Base de Datos de Jurisprudencia - Consejo para la Transparencia

Decisión ROL C758-17

Reclamante:	ROBERT NERETY
Reclamado:	SUBSECRETARÍA GENERAL DE LA PRESIDENCIA
Resumen del caso: Se dedujo amparo en contra de la Subsecretaría General de la Presidencia, fundado en la respuesta negativa a una solicitud de información referente a entrega de datos desagregados de cometidos y comisiones de servicio por cada funcionario causante, llevadas a efecto en el período 2005-2016, que hayan derivado en el pago de viáticos nacionales o extranjeros, u otras asignaciones derivadas del cumplimiento de la función encomendada en la resolución del cometido o comisión, según corresponda. Estos datos deben ser enviados de forma electrónica, en un formato reutilizable (.xls, .csv), incluyendo los siguientes campos de información POR FUNCIONARIO: -Nombre completo y/o RUT; -Género; -Cargo desempeñado; -Grado en la Escala de Remuneraciones del Servicio; -Área o Departamento de desempeño del funcionario; entre otras. El Consejo rechaza el amparo, por inexistencia de la información solicitada.
Tipo de decisión:	Decisión de Fondo
Fecha de la decisión:	5/11/2017
Consejeros:	-José Luis Santa María Zañartu -Marcelo Drago Aguirre
Legislación aplicada:	Ley de Transparencia
Palabras clave:
Jurisprudencia desde:	C533-09
Jurisprudencia a:	C7978-19 C2421-19
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Descriptores jurídicos:
Descriptores analíticos:	Grupos de interés especial

DECISIÓN AMPARO ROL C758-17 Entidad pública: Subsecretaría General de la Presidencia Requirente: Robert Nerety Ingreso Consejo: 06.03.2017 En sesión ordinaria N° 799 del Consejo Directivo, celebrada el 5 de mayo de 2017, con arreglo a las disposiciones de la Ley de Transparencia de la Función Pública y de Acceso a la Información de la Administración del Estado, en adelante, Ley de Transparencia, aprobada por el artículo primero de la ley N° 20.285 de 2008, el Consejo para la Transparencia, en adelante indistintamente el Consejo, ha adoptado la siguiente decisión respecto de la solicitud de amparo al derecho de acceso a la información Rol C758-17. VISTO: Los artículos 5°, inciso 2°, 8° y 19 N° 12 de la Constitución Política de la República; las disposiciones aplicables de la ley N° 20.285, sobre acceso a la información pública y de la ley N° 19.880 que establece bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado; lo previsto en el decreto con fuerza de ley N° 1/19.653, de 2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley N° 18.575, orgánica constitucional sobre bases generales de la Administración del Estado; y los decretos supremos N° 13, de 2009 y N° 20, de 2009, ambos del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que aprueban, respectivamente, el reglamento del artículo primero de la ley N° 20.285, en adelante e indistintamente, el Reglamento, y los Estatutos de Funcionamiento del Consejo para la Transparencia. TENIENDO PRESENTE: 1) SOLICITUD DE ACCESO: El 25 de enero de 2017, don Robert Nerety solicitó a la Subsecretaría General de la Presidencia "la entrega de datos desagregados de cometidos y comisiones de servicio por cada funcionario causante, llevadas a efecto en el período 2005-2016, que hayan derivado en el pago de viáticos nacionales o extranjeros, u otras asignaciones derivadas del cumplimiento de la función encomendada en la resolución del cometido o comisión, según corresponda. Estos datos deben ser enviados de forma electrónica, en un formato reutilizable (.xls, .csv), incluyendo los siguientes campos de información POR FUNCIONARIO: -Nombre completo y/o RUT; -Género; -Cargo desempeñado; -Grado en la Escala de Remuneraciones del Servicio; -Área o Departamento de desempeño del funcionario; -Fecha de ingreso del funcionario al servicio; -Calidad Jurídica (Planta, A contrata, Honorarios); -Estamento (directivo, profesional, técnico, administrativo u otro que corresponda); -Clasificación de la comisión de servicio asignada (en el país, en el exterior), con su monto correspondiente; -Tipo de moneda en la que se asignó el viático; -Fecha de la resolución que autoriza el viático; -Fecha desde y hasta de la comisión o cometido del servicio; -Motivo de la comisión de servicio según clasificación vigente; Monto pagado al funcionario, detallando el concepto de pago (viático nacional, viático extranjero, asignación movilización u otro que corresponda). 