Base de Datos de Jurisprudencia - Consejo para la Transparencia

Decisión ROL C1566-17

Reclamante:	CAROLINA MANRIQUEZ FREZ
Reclamado:	MUNICIPALIDAD DE MAIPÚ
Resumen del caso: Se dedujo amparo a derecho de acceso a la información en contra de municipalidad por denegarse a entregar información solicitada. Consejo acogió el amparo.
Tipo de decisión:	Decisión de Fondo
Fecha de la decisión:	7/13/2017
Consejeros:	-José Luis Santa María Zañartu -Marcelo Drago Aguirre
Legislación aplicada:	Ley de Transparencia
Palabras clave:
Jurisprudencia desde:	C946-16 C739-10
Jurisprudencia a:	C1864-17 C1925-17 C1865-17
Recursos relacionados:
Descriptores jurídicos:	- Procedimiento de acceso a la información >> Plazo del procedimiento >> Otros
Descriptores analíticos:

DECISIÓN AMPARO ROL C1566-17 Entidad pública: Municipalidad de Maipú. Requirente: Carolina Manríquez Frez. Ingreso Consejo: 08.05.2017 En sesión ordinaria N° 812 del Consejo Directivo, celebrada el 30 de junio de 2017, con arreglo a las disposiciones de la Ley de Transparencia de la Función Pública y de Acceso a la Información de la Administración del Estado, en adelante, Ley de Transparencia, aprobada por el artículo primero de la ley N° 20.285 de 2008, el Consejo para la Transparencia, en adelante e indistintamente, el Consejo, ha adoptado la siguiente decisión respecto de la solicitud de amparo al derecho de acceso a la información Rol C1566-17. VISTO: Los artículos 5°, inciso 2°, 8° y 19 N° 12 de la Constitución Política de la República; las disposiciones aplicables de la ley N° 20.285, sobre acceso a la información pública y de la ley N° 19.880 que establece bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado; lo previsto en el decreto con fuerza de ley N° 1/19.653, de 2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley N° 18.575, orgánica constitucional sobre bases generales de la Administración del Estado; y los decretos supremos N° 13, de 2009 y N° 20, de 2009, ambos del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que aprueban, respectivamente, el reglamento del artículo primero de la ley N° 20.285, en adelante e indistintamente, el Reglamento, y los Estatutos de Funcionamiento del Consejo para la Transparencia. TENIENDO PRESENTE: 1) SOLICITUD DE ACCESO: El 8 de marzo de 2017, doña Carolina Manríquez Frez solicitó a la Municipalidad de Maipú, en adelante e indistintamente, la Municipalidad o el municipio, la siguiente información: a) "Copia de todos los contratos suscritos entre la Ilustre Municipalidad de Maipú y la Srta. Carolina Manríquez Frez, RUT (...) (contratos desde el 2006-2017). b) Copia de los informes de prestación de servicios presentados por Carolina Manríquez Frez, RUT (...) firmados por los Directores correspondientes (período 2006-2017). c) Fichas o documento que acredite solicitudes de vacaciones, días compensados y días administrativos de Carolina Manríquez Frez, RUT (...) realizadas entre enero del 2006 y marzo de 2017. d) Detalle de los informes de desempeño y/o de evaluación de la Srta. Carolina Manríquez Frez, RUT (...) realizados por la jefatura desde enero del 2006 hasta marzo del 2017. e) Copia de los correos electrónicos de entrada y salida de la casilla de correo electrónico asignada a la Srta. Carolina Manríquez Frez, RUT (...) (período 2006-2017)". 2) PRÓRROGA DEL PLAZO Y AUSENCIA DE RESPUESTA: El 5 de abril de 2017, el órgano notificó al solicitante la prórroga del plazo de respuesta, en los términos dispuestos en el inciso 2° del artículo 14 de la Ley de Transparencia. Sin perjuicio de lo anterior, el órgano no otorgó respuesta a la solicitud de información, dentro del plazo prorrogado. 3) AMPARO: El 8 de mayo de 2017, doña Carolina Manríquez Frez dedujo amparo a su derecho de acceso a la información en contra del señalado órgano de la Administración del Estado, fundado en la falta de respuesta a su solicitud de información. Asimismo, agrega que "no recibí respuesta a la solicitud, la municipalidad solicita prórroga el día 5 de abril de 2017, posterior a esto, no entrega ningún tipo de información, ni comunica razones u otro justificativo". 