Base de Datos de Jurisprudencia - Consejo para la Transparencia

Decisión ROL C3276-16

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Reclamante:	CRISTIAN MIRANDA AVILA
Reclamado:	MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO DE LA PAZ
Resumen del caso: Se dedujo amparo en contra de la Municipalidad de San Pedro de la Paz, fundado en la respuesta negativa a una solicitud de información referente a la a) Copia de informes mensuales de atrasos de funcionarios de planta y contrata, incluido jefes de departamento, directores y alcalde, utilizados por la unidad de remuneraciones para el cálculo de los descuentos en los respectivos sueldos. Lo anterior, para el periodo comprendido entre enero del año 2013 y junio 2016. b) Montos de dinero descontados para cada funcionario, según corresponda y en función de los informes mencionados en el punto anterior, para el mismo periodo. c) Copia de los informes utilizados por la Junta Calificadora y provenientes del Departamento de Personal o instancia correspondiente, y que son insumos para evaluar el factor "Asistencia y Puntualidad" en los respectivos periodos de calificación de cada funcionario. Este informe debiese contener el indicador de tiempos acumulados por concepto de atraso al inicio de la jornada laboral, con información consolidada para cada funcionario según el periodo que se evalúa y el ranking según cuadro diseñado para tal efecto. De no ser así, entregar dicha información según la disponga el Municipio. Lo anterior se solicita para el mismo grupo de funcionarios indicados en el punto 1 de la presente (planta y contrata, incluidos jefes de departamento, directores y alcalde) y para los periodos de calificación comprendidos entre el año 2011 y 2015. El Consejo acoge parcialmente el amparo, rechazándolo en relación con lo requerido en los literales a) y b) de la solicitud de información, por configurarse la causal de reserva contemplada en el artículo 21 N° 1, letra c), de la Ley de Transparencia.
Tipo de decisión:	Decisión de Fondo
Fecha de la decisión:	12/30/2016
Consejeros:	-Vivianne Blanlot Soza -José Luis Santa María Zañartu -Marcelo Drago Aguirre
Legislación aplicada:	Ley de Transparencia
Palabras clave:
Jurisprudencia desde:	C377-13
Jurisprudencia a:
Recursos relacionados:
Descriptores jurídicos:	- Procedimiento de acceso a la información >> Plazo del procedimiento >> Otros
Descriptores analíticos:	Otros

DECISIÓN AMPARO ROL C3276-16 Entidad pública: Municipalidad de San Pedro de la Paz Requirente: Cristián Miranda Ávila Ingreso Consejo: 26.09.2016 En sesión ordinaria N° 764 del Consejo Directivo, celebrada el 27 de diciembre de 2016, con arreglo a las disposiciones de la Ley de Transparencia de la Función Pública y de Acceso a la Información de la Administración del Estado, en adelante, Ley de Transparencia, aprobada por el artículo primero de la ley N° 20.285 de 2008, el Consejo para la Transparencia, en adelante indistintamente el Consejo, ha adoptado la siguiente decisión respecto de la solicitud de amparo al derecho de acceso a la información Rol C3276-16. VISTO: Los artículos 5°, inciso 2°, 8° y 19 N° 12 de la Constitución Política de la República; las disposiciones aplicables de la ley N° 20.285, sobre acceso a la información pública y de la ley N° 19.880 que establece bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado; lo previsto en el decreto con fuerza de ley N° 1/19.653, de 2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley N° 18.575, orgánica constitucional sobre bases generales de la Administración del Estado; y los decretos supremos N° 13, de 2009 y N° 20, de 2009, ambos del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que aprueban, respectivamente, el reglamento del artículo primero de la ley N° 20.285, en adelante e indistintamente, el Reglamento, y los Estatutos de Funcionamiento del Consejo para la Transparencia. TENIENDO PRESENTE: 1) SOLICITUD DE ACCESO: Con fecha 21 de julio de 2016, don Cristián Miranda Ávila solicitó a la Ilustre Municipalidad de San Pedro de la Paz la siguiente información: a) Copia de informes mensuales de atrasos de funcionarios de planta y contrata, incluido jefes de departamento, directores y alcalde, utilizados por la unidad de remuneraciones para el cálculo de los descuentos en los respectivos sueldos. Lo anterior, para el periodo comprendido entre enero del año 2013 y junio 2016. b) Montos de