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DECISIÓN AMPARO ROL C3798-16</p>
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Entidad pública: Superintendencia de Pensiones (SP).</p>
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Requirente: María Paz Araya.</p>
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Ingreso Consejo: 09.11.2016.</p>
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En sesión ordinaria N° 782 del Consejo Directivo, celebrada el 3 de marzo de 2017, con arreglo a las disposiciones de la Ley de Transparencia de la Función Pública y de Acceso a la Información de la Administración del Estado, en adelante, Ley de Transparencia, aprobada por el artículo primero de la ley N° 20.285 de 2008, el Consejo para la Transparencia, en adelante indistintamente el Consejo, ha adoptado la siguiente decisión respecto del amparo rol C3798-16.</p>
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VISTO:</p>
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Los artículos 5°, inciso 2°, 8° y 19 N° 12 de la Constitución Política de la República; las disposiciones aplicables de la ley N° 20.285, sobre acceso a la información pública y de la ley N° 19.880 que establece bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado; lo previsto en el decreto con fuerza de ley N° 1/19.653, de 2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley N° 18.575, orgánica constitucional sobre bases generales de la Administración del Estado; y los decretos supremos N° 13, de 2009 y N° 20, de 2009, ambos del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que aprueban, respectivamente, el reglamento del artículo primero de la ley N° 20.285, en adelante e indistintamente, el Reglamento, y los Estatutos de Funcionamiento del Consejo para la Transparencia.</p>
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TENIENDO PRESENTE:</p>
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1) SOLICITUD DE ACCESO: El 03 de octubre de 2016, doña María Paz Araya, solicitó a la Superintendencia de Pensiones, la siguiente información:</p>
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a) "Lista o planilla individualizando todos los oficios recibidos o ingresados a la Superintendencia durante los meses de julio a septiembre del año 2002.</p>
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b) Lista o planilla individualizando todos los oficios internos o notas internas de la Superintendencia del mismo periodo anterior. Julio a septiembre del año 2002".</p>
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2) RESPUESTA: Por medio de ordinario N° 27.246, de fecha 18 de octubre de 2016, el órgano señaló en resumen, que no es posible acceder a la solicitud, por cuanto el sistema de gestión documental de este organismo cuenta con respaldo de información digitalizada a partir del 9 de junio de 2008, por lo que la documentación anterior a esa fecha se encuentra en archivos manuales. En consecuencia, para identificar la documentación requerida se necesitaría efectuar una revisión de toda la documentación de respaldo de los oficios ingresados a esta Superintendencia, la que sólo en dicho ítem asciende en el año 2002 a 36.510 aproximadamente, así como las notas internas generadas por cada división de este organismo, durante el periodo indicado.</p>
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Tal proceso, requeriría destinar un funcionario de esta institución por más de 20 días, debiendo considerarse que además de la búsqueda manual de los documentos, es necesario tachar los datos personales y analizarla concurrencia de otra causal de reserva según sea el caso y que considerando el número total de oficios del año, proporcionalmente la solicitud correspondería a más de 9000 documentos. Por ello, es aplicable a este respecto la causal de reserva contenida en el artículo 21 N° 1, letra c), de la ley N° 20.285, ya que la entrega de la documentación solicitada implicaría distraer indebidamente a los funcionarios del cumplimiento regular de sus labores habituales.</p>
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3) AMPARO: El 09 de noviembre de 2016, la solicitante dedujo amparo a su derecho de acceso a la información en contra del referido Órgano de la Adminstracion del Estado, fundado en la respuesta negativa a la solicitud de información.</p>
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4) DESCARGOS Y OBSERVACIONES DEL ORGANISMO: El Consejo Directivo de esta Corporación acordó admitir a tramitación este amparo, confiriendo traslado al Sr. Superintendente de Pensiones, mediante oficio N° 11680, de fecha 24 de noviembre de 2016.</p>
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Posteriormente, por medio de ordinario N° 32.192, de 23 de diciembre de 2016, el órgano reiterando lo expuesto en su respuesta, agregó en síntesis, que:</p>