4) SISTEMA ANTICIPADO DE RESOLUCION DE CONTROVERSIAS: Esta Corporación determinó aplicar el procedimiento correspondiente al Sistema Anticipado de Resolución de Controversias (SARC) al presente amparo, y mediante correo electrónico de fecha 15 de mayo de 2017, notificó al órgano la posibilidad de aplicar dicha alternativa, lo cual fue aceptado con fecha 16 de mayo de 2017, señalando que se había entregado la respuesta con anterioridad, el 11 de mayo, acompañando copia de la respuesta y el comprobante de correo. En dicha respuesta, el municipio denegó la entrega de la información solicitada, fundado en la causal de reserva del artículo 21 N° 1, letra c), de la Ley de Transparencia, señalando que "este requerimiento constituye utilizar una cantidad de tiempo considerable en cuanto se debe recopilar un período de 11 años, lo cual incluye una serie de documentos de diversas especies (contratos, informes, etc.), los cuales se encuentran archivados en diversos lugares y direcciones de la Municipalidad, lo que implicaría utilizar recurso humano del cual actualmente no se dispone (...) la búsqueda de esa magnitud de información (informes de desempeño mensuales, solicitudes de vacaciones, evaluación, etc.) implica buscar una cantidad mínima aproximada de 264 documentos (...) los cuales no se encuentran compilados en un solo lugar, por lo que se requiere un mínimo de 10 personas con dedicación exclusiva en su búsqueda, lo que implica entorpecer el debido funcionamiento de nuestra entidad". En virtud de lo anterior, se declaró fracasada la instancia de SARC. 5) DESCARGOS U OBSERVACIONES DEL ORGANISMO: El Consejo Directivo de esta Corporación admitió a tramitación el presente amparo y, mediante Oficio N° E1079, de fecha 23 de mayo de 2017, confirió traslado a la Sra. Alcaldesa de la Municipalidad de Maipú, notificándole el reclamo y solicitándole que formulara sus descargos y observaciones. Mediante Of. N° 64, de fecha 9 de junio de 2017, el municipio evacuó sus descargos y observaciones, señalando en síntesis, que "la información requerida corresponde a una solicitud de carácter genérico, al considerar a un alto número de actos administrativos, lo cual significa desviar recursos humanos y materiales para la revisión, sistematización y elaboración de la información solicitada (...) corresponde a una gran cantidad de archivos a revisar y analizar, es decir, revisar todo documento, archivo, escrito, oficios y/o decretos elaborados por la Ilustre Municipalidad de Maipú que tenga información sobre lo requerido, lo cual corresponde a 11 años de documentación", reiterando la denegación fundada en la causal de reserva del artículo 21 N° 1, letra c), de la Ley de Transparencia. Acto seguido, alega la inadmisibilidad del presente reclamo, argumentando que habría dado respuesta a la solicitud mediante procedimiento SARC, por lo que no se configuraría la infracción alegada, en los términos dispuestos en el artículo 24 de la Ley de Transparencia, por cuanto el fundamento del reclamo habría sido la falta de respuesta. Asimismo, el órgano reitera los fundamentos para denegar la entrega de la información, señalando que "en resumen, la solicitante requiere por lo menos una búsqueda de 264 documentos entre archivos de 3.500 personas por año, lo que sumado por un total de 11 años, equivale a buscar documentos entre por lo menos 38.500 archivos, lo cual significa desviar recursos humanos y materiales para la revisión, sistematización y elaboración de la información solicitada, lo que se condice con la excepción señalada", haciendo mención a lo resuelto por este Consejo en los amparos rol C739-10 y C946-16 Y CONSIDERANDO: 1) Que, el artículo 14 de la Ley de Transparencia dispone que la autoridad o jefatura del organismo requerido deberá pronunciarse sobre la solicitud, sea entregando la información solicitada o negándose a ello, en un plazo máximo de veinte días hábiles, contados desde la recepción de la misma. No obstante ello, en el presente caso, la solicitud en análisis no fue respondida dentro del plazo legal indicado, ni dentro del plazo prorrogado, aun habiéndose notificado oportunamente dicha prórroga. En razón de lo anterior, este Consejo representará a la Sra. Alcaldesa de la Municipalidad de Maipú, en lo resolutivo de la presente decisión, la infracción tanto a la precitada disposición, como al principio de oportunidad consagrado en el artículo 11, letra h), del cuerpo legal citado. 