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DECISIÓN AMPARO ROL C3691-17 y C3692-17</p>
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Entidad pública: Municipalidad de Recoleta.</p>
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Requirente: Juan Jiménez Moreno.</p>
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Ingreso Consejo: 20.10.2017</p>
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En sesión ordinaria N° 863 del Consejo Directivo, celebrada el 30 de enero de 2018, con arreglo a las disposiciones de la Ley de Transparencia de la Función Pública y de Acceso a la Información de la Administración del Estado, en adelante, Ley de Transparencia, aprobada por el artículo primero de la ley N° 20.285 de 2008, el Consejo para la Transparencia, en adelante e indistintamente, el Consejo, ha adoptado la siguiente decisión respecto de la solicitud de amparo al derecho de acceso a la información roles N° C3691-17 y C3692-17.</p>
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VISTO:</p>
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Los artículos 5°, inciso 2°, 8° y 19 N° 12 de la Constitución Política de la República; las disposiciones aplicables de la ley N° 20.285, sobre acceso a la información pública y de la ley N° 19.880 que establece bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado; lo previsto en el decreto con fuerza de ley N° 1/19.653, de 2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley N° 18.575, orgánica constitucional sobre bases generales de la Administración del Estado; y los decretos supremos N° 13, de 2009 y N° 20, de 2009, ambos del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que aprueban, respectivamente, el reglamento del artículo primero de la ley N° 20.285, en adelante e indistintamente, el Reglamento, y los Estatutos de Funcionamiento del Consejo para la Transparencia.</p>
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TENIENDO PRESENTE:</p>
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1) CONTEXTO PREVIO: El 4 de septiembre de 2017, don Juan Jiménez Moreno solicitó, mediante Formulario de Requerimiento Ciudadano ley N° 20.584, ingresado en el CESFAM Dr. Juan Petrinovic Briones, y dirigido al Servicio de Salud Metropolitano Norte, copia de las fichas clínicas del propio solicitante y de su madre, mediante documentos Folio N° 186/17 y N° 187/17. Posteriormente, la Municipalidad de Recoleta, por medio de documento sin fecha, notificó al solicitante la prórroga del plazo de respuesta, en los términos dispuestos en el inciso 2° del artículo 14 de la Ley de Transparencia.</p>
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2) SOLICITUD DE ACCESO: El 4 de septiembre de 2017, don Juan Jiménez Moreno solicitó a la Municipalidad de Recoleta, en adelante e indistintamente, la Municipalidad o el municipio, la siguiente información:</p>
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a) Solicitud que dio origen al amparo rol C3691-17: "Quien suscribe, hijo de la ciudadana afectada, se dirige a Uds., con el fin de solicitar, respetuosamente, la ‘ficha médica’ completa de ella, donde se señala todo su historial de atención, con el fin de ser derivada a la actual institución en la que se atiende, es decir, el consultorio ‘Cristo Vive’ (...)".</p>
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b) Solicitud que dio origen al amparo rol C3692-17: "Me dirijo a Uds., con el fin de solicitar ‘ficha médica’ con mi historial que se encuentra en sus archivos, con el fin de derivarla al consultorio ‘Cristo Vive’ en el cual estoy actualmente inscrito (...)".</p>
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3) PRÓRROGA DEL PLAZO Y AUSENCIA DE RESPUESTA: Mediante documento sin fecha, correspondiente a documento SC 186-2017, la Municipalidad de Recoleta notificó al solicitante la prórroga del plazo de respuesta, en los términos dispuestos en el inciso 2° del artículo 14 de la Ley de Transparencia.</p>
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Sin perjuicio de lo anterior, no existe constancia de que el órgano haya otorgado respuesta dentro del plazo prorrogado.</p>
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4) AMPAROS: El 20 de octubre de 2017, don Juan Jiménez Moreno, dedujo 2 reclamos a su derecho de acceso a la información, que dieron origen a los amparos rol C3691-17 y C3692-17, en contra del señalado órgano de la Administración del Estado, fundado en la falta de respuesta a sus solicitudes de información. Asimismo, agregó que cuando se le notificó la prórroga del plazo de respuesta, la "funcionaria de consultorio expresa que la información no está digitalizada y que, por tanto, se encontraría en papel por lo cual se requiere más tiempo".</p>
