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<strong>DECISIÓN AMPARO C742-11</strong></div>
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Entidad Publica: Gendarmería de Chile, Patronato de Reos</div>
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Requirente: Álvaro Pérez Castro</div>
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Ingreso Consejo: 15.06.2011</div>
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En sesión ordinaria N° 281 de su Consejo Directivo, celebrada el 9 de septiembre de 2011, con arreglo a las disposiciones de la Ley de Transparencia de la Función Pública y de Acceso a la Información de la Administración del Estado, en adelante, Ley de Transparencia, aprobada por el artículo primero de la Ley N° 20.285, de 2008, el Consejo para la Transparencia, en adelante indistintamente el Consejo, ha adoptado la siguiente decisión respecto del amparo Rol C742-11.</p>
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VISTOS:</h3>
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Los artículos 5° inc. 2°, 8° y 19 N° 12 de la Constitución Política de la República; las disposiciones aplicables de la Ley N° 20.285 y N° 19.880; lo previsto en el D.F.L. N° 1 – 19.653, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley N° 18.575; en el D.L. Nº 409, de 1932, del Ministerio de Justicia, que establece normas relativas a reos; en el Decreto Supremo Nº 64, de 1960, del Ministerio de Justicia, que Reglamenta la Eliminación de Prontuarios Penales, de Anotaciones y el Otorgamiento de Certificados de Antecedentes; en el Decreto N° 542, de 1963, del Ministerio de Justicia, que Crea el Patronato Nacional de Reos; en el Decreto Ley N° 645, de 1925, del Ministerio de Justicia, sobre el Registro General de Condenas; y, los D.S. N° 13/2009 y 20/2009, ambos del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que aprueban, respectivamente, el Reglamento del artículo primero de la Ley N° 20.285, en adelante indistintamente el Reglamento y los Estatutos de Funcionamiento del Consejo para la Transparencia.</p>
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TENIENDO PRESENTE:</h3>
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1) SOLICITUD DE ACCESO: El 16 de mayo de 2011 don Álvaro Pérez Castro requirió a Gendarmería de Chile, a través de carta dirigida a la Jefa de Unidad del Patronato Local de Reos –invocando expresamente, al efecto, la Ley de Transparencia–, copia de su extracto de filiación.</p>
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2) RESPUESTA: Gendarmería de Chile respondió a dicho requerimiento mediante Ordinario Nº 986, de 9 de junio de 2011, de la Jefa del Patronato Local de Reos de Santiago, señalando que:</p>
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a) El requirente concurrió a las dependencias del órgano reclamado para acogerse al D.L. Nº 409, para Eliminación de Antecedentes Penales, el 16 de mayo de 2011, siendo atendido en primera instancia su requerimiento por la funcionaria encargada de la OIRS y, posteriormente, por la Oficina de Diagnóstico Prontuarial.</p>
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b) Revisada su situación prontuarial, se detectó que mantiene una causa penal pendiente, por lo que, de acuerdo a lo estipulado en el citado Decreto Ley, no se puede acoger aún su solicitud de eliminación de antecedentes penales, dado que es requisito fundamental tener la certificación de cumplimiento de penas y pago de multas y, por lo tanto, no es procedente ante situaciones penales pendientes iniciar el proceso de firmas voluntarias.</p>
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c) En relación a lo solicitado sobre el Extracto de Filiación y Antecedentes, le indicó que dicho documento es de uso interno de Gendarmería de Chile, como también, de facultad de ciertos organismos públicos de tener acceso a éste, razón por la cual no se puede hacer entrega de dicho documento.</p>
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d) Sin perjuicio de lo anterior, le indica que, si sus causas no se encuentran afectas al beneficio de omisión de antecedentes, puede concurrir al Servicio del Registro Civil e Identificación y solicitar un Certificado de Antecedentes para Fines Especiales.</p>
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3) AMPARO: Don Álvaro Pérez Castro dedujo amparo a su derecho de acceso a la información el 15 de junio de 2011 en contra de Gendarmería de Chile, Patronato de Reos, fundado en que recibió respuesta negativa a su solicitud de información.</p>
