DECISIÓN AMPARO ROL C1296-17 Entidad pública: SEREMI de Salud Región de Tarapacá Requirente: Juan Sebastián Riesco Eyzaguirre Ingreso Consejo: 17.04.2017 En sesión ordinaria N° 812 del Consejo Directivo, celebrada el 30 de junio de 2017, con arreglo a las disposiciones de la Ley de Transparencia de la Función Pública y de Acceso a la Información de la Administración del Estado, en adelante, Ley de Transparencia, aprobada por el artículo primero de la ley N° 20.285 de 2008, el Consejo para la Transparencia, en adelante indistintamente el Consejo, ha adoptado la siguiente decisión respecto de la solicitud de amparo al derecho de acceso a la información Rol C1296-17. VISTO: Los artículos 5°, inciso 2°, 8° y 19 N° 12 de la Constitución Política de la República; las disposiciones aplicables de la ley N° 20.285, sobre acceso a la información pública y de la ley N° 19.880 que establece bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado; lo previsto en el decreto con fuerza de ley N° 1/19.653, de 2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley N° 18.575, orgánica constitucional sobre bases generales de la Administración del Estado; y los decretos supremos N° 13, de 2009 y N° 20, de 2009, ambos del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que aprueban, respectivamente, el reglamento del artículo primero de la ley N° 20.285, en adelante e indistintamente, el Reglamento, y los Estatutos de Funcionamiento del Consejo para la Transparencia. TENIENDO PRESENTE: 1) SOLICITUD DE ACCESO: El 21 de marzo de 2017, don Juan Sebastián Riesco Eyzaguirre solicitó a la Secretaría Regional Ministerial de Salud Región de Tarapacá, en adelante e indistintamente SEREMI, la siguiente información: "Copia de las resoluciones emitidas por la Comisión de Medicina Preventiva e Invalidez del SEREMI de Salud de Tarapacá durante los años 2003, 2004 y 2005 por la enfermedad profesional denominada silicosis pulmonar (neumoconiosis) (...) la documentación solicitada es fácilmente obtenible por vuestro organismo, no siendo necesario distraer indebidamente a un funcionario del cumplimiento regular de sus labores habituales. Considerando que la documentación solicitada contiene información que puede afectar el derecho de terceros (...), solicito (...) que con anterioridad a la entrega de la documentación se comunique a los trabajadores involucrados la presente solicitud para que ellos puedan ejercer el derecho de oposición que establece el artículo 20 de la Ley N°20.285 (...) se funda en la autodeterminación informativa, esto es, que sean los titulares quienes decidan sobre el uso de la información que los involucra, y que en su artículo 10° señala: "No pueden ser objeto de tratamiento los datos sensibles, salvo cuando la ley lo autorice, exista consentimiento del titular o sean datos necesarios para la determinación u otorgamiento de beneficios de salud que correspondan a sus titulares" (...) Así, por lo demás, lo resuelto por la Ilustrísima Corte de Apelaciones de Santiago en las causas 1008-2013 y 9255-2011, así como por la Excelentísima Corte Suprema en las causas 8353-2015 y 17518-2016. (...) En definitiva, se solicita que el Seremi de Salud de Tarapacá se ajuste a las normas legales respecto de la presente solicitud de documentación, procediendo de la siguiente manera: - Identificar la documentación solicitada. - Notificar el derecho de oposición a los trabajadores correspondientes a la documentación solicitada. - Verificar la cantidad de trabajadores que ejercen su derecho de oposición dentro del plazo legal de 3 días. - Entregar a esta parte copia de todas las resoluciones en que los trabajadores no hayan hecho ejercicio del derecho de oposición dentro del plazo legal, sin que en la misma se tarje ni borre ninguno de los datos de identificación de los trabajadores". 2) RESPUESTA: El 5 de abril de 2017, la SEREMI respondió a dicho requerimiento de información mediante Ord. N° 508 de la misma fecha, señalando en síntesis que la información solicitada no se encuentra digitalizada, ya que dicho formato sólo existe a partir del año 2013, y no se cuenta con el personal necesario para asignarle estas funciones, dado el alto número de documentos a revisar y procesar, y la dispersión geográfica en que se encuentran los archivos. Por ello, se deniega la entrega de lo requerido, en virtud del artículo 21, N° 1, literal c) de la Ley de Transparencia. 