corporación;</p>
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b) Los colegios Darío Salas, Germán Riesco y Arturo Prat Chacón se encuentran en funcionamiento en la actualidad. El primero de ellos, sigue en funcionamiento, pero fue trasladado a otra locación, dejando sus antiguas dependencias como bodega en donde se almacena y custodia la documentación de la Corporación;</p>
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c) Indican que se realizó una búsqueda exhaustiva en los listados de personal inactivo, no encontrándose registro de ella en ninguna de las nóminas existentes, así como se procedió a la búsqueda en los registros de los sistemas computacionales, los cuáles tampoco arrojaron resultados positivos. Se procedió a indagar en las bodegas de la Corporación, lo cual arrojó que no existía la información. La búsqueda se realizó por apellido y nombre, no se cometió error de digitación o algo que pudiera hacer prever un error.</p>
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d) En cuanto a la existencia de algún acta de destrucción de los documentos, señala que no se encontró acto de expurgación de la documentación o acta donde se señale la destrucción que hayan realizado anteriores administradores, por ende se restringen a señalar si hubo o no dichos actos. La documentación solicitada es de hace más de 33 años, por lo cual no hay registro de ella.</p>
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e) En cuanto a la gestión documental, indican que el día de hoy el Departamento de Recursos Humanos, deja respaldo físico de todos los contratos de funcionarios de esta Corporación, los cuales se encuentran en resguardo en sus dependencias y bodegas. Además, cuentan con un sistema informático de Recursos Humanos, denominado Minerva, el cual almacena la información de todos los funcionarios a contar del año 2000 en adelante.</p>
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Y CONSIDERANDO:</p>
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1) Que, el objeto del presente amparo es la copia del primer nombramiento por traspaso desde el Ministerio de Educación a la Municipalidad de La Serena de la requirente, en diciembre de 1981. Además solicita, el "período de vigencia del desempeño docente, desde el 2 de enero de 1982 hasta el 27 de febrero de 1987". Respecto de este último requerimiento, se entiende que solicita su evaluación de desempeño docente en el período indicado. Al respecto podemos señalar que la "Evaluación Docente": es el sistema de evaluación de los profesionales de la educación que se desempeñen en funciones de docencia de aula, de carácter formativo según lo establecido en el artículo 70 del Decreto con Fuerza de Ley N° 1 de 1996, del Ministerio de Educación.</p>
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2) Que, el órgano en su respuesta y descargos, argumenta que realizadas las búsquedas pertinentes, constató que la información solicitada no obra en su poder. Conforme ha resuelto previamente este Consejo, en sus decisiones de amparo Roles C1179-11 y C1163-11, la inexistencia de la información solicitada, constituye una circunstancia de hecho cuya sola invocación no exime a los órganos de la Administración de su obligación de entregarla. En efecto, esta alegación debe ser fundada, indicando el motivo específico por el cual la información requerida no obra en su poder y debiendo acreditarla fehacientemente. Al respecto, la Instrucción General N° 10, sobre el procedimiento administrativo de acceso a la información, en el acápite sobre búsqueda de la información requerida, numeral 2.3, en su párrafo segundo, dispone que, en caso de no existir un acto administrativo que haya dispuesto la expurgación de los documentos pedidos, si el órgano público constata que no posee la información, luego de realizada su búsqueda, deberá agotar todos los medios a su disposición para encontrarla y, en caso de estimar que los hechos son susceptibles de ser sancionados con una medida disciplinaria, instruir el correspondiente procedimiento sancionatorio. Si la información no fuere habida deberá comunicar esta circunstancia al solicitante, indicándole detalladamente las razones que lo justifiquen.</p>
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3) Que, en la especie, el órgano reclamado ha acreditado de manera suficiente que efectuó una búsqueda exhaustiva de la información, agotando los medios a su disposición para encontrarla, sin que ésta haya sido encontrada, conforme queda de manifiesto en sus descargos, y la copia de los registros de búsqueda de los sistemas computacionales. Adicionalmente, es necesario hacer presente que la información requerida es de hace más de 33 años atrás, y el sistema de registro de funcionarios que ha establecido la Municipalidad data del año 2000.</p>
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4) Que constituye un presupuesto básico para el ejercicio del derecho fundamental de acceso a la información pública el que la información requerida exista en poder del órgano solicitado, conforme preceptúan los artículos 5° y 10 de la Ley de Transparencia. En consecuencia, dado que la inexistencia fluye de los antecedentes acompañados por la reclamada, este Consejo se halla impedido de requerir la entrega de información inexistente, razón por la cual se rechazará el presente amparo.</p>
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EL CONSEJO PARA LA TRANSPARENCIA, EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES QUE LE OTORGAN LOS ARTÍCULOS 24 Y SIGUIENTES Y 33 LETRA B) DE LA LEY DE TRANSPARENCIA, Y POR LA UNANIMIDAD DE SUS MIEMBROS PRESENTES, ACUERDA:</p>
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I. Rechazar el amparo interpuesto por doña María Eloísa Molina Álvarez en contra de Municipalidad de La Serena, atendida la inexistencia de la información requerida, de acuerdo a los fundamentos señalados en los considerandos precedentes.</p>
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II. Encomendar al Director General y a la Directora Jurídica (S) de este Consejo, indistintamente, indistintamente, notificar el presente acuerdo a doña María Eloísa Molina Álvarez y al Sr. Alcalde y Presidente de la Corporación Municipal de La Serena.</p>
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En contra de la presente decisión procede la interposición del reclamo de ilegalidad ante la Corte de Apelaciones del domicilio del reclamante en el plazo de 15 días corridos, contados desde la notificación de la resolución reclamada, de acuerdo a lo prescrito en el artículo 28 y siguientes de la Ley de Transparencia. Con todo, los órganos de la Administración del Estado no podrán intentar dicho reclamo en contra de la resolución del Consejo que otorgue el acceso a la información solicitada, cuando su denegación se hubiere fundado en la causal del artículo 21 N° 1 de la Ley de Transparencia. Además, no procederá el recurso de reposición establecido en el artículo 59 de la ley N° 19.880, según los fundamentos expresados por este Consejo en el acuerdo publicado en el Diario Oficial el 9 de junio de 2011.</p>
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Pronunciada por el Consejo Directivo del Consejo para la Transparencia, integrado por los Consejeros don Marcelo Drago Aguirre, don Jorge Jaraquemada Roblero y don José Luis Santa María Zañartu. La Presidenta del Consejo Directivo doña Vivianne Blanlot Soza no concurre al presente acuerdo por encontrarse ausente.</p>
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Por orden del Consejo Directivo, certifica la Directora Jurídica (S) del Consejo para la Transparencia doña Andrea Ruiz Rosas.</p>
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