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4) DESCARGOS U OBSERVACIONES DEL ORGANISMO: El Consejo Directivo de este Consejo acordó admitir a tramitación este amparo trasladándolo, mediante Oficio Nº 1.485, de 20 de junio de 2011, al Sr. Director de Gendarmería de Chile, solicitándole, especialmente, que al formular sus descargos se refiriera, específicamente, a las causales de secreto o reserva que, a su juicio harían procedente la denegación de la información solicitada. Mediante Ordinario Nº 1.648, de 12 de julio de 2011, el Director Nacional de Gendarmería de Chile evacuó sus descargos y observaciones señalando que:</p>
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a) La vías para efectuar una solicitud de acceso a la información, en razón del artículo 12 de la Ley de Transparencia, son por escrito o a través de sitios electrónicos, lo que en la especie no ocurrió, por cuanto la solicitud se efectuó ante la Asistente Social del Patronato Local de Reos de la Región Metropolitana, sin que la solicitud haya ingresado por los mecanismos idóneos de acuerdo a la Ley de Transparencia, por lo que, en definitiva, se está frente ante un simple requerimiento de una persona a un funcionario de la institución.</p>
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b) En cuanto a la entrega del documento de extracto de filiación y antecedentes, señala que Gendarmería no es competente para otorgarlo de acuerdo al artículo 13 de la Ley de Transparencia, en atención a que dicha información está disponible para el uso interno del Servicio, el cual no tiene la calidad de certificado para ser entregado a los usuarios. Agrega que el servicio competente para entregar lo requerido es el Servicio de Registro Civil e Identificación.</p>
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c) En consecuencia, de haber ingresado la solicitud por Ley de Transparencia, dicho requerimiento hubiera sido derivado al Director del Servicio de Registro Civil e Identificación, en razón de que Gendarmería sólo posee los datos de los antecedentes penales de una persona para la labor de Gendarmería de Chile como servicio público, siendo útil para la gestión interna, pero no así para el ciudadano, ya que él necesita el documento emitido por el Registro Civil, que es el único oficial en nuestro país.</p>
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d) Finalmente, y para mayor conocimiento, adjunta el formato de información en relación al extracto de filiación y antecedentes al que tienen acceso, el cual en su parte final dice “sólo para uso interno de Gendarmería de Chile”.</p>
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5) GESTIÓN ÚTIL: El 29 de agosto de 2011 este Consejo se comunicó telefónicamente con el enlace del Servicio de Registro Civil e Identificación a efectos de recabar mayor información acerca del contenido de la información solicitada, esto es, el extracto de filiación, a efectos de determinar con mayor exactitud el alcance de lo requerido y analizar la procedencia de su entrega. Como consecuencia de dichas gestiones, el 2 de septiembre de 2011, este Consejo fue informado vía correo electrónico que, si bien el extracto de filiación no tiene definición legal, éste se trata de un documento que contiene un resumen del prontuario penal y que es elaborado por el Servicio de Registro Civil e Identificación para poder dar cumplimiento material a lo establecido por los artículos 6º y 7º del Decreto Supremo Nº 64, de 1960, del Ministerio de Justicia, en orden a poder enviar el prontuario penal a las instituciones allí establecidas –entre ellas, Gendarmería de Chile– ya que materialmente no resulta posible remitir el prontuario mismo debido a que éste se encuentra en una bóveda de seguridad, acondicionada especialmente al efecto.</p>
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CONSIDERANDO:</h3>