dinero descontados para cada funcionario, según corresponda y en función de los informes mencionados en el punto anterior, para el mismo periodo. c) Copia de los informes utilizados por la Junta Calificadora y provenientes del Departamento de Personal o instancia correspondiente, y que son insumos para evaluar el factor "Asistencia y Puntualidad" en los respectivos periodos de calificación de cada funcionario. Este informe debiese contener el indicador de tiempos acumulados por concepto de atraso al inicio de la jornada laboral, con información consolidada para cada funcionario según el periodo que se evalúa y el ranking según cuadro diseñado para tal efecto. De no ser así, entregar dicha información según la disponga el Municipio. Lo anterior se solicita para el mismo grupo de funcionarios indicados en el punto 1 de la presente (planta y contrata, incluidos jefes de departamento, directores y alcalde) y para los periodos de calificación comprendidos entre el año 2011 y 2015. 2) RESPUESTA: El 02 de septiembre de 2016, previa prórroga del plazo formular respuesta, la Ilustre Municipalidad de San Pedro de la Paz respondió a dicho requerimiento de información mediante decreto alcaldicio N° 8.844, señalando, en síntesis, que se deniega la información pedida, por configurarse la causal de reserva contemplada en el artículo 21 N° 1, letra c), de la Ley de Transparencia, para lo cual adjunta Ord. N° 1.619, de la Directora de Administración y Finanzas, que al respecto informa lo siguiente: Respecto de las letras a) y b), para obtener la información pedida estima que se requeriría destinar de manera exclusiva a dos personas del Departamento de tesorería a tiempo completo, dejando de lado sus funciones propias, por un periodo de 50 días de acuerdo a la siguiente estimación: Búsqueda y desarchivo de la información 12 días; Analizar y seleccionar la información de acuerdo únicamente a lo solicitado 13 días; Fotocopiar los antecedentes y borrar datos personales de los funcionarios 22 días; Ordenar la información para ser entregada 3 días. Para contextualizar es importante señalara que, La Tesorería Municipal cuenta con un total de 4 funcionarios cuyas funciones y tareas son las siguientes: 1 funcionario que cumple la función de tesorero municipal (atiende público en la jornada de la mañana; 2 funcionarios que cumplen la función de cajero (atienden público desde las 8:00 a las 14:00 horas); 1 funcionario que cumple la función de pro-tesorero (atiende proveedores y efectúa pagos y apoyo a la función propia del tesorero.) Una vez que se concluye la atención de público se procede por parte del tesorero y protesorero e efectuar el arqueo y cuadratura diaria de los cajeros y recepción de los depósitos de estos, posteriormente el tesorero prepara el depósito diario para ser entregado a la empresa de valores que efectúa recuento y retiro de los dineros en forma diaria, además desarrollan las siguientes tareas en forma diaria: contabilización de los decretos de pago emitiendo el egreso respectivo; efectuar el pago vía transferencia electrónica o emisión de cheque según corresponda; pago a proveedores en forma presencial; pago funcionarios honorarios; tareas de cajero municipal: impresión de los comprobantes por transferencia electrónica; emisión de los comprobantes de ingresos municipales por los depósitos y transferencias directas recibidas en las cuentas corrientes del municipio; oficios a las otras comunas enviando los fondos de terceros etc.; análisis de cuentas de los pagos con transbank, etc. Añade, que a contar del 15 de agosto empieza la atención a los contribuyentes que cancelan las segundas cuotas de los permisos de circulación cuyo vencimiento es el 31 de agosto, por lo que la afluencia de público es mucho mayor, lo que obliga a atender en horario continuado desde las 08:00 hasta las 17:00 horas y los últimos días sábados y domingos. En cuanto a lo pedido en la letra c) de la solicitud, referido a copia de los informes utilizados por la junta calificadora y provenientes del departamento de personal, el órgano requerido estima que para dar cumplimiento debería destinar dos personas de la oficina del departamento de Personal a tiempo completo, por un periodo de 38 días, dejando de lado las funciones propias de su cargo, teniendo en consideración que el Departamento de Personal cuenta con tres funcionarios, la jefe de personal y dos funcionarios que