2) Que, el presente amparo se funda en la falta de respuesta por parte de la Municipalidad de Maipú, a la solicitud de información del reclamante. En efecto, el requerimiento se refiere a una serie de antecedentes relacionados a la contratación, evaluación, informes y correos electrónicos, de la propia reclamante. Al respecto, sólo con ocasión de los descargos, y en respuesta a la aplicación del procedimiento SARC, el órgano denegó la entrega de la información solicitada, alegando que se puede afectar el funcionamiento del municipio, en los términos dispuestos en el artículo 21 N° 1, letra c), de la Ley de Transparencia. 3) Que, en tal sentido, el artículo 8°, inciso 2°, de la Constitución Política de la República, en lo que interesa, establece que "son públicos los actos y resoluciones de los órganos del Estado, así como sus fundamentos y los procedimientos que utilicen. Sin embargo, sólo una ley de quórum calificado podrá establecer la reserva o secreto de aquéllos o de éstos, cuando la publicidad afectare el debido cumplimiento de las funciones de dichos órganos, los derechos de las personas, la seguridad de la Nación o el interés nacional". Por su parte, según lo dispuesto en los artículos 5, inciso segundo y 10 de la Ley de Transparencia, se considera información pública toda aquella que obre en poder de los órganos de la Administración del Estado, cualquiera sea su formato, soporte, fecha de creación, origen, clasificación o procesamiento, además de aquella contenida en "actos, resoluciones, actas, expedientes, contratos y acuerdos, así como a toda información elaborada con presupuesto público", salvo que dicha información se encontrare sujeta a las excepciones establecidas en el artículo 21 de la Ley de Transparencia u otras excepciones legales. 4) Que, en primer lugar, respecto de la alegación del órgano, en el sentido de que el presente amparo debiera ser declarado inadmisible, por cuanto no se configuraría la infracción señalada en el reclamo, esto es, la falta de respuesta, en los términos dispuestos en el artículo 24 de la Ley de Transparencia, por cuanto el municipio habría otorgado respuesta a la solicitud de información, cabe tener presente que el amparo fue interpuesto con fecha 8 de mayo de 2017, y el propio municipio, tanto en su respuesta al procedimiento SARC, como en sus descargos ante este Consejo, indicó que había dado respuesta a la petición con fecha 11 de mayo de 2017, mediante la entrega de la Resolución N° 468/2017, esto es, de manera posterior a la fecha del reclamo. En tal sentido, teniendo a la vista la respuesta del municipio, a la fecha de interposición del presente amparo, efectivamente, la solicitud de información aún no había sido respondida, habiendo vencido ampliamente el plazo legal, establecido en el artículo 14 de la Ley de Transparencia, como así también el plazo prorrogado, motivo por el cual el fundamento de este reclamo -la falta de respuesta-, resulta del todo procedente. En consecuencia, se rechazará dicha alegación por improcedente. 5) Que, respecto a la alegación del órgano, en los términos dispuestos en el artículo 21 N°1, letra c), de la Ley de Transparencia, cabe tener presente que por tratarse de una norma de derecho estricto, que se contrapone al principio general de transparencia de los actos de la Administración, debe ser interpretado restrictivamente. En tal sentido, el mencionado artículo 21 N° 1, letra c), dispone que se podrá denegar el acceso a la información, cuando su entrega afecte el debido cumplimiento de las funciones del órgano requerido, especialmente "tratándose de requerimientos de carácter genérico, referidos a un elevado número de actos administrativos o sus antecedentes o cuya atención requiera distraer indebidamente a los funcionarios