Base de Datos de Jurisprudencia - Consejo para la Transparencia

Decisión ROL C3127-18

Reclamante:	ESTEBAN RODRIGUEZ
Reclamado:	SUPERINTENDENCIA DE PENSIONES
Resumen del caso: Se rechaza el amparo deducido en contra de la Superintendencia de Pensiones, respecto de los correos electrónicos recibidos y enviados por los funcionarios que consulta. Lo anterior, por distraer indebidamente a los funcionarios del órgano, en atención a la cantidad de información requerida.
Tipo de decisión:	Decisión de Fondo
Fecha de la decisión:	12/7/2018
Consejeros:	-Marcelo Drago Aguirre -Gloria Alejandra de la Fuente González
Legislación aplicada:	Ley de Transparencia
Palabras clave:
Jurisprudencia desde:	C377-13 C1336-16
Jurisprudencia a:	C3992-18 C4052-18 C4381-18 C4382-18 C492-20 C4503-20 C4735-20 C6913-20 C7426-20
Recursos relacionados:
Descriptores jurídicos:	- Procedimiento de acceso a la información >> Plazo del procedimiento >> Otros
Descriptores analíticos:

DECISIÓN AMPARO ROL C3127-18 Entidad pública: Superintendencia de Pensiones. Requirente: Esteban Rodríguez González. Ingreso Consejo: 12.07.2018 RESUMEN Se rechaza el amparo deducido en contra de la Superintendencia de Pensiones, respecto de los correos electrónicos recibidos y enviados por los funcionarios que consulta. Lo anterior, por distraer indebidamente a los funcionarios del órgano, en atención a la cantidad de información requerida. En sesión ordinaria N° 946 del Consejo Directivo, celebrada el 4 de diciembre de 2018, con arreglo a las disposiciones de la Ley de Transparencia de la Función Pública y de Acceso a la Información de la Administración del Estado, en adelante, Ley de Transparencia, aprobada por el artículo primero de la ley N° 20.285 de 2008, el Consejo para la Transparencia, en adelante e indistintamente, el Consejo, ha adoptado la siguiente decisión respecto de la solicitud de amparo al derecho de acceso a la información Rol C3127-18. VISTO: Los artículos 5°, inciso 2°, 8° y 19 N° 12 de la Constitución Política de la República; las disposiciones aplicables de la ley N° 20.285, sobre acceso a la información pública y de la ley N° 19.880 que establece bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado; lo previsto en el decreto con fuerza de ley N° 1/19.653, de 2000, del Subsecretaría Secretaría General de la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley N° 18.575, orgánica constitucional sobre bases generales de la Administración del Estado; y los decretos supremos N° 13, de 2009 y N° 20, de 2009, ambos del Subsecretaría Secretaría General de la Presidencia, que aprueban, respectivamente, el reglamento del artículo primero de la ley N° 20.285, en adelante e indistintamente, el Reglamento, y los Estatutos de Funcionamiento del Consejo para la Transparencia. TENIENDO PRESENTE: 1) SOLICITUD DE ACCESO: El 22 de mayo de 2018, don Esteban Rodríguez González solicitó a la Superintendencia de Pensiones, en adelante e indistintamente, la Superintendencia o la SP, la siguiente información: a) "Correos electrónicos, notas internas, notas electrónicas, y cualquier otro previo y posterior que sirvió para emisión de Nota Interna N° DAI/DS-416, de fecha 5 de septiembre de 2017. b) Manual de usuario del sistema de gestión documental. c) Nombre del sistema informático para tramitación de notas internas y electrónicas, incluyendo manual de usuario. d) Copia de todos los correos electrónicos recibidos/enviados por todos los funcionarios de la división adm. Interna e Informática, desde agosto de 2017 al presente 2018, sin info personal de contexto. e) Manual de Sistema de carteras, y flujo de sistema del BI, todas sus versiones. f) Funcionarios a cargo de esta solicitud. g) Indique expresamente cual información de los puntos anteriores es verdadera y cual falsa". 