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a) No existe en poder de esta Superintendencia el documento solicitado por la "Sra. Araya, vale decir, "una lista o planilla" que individualice los oficios recibidos o ingresados a este organismo.</p>
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b) Por lo señalado en el párrafo anterior, se informó que atendido a que el sistema de gestión documental de este organismo cuenta con respaldo de información digitalizada a partir del 9 de junio de 2008 y la documentación anterior se encuentra en archivos manuales, para identificar la documentación requerida se necesitaría elaborar la "lista o planilla" que individualice los oficios ingresados a esta Superintendencia en el período solicitado. Lo anterior, implica una revisión de toda la documentación de los oficios ingresados a esta Superintendencia, con el objeto de tachar los datos personales y analizar la concurrencia de otra causal de reserva según sea el caso y que considerando el número total de oficios del año, proporcionalmente la solicitud correspondería a más de 9000 documentos. Por ello, es aplicable a este respecto la causal de reserva contenida en el artículo 21 N° 1, letra c), de la ley N° 20.285, ya que la entrega de la documentación solicitada implicaría distraer indebidamente a los funcionarios del cumplimiento regular de sus labores habituales.</p>
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c) Por otra parte, en la especie no es posible aplicar el procedimiento del artículo 20 de la ley N° 20.285, atendido lo genérico de la solicitud de información, referida a una gran cantidad de actos administrativos y sus antecedentes, que hacen que esta Superintendencia se encuentra imposibilitada de comunicar esta solicitud a los involucrados, configurándose en este caso la causal de reserva contemplada en el artículo 21 N° 2 de la ley N° 20.285, toda vez que la publicidad, comunicación o conocimiento de la información solicitada podría afectar los derechos de las personas a las que se refiere.</p>
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d) De este modo, también concurre respecto de este requerimiento la causal de reserva contenida en el artículo 21 N° 1, letra c), de la ley N° 20.285, ya que la entrega de la documentación solicitada implicaría distraer indebidamente a los funcionarios del cumplimiento regular de sus labores habituales, siendo incalculable el tiempo para lograr determinar los documentos ingresados como "oficios". A mayor abundamiento, se hace presente que el archivo de los documentos del año 2002, se encuentra ordenado por oficios emitidos por la Superintendencia, de modo tal que para determinar los "oficios ingresados", sería necesario revisar un período aún mayor de documentos.</p>
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5) PRESENTACIÓN DE RECLAMANTE: Por medio de correo electrónico de fecha 16 de enero de 2017, refiere conformarse con la entrega de la planilla individualizando los oficios recibidos o ingresados a la Superintendencia en agosto y septiembre de 2002, y planilla individualizando notas internas del resto de las divisiones de la Superintendencia.</p>
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Y CONSIDERANDO:</p>
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1) Que, el presente amparo tiene por objeto la negativa del órgano en la entrega de la lista o planilla de los oficios y notas de julio a septiembre de 2002, singularizados en el numeral 1°, de lo expositivo. Al efecto, el órgano alegó la inexistencia de una lista o planilla que individualice oficios recibidos o ingresados y seguidamente, la causal de reserva del artículo 21 N° 1, letra c), y N° 2, de la Ley de Transparencia.</p>
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2) Que, respecto a la alegación referente a la inexistencia de una lista o planilla, cabe señalar que para dar acceso en los términos requeridos, sólo basta una simple labor de acopio o reunión de datos, puesto que lo pedido se refiere a información que puede desprenderse fácilmente del contenido de los registros que mantiene el órgano en relación con los mencionados oficios. Por esta razón, la alegación del órgano será desestimada.</p>
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3) Que, en lo tocante a la causal de reserva del artículo 21 N° 2, de la Ley de Transparencia, ésta se desestimará, en la medida que lo solicitado no dice relación con la entrega de los documentos propiamente tales, sino únicamente se trata del envío una lista que contenga la singularización de los oficios respectivos, lo cual no da cuenta de la vida privada de personas, ni de antecedentes relativos a derechos comerciales y económicos. En este sentido, la entrega del número de oficio y fecha de ésta, no se traduce en ninguna afectación de alguno de los bienes jurídicos protegidos por el numeral 2°, del artículo 21 de la ley del ramo.</p>