realizan las distintas funciones de dicho departamento por lo que destinarlos a preparar la información solicitada generaría un retraso en el cumplimiento de las funciones propias que este Departamento debe desarrollar habitualmente: atención de funcionarios; transparencia activa y pasiva; procesar dentro de los plazos respectivos la información para ser entregada al departamento de remuneraciones para el proceso de sueldos; tramitación de licencias médicas, días administrativos, vacaciones, descanso complementario, devolución de tiempo, etc. Señala que las copias de los informes utilizados por la junta calificadora que son insumos para evaluar el factor asistencia y puntualidad, desde el año 2011 a junio 2016, son guardados en forma física en archivadores, los que almacenan información de los últimos 5 años y en contenedores emplazados fuera del municipio. El universo de información a buscar y desarchivar por funcionario de Planta y Contrata supera la entrega de 270 fotocopias, estimado que el tiempo que se requeriría es el siguiente: Búsqueda y desarchivo de la información 7 días; Analizar y seleccionar la información de acuerdo a lo solicitado 10 días; Fotocopiar los antecedentes 7 días; Borrar datos personales de los funcionarios 7 días; Ordenar la información para ser entregada 7 días. Por lo antes expuesto, sostiene que no es posible dar cumplimiento a la solicitud de información. 3) AMPARO: El 26 de septiembre de 2016, don Cristian Miranda Ávila dedujo amparo a su derecho de acceso a la información en contra de la Ilustre Municipalidad de San Pedro de la Paz, fundado en que respuesta negativa a su solicitud de información. 4) DESCARGOS U OBSERVACIONES DEL ORGANISMO: Este Consejo acordó admitir a tramitación el presente amparo, confiriendo traslado al Sr. Alcalde de la Ilustre Municipalidad de San Pedro de la Paz, mediante oficio N° 9.802, de fecha 04 de octubre de 2016. La Municipalidad reclamada, a través de Ord. N° 1.052, de fecha 19 de octubre de 2016, presentó sus descargos u observaciones, reiterando la respuesta proporcionada al solicitante, en orden a que se denegó la información por estimar que concurre la causal de reserva contemplada en el artículo 21 N° 1, letra c), de la Ley de Transparencia, por los mismos argumentos formulados señalados latamente en el N° 2 de lo expositivo de la presente decisión. 5) MEDIDA PARA MEJOR RESOLVER: Este Consejo en sesión ordinaria N° 763, de fecha 22 de diciembre de 2016, acordó como medida para mejor resolver solicitar a la Ilustre Municipalidad de San Pedro de la Paz señalar con precisión el número total de documentos totales a revisar, el total de funcionarios que comprende la solicitud de información y el tiempo que requeriría para entregar la información pedida. La Municipalidad reclamada, a través de correo electrónico de fecha 23 de diciembre de 2016, cumplió los requerido informando que no es posible indicar con precisión el número total de documentos a revisar dentro del plazo otorgado, por cuanto los antecedentes se encuentran archivados fuera del Municipio. Agregó que el número total de funcionarios que comprende la solicitud de información asciende a 150 (83 de planta y 77 a contrata), y en cuanto al tiempo que se requeriría para entregar lo pedido se remite a lo ya indicado detalladamente en los descargos. Y CONSIDERANDO: 1) Que, con fecha 21 de julio de 2016, don Cristián Miranda Ávila solicitó a la Ilustre Municipalidad de San Pedro de la Paz copia de los informes mensuales de atrasos de los funcionarios a planta y a contrata, montos de dineros descontados por dicho concepto, y copia de los informes utilizados por la junta calificadora para evaluar el factor asistencia y puntualidad, al tenor de lo señalado en el N° 1 de lo expositivo de la presente decisión, obteniendo respuesta denegatoria fundado en la causal de reserva contemplada en el artículo 21 N° 1, letra c), de la Ley de Transparencia. 