2) PRÓRROGA DEL PLAZO Y RESPUESTA: El 13 de junio de 2018, el órgano notificó al solicitante la prórroga del plazo de respuesta, de conformidad a lo dispuesto en el inciso 2° del artículo 14 de la Ley de Transparencia. Posteriormente, mediante Oficio N° 14801, de fecha 3 de julio de 2018, la Superintendencia de Pensiones otorgó respuesta a la solicitud de información. A lo pedido en la letra a), el órgano remitió copia de las notas electrónicas que indica, de fecha 30 de agosto y 1 de septiembre de 2017. Respecto de lo requerido en el literal b), adjuntó archivo en formato PDF correspondiente a la Guía de Uso del Sistema de Gestión Documental. Con relación a lo solicitado en la letra c), informó que corresponde al Sistema de Gestión Documental cuyo manual se adjuntó. Asimismo, a lo pedido en la letra d), el órgano indicó que "sólo para la labor de clasificación de los correos electrónicos, se deberían destinar excesivos recursos y funcionarios de esta Superintendencia, además del tiempo requerido para su búsqueda. En efecto, el período Agosto/2017 a Mayo/2018, corresponde a 44 semanas, equivalente a 220 días laborales. Considerando un promedio de 30 correos diarios (recibidos/enviados) por funcionario, implica un total de 6.600 correos para el período indicado. A su vez, se debe considerar que la División de Administración Interna cuenta con 48 funcionarios activos, por lo que la cantidad estimada de correos electrónicos a revisar corresponde a 318.800. Si se asume un tiempo de revisión de, al menos, 2 minutos por correo, implicaría destinar un total de 633.600 minutos la totalidad de ellos, lo cual es equivalente a 10.500 hrs. de trabajo de la referida División (220 horas por persona). En consecuencia, la entrega de los correos electrónicos implica desviar indebidamente una gran cantidad de recursos de esta Superintendencia sólo para la tarea de clasificación de éstos", denegando su entrega, fundado en la causal de reserva del artículo 21 N°1, letra c), de la Ley de Transparencia. Respecto de lo consultado en el literal e), señaló que no dispone de una manual de Sistema de Carteras, agregando que, acerca del flujo de sistema del BI "se requiere que usted aclare y precise a qué se refiere su requerimiento", solicitando al requirente subsanar su petición, de conformidad a lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley de Transparencia. Finalmente, con relación a lo pedido en la letra f), indicó los nombres de los funcionarios que participaron en la elaboración de la respuesta. 3) AMPARO: El 12 de julio de 2018, don Esteban Rodríguez González dedujo amparo a su derecho de acceso a la información en contra del señalado órgano de la Administración del Estado, fundado en la respuesta negativa a su solicitud de información. Asimismo, respecto de lo pedido en la letra a), agrega que "para este punto no me entregaron correos electrónicos que sirvieron para emisión de Nota interna N° DAI/DS-416, de fecha 5 de septiembre de 2017". Acto seguido, con relación a lo requerido en la letra d), reclama que "para este punto reclaman expresamente distracción indebida del 21 N°1, reduzco entonces la solicitud a los correos de (...)" indicando el nombre de 10 funcionarios. Asimismo, respecto de lo solicitado en el literal e), alega que "para este punto, la solicitud de subsanación resulta extemporánea, respecto ‘del flujo de sistema del BI’. Entiéndase por flujo, cualquier diagrama, esquema o similar, que permite comprender la relación, interacción, como la composición de los diversos módulos que integran la plataforma de Inteligencia de Negocios o Bussines Inteligence (BI)". 4) DESCARGOS Y OBSERVACIONES DEL ORGANISMO: El Consejo Directivo de esta Corporación admitió a tramitación el presente amparo, y mediante Oficio N° E5650, de fecha 5 de agosto de 2018, confirió traslado al Sr. Superintendente de Pensiones, notificándole el reclamo y solicitándole que formulara sus descargos y observaciones. Mediante Oficio N° 18650, de fecha 22 de agosto de 2018, el órgano presentó sus observaciones, reiterando lo señalado en su respuesta al solicitante, y agregando en síntesis, respecto de lo reclamado en la letra a), que "esta Superintendencia puede informar a usted que en revisión efectuada por la División de Administración Interna, no se hallaron correos electrónicos relacionados con la emisión de la Nota Interna DAI/DS-416". Del mismo modo, con relación a lo reclamado en la letra d), reiteró su denegación de conformidad a lo dispuesto en el artículo 21 N°1, letra c), de la Ley de Transparencia, haciendo el mismo cálculo