2) PRORROGA Y RESPUESTA: Mediante Ord. N° 259, de fecha 21 de febrero de 2017, la Subsecretaría General de la Presidencia comunicó al solicitante la necesidad de ampliar el plazo para otorgar respuesta a su solicitud en 10 días, de conformidad al artículo 14 de la Ley de Transparencia. Posteriormente, por medio de Ord. N° 301, de fecha 06 de marzo de 2017, el órgano requerido dio respuesta al requerimiento de información, señalando, en síntesis, que se accede a la entrega de la información solicitada para el periodo de 01 de enero de 2015 a 31 de diciembre de 2016. Sin embargo, respecto del periodo comprendido entre el 01 de enero de 2005 y el 31 de diciembre de 2014, informan que no se encuentran en condiciones de hacer entrega de ella, en virtud del artículo 21 N° 1, letra c), de la Ley de Transparencia. En efecto, su entrega implicaría distraer indebidamente a los funcionarios del Ministerio del cumplimiento regular de sus labores habituales. Lo anterior, por cuanto la información solicitada se refiere a comisiones y cometidos de larga data, cuyas resoluciones se encuentran en archivos físicos no digitalizados en bodegas de esta Secretaría; además como queda demostrado en el archivo Excel adjunto, las comisiones y cometidos corresponden a un número mensual altísimo. 3) AMPARO: El 6 de marzo de 2017, el solicitante dedujo amparo a su derecho de acceso a la información en contra del señalado órgano de la Administración del Estado, fundado en su respuesta negativa a la solicitud de información. Al efecto indica que el órgano reclamado dio como razones para no entregar la información "debido funcionamiento del órgano/servicio". 4) DESCARGOS U OBSERVACIONES DEL ORGANISMO: El Consejo Directivo de esta Corporación acordó admitir a tramitación el amparo, y mediante Oficio N° E282, de fecha 14 de marzo de 2017, notificó y confirió traslado al Sr. Subsecretario General de la Presidencia, quien por medio de Ord. N° 397, de fecha 27 de marzo de 2017, presentó sus descargos y observaciones, señalando, en síntesis que: a) En primer lugar a su juicio, el amparo interpuesto es inadmisible toda vez que el reclamante solo indica como fundamento del mismo que hay una "respuesta negativa a la solicitud de información", sin ninguna explicación. Lo anterior, atentaría con lo dispuesto en el artículo 24 de la Ley de Transparencia que establece que la reclamación deberá señalar claramente la infracción cometida y los hechos que la configuran. Por tanto, no es posible determinar si el reclamante alega por que la reserva de parte de la información es infundada o por el sólo hecho de que no es posible acceder a su entrega. b) En cuanto al fondo del asunto controvertido, señala que no existe disposición legal ni reglamentaria que obligue al Ministerio a generar un registro de los cometidos funcionarios ni de comisiones de servicio, lo que redunda en su inexistencia. En efecto, no hay obligación de sistematizar dichos documentos en formatos distintos a sus originales o copias. Por tanto, "no existe un sistema especial consolidado que contenga exclusivamente los datos solicitados extraídos de los respectivos antecedentes". c) No obstante lo anterior, indica que según da cuenta el Memorándum N° 97, del 21 de marzo de 2017, del Jefe del Departamento de Recursos Humanos de la División Administración y Finanzas -que adjunta-, la información recopilada y entregada al requirente fue precedida de un análisis y sistematización de antecedentes correspondiente a cometidos y comisiones de servicio por cada funcionario en un periodo de 24 meses, lo que habría tomado más tiempo que los 20 días hábiles regulares para atender una solicitud de acceso a la información. Razón por la cual dicha Subsecretaría debió acogerse al máximo de prorroga que permite la Ley de Transparencia para proceder a atender parcialmente la solicitud de acceso a la información del señor Nerety. d) En tal sentido, sostiene que la información entregada al solicitante pudo ser analizada, sistematizada según los parámetros requeridos y entregada ya que los antecedentes se encontraban en las dependencias de trabajo de esta Subsecretaría. De esa forma, a pesar de que recabar la información de los años 2015 y 2016 implicaba un alejamiento de las funciones habituales de los pocos funcionarios que se encontraban trabajando en el período estival en que se formuló la solicitud, estimó necesario responder lo que a dicho período se refiere. e) Sin embargo, precisa que respecto a la información que se declaró reservada, y que corresponde a un total de cometidos funcionarios y comisiones de servicio realizadas en el periodo de 120 meses, que media entre el 01 de enero de 2005 y el 31 de diciembre de 2014, los soportes debieran encontrarse en soporte papel, junto con el resto de la información contractual en