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1) Que, previamente y en relación con la alegación efectuada por Gendarmería de Chile en torno a que la solicitud de la especie no ingresó a través de los mecanismos idóneos de acuerdo a la Ley de Transparencia, tratándose, a su juicio, de un simple requerimiento efectuado a un funcionario de la institución, cabe precisar, en primer lugar, que la solicitud en comento fue presentada en formato material ante la Jefa de la Unidad del Patronato Local de Reos, en una de las oficinas de la institución, invocándose por el peticionario expresamente que ésta se formulaba conforme a las disposiciones de la Ley de Transparencia. Asimismo, a dicha solicitud se dio respuesta denegatoria dentro del plazo previsto en el artículo 14 de dicho cuerpo legal, en base a la cual fue deducido el presente amparo. Que, en consecuencia, no cabe sino entender que dicha solicitud fue sometida a la tramitación prevista en la referida Ley de Transparencia, de modo que este Consejo debe concluir que el organismo reclamado validó con ello el ingreso de dicha solicitud de acceso y su correspondiente respuesta, no procediendo, en consecuencia, alegar ante esta sede, frente al amparo del requirente, que la consulta se recibió por una vía no especialmente dispuesta al efecto. Que, sin perjuicio de lo antes indicado, se recomendará al Sr. Director Nacional de Gendarmería que, como buena práctica, instruya a sus funcionarios y funcionarias para que, en el caso de recibir solicitudes de acceso a la información, procedan a derivarlas al sistema de gestión de solicitudes que haya determinado al efecto, o a las respectivas jefaturas, a más tardar dentro de las 24 horas siguientes a su recepción.</p>
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2) Que, precisado lo anterior, cabe tener presente, en primer lugar, que lo solicitado por el requirente dice relación con copia de su propio Extracto de Filiación, documento que Gendarmería de Chile ha reconocido poseer, pero que ha denegado su entrega indicando que no es competente para otorgarlo en atención a que dicha información está disponible para el uso interno del propio Servicio, siendo competente para entregar lo requerido el Servicio de Registro Civil e Identificación (SRCI), pues a dicho Servicio le corresponde entregar un certificado oficial con la información pedida.</p>
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3) Que, habiéndose establecido que lo requerido consiste en el Extracto de Filiación del peticionario que obra en poder de Gendarmería de Chile, y dado que dicho extracto no posee definición legal ni reglamentaria, debe consignarse que, de acuerdo a lo informado por el enlace del SRCI, el referido Extracto de Filiación es un documento que contiene un resumen del prontuario penal y que es elaborado por el SRCI para poder dar cumplimiento material a lo establecido por los artículos 6º y 7º del Decreto Supremo Nº 64, de 1960, del Ministerio de Justicia, en orden a remitir el prontuario penal a las instituciones allí establecidas. Por ello, conviene tener presente que el artículo 1º del citado Decreto Supremo, que Reglamenta la Eliminación de Prontuarios Penales, de Anotaciones y el Otorgamiento de Certificados de Antecedentes, define el Prontuario Penal, entendiendo éste como “un documento público que da fe de la identidad de una persona y de las anotaciones judiciales que registra”, indicándose en su artículo 2º que “El Servicio de Registro Civil e Identificación tendrá a su cargo la filiación de las personas, la apertura, actualización y custodia de los prontuarios penales”.</p>
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4) Que, asimismo, y según lo informado por el SRCI en su sitio electrónico http://www.registrocivil.cl/Servicios/9.Antecedentes/PDF/pdf_antecedentes.pdf, este Servicio entrega diversos Certificados e Informes de Antecedentes sobre la información que mantiene el Registro General de Condenas, entre los cuales está el Extracto de Filiación y Antecedentes, indicándose que éste es de uso de determinadas autoridades judiciales y a las instituciones ahí indicadas –entre ellas, Gendarmería de Chile–, pudiendo entregarse esta misma información, directamente a la persona a quien se refiere, pero a través del correspondiente Certificado de Antecedentes. Al respecto, el Decreto Ley Nº 645, de 1925, sobre el Registro General de Condenas, establece en su artículo 1º que dicho registro se creará sobre la base del prontuario, tarjeta índice o impresión digital de las personas, agregando en su artículo 3º, que “En el prontuario respectivo se inscribirán todas las sentencias condenatorias definitivas y ejecutoriadas…”, y que corresponderá a los Tribunales remitir al Gabinete Central de Identificación copia de la respectiva sentencia.</p>