2) Que, en efecto, tanto en su respuesta como descargos, la Municipalidad reclamada sostuvo que denegaba la información pedida por concurrir en la causal de reserva contemplada en el artículo 21 N° 1, letra c), de la Ley de Transparencia, señalando que para obtener la información pedida en los literales a) y b) del requerimiento se necesitaría destinar de manera exclusiva a dos personas del departamento de tesorería a tiempo completo, dejando de lado sus funciones propias, por un periodo de 50 días de acuerdo a la siguiente estimación: búsqueda y desarchivo de la información 12 días; analizar y seleccionar la información de acuerdo únicamente a lo solicitado 13 días; fotocopiar los antecedentes y borrar datos personales de los funcionarios 22 días; ordenar la información para ser entregada 3 días. En tanto respecto de lo pedido en la letra c) de la solicitud, señala debería destinar dos personas de la oficina del departamento de personal a tiempo completo, por un periodo de 38 días, de acuerdo al siguiente detalle: para la búsqueda y desarchivo de la información 7 días; analizar y seleccionar la información de acuerdo a lo solicitado 10 días; fotocopiar los antecedentes 7 días; borrar datos personales de los funcionarios 7 días; ordenar la información para ser entregada 7 días, todo lo cual implica dejar de lado las funciones propias de su cargo. 3) Que, agregó el órgano requerido, que las copias de los informes utilizados por la junta calificadora, son guardados en forma física en archivadores, almacenándose información de los últimos 5 años y en contenedores emplazados fuera del municipio, y el universo de información a buscar y desarchivar por funcionario de planta y contrata supera la entrega de 270 fotocopias aproximadamente, argumentación que se desarrolló latamente en el N° 2 de lo expositivo de la presente decisión. Por su parte en virtud de la medida para mejor resolver señalada en el N° 5 de lo expositivo, el órgano requerido que el número total de funcionarios que comprende la solicitud de información asciende a 150 funcionarios, y que el número exacto de documentos a revisar no es posible proporcionarlo, por cuanto los antecedentes se encuentran archivados fuera del Municipio como ya se indicó anteriormente. 4) Que, conforme con lo dispuesto en los artículos 5 y 10 de la Ley de Transparencia, la información solicitada que obra en poder del órgano reclamado es de naturaleza pública, salvo que concurra a su respecto, alguna de las causales de reserva establecidas en la Constitución o en la ley. Por lo anterior, corresponde a este Consejo pronunciarse en el contexto del procedimiento de acceso a la información pública, acerca del fundamento y procedencia de la causal de reserva invocada por el órgano reclamado respecto a la información no entregada. 5) Que, cabe tener presente que en virtud de la invocación de la causal de reserva prevista en el artículo 21 N° 1, letra c), de la Ley de Transparencia, puede denegarse la entrega de la información cuando su publicidad "afecte el debido cumplimiento de las funciones del órgano requerido por tratarse de requerimientos de carácter genérico, referidos a un elevado números de actos administrativos o sus antecedentes o cuya atención requiera distraer indebidamente a los funcionarios del cumplimiento regular de sus funciones habituales". Dicha norma ha sido desarrollada en el artículo 7° N° 1, letra c), del Reglamento de la citada ley, señalando que "(...) un requerimiento distrae indebidamente a los funcionarios cuando su satisfacción requiera por parte de éstos, la utilización de un tiempo excesivo, considerando su jornada de trabajo, o un alejamiento de sus funciones habituales". 6) Que, respecto de la interpretación de la causal de reserva alegada, la jurisprudencia de este Consejo ha establecido que ésta sólo puede configurarse en la medida que los esfuerzos que supone la búsqueda o eventualmente la sistematización y posterior entrega de lo pedido demanden esfuerzos de tal entidad, que entorpezcan el normal o debido funcionamiento del organismo. Resumiendo este criterio, la decisión de amparo Rol C377-13, razonó que "la causal en comento depende ya no tanto de la naturaleza de lo pedido, sino más bien de cada situación de hecho en términos de los esfuerzos desproporcionados que involucraría entregar lo solicitado". Por ende, la configuración de la causal supone una ponderación de hecho sobre los aspectos que configuran tales esfuerzos, entre ellos el volumen de información, relación entre funcionarios y tareas, tiempo estimado o costo de oportunidad, entre otras. 