del cumplimiento regular de sus labores habituales". Asimismo, el artículo 7 N° 1, letra c) del Reglamento de dicha ley, establece que "se entiende por requerimientos de carácter genérico, aquellos que carecen de especificidad respecto de las características esenciales de la información solicitada, tales como su materia, fecha de emisión o período de vigencia, autor, origen o destino, soporte, etcétera" y que "se considera que un requerimiento distrae indebidamente a los funcionarios cuando su satisfacción requiera por parte de éstos, la utilización de un tiempo excesivo, considerando su jornada de trabajo, o un alejamiento de sus funciones habituales". 6) Que, en la especie, si bien el municipio ha señalado de manera aproximada, la cantidad de información a revisar, la forma en que se encuentra almacenada y el número de funcionarios necesarios para su recopilación, para este Consejo, dicha denegación no reúne la suficiente especificidad que permita justificar la reserva de la información. Al respecto, cabe tener presente que lo requerido se encuentra suficientemente detallado, y no constituye un requerimiento de carácter genérico, por cuanto se refiere específicamente, a los contratos, informes, solicitudes, evaluaciones y correos electrónicos, de un solo funcionario -la solicitante-, motivo por el cual no resulta plausible la justificación del órgano, que se sustenta en cifras generales o anuales relativas a la cantidad de funcionarios del órgano. En efecto, resulta plausible sostener que bastaría con revisar la carpeta de personal de la solicitante para encontrar en ella las copias de sus contratos, sus informes de prestación de servicios, las evaluaciones, si las hubiere, las solicitudes de feriados y días administrativos, entre otros antecedentes. Asimismo, resulta pertinente señalar que, en ningún caso, la deficiente o indebida gestión documental por parte de un órgano, respecto de los documentos de sus propios funcionarios, puede justificar la denegación al derecho de acceso a la información pública. 7) Que, en consecuencia, habiéndose rechazado las alegaciones del órgano, respecto a la inadmisibilidad del reclamo y la causal de reserva del artículo 21 N° 1, letra c), de la Ley de Transparencia, tratándose de información que obra en poder del órgano y que corresponde a la propia solicitante, este Consejo procederá a acoger el presente amparo, ordenando la entrega de la información solicitada, o en su defecto, señalar expresa y fundadamente, tanto al reclamante como a este Consejo, si dichos antecedentes no existieran o no obraran en su poder, con los respectivos motivos, de conformidad a lo dispuesto en el numeral 2.3 de la Instrucción General N° 10 del Consejo para la Transparencia. 8) Que, no obstante lo resuelto en el considerando anterior, y en base a la respuesta evacuada por el órgano, en orden a señalar que la información requerida se encuentra en diversos lugares, cabe hacer presente que una adecuada política de gestión documental y de manejo de archivos o de registros en sistemas informáticos, debiera tener, entre otras finalidades, la de garantizar y materializar el derecho de acceso de los ciudadanos a dicha información. Por ello, resulta relevante, tanto para este Consejo, como para el solicitante, adecuar, mejorar y optimizar los sistemas de gestión documental y de gestión informática que implementó o ha implementado el órgano respecto de la documentación que contiene la información solicitada, especialmente respecto de sus propios funcionarios, con énfasis en el ciclo de vida de los documentos desde su creación hasta que se disponga su archivo o eliminación, según sea el caso, en virtud del cual se permita un control ciudadano más eficiente, facilitando el acceso a dicha información, por cuanto la falta de una política integral de automatización de los documentos internos, no debiese justificar la imposibilidad de entrega de la información requerida, lo que será recomendado en lo resolutivo de esta decisión. EL CONSEJO PARA LA TRANSPARENCIA, EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES QUE LE OTORGAN LOS