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DECISIÓN AMPARO ROL C1271-16</p>
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Entidad pública: Servicio Agrícola y Ganadero (SAG)</p>
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Requirente: Claudio Siegel Tike</p>
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Ingreso Consejo: 18.04.2016</p>
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En sesión ordinaria N° 729 del Consejo Directivo, celebrada el 9 de agosto de 2016, con arreglo a las disposiciones de la Ley de Transparencia de la Función Pública y de Acceso a la Información de la Administración del Estado, en adelante, Ley de Transparencia, aprobada por el artículo primero de la ley N° 20.285 de 2008, el Consejo para la Transparencia, en adelante indistintamente el Consejo, ha adoptado la siguiente decisión respecto de la solicitud de amparo al derecho de acceso a la información Rol C1271-16.</p>
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VISTO:</p>
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Los artículos 5°, inciso 2°, 8° y 19 N° 12 de la Constitución Política de la República; las disposiciones aplicables de la ley N° 20.285, sobre acceso a la información pública y de la ley N° 19.880 que establece bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado; lo previsto en el decreto con fuerza de ley N° 1/19.653, de 2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley N° 18.575, orgánica constitucional sobre bases generales de la Administración del Estado; y los decretos supremos N° 13, de 2009 y N° 20, de 2009, ambos del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que aprueban, respectivamente, el reglamento del artículo primero de la ley N° 20.285, en adelante e indistintamente, el Reglamento, y los Estatutos de Funcionamiento del Consejo para la Transparencia.</p>
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TENIENDO PRESENTE:</p>
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1) SOLICITUD DE ACCESO: El 11 de febrero de 2016, don Claudio Siegel Tike solicitó al Servicio Agrícola y Ganadero (en adelante SAG) "autorizaciones de uso y disposición de fenicoles, tetraciclinas, quinolonas y fluoroquinolonas, en el período 2013-2015".</p>
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El requirente adjunta a su solicitud un documento por el cual especifica y desglosa la información requerida de la siguiente forma: En el caso de los fenicoles y tetraciclinas utilizadas en medicina veterinaria, requiere un total de 5 principios activos y de 37 nombres comerciales o marcas. Por su parte, respecto a los quinolonas y fluoroquinolonas utilizadas en medicina veterinaria, requiere 8 principios activos y un total de 12 nombres comerciales o marcas.</p>
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2) PRÓRROGA Y RESPUESTA: Mediante Carta NUM. 1490/2016, de 19 de marzo de 2016, el SAG comunicó al solicitante la prórroga del plazo para pronunciarse sobre esta solicitud, atendido que existía circunstancias que no hacían posible contar con los elementos necesarios para dar respuesta a la consulta planteada.</p>
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Por Resolución Exenta N° 1.487/2016, de 24 de marzo de 2016, el SAG denegó la entrega de la información por configurarse la causal de reserva del artículo 21 N° 1 letra c) de la Ley de Transparencia, en relación con lo dispuesto en el artículo 7 N° 1 literal c) de su Reglamento. Explica que el Servicio no tiene sistematizada la información sobre autorizaciones de uso y disposición, por tanto, para dar una respuesta en los términos requeridos por el solicitante, se tendría que acudir a las bodegas del Servicio para revisar manualmente cada una de las solicitudes de disposición y uso presentadas por los terceros interesados, lo que supondría revisar, aproximadamente, 1.500 disposiciones por año y, por tanto, en el período 2013 a 2015, alrededor de 4.500 documentos. Lo anterior implicaría para el servicio destinar a varios funcionarios a la atención de dicha solicitud de información, en desmedro del cumplimiento de otras funciones públicas que le han sido encomendadas, o bien, desatender otras solicitudes de acceso a la información pública.</p>
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3) AMPARO: El 12 de abril de 2016, don Claudio Siegel Tike dedujo amparo a su derecho de acceso a la información en contra del señalado órgano de la Administración del Estado, fundado en la respuesta negativa a su solicitud de información.</p>
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4) DESCARGOS U OBSERVACIONES DEL ORGANISMO: El Consejo Directivo de esta Corporación acordó admitir a tramitación este amparo, confiriendo traslado al Sr. Director Nacional del Servicio Agrícola y Ganadero, mediante Oficio N° 4.391, de 03 de mayo de 2016. Mediante Ord. N° 2248/2016, de 19 de mayo de 2016, en representación de Servicio Agrícola y Ganadero (SAG) presentó sus descargos u observaciones, reiterando lo indicado en su respuesta y señalando además lo siguiente:</p>