7) Que, en dicho contexto, cabe tener presente lo señalado por la Excma. Corte Suprema, en su sentencia recaída en el recurso de queja Rol N° 6663-2012, de 17 de enero de 2013, en orden a que "la reserva basada en el debido ejercicio de las funciones del órgano deberá explicarse pormenorizadamente y probarse de modo fehaciente de qué manera el control ciudadano reflejado en la solicitud [de acceso] podría afectar el debido cumplimiento de las funciones (...), mencionarse las atribuciones precisas que la revelación de la información le impediría o entorpecería de cumplir debidamente (...), sin que basten para estos efectos meras invocaciones generales". 8) Que, de los antecedentes examinados, particularmente la respuesta y descargos del órgano requerido, como asimismo a la respuesta de la medida para mejor resolver decretada en este caso, ha sido posible establecer que la Municipalidad reclamada fundó su denegación en la circunstancia que para entregar la información solicitada, sería necesario revisar toda la documentación de respaldo por el periodo pedido, tarea que demoraría en total 88 días, haciendo un desglose de las actividades que estima deben realizarse para obtenerla, puesto que dicha tarea comprende revisar la documentación de cada uno de los 150 funcionarios sobre los cuales versa el requerimiento, lo que implica la revisión de aproximadamente 270 documentos por cada uno de ellos, antecedentes que se encuentran archivados fuera de las dependencias del municipio, dando un total aproximado de 40.500 documentos a revisar. 9) Que, por lo anterior, respecto de lo pedido en las letras a) y b) del requerimiento, referido a las copias de los informes mensuales de asistencia y los descuento efectuados, respectivamente, si bien la información pedida por la solicitante existe en poder del órgano reclamado, a juicio de este Consejo resultan plausibles los antecedentes proporcionados para configurar la causal de reserva del artículo 21 N° 1, letra c), de la Ley de Transparencia invocada, por cuanto la información pedida que es objeto del presente amparo no se encuentra sistematizada, y su entrega significaría extraer los antecedentes pedidos a partir de la revisión exhaustiva de los archivos materiales que se encuentran fuera de sus dependencias, que aproximadamente consisten en 40.500 documentos, debiendo destinar personal y recursos para responder al requerimiento en los términos formulados, lo que en definitiva constituye una distracción indebida a las funciones del órgano reclamado, en la forma exigida por la citada norma legal, como por el artículo 7 N° 1, letra c), de Reglamento de la Ley de Transparencia, razón por la cual se rechazará el presente amparo respecto de lo pedido en las letras a) y b) de la solicitud de información. 10) Que, sin embargo, en relación a lo pedido en la letra c) de la solicitud de información, referido a las copias de los informes utilizados por la Junta Calificadora, provenientes del Departamento de Personal o instancia correspondiente, que son insumos para evaluar el factor "Asistencia y Puntualidad" en los respectivos periodos de calificación de cada funcionario de los años 2011 a 2015, en atención a que lo requerido en esta parte corresponde al informe sobre la asistencia de los 150 funcionarios de la entidad edilicia utilizados en los 5 procesos de calificación existentes entre los años 2011 a 2015, comprendiendo 750 documentos aproximadamente, a juicio de este Consejo los antecedentes proporcionados no permiten acreditar que la información pedida en esta parte tenga el volumen y requiera destinar recursos humanos y materiales que produzcan una afectación presente o probable y con suficiente especificación al debido funcionamiento la Municipalidad, como para justificar la reserva, más considerando que dichos antecedentes al ya haber sido utilizados de los procesos de calificación respectivos, deberían estar archivados de alguna forma que faciliten su entrega. Por lo anterior, se desestimará la causal de reserva invocada en este punto, y en definitiva se acogerá el amparo en esta parte. 