bodegas arrendadas para el efecto. Señalando al efecto que "De las consideraciones señaladas, y de los fundamentos contenidos en el citado Memorándum N° 97, queda acreditado que para entregar debidamente los antecedentes solicitados es necesario lo siguiente: i. Buscar y recopilar los antecedentes originales que se encuentran contenidos en cajas guardadas en bodegas arrendadas fuera de las dependencias ministeriales, lo que implicaría gastos asociados a contratar personal especialmente para dichas labores y traslado del personal que realice dichas funciones. ii. Analizar la información de un periodo de 120 meses, respecto de cada uno los casi 400 funcionarios que forman parte de la dotación del Ministerio. iii. Separar la información pertinente del resto de los antecedentes que no se solicitan. iv. Sistematizarlos de acuerdo a los exigencias de información solicitados por el requirente. v. Ingresar los datos a una planilla de formato reutilizable Cxls, .csv)." f) Asimismo, agrega que como consta en el archivo Excel que se adjuntó a la respuesta que se envió originalmente, durante los años 2015-2016, se realizaron más de 5000 comisiones. Por tanto, "considerando que las circunstancias de trabajo y estructurales de este Ministerio y del Parlamento no variaron desde el año 2005 al 2014, es que es posible proyectar los mismos números para dichos años. En otras palabras, durante los años 2005 al 2014, es posible proyectar que se realizaron alrededor de 25.000 comisiones, lo que evidencia el elevado número de antecedentes que el requirente solicita revisar". g) Finalmente, indica que las bodegas en donde se encuentra la información a revisar están a cargo de la Unidad de Inventario del Departamento de Bienes y Servicios de la División de Administración y Finanzas del Ministerio, Unidad compuesta solo por 2 funcionarios, y conforme a la práctica institucional, fundada en el debido resguardo y seguridad, para acudir a las aludidas bodegas a depositar o retirar documentación, se requiere que, al menos, uno de dichos funcionarios acompañe al funcionario designado por la división/unidad requirente. Luego, la eventual búsqueda, sistematización y entrega en la forma requerida, no puede ser realizada por cualquier funcionario sino por uno que hubiese participado en su elaboración y que se encuentre familiarizado con la materia, en circunstancias que el Departamento de Recursos Humanos está compuesto sólo por 14 funcionarios, de los cuales 7 pertenecen al área de personal, para realizar todas las labores propias y habituales de su competencia, respecto de los 400 funcionarios del Ministerio. Y CONSIDERANDO: 1) Que, lo solicitado corresponde a una base de datos referida a los cometidos y comisiones de servicio realizadas por funcionarios de la Subsecretaría General de la Presidencia, en el período 2005-2016, que contenga los datos o informacion parametrizada que se indican en el numeral 1) de lo expositivo. Por su parte, el órgano requerido hizo entrega parcial de la información requerida, remitiendo al solicitante en su respuesta, la base de datos sólo para el periodo comprendido entre el 01 de enero de 2015 y el 31 de diciembre de 2016, alegando respecto de la restante información la causal de secreto o reserva del artículo 21 N° 1, letra c), de la Ley de Transparencia. Luego, el solicitante interpuso el respectivo amparo a su derecho de acceso a información pública en contra de la requerida, fundado en la respuesta negativa a su solicitud. 2) Que, al efecto, en primer lugar cabe desestimar la alegación de inadmisibilidad efectuada por el órgano reclamado en sus descargos, toda vez que si bien don Robert Nerety funda su amparo en la "respuesta negativa a la solicitud de información" -en circunstancias que la Subsecretaría General de la Presidencia accedió parcialmente al requerimiento-, al señalar que el órgano dio como razones para denegar parte de la información el "debido funcionamiento del órgano/servicio", a juicio de este Consejo, se advierte claramente que el fundamento de la reclamación dice relación únicamente con la información que fue denegada, esto es, aquella correspondiente al periodo 2005-2014. De esta forma, tal como se ha señalado anteriormente, la discrepancia formal entre la opción elegida por la reclamante en el formulario del recurso de amparo -que este Consejo pone a disposición de los interesados en su sitio web- y el fundamento del mismo, no constituye un vicio cuya entidad pueda ser sancionable con la inadmisibilidad del mismo, por cuanto -como se indicó- de los dichos del reclamante se desprende claramente cuál sería la "infracción cometida y los hechos que la configuran" en los términos del artículo 24 de la Ley de Transparencia. 