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5) DESCARGOS Y OBSERVACIONES DEL ORGANISMO: El Consejo Directivo de esta Corporación admitió a tramitación el presente amparo y, mediante Oficio N° E4216, de 9 de noviembre de 2017, confirió traslado al Sr. Alcalde de la Municipalidad de Recoleta, notificándole el reclamo y solicitándole que formulara sus descargos y observaciones.</p>
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Mediante Ord. N° 1350/2017, de fecha 24 de noviembre de 2017, el órgano presentó sus descargos, relatando los hechos y señalando en síntesis, que "con fecha 27 de septiembre de 2017, la Trabajadora Social del CESFAM, Katherine Reyes Morales, se entrevista con don Juan Jiménez con el fin de informarle en primera instancia, que no existe ficha clínica de su madre, ya que se encuentra inscrita en otro Centro de Salud desde el año 2009. Además le agrega que no presenta el poder notarial para el retiro de ficha clínica de otra persona (en este caso su madre)".</p>
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Acto seguido, agrega que "en esa misma entrevista le entrega la respuesta a la Solicitud de su propia ficha clínica, en la que se señala lo siguiente: ‘Don Juan, respecto a su solicitud ciudadana, en donde solicita copia de su ficha clínica, cabe mencionar que de acuerdo a lo indagado en el almacenamiento de las fichas, ésta no fue hallada, por otro lado, según antecedentes en ficha electrónica, no se encuentran registros ya que se encuentra como usuario ‘pasivado’ (...) Entregada la respuesta la pide firmar la entrega de los dos documentos en el libro de entrega de documentos, donde se identifica Folio, el nombre del receptor (en este caso el recurrente) la fecha y la constancia de entrega, porque en este caso se niega a firmar".</p>
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Asimismo, el municipio aclara que "ambas solicitudes de fichas clínicas, lo fueron en el marco del Procedimiento establecido por el Ministerio de Salud para que el ejercicio de los usuarios de los derechos establecidos en la ley N° 20584 (...) y en el Reglamento sobre Fichas Clínicas N°41 de 12 de octubre de 2012, del MINSAL. Para hacer más operativo dicho Procedimiento y además para evitar errores en una ley que contempla una diversidad de situaciones, el MINSAL distribuyó a los prestadores institucionales (...) un formulario específico para dar cabal cumplimiento a la Ley" y que "en el marco del procedimiento establecido para las peticiones de información que regula la ley N° 20584, se entregó respuesta formal al reclamante, señalándole que su ficha electrónica estaba en el Centro de Salud Cristo Vive, desde 2009 y en el cual el reclamante se atiende regularmente. Carpeta en papel de dicha ficha se le indica que no se encuentra habida. Para esa situación hay dos razones posibles: a) Todas las fichas fueron traspasadas al Sistema Digital con protocolos establecidos por el MINSAL (...); b) Cuando un paciente se traslada a otro prestador institucional, como en este caso al CESFAM Cristo Vive, se remite (electrónicamente la ficha) o en papel para la continuación de su atención".</p>
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Luego, el órgano indica que "una tercera alternativa es que las fichas en medio físico una vez traspasada a medios electrónicos haya sido eliminada. Sin embargo, de esta situación no hay registro en el Cesfam. Como se dejó constancia, fue buscada en los archivos físicos de Fichas y no fue ubicada. Una explicación es que fuera enviada al nuevo prestador institucional. Su ficha electrónica no consta en el CESFAM Dr. Juan Petrinovic, pues el usuario fue declarado ‘pasivado’ (esto significa que se elimina a una persona del registro per cápita del establecimiento)".</p>
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Del mismo modo, respecto de la ficha clínica de la madre del solicitante, informa que "en el mismo instante en que se entrega la información sobre su propia ficha al Sr. Jiménez, se le indica que no tiene el poder que lo habilita para solicitar la ficha clínica de su madre, por lo que su petición no puede ser atendida. Además se le informa que, al igual que sucede con su ficha clínica, que esta no se encuentra en medio físico, y que tampoco existe en medio electrónico, por haber antecedentes que su madre se atiende en otro Centro de Salud", reiterando que ambas respuestas fueron entregadas el 27 de septiembre de 2017.</p>