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a) La información sobre autorizaciones de uso y disposición de productos farmacéuticos se encuentra distribuida y almacenada en las distintas bodegas de las oficinas del Servicio con competencia en la materia, específicamente, en las Oficinas Metropolitana y Aeropuerto, correspondientes a la Región Metropolitana, y Oficinas de Valparaíso y El Sauce, de la Región de Valparaíso.</p>
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b) La realidad de cada una de dichas oficinas es diversa y con escaso personal, lo que implicaría necesariamente para los funcionarios responsables de las áreas técnicas respectivas desatender las actividades regulares que desempeñan y destinar su jornada exclusivamente a atender la solicitud objeto de análisis. Así indica que, en el caso de la Oficina Metropolitana, específicamente en el Programa de medicamentos de uso exclusivamente veterinario, se desempeñan 2 funcionarios (un médico veterinario y un técnico agrícola) con diversas funciones que se indican. Por su parte en el área pecuaria de la Oficina de Comercio Exterior del Aeropuerto se desempeñan 2 funcionarios profesionales y un técnico, los que utilizan el total de su jornada en las labores habituales de importación y exportación en las unidades de carga, correos y courier. Por último, respecto a las Oficinas de Valparaíso y El Sauce se desempeña un funcionario en el área técnica correspondiente de cada una de ésta, a quienes corresponde ejecutar labores de internación y estudios de certificados de destinación aduanera (CDA), sin perjuicio de otras funciones. Al año se tramitan aproximadamente 15.000 certificados de destinación aduanera en la Oficina Valparaíso, y más de 22.000 certificados en la Oficina El Sauce.</p>
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c) Las autorizaciones de uso y disposición no se encuentran almacenadas en forma sistematizada, sino que deben revisarse manualmente los certificados de destinación aduanera de todas las oficinas indicadas. En la especie, en el período requerido (2013 a 2015) se trata de un total de 140.000 certificados distribuidos en más de 150 cajas memphis. Luego, se tendría que identificar aquellos que corresponden a productos farmacéuticos, como mínimo 4.500 documentos, y posteriormente, filtrar dichos documentos conforme al requerimiento del solicitante. Se hace presente que el trabajo no se agota en la búsqueda, recopilación y copia de antecedentes, sino que además implicaría la notificación a terceros cuyos derechos pudieren verse afectados, por estimarse que dichas autorizaciones contienen información que podría estimarse de carácter comercial por los mismos, y por tanto, necesariamente deberían tarjarse datos sensibles, en caso de oposición de dichos terceros.</p>
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d) Atendido lo anterior, a juicio del Servicio, para dar cumplimiento al requerimiento deberían destinarse, al menos, 3 funcionarios por cada oficina, trabajando 8 horas diarias, por aproximadamente 2 meses, para realizar las funciones de búsqueda, sistematización y notificación a terceros. El SAG carece de recursos presupuestarios para contratar personal adicional para estas tareas, por lo que necesariamente debería distraerse a los funcionarios del área técnica del cumplimiento regular de sus funciones y además destinar a funcionarios de otras áreas para lograr dar respuesta al requerimiento de información, en un plazo que obviamente excede con creces al establecido en la normativa legal.</p>
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Y CONSIDERANDO:</p>
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1) Que lo requerido corresponde a copia de las autorizaciones de uso y disposición de productos farmacéuticos, especificados según principio activo y nombre comercial o marca, que hubiere otorgado el SAG entre los años 2013 a 2015. Al efecto, tratándose de actos administrativos que debe dictar el órgano requerido en cumplimiento de sus funciones, por lo que los documentos requeridos deben obrar en poder del Servicio y han sido elaborados con presupuesto público, luego la información solicitada es pública, al tenor de lo dispuesto en los artículos 5° y 10 de la Ley de Transparencia, salvo las excepciones que establece esta ley y las previstas en otras leyes de quórum calificado.</p>
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2) Que el SAG denegó la entrega de la información requerida en virtud de la causal de reserva establecida en el artículo 21 N° 1 literal c) de la Ley de Transparencia. En particular, respecto de la interpretación de la referida causal, la jurisprudencia de este Consejo ha establecido que ésta sólo puede configurarse en la medida que los esfuerzos que supone la búsqueda o eventualmente la sistematización y posterior entrega de lo pedido demanden esfuerzos significativamente tales, que entorpezcan el normal o debido funcionamiento del organismo. Resumiendo este criterio, la decisión de amparo Rol C377-13, razonó que "(...) la causal en comento depende ya no tanto de la naturaleza de lo pedido, sino más bien de cada situación de hecho en términos de los esfuerzos desproporcionados que involucraría entregar lo solicitado". Por ende, la configuración de la causal supone una ponderación de hecho sobre los aspectos que configuran tales esfuerzos, entre ellos el volumen de información o el costo de oportunidad. Por ello la Excma. Corte Suprema, en su sentencia recaída en el recurso de queja Rol N° 6663-2012, de 17 de enero de 2013, indicó que esta causal "deberá explicarse pormenorizadamente y probarse de modo fehaciente de qué manera el control ciudadano reflejado en la solicitud [de acceso] podría afectar el debido cumplimiento de las funciones (...), mencionarse las atribuciones precisas que la revelación de la información le impediría o entorpecería de cumplir debidamente (...), sin que basten para estos efectos meras invocaciones generales".</p>