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4) Que, dicho lo anterior, en cuanto a la hipótesis de reserva consagrada en el artículo 21 N° 1, letra c), de la Ley de Transparencia, cabe tener presente que dicha causal permite reservar aquella información referida a un elevado número de actos administrativos o sus antecedentes o cuya atención requiera distraer indebidamente a los funcionarios del cumplimiento regular de sus labores habituales. En tal sentido el artículo 7° numeral 1°, letra c), del Reglamento de la citada ley precisa, que se distrae a los funcionarios de sus funciones cuando la satisfacción de un requerimiento: "requiera por parte de éstos, la utilización de un tiempo excesivo, considerando su jornada de trabajo, o un alejamiento de sus funciones habituales".</p>
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5) Que, respecto de la interpretación de la causal de reserva alegada, la jurisprudencia de este Consejo ha establecido que ésta sólo puede configurarse en la medida que los esfuerzos que supone la búsqueda o eventualmente la sistematización y posterior entrega de lo pedido demanden esfuerzos de tal entidad, que entorpezcan el normal o debido funcionamiento del organismo. Resumiendo este criterio, la decisión de amparo Rol C377-13, razonó que "la causal en comento depende ya no tanto de la naturaleza de lo pedido, sino más bien de cada situación de hecho en términos de los esfuerzos desproporcionados que involucraría entregar lo solicitado". Por ende, la configuración de la causal supone una ponderación de hecho sobre los aspectos que configuran tales esfuerzos, entre ellos el volumen de información, relación entre funcionarios y tareas, tiempo estimado o costo de oportunidad, entre otras, circunstancias que se estima no concurren respecto de lo solicitado específicamente.</p>
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6) Que, en dicho contexto, cabe tener presente lo señalado por la Excma. Corte Suprema, en su sentencia recaída en el recurso de queja Rol N° 6663-2012, de 17 de enero de 2013, en orden a que "la reserva basada en el debido ejercicio de las funciones del órgano deberá explicarse pormenorizadamente y probarse de modo fehaciente de qué manera el control ciudadano reflejado en la solicitud [de acceso] podría afectar el debido cumplimiento de las funciones (...), mencionarse las atribuciones precisas que la revelación de la información le impediría o entorpecería de cumplir debidamente (...), sin que basten para estos efectos meras invocaciones generales". En la especie, a juicio de este Consejo, éste no ha sido el estándar demostrado por el órgano reclamado.</p>
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7) Que, a juicio de este Consejo, las dificultades alegadas por el órgano reclamado no permiten dar por configurada la distracción indebida que se ha invocado como supuesto de la causal de reserva, pues según se constata, las dificultades alegadas en su respuesta, anotada en el numeral 2°, de lo expositivo, dicen relación con la entrega de los documentos, cuando en la especie lo requerido corresponde a una lista que identifique a los oficios recibidos o ingresados correspondiente a tres meses determinados, situación diametralmente diferente. En este sentido, el despliegue que debe realizar el órgano para entregar lo requerido no necesita de tacha de datos personales contenido en los documentos, ni revisarlos para determinar la concurrencia de alguna otra causal de reserva, por cuanto, como se dijo, lo requerido se restringe a una lista que identifique los oficios, mas no sus respectivos contenidos. Asimismo, cabe señalar que habiendo señalado el órgano en la letra b), del numeral 4°, de lo expositivo, que lo oficios respecto de los cuales se pide su lista o planilla, sólo los tenía en archivos manuales, en la letra d), del mismo numeral, refiere que en realidad cuentan con un sistema computacional simple -sistema de correspondencia-, por medio del cual, durante el año 2002, ingresaban la documentación recibida físicamente por cada división. Todo lo anterior, a juicio de este Consejo, no hace más que refrendar el hecho que para cumplir con lo solicitado, no se configura una distracción indebida. A mayor abundamiento, la reclamada ni siquiera precisó el número de funcionarios que deberían avocarse a la búsqueda de la información y elaboración de la respuesta, ni al tiempo que éstos deberían destinar a las referidas tareas.</p>