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Respecto a la mención a la prórroga del plazo de respuesta, en los términos dispuestos en la Ley de Transparencia, el municipio señala que "ante la insistencia del Sr. Jiménez sobre los peligros que se cernían sobre la salud de su madre, se le entregó la carta sin fecha ofreciéndole hacer mayores esfuerzos para buscar la eventual ficha física. Por error, la trabajadora social que lo atendió, Srta. Katherine Reyes Morales le confecciona la carta sin fecha que acompaña el reclamante en amparo. De la fotocopia del libro de entrega de documentos, se demuestra que el día en el cual se responde derechamente la Solicitud del reclamante en relación a su ficha clínica (27 de septiembre de 2017), se le entrega la carta para justificar el mayor plazo que dedicará, y que alude erróneamente a la ley de Transparencia, situación anormal y motivada sólo para calmar al reclamante y para asegurarle que no existía afán de negar una solicitud, en la medida que él cumpliera con la obligación establecida en el art. 13 de la ley N° 20.584, literal b), que señala que se podrá entregar la ficha clínica ‘a un tercero, debidamente autorizado por el titular, mediante poder simple otorgado ante notario’", reiterando que no se dio aplicación al procedimiento de la Ley de Transparencia, sino al de la Ley de Derechos y Deberes de los Pacientes N° 20.584, por tratarse de una norma especial.</p>
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6) PRONUNCIAMIENTO DEL RECLAMANTE: Mediante correo electrónico de fecha 26 de diciembre de 2017, respecto de los descargos del órgano, el reclamante señaló que "no es efectivo que la entrevista con la señalada trabajadora se haya realizado el 27 de septiembre de 2017, pues se realizó en una de las oficinas del consultorio el día 4 de octubre de 2017. No es efectivo que la Sra. Reyes Morales haya manifestado al requirente la inexistencia de la ficha clínica de mi madre, pues lo expresado por la funcionaria fue que debido a la alta carga de trabajo, y al hecho que ésta se encontraba en soporte papel, no habían podido aún encontrarla; es decir, que persistía la búsqueda. Lo mismo aconteció en el caso de la solicitud de mi ficha clínica. No es efectivo que la funcionaria, Sra. Reyes Morales, haya manifestado la falta de representación necesaria y suficiente del requirente, vía poder notarial, respecto de la solicitud de copia autorizada de ficha clínica de mi madre".</p>
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Asimismo, el solicitante indica que no es efectivo que se le hubiera exhibido el documento con la respuesta del órgano y que le informa la posibilidad de recurrir a la Superintendencia de Salud, ni se le instó a firmar libro de entrega. También, alega que la condición de "pasivado" no libera al prestador de su obligación de conservar la ficha clínica. Finalmente, aclara que en ambos formularios SC 186 y 187, marcó la opción "Solicitud", entendiendo que se realizaba bajo el amparo de la Ley de Transparencia.</p>
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Y CONSIDERANDO:</p>
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1) Que, el principio de economía procedimental consagrado en el artículo 9° de la ley N° 19.880, que establece las bases de los procedimientos administrativos, mediante las cuales se rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado, exige responder con la máxima economía de medios y eficacia, evitando trámites dilatorios. Por lo anterior, y atendido al hecho que entre los amparos roles C3691-17 y C3692-17 existe identidad respecto del solicitante y del órgano de la Administración requerido, además de tratarse de solicitudes de información de un tenor similar, este Consejo para facilitar su comprensión y resolución, ha resuelto acumular los citados amparos, resolviéndolos a través de su revisión en conjunto.</p>
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2) Que, previo a resolver el fondo de este amparo, cabe tener presente lo alegado por el órgano en sus descargos, en el sentido de que la solicitud de información no se habría efectuado bajo el amparo de la ley N° 20.285. Al respecto, vale tener en consideración que ambas solicitudes, consignadas en los documentos Folio 186/17 y 187/17, cumplen los requisitos establecidos en el artículo 12 de la Ley de Transparencia, esto es, datos de los solicitantes, identificación clara de la información pedida, firma del solicitante, y órgano al cual se dirige la petición. Sin perjuicio de que dicha solicitud no fue ingresada por el canal respectivo fijado por el municipio, el propio órgano dio aplicación a las normas de la Ley de Transparencia a los requerimientos objetos de la presente decisión, al notificar al solicitante la prórroga del plazo de respuesta, al tenor de lo expuesto en el artículo 14 de la citada ley. En tal sentido, no resulta plausible sostener que dicha mención a la Ley de Transparencia, se hubiera planteado erróneamente. En consecuencia, se rechazará dicha alegación, dando efectiva aplicación de la Ley de Transparencia a las solicitudes que dieron origen a estos reclamos.</p>