respecto de cantidad de correos electrónicos que revisar, de los 10 funcionarios que indica, y que, en virtud de lo mismo, no dio traslado a los terceros. Finalmente, respecto de lo alegado para el literal e), indica que "esta Superintendencia entiende como la subsanación requerida, informo a usted que dado que la plataforma de Business Inteligence corresponde a una herramienta comercial, esto es, no fue diseñada por esta Superintendencia, sino que solo se posee una suscripción a ella, no se dispone de los antecedentes que el recurrente requiere. Por lo anterior, el interesado podría obtener mayor información respecto de documentación de los módulos que integran dicha plataforma, en la página web (...)". 5) DESISTIMIENTO PARCIAL DEL RECLAMANTE: Mediante correo electrónico de fecha 3 de octubre de 2018, el reclamante manifestó expresamente su intención de desistirse de una parte del presente amparo, indicando que "Para amparo C3127-18 desistimiento parcial de los siguientes numerales: a) Correos electrónicos, notas internas, notas electrónicas...; e) Manual de Sistema de carteras, y flujo de sistema del BI... (...) Respecto del mismo amparo, mantengo y reduzco: ‘solicito correos de los funcionarios indicados, desde agosto a septiembre de 2017", explicando que su solicitud se reduce a "d) Copia de todos los correos electrónicos recibidos/enviados por todos los funcionarios de la División Adm. Interna e Informática, desde agosto de 2017 al presente 2018, sin info personal de contexto". Y CONSIDERANDO: 1) Que, el presente amparo se funda en la respuesta negativa por parte de la Superintendencia de Pensiones a la solicitud de información del reclamante. En efecto, dicho requerimiento se refiere a diversos antecedentes sobre los correos electrónicos, notas internas, notas electrónicas, manuales o funcionarios que indica. Al respecto, en su respuesta, el órgano entregó parte de la información solicitada, denegando la relativa a los correos electrónicos fundado en la causal de reserva del artículo 21 N°1, letra c) de la Ley de Transparencia. 2) Que, del tenor de la solicitud, del contenido de la respuesta entregada por el órgano, de lo señalado por el solicitante en su amparo, y, particularmente, de lo desistido parcialmente por el reclamante, la presente decisión se circunscribe a lo requerido por don Esteban Rodríguez González en la letra d), de la solicitud contenida en el número 1) de la parte expositiva, esto es, copia de todos los correos electrónicos recibidos y enviados por todos los funcionarios de la división adm. Interna e Informática, desde agosto de 2017 a septiembre de 2017, sin info personal de contexto, respecto de los funcionarios que especifica. Al respecto, el órgano denegó su entrega de conformidad a lo dispuesto en el artículo 21 N°1, letra c) de la Ley de Transparencia, dada la gran cantidad de documentación a revisar, razón por la cual tampoco fue posible dar traslado a todos los terceros. 3) Que, en primer lugar, cabe tener presente que el artículo 8°, inciso 2°, de la Constitución Política de la República, en lo que interesa, establece que "son públicos los actos y resoluciones de los órganos del Estado, así como sus fundamentos y los procedimientos que utilicen. Sin embargo, sólo una ley de quórum calificado podrá establecer la reserva o secreto de aquéllos o de éstos, cuando la publicidad afectare el debido cumplimiento de las funciones de dichos órganos, los derechos de las personas, la seguridad de la Nación o el interés nacional". Por su parte, según lo dispuesto en los artículos 5, inciso segundo y 10 de la Ley de Transparencia, se considera información pública toda aquella que obre en poder de los órganos de la Administración del Estado, cualquiera sea su formato, soporte, fecha de creación, origen, clasificación o procesamiento, además de aquella contenida en "actos, resoluciones, actas, expedientes, contratos y acuerdos, así como a toda información elaborada con presupuesto público", salvo que dicha información se encontrare sujeta a las excepciones establecidas en el artículo 21 de la Ley de Transparencia. 