3) AMPARO: El 17de abril de 2017, don Juan Sebastián Riesco Eyzaguirre dedujo amparo a su derecho de acceso a la información en contra del señalado órgano de la Administración del Estado, fundado en que se le entregó respuesta negativa a su requerimiento. Además hizo presente que: a) Lo expuesto por el SEREMI es falso toda vez que dicho organismo cuenta con una plataforma computacional (SISESAT), que le permite obtener fácilmente la documentación solicitada. b) A mayor abundamiento, el SEREMI se limita a señalar que no contaría con personal para dar respuesta a la solicitud, sin explicar su dotación de empleados siquiera, por lo que resulta imposible saber si esa escasez de personal es real o no. c) Por otra parte, el SEREMI señala que se trataría de una gran cantidad de documentos, sin que siquiera señale de modo aproximado la cantidad de personas que se englobarían en el cumplimiento de la solicitud, por lo que el "alto número de documentos a revisar y procesar" es meramente hipotético e imposible de demostrarse. d) Considerando que la documentación solicitada contiene información que puede afectar el derecho de terceros, esto es, aquellos trabajadores a los que se les ha diagnosticado la enfermedad profesional de silicosis pulmonar, se solicitó al SEREMI que con anterioridad a la entrega de la documentación se comunique a los trabajadores involucrados la presente solicitud, para que ellos puedan ejercer el derecho de oposición que establece el artículo 20 de la Ley de Transparencia. 4) DESCARGOS U OBSERVACIONES DEL ORGANISMO: El Consejo Directivo de esta Corporación acordó admitir a tramitación este amparo, confiriendo traslado a la Sra. Secretaria Regional Ministerial de Salud de Tarapacá mediante Oficio N° 851 de 2 de mayo de 2017. Mediante Ord. N° 750 de 18 de mayo de 2017, la SEREMI presentó sus descargos u observaciones, señalando en síntesis que: a) No se cuenta con el sistema computacional aludido por el reclamante, por lo que habría que revisar todas las resoluciones emanadas de COMPIN entre los años 2003 al 2005, en forma manual, para poder entregar la información solicitada, distrayendo indebidamente a los funcionarios del cumplimiento de sus labores habituales. b) Considerando las funciones propias del COMPIN, sumado a la inexistencia de plataforma informática alguna que permita discriminar e identificar las resoluciones solicitadas, al momento de analizar el requerimiento de información, se concluyó que la misma implica la utilización de un tiempo excesivo de los funcionarios, considerando tanto su jornada de trabajo, como carga laboral. c) Al no existir una plataforma computacional, el volumen de la información solicitada es incierto, sin perjuicio de ello, según un cálculo estimativo, COMPIN Tarapacá emite aproximadamente 2.800 resoluciones mensuales, que a razón de un año serían 33.600 resoluciones, y por el período señalado ascenderían a 100.800 resoluciones aproximadamente. Se reitera que la única forma de poder acceder al número de estas resoluciones, es por medio de la revisión manual e individual de cada resolución emitida por la COMPIN Tarapacá. Y CONSIDERANDO: 1) Que, a modo de contexto, según ha razonado este Consejo en las decisiones de los amparos Roles C463-09, C393-10, entre otros, de conformidad con el artículo 14 B del decreto ley N° 2.763, de 1979, y los artículos 34, 45 y 46 del Reglamento Orgánico del Ministerio de Salud, aprobado por el decreto supremo N° 136, de 2004, las COMPIN forman parte integrante de la estructura orgánica de las respectivas Secretarías Regionales Ministeriales de Salud, siendo el Secretario Regional Ministerial de Salud respectivo el jefe superior de cada COMPIN, desde el punto de vista administrativo. Lo anterior es sin perjuicio de que dichas comisiones cuenten con un presidente y gocen de autonomía para emitir sus pronunciamientos en las materias de su competencia, esto es, evaluar y certificar el estado de salud de los trabajadores y demás beneficiarios. 2) Que, en conformidad a lo resuelto en la decisión C946-16, los documentos cuya entrega se requiere son en principio públicos, por cuanto se trata de actos administrativos pronunciados por un órgano de la Administración del Estado en el ejercicio de sus potestades, de manera que su publicidad no debiese quedar restringida, salvo en las hipótesis de reserva o secreto contempladas por el legislador. Asimismo, de acuerdo con el principio de divisibilidad consagrado en el artículo 11, letra e), de la Ley de Transparencia, resulta plausible para este Consejo que la entrega de la información solicitada, previo tarjado de los datos personales y sensibles contenidos en los antecedentes requeridos, no generaría afectación alguna a los derechos de los terceros. 