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3) Que, luego, el artículo 14 de la Ley de Transparencia dispone que la autoridad o jefatura del organismo requerido deberá pronunciarse sobre la solicitud, sea entregando la información solicitada o negándose a ello, en un plazo máximo de veinte días hábiles, contados desde la recepción de la misma. No obstante ello, en el presente caso, no se acreditó fehacientemente haber dado respuesta a la solicitud en análisis, dentro de los plazos legales, teniendo en consideración que, según consta en los formularios de petición, el solicitante requirió que el envío de su respuesta se realizara por correo electrónico o por medio de un aviso a su número de teléfono. En razón de lo anterior, este Consejo representará al Sr. Alcalde de la Municipalidad de Recoleta, en lo resolutivo de la presente decisión, la infracción tanto a la precitada disposición, como al principio de oportunidad consagrado en el artículo 11, letra h), del cuerpo legal citado.</p>
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4) Que, el presente amparo se funda en la falta de respuesta por parte de la Municipalidad de Recoleta, a la solicitud de información del reclamante. En efecto, dicho requerimiento se refiere a copia de la ficha clínica del propio solicitante y la de su madre. Al respecto, el órgano señaló que dicha información no obraba en su poder, por lo que se trataría de información inexistente.</p>
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5) Que, en tal sentido, conforme ha resuelto previamente este Consejo, la inexistencia de la información solicitada constituye una circunstancia de hecho cuya sola invocación no exime a los órganos de la Administración de su obligación de entregarla. En efecto, esta alegación debe ser fundada, indicando el motivo específico por el cual la información requerida no obra en su poder, debiendo acreditarlo fehacientemente. En la especie, el órgano señaló que no existe ficha clínica de la madre del requirente ya que se encuentra inscrita en otro Centro de Salud desde el año 2009; que tampoco existe su propia ficha clínica, de acuerdo a lo indagado en el almacenamiento de las fichas, ya que ésta no fue hallada; que según los antecedentes de la ficha electrónica, no hay registros ya que se encuentra como usuario "pasivado"; que su ficha electrónica estaba en el Centro de Salud Cristo Vive, desde 2009 en el cual el reclamante se atiende regularmente; que la carpeta en papel de la ficha clínica no fue habida, y que para esa situación hay dos razones posibles: a) que todas las fichas fueron traspasadas al Sistema Digital con protocolos establecidos por el MINSAL y por eso la de papel fue archivada o eliminada; y b) que cuando un paciente se traslada a otro prestador institucional, se remite también la ficha electrónicamente o en formato papel para la continuación de su atención; que otra alternativa es que las fichas en medio físico, una vez traspasadas a medios electrónicos hayan sido eliminadas, sin embargo, de esta situación no hay registro en el CESFAM; y, finalmente, que las fichas fueron buscadas en los archivos físicos de Fichas y no pudieron ser encontradas. En tal sentido, el inciso 2° del artículo 5 de la Ley de Transparencia, dispone que "es pública la información elaborada con presupuesto público y toda otra información que obre en poder de los órganos de la Administración" (énfasis agregado), lo cual no sucede en este caso.</p>
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6) Que, a mayor abundamiento, el inciso 3° del artículo 13 de la ley N° 20.584, establece que "la información contenida en la ficha, copia de la misma o parte de ella, será entregada, total o parcialmente, a solicitud expresa de las personas y organismos que se indican a continuación, en los casos, forma y condiciones que se señalan: b) A un tercero debidamente autorizado por el titular, mediante poder simple otorgado ante notario". En la especie, el reclamante no acreditó haber acompañado, ni ante el órgano ni ante este Consejo, el aludido poder notarial, motivo por el cual, si la ficha clínica de la madre del solicitante hubiese obrado en poder del órgano, no correspondía su entrega.</p>