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5) Que, en consecuencia, de lo expuesto se concluye que lo solicitado –Extracto de Filiación, en la especie, del solicitante–, consiste en un documento elaborado por el SRCI para informar a las autoridades judiciales que corresponda, y a los auxiliares de la Administración de Justicia, la información que consta en el Registro General de Condenas, el que, a su vez, es elaborado en base al respectivo prontuario penal. Asimismo, la información que se refleja en el Extracto de Filiación es idéntica a aquella que se contiene en los respectivos Certificados de Antecedentes que, de acuerdo a lo informado por el ya referido sitio electrónico del SRCI, sólo es entregado a la persona a quien se refiera la información contenida en el respectivo certificado, o a un mandatario suyo con poder notarial, pudiendo, por ende, acceder a dicha información el titular de la misma.</p>
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6) Que, establecido lo anterior, corresponde pronunciarse acerca de la alegación efectuada por Gendarmería, en cuanto a que dicha institución no es competente para otorgar lo solicitado, debido a que se trata de información contenida en el Certificado de Antecedentes que otorga el SRCI. Sobre el particular, el artículo 3º de la Ley Nº 19.477, Orgánica del Servicio del SRCI, establece que corresponderá a dicho Servicio “llevar los registros y efectuar las actuaciones que la ley le encomiende”. Asimismo, los numerales 1 y 7 del artículo 4º del mismo cuerpo legal prescriben, respectivamente, que son funciones del Servicio formar y mantener actualizados los registros que indica, entre ellos, el Registro General de Condenas, y “otorgar certificados que den fe de los hechos y actos jurídicos que consten en los registros que mantiene el Servicio”, todo lo cual está en consonancia con lo razonado anteriormente. Por su parte, ya se indicó que el artículo 2º del Decreto Supremo Nº 64, de 1960, del Ministerio de Justicia, señala que “El Servicio de Registro Civil e Identificación tendrá a su cargo la filiación de las personas, la apertura, actualización y custodia de los prontuarios penales”.</p>
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7) Que, conforme a lo que se ha señalado, y en relación con el otorgamiento de Certificados de Antecedentes por parte del SRCI, es menester tener presente, respecto de la naturaleza de tales certificados, que el inciso primero del artículo 20 de la Ley Nº 4.808, sobre Registro Civil, indica que “las copias expedidas por los Oficiales del Registro Civil deberán contener todas las inscripciones y subinscripciones que correspondan a la persona a que este documento se refiera. Sin embargo, se podrá pedir certificados relativos a uno o más hechos que aparezcan en una inscripción y, en este caso, se dejará expreso testimonio de esta circunstancia en el mismo certificado”. Por su parte, el artículo 24 de la misma Ley señala que “los certificados o copias de inscripciones o subinscripciones que expidan el Conservador o los Oficiales del Registro Civil, tendrán el carácter de instrumentos públicos”.</p>
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8) Que, en cuanto a los valores a cobrar por el otorgamiento de dichos certificados, el D.F.L. Nº 1.282, de 1975, del Ministerio de Hacienda, establece el monto en pesos de los impuestos que deberán pagarse por las actuaciones del SRCI que expresamente indica en su apartado 1º, y el valor por “las demás actuaciones del Registro Civil e Identificación”, dentro de las cuales se comprenden los “Certificados o Informes de Antecedentes”.</p>
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9) Que, conforme a lo precedentemente expuesto, el legislador ha previsto un procedimiento especial para la elaboración de los certificados y las copias de las inscripciones y subinscripciones a los que alude la regulación registral, así como para la determinación de sus respectivos costos, razón por cual debe concluirse que la solicitud de dichas certificaciones y copias no se encuentra amparada por el procedimiento de acceso a la información reglado por la Ley de Transparencia (criterio reconocido en la decisión de reposición del amparo Rol A146-09). Lo anterior, debe entenderse sin perjuicio de lo que en adelante se indicará sobre el acceso a la información contenida en los registros en poder tanto del SRCI como de Gendarmería de Chile.</p>