ARTÍCULOS 24 Y SIGUIENTES Y 33 LETRA B) DE LA LEY DE TRANSPARENCIA, Y POR LA UNANIMIDAD DE SUS MIEMBROS PRESENTES, ACUERDA: I. Acoger el amparo deducido por doña Carolina Manríquez Frez en contra de la Municipalidad de Maipú, en virtud de los fundamentos expuestos precedentemente. II. Requerir a la Sra. Alcaldesa de la Municipalidad de Maipú lo siguiente: a) Entregar a la reclamante copia de todos los contratos suscritos entre la Municipalidad de Maipú y doña Carolina Manríquez Frez, entre el 2006 y el 2017; copia de los informes de prestación de servicios presentados por la reclamante y firmados por los Directores correspondientes, en el mismo período; solicitudes de vacaciones, días compensados y días administrativos en igual época; copia de los informes o evaluaciones de desempeño de la solicitante de los mismos años; y copia de los correos electrónicos de entrada y salida de la casilla de correo electrónico asignada a la misma funcionaria, o en su defecto, señalar expresa y fundadamente, tanto al reclamante como a este Consejo, si dichos antecedentes no existieran o no obraran en su poder, con los respectivos motivos, de conformidad a lo dispuesto en el numeral 2.3 de la Instrucción General N° 10 del Consejo para la Transparencia. b) Cumplir dicho requerimiento en un plazo que no supere los 10 días hábiles contados desde que la presente decisión quede ejecutoriada, bajo el apercibimiento de lo dispuesto en el artículo 46 de la Ley de Transparencia. c) Informar el cumplimiento de esta decisión mediante comunicación enviada al correo electrónico cumplimiento@consejotransparencia.cl, o a la Oficina de Partes de este Consejo (Morandé N° 360, piso 7°, comuna y ciudad de Santiago), de manera que esta Corporación pueda verificar que se dé cumplimiento a las obligaciones impuestas precedentemente en tiempo y forma. III. Representar a la Sra. Alcaldesa de la Municipalidad de Maipú, la infracción al artículo 14 de la Ley de Transparencia, así como al principio de oportunidad previsto en el artículo 11, letra h), del mismo cuerpo legal, al no haber respondido la solicitud dentro de los plazos legales. Lo anterior, con la finalidad de que se adopten las medidas necesarias para que, en lo sucesivo, no se reiteren tales infracciones. IV. Recomendar a la Sra. Alcaldesa de la Municipalidad de Maipú, que adecúe y optimice sus sistemas de gestión documental, como de gestión informática, que implemente o haya implementado el órgano, respecto de la automatización de los procesos de almacenamiento de documentación interna, en virtud del cual se permita un control ciudadano más eficiente, facilitando el acceso a dicha información. V. Encomendar al Director General y a la Directora Jurídica de este Consejo, indistintamente, notificar la presente decisión a doña Carolina Manríquez Frez y a la Sra. Alcaldesa de la Municipalidad de Maipú. En contra de la presente decisión procede la interposición del reclamo de ilegalidad ante la Corte de Apelaciones del domicilio del reclamante en el plazo de 15 días corridos, contados desde la notificación de la resolución reclamada, de acuerdo a lo prescrito en el artículo 28 y siguientes de la Ley de Transparencia. Con todo, los órganos de la Administración del Estado no podrán intentar dicho reclamo en contra de la resolución del Consejo que otorgue el acceso a la información solicitada, cuando su denegación se hubiere fundado en la causal del artículo 21 N° 1 de la Ley de Transparencia. Además, no procederá el recurso de reposición establecido en el artículo 59 de la ley N° 19.880, según los fundamentos expresados por este Consejo en el acuerdo publicado en el Diario Oficial el 9 de junio de 2011. Pronunciada por el Consejo Directivo del Consejo para la Transparencia, integrado por su Presidente don José Luis Santa María Zañartu y los Consejeros don Marcelo Drago Aguirre y don Jorge Jaraquemada Roblero. La Consejera doña Vivianne Blanlot Soza, no concurre al presente acuerdo por encontrarse ausente. Por orden del Consejo Directivo, certifica la Directora Jurídica del Consejo para la Transparencia doña Andrea Ruiz Rosas.