4) Que, en segundo lugar, el artículo 21 N° 1, letra c), de la Ley de Transparencia dispone que se podrá denegar el acceso a la información, cuando su entrega afecte el debido cumplimiento de las funciones del órgano requerido, especialmente "tratándose de requerimientos de carácter genérico, referidos a un elevado número de actos administrativos o sus antecedentes o cuya atención requiera distraer indebidamente a los funcionarios del cumplimiento regular de sus labores habituales". Asimismo, el artículo 7, N° 1, letra c) del Reglamento de dicha ley, establece que "se considera que un requerimiento distrae indebidamente a los funcionarios cuando su satisfacción requiera por parte de éstos, la utilización de un tiempo excesivo, considerando su jornada de trabajo, o un alejamiento de sus funciones habituales". 5) Que, en virtud de lo expuesto, y según lo razonado por este Consejo en la decisión del amparo rol C1336-16, entre otras, cabe determinar si, en la especie, concurren los hechos constitutivos de la referida causal, y teniendo en consideración que su atención podría implicar, para tales funcionarios, la utilización de un tiempo excesivo, considerando los recursos institucionales que deben destinarse, razonable y prudencialmente, al cumplimiento de los requerimientos generados por la Ley de Transparencia, interrumpiendo de esta forma la atención de las otras funciones públicas que el servicio debe desarrollar, o exigiendo una dedicación desproporcionada a esa persona en desmedro de la que se destina a la atención de las demás personas. En este sentido, acorde con lo dispuesto en el artículo 3° del decreto con fuerza de ley N° 1/19.653, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley N° 18.575, orgánica constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado, dichos órganos se encuentran sujetos al deber de atender las necesidades públicas en forma continua y permanente, debiendo observar, entre otros, los principios de eficiencia y eficacia. 6) Que, respecto de la interpretación de la causal de reserva alegada, la jurisprudencia de este Consejo ha establecido que ésta sólo puede configurarse en la medida que los esfuerzos que supone la búsqueda o eventualmente la sistematización y posterior entrega de lo pedido demanden esfuerzos de tal entidad, que entorpezcan el normal o debido funcionamiento del organismo. Resumiendo este criterio, la decisión de amparo Rol C377-13, razonó que "la causal en comento depende ya no tanto de la naturaleza de lo pedido, sino más bien de cada situación de hecho en términos de los esfuerzos desproporcionados que involucraría entregar lo solicitado". Por ende, la configuración de la causal supone una ponderación de hecho sobre los aspectos que configuran tales esfuerzos, entre ellos el volumen de información, relación entre funcionarios y tareas, tiempo estimado o costo de oportunidad, entre otras circunstancias. 7) Que, en la especie, cabe tener presente lo señalado por la SP, con ocasión de sus descargos, en cuanto a que la solicitud de información se refiere a la totalidad de los correos electrónicos enviados y recibidos por los 10 funcionarios que menciona el reclamante, por un período aproximado de casi un año; que asumiendo un promedio de 30 correos electrónicos diarios por funcionario, implica un total aproximado de 7.950 correos electrónicos por cada funcionarios, lo que genera un total también aproximado, de 79.500 comunicaciones electrónicas; que considerando un tiempo de revisión de 2 minutos por cada correo electrónico conlleva una labor de 159.000 minutos o 2.650 horas de trabajo por parte de los funcionarios de esa Superintendencia, lo que implica distraer indebidamente una gran cantidad de recursos de la institución, afectando el normal funcionamiento del órgano; que lo anterior, del mismo modo, imposibilita dar traslado a todos los terceros que podrían aparecer en dichas comunicaciones. 