11) Que, no obstante lo resuelto precedentemente, en atención que información de carácter pública, como es la referida a los informes mensuales de atrasos de sus funcionarios y los descuentos en las remuneraciones que apliquen por dicho concepto, no pueda ser entregada por no estar sistematizada, toda vez que dicha alegación devela que no posee un mecanismo de gestión documental en el cual se contenga la información solicitada de manera íntegra y sistematizada, lo que puede volver ilusorio el derecho de acceso a la información, este Consejo recomendará tomar las medidas tendientes a ajustar sus procedimientos para los efectos de facilitar el ejercicio del derecho de acceso a la información pública, permitiendo de esa forma dar respuesta oportuna y expedita a las solicitudes de acceso que se le formulen y, en definitiva, garantizar adecuadamente dicho derecho en favor de los ciudadanos respecto de aquella información que obre en su poder, teniendo especialmente en cuenta las competencias y funciones encomendadas por la ley a la Municipalidad. EL CONSEJO PARA LA TRANSPARENCIA, EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES QUE LE OTORGAN LOS ARTÍCULOS 24 Y SIGUIENTES Y 33 LETRA B) DE LA LEY DE TRANSPARENCIA, Y POR LA UNANIMIDAD DE SUS MIEMBROS PRESENTES, ACUERDA: I. Acoger parcialmente el amparo deducido por don Cristián Miranda Ávila, en contra de la Ilustre Municipalidad de San Pedro de la Paz; rechazándolo en relación con lo requerido en los literales a) y b) de la solicitud de información, por configurarse la causal de reserva contemplada en el artículo 21 N° 1, letra c), de la Ley de Transparencia, en virtud de los fundamentos expuestos precedentemente. II. Requerir al Sr. Alcalde de la Ilustre Municipalidad de San Pedro de la Paz: a) Hacer entrega al reclamante copia de los informes utilizados por la Junta Calificadora y provenientes del Departamento de Personal o instancia correspondiente, con que se evalúa el factor "Asistencia y Puntualidad" en los periodos de calificación de los años 2011 a 2015, de los funcionarios de planta y contrata, incluido jefes de departamento, directores y alcalde, con indicación de los tiempos acumulados por concepto de atraso al inicio de la jornada laboral, información consolidada para cada funcionario según el periodo que se evalúa y el ranking según cuadro diseñado para tal efecto, o en su defecto, entregar la información que disponga la Municipalidad al respecto. b) Cumplir dicho requerimiento en un plazo que no supere los 5 días hábiles contados desde que la presente decisión quede ejecutoriada, bajo el apercibimiento de lo dispuesto en el artículo 46 de la Ley de Transparencia. c) Informar el cumplimiento de esta decisión mediante comunicación enviada al correo electrónico cumplimiento@consejotransparencia.cl, o a la Oficina de Partes de este Consejo (Morandé N° 360, piso 7°, comuna y ciudad de Santiago), de manera que esta Corporación pueda verificar que se dé cumplimiento a las obligaciones impuestas precedentemente en tiempo y forma. III. Recomendar al Sr. Alcalde de la Ilustre Municipalidad de San Pedro de la Paz adoptar las medidas tendientes a ajustar sus procedimientos para los efectos de facilitar el ejercicio del derecho de acceso a la información pública, permitiendo de esa forma dar respuesta oportuna y expedita a las solicitudes de acceso que se le formulen y, en definitiva, garantizar adecuadamente dicho derecho en favor de los ciudadanos respecto de aquella información que obre en su poder, teniendo especialmente en cuenta las competencias y funciones encomendadas por la ley a la Municipalidad. IV. Encomendar al Director General y a la Directora Jurídica de este Consejo, indistintamente, notificar la presente decisión a don Cristián Miranda Ávila y al Sr. Alcalde de la Ilustre Municipalidad de San Pedro de la Paz. En contra de la presente decisión procede la interposición del reclamo de ilegalidad ante la Corte de Apelaciones del domicilio del reclamante en el plazo de 15 días corridos, contados desde la notificación de la resolución reclamada, de acuerdo a lo prescrito en el artículo 28 y siguientes de la Ley de Transparencia. Con todo, los órganos de la Administración del Estado no podrán intentar dicho reclamo en contra de la resolución del Consejo que otorgue el acceso a la información solicitada, cuando su denegación se hubiere fundado en la causal del artículo 21 N° 1 de la Ley de Transparencia. Además, no procederá el recurso de reposición establecido en el artículo 59 de la ley N° 19.880, según los fundamentos expresados por este Consejo en el acuerdo publicado en el Diario Oficial el 9 de junio de 2011. Pronunciada por el Consejo Directivo del Consejo para la Transparencia, integrado por su Presidente don José Luis Santa María Zañartu y los Consejeros doña Vivianne Blanlot Soza, don Marcelo Drago Aguirre y don Jorge Jaraquemada Roblero. Por orden del Consejo Directivo, certifica la Directora Jurídica del Consejo para la Transparencia doña Andrea Ruiz Rosas.