3) Que, con ocasión de sus descargos la reclamada precisó que la base de datos requerida, no existe como tal en su poder, y tampoco tiene la obligación legal de generar un registro de los cometidos funcionarios ni de comisiones de servicio, en la forma pedida por el solicitante. Luego, la información al efecto entregada a éste último, con ocasión de la respuesta a la solicitud -y que correspondía solo al periodo 2015-2016- habría sido elaborada especialmente al efecto, con la finalidad de satisfacer, a lo menos parcialmente el requerimiento. Lo anterior, en atención a que la información volcada en la referida base de datos constaba en documentos que obraban en dependencias de la Subsecretaría. No obstante, alega que la elaboración de la base de datos requerida para el restante periodo, es decir, 2005-2014, (120 meses), en virtud de los argumentos que latamente expone, le significaría distraer indebidamente a sus funcionarios de sus labores habituales, razón por la cual deniega su acceso en virtud de la causal de secreto o reserva del artículo 21 N° 1, letra c), de la Ley de Transparencia. 4) Que, por tanto, de conformidad a lo expuesto por el órgano en la parte expositiva de la presente decisión, cabe concluir que no basta con una simple labor de acopio o reunión de datos para satisfacer el requerimiento de la solicitante, sino que exige procesar y elaborar una nueva base de datos que actualmente no existe. De esta forma, se debe tener presente lo resuelto por este Consejo, a partir de la decisión de amparo Rol C533-09, esto es, que de acuerdo a los artículos 5° y 10° de la Ley de Transparencia es pública -y por tanto, factible de ser objeto de un requerimiento de acceso a información pública- aquella información que efectivamente obre en poder de los órganos de la Administración, no pudiendo requerirse la entrega de información inexistente. En efecto, el artículo 10° de la antedicha ley, dispone que toda persona tiene derecho a solicitar y recibir información de cualquier órgano de la Administración del Estado «cualquiera sea el formato o soporte en que se contenga (...)». En tal sentido y complementando lo anterior, el artículo 3°, letra d), del Reglamento del cuerpo legal citado, preceptúa que «toda persona tiene derecho a solicitar y recibir información que obre en poder de cualquier órgano de la Administración (...)» (énfasis agregado). 5) Que, en consecuencia, no obrando en el procedimiento antecedentes que permitan desvirtuar la alegación de inexistencia de la información adicional a la entregada, se rechazará por tal motivo el presente amparo. EL CONSEJO PARA LA TRANSPARENCIA, EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES QUE LE OTORGAN LOS ARTÍCULOS 24 Y SIGUIENTES Y 33 LETRA B) DE LA LEY DE TRANSPARENCIA, Y POR LA UNANIMIDAD DE SUS MIEMBROS PRESENTES, ACUERDA: I. Rechazar el amparo deducido por don Robert Nerety, en contra de la Subsecretaría General de la Presidencia, atendida la inexistencia de la información requerida, en virtud de los fundamentos expuestos precedentemente. II. Encomendar al Director General y a la Directora Jurídica de este Consejo, indistintamente, notificar la presente decisión a don Robert Nerety, y al Sr. Subsecretario General de la Presidencia. En contra de la presente decisión procede la interposición del reclamo de ilegalidad ante la Corte de Apelaciones del domicilio del reclamante en el plazo de 15 días corridos, contados desde la notificación de la resolución reclamada, de acuerdo a lo prescrito en el artículo 28 y siguientes de la Ley de Transparencia. Con todo, los órganos de la Administración del Estado no podrán intentar dicho reclamo en contra de la resolución del Consejo que otorgue el acceso a la información solicitada, cuando su denegación se hubiere fundado en la causal del artículo 21 N° 1 de la Ley de Transparencia. Además, no procederá el recurso de reposición establecido en el artículo 59 de la ley N° 19.880, según los fundamentos expresados por este Consejo en el acuerdo publicado en el Diario Oficial el 9 de junio de 2011. Pronunciada por el Consejo Directivo del Consejo para la Transparencia, integrado por su Presidente don José Luis Santa María Zañartu y los Consejeros don Marcelo Drago Aguirre y don Jorge Jaraquemada Roblero. La Consejera doña Vivianne Blanlot Soza, no concurre al presente acuerdo por encontrarse ausente. Por orden del Consejo Directivo, certifica la Directora Jurídica del Consejo para la Transparencia doña Andrea Ruiz Rosas.