8) Que, para este Consejo la causal en comento depende ya no tanto de la naturaleza de lo pedido, sino más bien de cada situación de hecho en términos de los esfuerzos desproporcionados que involucraría entregar lo solicitado. En otras palabras, la configuración de la causal de distracción indebida supone una ponderación de hecho sobre los aspectos que configuran los esfuerzos asociados a la entrega de lo pedido, entre ellos, el volumen de información, relación entre funcionarios y tareas, tiempo estimado o costo de oportunidad, entre otras, circunstancias que se estima concurren en la especie, y por tanto darían lugar a esfuerzos desproporcionados como los mencionados. Por ello, la Excma. Corte Suprema, en su sentencia recaída en el recurso de queja Rol N° 6663-2012, de 17 de enero de 2013, indicó que esta causal "deberá explicarse pormenorizadamente y probarse de modo fehaciente de qué manera el control ciudadano reflejado en la solicitud [de acceso] podría afectar el debido cumplimiento de las funciones (...), mencionarse las atribuciones precisas que la revelación de la información le impediría o entorpecería de cumplir debidamente (...), sin que basten para estos efectos meras invocaciones generales". Luego, ese ha sido precisamente el estándar demostrado por el órgano reclamado, motivo por el cual este Consejo acogerá la alegación de distracción indebida. 9) Que, en virtud de todo lo expuesto y lo razonado precedentemente, tratándose lo pedido de correos electrónicos correspondiente a un período de casi un año, debiéndose revisar una a una dichas comunicaciones para verificar la existencia de datos personales, en los términos dispuestos en el artículo 2 de la ley N° 19.628, a criterio de este Consejo, en el presente caso, se configura respecto de los correos electrónicos requeridos, la causal de reserva contenida en el artículo 21 N° 1, letra c), de la Ley de Transparencia, razón por la cual se rechazará el presente amparo. 10) Que, finalmente, con relación a la modificación de la solicitud de información original, en atención al tenor del amparo objeto de la presente decisión, al reducir el período en que se requiere la información, según se indica en el desistimiento parcial expresado por el reclamante, consignado en el número 5) de la parte expositiva, al tratarse de una solicitud distinta de la que dio origen a este procedimiento, y que el órgano tuvo en consideración para emitir su respuesta y sus descargos, no cabe sino desestimar por extemporánea, dicha reducción. Sin perjuicio de lo anterior, nada obsta a que el reclamante ingrese una nueva solicitud de información, incluyendo el nuevo período de tiempo requerido. EL CONSEJO PARA LA TRANSPARENCIA, EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES QUE LE OTORGAN LOS ARTÍCULOS 24 Y SIGUIENTES Y 33 LETRA B) DE LA LEY DE TRANSPARENCIA, Y POR LA UNANIMIDAD DE SUS MIEMBROS PRESENTES, ACUERDA: I. Rechazar el amparo interpuesto por don Esteban Rodríguez González en contra de la Superintendencia de Pensiones, en virtud de los fundamentos expuestos precedentemente. II. Encomendar a la Directora General (S) y al Director Jurídico (S) de este Consejo, indistintamente, notificar la presente decisión a don Esteban Rodríguez González y al Sr. Superintendente de Pensiones. En contra de la presente decisión procede la interposición del reclamo de ilegalidad ante la Corte de Apelaciones del domicilio del reclamante en el plazo de 15 días corridos, contados desde la notificación de la resolución reclamada, de acuerdo a lo prescrito en el artículo 28 y siguientes de la Ley de Transparencia. Con todo, los órganos de la Administración del Estado no podrán intentar dicho reclamo en contra de la resolución del Consejo que otorgue el acceso a la información solicitada, cuando su denegación se hubiere fundado en la causal del artículo 21 N° 1 de la Ley de Transparencia. Además, no procederá el recurso de reposición establecido en el artículo 59 de la ley N° 19.880, según los fundamentos expresados por este Consejo en el acuerdo publicado en el Diario Oficial el 9 de junio de 2011. Pronunciada por el Consejo Directivo del Consejo para la Transparencia, integrado por su Presidente don Marcelo Drago Aguirre, su Consejera doña Gloria de la Fuente González y su Consejero don Jorge Jaraquemada Roblero. El Consejero don Francisco Leturia Infante no concurre al presente acuerdo por encontrarse ausente. Por orden del Consejo Directivo, certifica el Director Jurídico (S) del Consejo para la Transparencia don Ricardo Sanhueza Acosta.