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10) Que, en el presente caso, el reclamante ha precisado que la información requerida sólo comprende el acceso a la información contenida en el Extracto de Filiación, que obra en poder de Gendarmería, y no así la certificación de dichos antecedentes por medio de un documento oficial, como sería el Certificado de Antecedentes, expedido por el SRCI. Por lo tanto, sólo corresponde a este Consejo determinar si resulta posible que se acceda a la información contenida en el referido extracto mediante el procedimiento contemplado por la Ley de Transparencia o, por el contrario, si su acceso se restringe al certificado en comento, tal como lo ha sostenido Gendarmería de Chile.</p>
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11) Que, en este sentido, conviene tener presente lo que establece el inciso segundo del artículo 5 de la Ley de Transparencia, en cuanto “es pública la información elaborada con presupuesto público y toda otra información que obre en poder de los órganos de la Administración, cualquiera sea su formato, soporte, fecha de creación, origen, clasificación o procesamiento, a menos que esté sujeta a las excepciones señaladas”. Por lo tanto, encontrándose la documentación solicitada en poder de un órgano de la Administración del Estado sujeto a dicho cuerpo legal, la información a que aquéllos se refiere debe estimarse, en principio, pública. En consecuencia, debe concluirse, en conformidad con lo dispuesto por el artículo 10 de la Ley de Transparencia, que toda persona tiene derecho a solicitar y recibir esta información “en la forma y condiciones que establece” la Ley de Transparencia.</p>
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12) Que, en base a lo expuesto, resulta inconcuso que la Ley Nº 4.808, sobre Registro Civil; el Decreto Supremo Nº 64, de 1960, del Ministerio de Justicia, que Reglamenta la Eliminación de Prontuarios Penales, de Anotaciones, y el Otorgamiento de Certificado de Antecedentes; la Ley Nº 19.477, Orgánica del Servicio de Registro Civil e Identificación; y, el Decreto Ley Nº 645, de 1925, del Ministerio de Justicia, constituyen el marco normativo especial que regula el régimen de certificación de los hechos anotados en el Registro General de Condenas, conformado en base al prontuario penal de cada individuo, esto es, la elaboración de instrumentos públicos oponibles a terceros. Que, sin embargo, visto que la solicitud del reclamante no importa tal certificación, sino el exclusivo acceso a los datos relativos a su persona que se encuentran, a través del citado extracto de filiación, en poder de Gendarmería, es la Ley de Transparencia el cuerpo legal especial que ha de reglar su acceso y procedimiento de entrega.</p>
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13) Que, a mayor abundamiento, este Consejo entiende que un Servicio es competente para resolver una solicitud de acceso cuando, en ejercicio de sus funciones y/o atribuciones, generó o debió generar la información solicitada, directamente o a través de un tercero o, en cualquier caso, cuando aquella obrase en su poder, excepto si la hubiese generado una autoridad legalmente facultada para cobrar por ella un valor distinto a los costos directos de reproducción, caso en que será este último Servicio el competente para conocer de la solicitud respectiva. Asimismo, el citado Decreto Supremo Nº 64, ya citado, establece en su artículo 7º que precisamente es Gendarmería de Chile uno de los servicios a los cuales el SRCI se encuentra autorizado para remitir información de los Prontuarios Penales y de la información que en ellos consta.</p>
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14) Que, establecida la competencia de Gendarmería de Chile en la solicitud de información de la especie, y en relación con lo alegado por el órgano reclamado en torno a que la información solicitada sólo se encuentra disponible para el uso interno del Servicio, cabe señalar que el artículo 21 de la Ley de Transparencia señala que “Las únicas causales de secreto o reserva en cuya virtud se podrá denegar total o parcialmente el acceso a la información, son las siguientes:…” (lo destacado es nuestro), enumerando a continuación cinco causales, que, en síntesis, dicen relación con el debido cumplimiento de las funciones del órgano, los derechos de las personas, la seguridad de la nación, el interés nacional y cuando así haya sido declarado por una Ley de Quórum Calificado, de modo que lo alegado por Gendarmería de Chile en orden a denegar la entrega de la información fundado en que se trata de documentación de uso interno, no resulta procedente, al no tratarse de una de las causales establecidas en la Constitución ni en la Ley que habiliten al servicio para no entregar lo solicitado.</p>