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3) Que a fin de ponderar en concreto la causal de reserva invocada, resulta procedente atender al volumen, naturaleza, y origen de la información solicitada. Así, en cuanto a la naturaleza y origen de la información, resulta útil indicar que la materia requerida se encuentra principalmente regulada en el Decreto N° 25, de 2005, del Ministerio de Agricultura, Aprueba Reglamento de Productos Farmacéuticos de Uso Exclusivamente Veterinario. Según el artículo 58 de la citada norma, y para cursar la destinación aduanera definitiva de productos importados terminados o a granel que no requieren control de serie, y sustancias importadas destinadas a la elaboración de productos, el interesado deberá presentar al Servicio una solicitud de disposición y uso en formulario oficial acompañada de una serie de antecedentes (énfasis agregado). Por lo anterior, en términos generales, esta resolución de autorización emitida por el SAG permite verificar que los medicamentos veterinarios o las materias primas para la elaboración de éstos que se importan al país cumplen con las normas establecidas. Al efecto, esta Corporación revisó, a título meramente ejemplar, los formularios para solicitar autorización de disposición y uso de productos, verificando que éstos contienen los siguientes datos referidos al solicitante: Nombre del propietario o representante legal, nombre del director técnico (del establecimiento importador), razón social del establecimiento y dirección de bodega autorizada. El formulario también contiene la siguiente información referida a los productos: nombre genérico o comercial, Número de registro en el SAG, categoría, cantidad y número de serie. Por último, el formulario contiene la autorización del SAG para el uso y destinación de los productos, con indicación del número de certificado de destinación aduanera y número de informe de inspección de productos agropecuarios.</p>
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4) Que establecido lo anterior, en cuanto al volumen de la información requerida, el SAG ha descrito en su respuesta, complementado por sus descargos, que la información requerida, esto es, las resoluciones de autorizaciones de disposición y uso de productos, se encuentran en formato papel, archivadas en cajas ubicadas en distintas bodegas del Servicio, esto es, en la oficina Metropolitana y Aeropuerto (Región Metropolitana) y las oficinas de Valparaíso y El Sauce (Región de Valparaíso). Luego, hace presente que la información no se encuentra almacenada de forma sistematizada. Lo anterior implica la revisión de aproximadamente 1.500 solicitudes de disposición y uso de productos presentados anualmente, que para el caso específico, supondría la revisión manual de aproximadamente 4.500 solicitudes para productos farmacéuticos (información relativa a los años 2013, 2014 y 2015). Posteriormente, funcionarios del Servicio tendrían que clasificar la información conforme a los parámetros específicos solicitados por requirente, esto eso, debe revisar manualmente las autorizaciones a efecto de seleccionar sólo aquellas referidas a fenicoles, tetraciclinas, quinolonas y fluoroquinolonas, y a su vez, respecto de éstos, aquellos referidos a cada uno de los principios activos, y finalmente, respecto de estos principios activos, aquellos referidos a las marcas comerciales especificados por el solicitante. De esta forma, las actividades de búsqueda, clasificación y sistematización de la información según los parámetros requeridos por el solicitante, llevarían al Servicio a destinar al escaso personal con que cuenta en las distintas oficinas en que se encuentra archivada la información (4) a utilizar un tiempo excesivo, desatendiendo sus labores diarias para ocuparse de la presente solicitud de información.</p>
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5) Que por lo anterior, este Consejo estima que, el conjunto de actividades descritas, especialmente lo referido a la ubicación de la información requerida (autorizaciones de disposición y uso de productos farmacéuticos (archivados en bodegas ubicadas en 4 oficinas del SAG); el escaso personal del Servicio disponible en dichas oficinas para atender el requerimiento; y, teniendo en consideración el número de solicitudes presentadas para un período de 3 años (aproximadamente 4.500), debiendo a su vez revisarse y seleccionarse manualmente únicamente aquella información referida a las autorizaciones para disposición y uso de fenicoles y tetraciclinas utilizadas en medicina veterinaria, específicamente 5 principios activos y 37 nombres comerciales o marcas, y respecto a los quinolonas y fluoroquinolonas utilizadas