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7) Que, en consecuencia, según lo expuesto por el municipio, tratándose de información que no obra en poder del órgano reclamado, y no existiendo antecedentes que permitan desvirtuar lo señalado, este Consejo procederá a rechazar el presente amparo.</p>
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8) Que, sin perjuicio de lo resuelto precedentemente, el inciso 1° del artículo 13 de la citada ley N° 20.584, dispone que "La ficha clínica permanecerá por un período de al menos quince años en poder del prestador, quien será responsable de la reserva de su contenido". Asimismo, el artículo 11 del Decreto N°41, del año 2012, del Ministerio de Salud, que aprueba el Reglamento sobre Fichas Clínicas, dispone que "Las fichas clínicas deben ser conservadas en condiciones que garanticen el adecuado acceso a las mismas, que se establece conforme a este reglamento, durante el plazo mínimo de quince años contados desde el último ingreso de información que experimenten". Luego, el artículo 13 del mismo reglamento, establece que "El control y fiscalización del cumplimiento del presente reglamento será efectuado por la Superintendencia de Salud, a través de la Intendencia de Prestadores". En virtud de lo expuesto en las normas señaladas, y en aplicación del principio de facilitación, consagrado en el artículo 11, letra f), de la Ley de Transparencia, este Consejo derivará el presente reclamo a la Superintendencia de Salud, para que resuelva conforme al mérito de los antecedentes.</p>
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EL CONSEJO PARA LA TRANSPARENCIA, EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES QUE LE OTORGAN LOS ARTÍCULOS 24 Y SIGUIENTES Y 33, LETRA B), DE LA LEY DE TRANSPARENCIA, Y POR LA UNANIMIDAD DE SUS MIEMBROS PRESENTES, ACUERDA:</p>
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I. Rechazar el amparo deducido por don Juan Jiménez Moreno en contra de la Municipalidad de Recoleta, en virtud de los fundamentos expuestos precedentemente.</p>
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II. Representar al Sr. Alcalde de la Municipalidad de Recoleta, la infracción al artículo 14 de la Ley de Transparencia, así como al principio de oportunidad previsto en el artículo 11, letra h), del mismo cuerpo legal, al no haber respondido la solicitud de información dentro de los plazos legales. Lo anterior, con la finalidad de que se adopten las medidas necesarias para que, en lo sucesivo, no se reiteren tales infracciones.</p>
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III. Encomendar al Director General y a la Directora Jurídica de este Consejo, indistintamente, lo siguiente:</p>
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a) Remitir los antecedentes del reclamo, en virtud de lo dispuesto en los artículos 11 y 13 del Decreto N°41, del año 2012, del Ministerio de Salud, que aprueba el Reglamento sobre Fichas Clínicas, y en aplicación del principio de facilitación, consagrado en el artículo 11, letra f), de la Ley de Transparencia, a la Superintendencia de Salud, para que resuelva conforme al mérito de dichos antecedentes.</p>
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b) Notificar la presente decisión a don Juan Jiménez Moreno y al Sr. Alcalde de la Municipalidad de Recoleta.</p>
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En contra de la presente decisión procede la interposición del reclamo de ilegalidad ante la Corte de Apelaciones del domicilio del reclamante en el plazo de 15 días corridos, contados desde la notificación de la resolución reclamada, de acuerdo a lo prescrito en el artículo 28 y siguientes de la Ley de Transparencia. Con todo, los órganos de la Administración del Estado no podrán intentar dicho reclamo en contra de la resolución del Consejo que otorgue el acceso a la información solicitada, cuando su denegación se hubiere fundado en la causal del artículo 21 N° 1 de la Ley de Transparencia. Además, no procederá el recurso de reposición establecido en el artículo 59 de la ley N° 19.880, según los fundamentos expresados por este Consejo en el acuerdo publicado en el Diario Oficial el 9 de junio de 2011.</p>
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Pronunciada por el Consejo Directivo del Consejo para la Transparencia, integrado por sus Consejeros doña Gloria de la Fuente González, don Jorge Jaraquemada Roblero y don Francisco Leturia Infante. El Presidente don Marcelo Drago Aguirre no concurre al presente acuerdo por encontrarse ausente.</p>
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Por orden del Consejo Directivo, certifica la Directora Jurídica del Consejo para la Transparencia doña Andrea Ruiz Rosas.</p>
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