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15) Que, finalmente, y lo que resulta de especial relevancia, la información requerida se trata de datos personales referidos al propio solicitante, a la luz de la definición prevista en el artículo 2º, letra f) de la Ley Nº 19.628, sobre Protección de Datos Personales, de modo que es posible advertir que el reclamante está haciendo uso del denominado habeas data impropio, a efectos de acceder a sus propios datos de carácter personal que obran en poder de un tercero, en la especie, Gendarmería de Chile, derecho reconocido a los titulares de datos personales en el artículo 12, inciso 1º, de la Ley Nº 19.628, lo que según ha sido resuelto anteriormente por este Consejo en decisiones de amparo Roles C134-10 y C178-10, puede ejercerse a través del procedimiento establecido por la Ley de Transparencia, por lo que, en definitiva, se acogerá el presente amparo, debiendo Gendarmería hacer entrega a éste de la información solicitada.</p>
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EL CONSEJO PARA LA TRANSPARENCIA, EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES QUE LE OTORGAN LOS ARTÍCULOS 24 Y SIGUIENTES Y 33 B) DE LA LEY DE TRANSPARENCIA Y POR LA UNANIMIDAD DE SUS MIEMBROS PRESENTES, ACUERDA:</h3>
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I. Acoger el amparo de don Álvaro Pérez Castro en contra de Gendarmería de Chile, por los fundamentos señalados precedentemente.</p>
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II. Requerir al Sr. Director Nacional de Gendarmería de Chile:</p>
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a) Entregar al reclamante copia del extracto de filiación de éste, que obra en su poder.</p>
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b) Cumplir el presente requerimiento en un plazo que no supere los 5 días hábiles contados desde que la presente decisión quede ejecutoriada, bajo el apercibimiento de lo dispuesto en el artículo 46 de la Ley de Transparencia.</p>
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c) Informar el cumplimiento de esta decisión mediante comunicación enviada al correo electrónico cumplimiento@consejotransparencia.cl, o a la dirección postal de este Consejo (Morandé N° 115, Piso 7°, comuna y ciudad de Santiago), de manera que esta Corporación pueda verificar que se dé cumplimiento a las obligaciones impuestas precedentemente en tiempo y forma.</p>
<p>
III. Recomendar al Sr. Director Nacional de Gendarmería que, como buena práctica, instruya a sus funcionarios y funcionarias para que, en el caso de recibir solicitudes de acceso a la información, procedan a derivarlas al sistema de gestión de solicitudes que haya definido al efecto, o a las respectivas jefaturas, a más tardar dentro de las 24 horas siguientes a su recepción</p>
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IV. Encomendar al Director General de este Consejo notificar la presente acuerdo a don Álvaro Pérez Castro y al Sr. Director de Gendarmería de Chile.</p>
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En contra de la presente decisión procede la interposición del reclamo de ilegalidad ante la Corte de Apelaciones del domicilio del reclamante en el plazo de 15 días corridos, contados desde la notificación de la resolución reclamada, de acuerdo a lo prescrito en el artículo 28 y siguientes de la Ley de Transparencia. En cambio, no procederá el recurso de reposición establecido en el artículo 59 de la Ley N° 19.880, según los fundamentos expresados por este Consejo en el acuerdo publicado en el Diario Oficial el 9 de junio de 2011.</p>
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Pronunciada por el Consejo Directivo del Consejo para la Transparencia, integrado por su Presidente don Raúl Urrutia Ávila y los Consejeros don Alejandro Ferreiro Yazigi, don Jorge Jaraquemada Roblero y don Juan Pablo Olmedo Bustos. Certifica don Raúl Ferrada Carrasco, Director General del Consejo para la Transparencia.</p>
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