en medicina veterinaria, 8 principios activos y 12 nombres comerciales o marcas, entre los años 2013 a 2015; para los efectos de sistematizar y posteriormente entregar la información requerida en los términos específicos solicitados por el reclamante (formato PDF), es de una entidad tal que afectaría el debido cumplimiento de las funciones del órgano, ya que la atención del requerimiento implicaría para los funcionarios del órgano la utilización de un tiempo excesivo, considerando los recursos institucionales (especialmente recursos humanos) que deberían destinarse, razonable y prudencialmente, a la atención de los requerimientos generados por la Ley de Transparencia, razones por las que se rechazará el presente amparo por configurarse en la especie la causal de reserva prescrita en el artículo 21 N° 1 literal c) de la Ley de Transparencia.</p>
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6) Que atendido lo antes resuelto, resulta inoficioso pronunciarse sobre la procedencia de aplicación del procedimiento del artículo 20 de Ley de Transparencia y la eventual divisibilidad de la información alegada por el órgano con ocasión de los descargos evacuados en esta sede.</p>
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7) Que por último, y en base a la respuesta y descargos del órgano en orden a señalar que la información sobre autorizaciones de uso y disposición de productos, se encuentra archivada en formato papel, en diversas bodegas, sin la debida sistematización ni clasificación, cabe hacer presente que una adecuada política de gestión documental en el ámbito público debiera tener, entre otras finalidades, las de garantizar y materializar el derecho de acceso de los ciudadanos a dicha información. Por ello, resulta relevante para este Consejo, así como para el solicitante, conocer el sistema de gestión documental que ha implementado el órgano respecto de la documentación que contiene la información solicitada, con énfasis en el ciclo de vida de los documentos desde su creación hasta que se disponga su archivo, lo que será recomendado en lo resolutivo de esta decisión.</p>
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EL CONSEJO PARA LA TRANSPARENCIA, EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES QUE LE OTORGAN LOS ARTÍCULOS 24 Y SIGUIENTES Y 33 LETRA B) DE LA LEY DE TRANSPARENCIA, Y POR LA UNANIMIDAD DE SUS MIEMBROS PRESENTES, ACUERDA:</p>
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I. Rechazar el amparo deducido por don Claudio Siegel Tike, de 18 de abril de 2016, en contra del Servicio Agrícola y Ganadero (SAG), por configurarse en la especie la causal de reserva establecida en el artículo 21 N° 1, literal c), de la Ley de Transparencia, en específico, al tratarse de requerimientos cuya atención requiere distraer, en la especie, indebidamente a los funcionarios del cumplimiento regular de sus labores habituales.</p>
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II. Recomendar al Sr. Director Nacional del Servicio Agrícola y Ganadero informar al solicitante y a este Consejo el sistema de gestión documental que utiliza para el tratamiento de la información solicitada, explicitando el ciclo de vida de los documentos que la contengan, desde su creación hasta que se disponga su archivo, Asimismo, recomendar a dicha Autoridad la adecuación del sistema de gestión documental respecto de la información requerida, atendida su relevancia, de modo de garantizar el derecho de acceso de los ciudadanos a dicha información</p>
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III. Encomendar al Director General y a la Directora Jurídica de este Consejo, indistintamente, notificar la presente decisión a don Claudio Siegel Tike y al Sr. Director Nacional del Servicio Agrícola y Ganadero.</p>
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En contra de la presente decisión procede la interposición del reclamo de ilegalidad ante la Corte de Apelaciones del domicilio del reclamante en el plazo de 15 días corridos, contados desde la notificación de la resolución reclamada, de acuerdo a lo prescrito en el artículo 28 y siguientes de la Ley de Transparencia. Con todo, los órganos de la Administración del Estado no podrán intentar dicho reclamo en contra de la resolución del Consejo que otorgue el acceso a la información solicitada, cuando su denegación se hubiere fundado en la causal del artículo 21 N° 1 de la Ley de Transparencia. Además, no procederá el recurso de reposición establecido en el artículo 59 de la ley N° 19.880, según los fundamentos expresados por este Consejo en el acuerdo publicado en el Diario Oficial el 9 de junio de 2011.</p>
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Pronunciada por el Consejo Directivo del Consejo para la Transparencia, integrado por su Presidente don José Luis Santa María Zañartu y los Consejeros don Marcelo Drago Aguirre y don Jorge Jaraquemada Roblero. La Consejera doña Vivianne Blanlot Soza no concurre al presente acuerdo por encontrarse ausente.</p>
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Por orden del Consejo Directivo, certifica la Directora Jurídica del Consejo para la Transparencia doña Andrea Ruiz Rosas.</p>
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