3) Que, sin perjuicio de lo señalado, cabe indicar que en el presente amparo, la reclamada indicó en su respuesta y descargos que la información solicitada no se encuentra digitalizada, ya que dicho formato sólo existe a partir del año 2013, y que no cuenta con el personal necesario para asignarle estas funciones, dado el alto número de documentos a revisar y procesar, y la dispersión geográfica en que se encuentran los archivos, por lo que deniega su entrega en virtud del artículo 21 N° 1, literal c), de la Ley de Transparencia. Indica que para entregar lo requerido tendría que revisar todas las resoluciones emanadas de COMPIN entre los años 2003 al 2005 en forma manual, por lo cual el volumen de la información solicitada es incierto, sin perjuicio de lo cual, según un cálculo estimativo, COMPIN Tarapacá emitiría aproximadamente 2.800 resoluciones mensuales, que a razón de un año serían 33.600 resoluciones, y por el período señalado ascenderían a 100.800 resoluciones aproximadamente. 4) Que, respecto a la alegación del órgano de distracción indebida de sus funcionarios, en los términos dispuestos en el artículo 21 N° 1, letra c), de la Ley de Transparencia, cabe señalar que atendido lo alegado por la SEREMI en su respuesta y en sus descargos, queda en evidencia que la labor de búsqueda de la información solicitada, implicaría la revisión de todas las resoluciones emanadas de COMPIN entre los años 2003 al 2005 en forma manual, lo que significaría revisar según un cálculo estimativo 100.800 resoluciones. Ello por cuanto dicha documentación, no se encontraría en forma digitalizada. 5) Que, respecto de la interpretación de la causal de reserva alegada, la jurisprudencia de este Consejo ha establecido que ésta sólo puede configurarse en la medida que los esfuerzos que supone la búsqueda o eventualmente la sistematización y posterior entrega de lo pedido demanden esfuerzos de tal entidad, que entorpezcan el normal o debido funcionamiento del organismo. Resumiendo este criterio, la decisión de amparo Rol C377-13, razonó que "la causal en comento depende ya no tanto de la naturaleza de lo pedido, sino más bien de cada situación de hecho en términos de los esfuerzos desproporcionados que involucraría entregar lo solicitado". Por ende, la configuración de la causal supone una ponderación de hecho sobre los aspectos que configuran tales esfuerzos, entre ellos el volumen de información, relación entre funcionarios y tareas, tiempo estimado o costo de oportunidad, entre otras, circunstancias que se estima concurren en la especie, y por tanto darían lugar a esfuerzos desproporcionados como los mencionados. 6) Que, en dicho contexto, cabe tener presente lo señalado por la Excma. Corte Suprema, en su sentencia recaída en el recurso de queja Rol N° 6663-2012, de 17 de enero de 2013, en orden a que "la reserva basada en el debido ejercicio de las funciones del órgano deberá explicarse pormenorizadamente y probarse de modo fehaciente de qué manera el control ciudadano reflejado en la solicitud [de acceso] podría afectar el debido cumplimiento de las funciones (...), mencionarse las atribuciones precisas que la revelación de la información le impediría o entorpecería de cumplir debidamente (...), sin que basten para estos efectos meras invocaciones generales". En la especie, a juicio de este Consejo, éste ha sido precisamente el estándar demostrado por el órgano reclamado. 7) Que, en virtud de los fundamentos expuestos, se rechazará el amparo presentado por don Juan Sebastián Riesco Eyzaguirre contra de la SEREMI de Salud Región de Tarapacá. 8) Que, no obstante lo resuelto en esta decisión, y en base a la respuesta evacuada por el órgano, en orden a señalar que no cuenta con la información consultada, cabe hacer presente que una adecuada política de gestión documental y de manejo de archivos o de registros en sistemas informáticos, debiera tener, entre otras finalidades, la de garantizar y materializar el derecho de acceso de los ciudadanos a dicha información. Por ello, resulta relevante, tanto para este Consejo, como para el solicitante, conocer los sistemas de gestión documental y de gestión informática que implementará o ha implementado el órgano respecto de la documentación que contiene la información solicitada, con énfasis en el ciclo de vida de los documentos desde su creación hasta que se disponga su archivo o eliminación, según sea el caso, en virtud del cual se permita un control ciudadano más eficiente, facilitando el acceso a dicha información, con pleno resguardo de los datos personales y sensibles que correspondan, por cuanto la falta de una política integral de automatización de sus procesos de gestión de información, no debiese justificar la imposibilidad de entrega de la información requerida, lo que será recomendado en lo resolutivo de esta decisión. 