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8) Que, sin perjuicio de lo anterior, a criterio de esta Corporación, los oficios y notas internas tienen una dificultad superior en cuanto a su búsqueda, en comparación con los oficios recibidos o ingresados, en la medida que respecto de los primeros no existe libros o cuadernos de ingreso en la Superintendencia que permitan disponer de un orden o sistematización tal que permita al órgano confeccionar la lista requerida. En este contexto, al tratarse de 9000 documentos que se deben revisar -sin registros de ingresos como sí cuentan los oficios recibidos-, resulta de toda lógica que la búsqueda de las referidas notas y oficios internos, al tratarse de un gran número de actos, su atención requiera distraer indebidamente a los funcionarios del cumplimiento regular de sus labores habituales, situación que conlleva en consecuencia la configuración de la causal de reserva del artículo 21 N° 1, letra c), de la Ley de Transparencia.</p>
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9) Que, en mérito de lo razonado en los considerandos precedentes, se acogerá parcialmente el presente amparo, ordenándose la entrega de lo solicitado en la letra a), de la solicitud de información.</p>
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10) Que, habiéndose resuelto este amparo en la forma antes expuesta, se desestimará la petición realizada por el requirente en el numeral 5°, de la parte expositiva de la presente decisión.</p>
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EL CONSEJO PARA LA TRANSPARENCIA, EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES QUE LE OTORGAN LOS ARTÍCULOS 24 Y SIGUIENTES Y 33 LETRA B) DE LA LEY DE TRANSPARENCIA, Y POR LA UNANIMIDAD DE SUS MIEMBROS PRESENTES, ACUERDA:</p>
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I. Acoger parcialmente el amparo interpuesto por doña María Paz Araya, en contra de la Superintendencia de Pensiones; rechazándolo respecto de lo requerido en la letra b), de la solicitud de información, al configurarse la causal de reserva del artículo 21 N° 1, letra c), de la Ley de Transparencia.</p>
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II. Requerir al Sr. Superintendente de Pensiones que:</p>
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a) Entregue a la solicitante lista o planilla individualizando todos los oficios recibidos o ingresados a la Superintendencia durante los meses de julio a septiembre del año 2002.</p>
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b) Cumplir dicho requerimiento en un plazo que no supere los 5 días hábiles contados desde que la presente decisión quede ejecutoriada, bajo el apercibimiento de lo dispuesto en el artículo 46 de la Ley de Transparencia.</p>
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c) Informe el cumplimiento de dicho requerimiento enviando copia de los documentos en que conste la entrega de información al domicilio ubicado en Morandé 360, piso 7, comuna y ciudad de Santiago, o al correo electrónico cumplimiento@consejotransparencia.cl, para efectos de verificar el cumplimiento de la presente decisión.</p>
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III. Encomendar al Director General y a la Directora Jurídica de este Consejo, indistintamente, notificar el presente acuerdo a doña María Paz Araya y al Sr. Superintendente de Pensiones.</p>
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En contra de la presente decisión procede la interposición del reclamo de ilegalidad ante la Corte de Apelaciones del domicilio del reclamante en el plazo de 15 días corridos, contados desde la notificación de la resolución reclamada, de acuerdo a lo prescrito en el artículo 28 y siguientes de la Ley de Transparencia. Con todo, los órganos de la Administración del Estado no podrán intentar dicho reclamo en contra de la resolución del Consejo que otorgue el acceso a la información solicitada, cuando su denegación se hubiere fundado en la causal del artículo 21 N° 1 de la Ley de Transparencia. Además, no procederá el recurso de reposición establecido en el artículo 59 de la ley N° 19.880, según los fundamentos expresados por este Consejo en el acuerdo publicado en el Diario Oficial el 9 de junio de 2011.</p>
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Pronunciada por el Consejo Directivo del Consejo para la Transparencia, integrado por su Presidente don José Luis Santa María Zañartu y los Consejeros doña Vivianne Blanlot Soza y don Marcelo Drago Aguirre. El Consejero don Jorge Jaraquemada Roblero, no concurre al presente acuerdo por encontrarse ausente.</p>
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Por orden del Consejo Directivo, certifica la Directora Jurídica del Consejo para la Transparencia doña Andrea Ruiz Rosas.</p>
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