9) Que, finalmente, este Consejo representará a la Sra. Secretaria Regional Ministerial de Salud Región de Tarapacá, en lo resolutivo de la presente decisión, no poseer un mecanismo de gestión documental en el cual se contenga la información solicitada de manera sistematizada, en virtud de lo cual le recomendará tomar las medidas tendientes a ajustar sus sistemas informáticos para los efectos de facilitar el ejercicio del derecho de acceso a la información pública, permitiendo de esa forma dar respuesta oportuna y expedita a las solicitudes de acceso que se le formulen y, en definitiva, garantizar adecuadamente dicho derecho en favor de los ciudadanos, con pleno resguardo de los datos personales y sensibles que correspondan, teniendo especialmente en cuenta las competencias y funciones encomendadas por la ley al órgano reclamado, y respecto de los servicios que se encuentran bajo su dependencia. EL CONSEJO PARA LA TRANSPARENCIA, EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES QUE LE OTORGAN LOS ARTÍCULOS 24 Y SIGUIENTES Y 33 LETRA B) DE LA LEY DE TRANSPARENCIA, Y POR LA UNANIMIDAD DE SUS MIEMBROS PRESENTES, ACUERDA: I. Rechazar el amparo deducido por don Juan Sebastián Riesco Eyzaguirre en contra de la Secretaría Regional Ministerial de Salud Región de Tarapacá, por concurrir la causal de secreto o reserva establecida en el artículo 21 N° 1, letra c) de la Ley de Transparencia, en virtud de los fundamentos expuestos precedentemente. II. Representar a la Sra. Secretaria Regional Ministerial de Salud Región de Tarapacá no poseer un mecanismo de gestión documental, en el cual se contenga la información solicitada de manera sistematizada, en virtud de lo cual, le recomendará tomar las medidas tendientes a ajustar sus sistemas informáticos para los efectos de facilitar el ejercicio del derecho de acceso a la información pública, permitiendo de esa forma dar respuesta oportuna y expedita a las solicitudes de acceso que se le formulen y, en definitiva, garantizar adecuadamente dicho derecho en favor de los ciudadanos, con pleno resguardo de los datos personales y sensibles que correspondan, teniendo especialmente en cuenta las competencias y funciones encomendadas por la ley al órgano reclamado, y respecto de los servicios que se encuentran bajo su dependencia. III. Recomendar a la Sra. Secretaria Regional Ministerial de Salud Región de Tarapacá, informar a este Consejo tanto respecto de los sistemas de gestión documental como de la gestión informática que implementará o ha implementado el órgano, respecto de la automatización de sus procesos de gestión de información, en virtud del cual se permita un control ciudadano más eficiente, facilitando el acceso a dicha información, con pleno resguardo de los datos personales y sensibles que correspondan. IV. Encomendar al Director General y a la Directora Jurídica de este Consejo, indistintamente, notificar la presente decisión a don Juan Sebastián Riesco Eyzaguirre y a la Sra. Secretaria Regional Ministerial de Salud Región de Tarapacá. En contra de la presente decisión procede la interposición del reclamo de ilegalidad ante la Corte de Apelaciones del domicilio del reclamante en el plazo de 15 días corridos, contados desde la notificación de la resolución reclamada, de acuerdo a lo prescrito en el artículo 28 y siguientes de la Ley de Transparencia. Con todo, los órganos de la Administración del Estado no podrán intentar dicho reclamo en contra de la resolución del Consejo que otorgue el acceso a la información solicitada, cuando su denegación se hubiere fundado en la causal del artículo 21 N° 1 de la Ley de Transparencia. Además, no procederá el recurso de reposición establecido en el artículo 59 de la ley N° 19.880, según los fundamentos expresados por este Consejo en el acuerdo publicado en el Diario Oficial el 9 de junio de 2011. Pronunciada por el Consejo Directivo del Consejo para la Transparencia, integrado por su Presidente don José Luis Santa María Zañartu y los Consejeros don Marcelo Drago Aguirre y don Jorge Jaraquemada Roblero. La Consejera doña Vivianne Blanlot Soza, no concurre al presente acuerdo por encontrarse ausente. Por orden del Consejo Directivo, certifica la Directora Jurídica del Consejo para la Transparencia doña Andrea Ruiz Rosas.