Base de Datos de Jurisprudencia - Consejo para la Transparencia

Decisión ROL C4744-18

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Reclamante:	JAVIER MORALES
Reclamado:	SERVICIO DE REGISTRO CIVIL E IDENTIFICACIÓN
Resumen del caso: Se acoge el amparo deducido en contra del Servicio de Registro Civil e Identificación, ordenando la entrega de la información estadística sobre el número de personas que han contraído el Acuerdo de Unión Civil en dos o más ocasiones desde octubre de 2015 a la fecha de la solicitud, indicando la fecha de nacimiento y sexo, y el número de casos en que se suscribieron con la misma persona y aquellos que lo celebraron con una diferente a la inicial. Lo anterior, por no haberse acreditado en esta sede que la entrega de dicha información afecte el debido cumplimiento de las funciones del órgano reclamado.
Tipo de decisión:	Decisión de Fondo
Fecha de la decisión:	1/17/2019
Consejeros:	-Marcelo Drago Aguirre -Gloria Alejandra de la Fuente González -Francisco Javier Leturia Infante
Legislación aplicada:	Ley de Transparencia
Palabras clave:
Jurisprudencia desde:	C959-18 C377-13
Jurisprudencia a:	C225-22 C1057-22 C5422-22 C5219-22
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DECISIÓN AMPARO ROL C4744-18 Entidad pública: Servicio Registro Civil e Identificación Requirente: Javier Morales Ingreso Consejo: 04.10.2018 RESUMEN Se acoge el amparo deducido en contra del Servicio de Registro Civil e Identificación, ordenando la entrega de la información estadística sobre el número de personas que han contraído el Acuerdo de Unión Civil en dos o más ocasiones desde octubre de 2015 a la fecha de la solicitud, indicando la fecha de nacimiento y sexo, y el número de casos en que se suscribieron con la misma persona y aquellos que lo celebraron con una diferente a la inicial. Lo anterior, por no haberse acreditado en esta sede que la entrega de dicha información afecte el debido cumplimiento de las funciones del órgano reclamado. Aplica criterio contenido en la decisión Rol C959-18. En sesión ordinaria N° 960 del Consejo Directivo, celebrada el 15 de enero de 2019, con arreglo a las disposiciones de la Ley de Transparencia de la Función Pública y de Acceso a la Información de la Administración del Estado, en adelante, Ley de Transparencia, aprobada por el artículo primero de la Ley N° 20.285 de 2008, el Consejo para la Transparencia, en adelante indistintamente el Consejo, ha adoptado la siguiente decisión respecto de la solicitud de amparo al derecho de acceso a la información Rol C4744-18. VISTO: Los artículos 5°, inc. 2°, 8° y 19 N° 12 de la Constitución Política de la República; las disposiciones aplicables de las Leyes N° 20.285 y N° 19.880; lo previsto en el D.F.L. N° 1-19.653, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley N° 18.575; y los D.S. N° 13/2009 y N° 20/2009, ambos del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que aprueban, respectivamente, el Reglamento del artículo primero de la Ley N° 20.285, en adelante el Reglamento, y los Estatutos de Funcionamiento del Consejo para la Transparencia. TENIENDO PRESENTE: 1) SOLICITUD DE ACCESO: El 12 de septiembre de 2018, don Javier Morales solicitó al Servicio de Registro Civil e Identificación, información estadística que indica sobre acuerdos de unión civil. En particular, requirió: a) "Detallar cuántas personas han contraído el acuerdo de unión civil en 2 o más veces, desde octubre de 2015 hasta la fecha, se solicita indicar edad y sexo en cada uno de los casos; b) Si así fuera, cuántas lo hicieron con la misma persona y cuántas lo hicieron con una diferente a la inicial; y, c) Cuánto recauda el Registro Civil en forma anual por celebrar el AUC en las oficinas como fuera, ya sea en los domicilios o en cualquier lugar. Pido que sea en las fechas que se indica en la letra a) y desglosado por regiones". 2) RESPUESTA: El 4 de octubre de 2018, el Servicio de Registro Civil e Identificación respondió a dicho requerimiento de información mediante Carta AUC N° 16 señalando, en síntesis, que: a) La información requerida en los literales a) y b) de la solicitud no es información que se encuentre en su base de datos, ya que la misma permite extraer información sobre las inscripciones de los acuerdos de unión civil, sus modificaciones y los términos de los mismos, lo que permite informar la cantidad de acuerdos de unión civil celebrados, su fecha, el sexo de los contrayentes, la circunscripción en que se realizó la inscripción y la cantidad de términos registrados, con indicación de la causal correspondiente. Por lo mismo, para proporcionar dicha información sería necesaria la reestructuración del Sistema Informático del Registro Especial de Acuerdos de Unión Civil, dado que la generación de datos es compleja e implica un elevado costo operacional, para tareas que no forman parte de las funciones propias del Servicio. Por lo tanto, lo requerido en los dos primeros literales no existe en el Servicio. b) A continuación, respecto al literal c) proporcionó un cuadro con los montos percibidos, con indicación de año, región y tipo de actuación, la cual comprende hasta el 31 de agosto del año en curso. 3) AMPARO: El 4 de octubre de 2018, don Javier Morales dedujo amparo a su derecho de acceso a la información en contra del señalado órgano de la Administración del Estado, fundado en que no se proporcionó información sobre los literales a) y b). 4) DESCARGOS Y OBSERVACIONES DEL ORGANISMO: El Consejo Directivo de este Consejo acordó admitir a tramitación este amparo, trasladándolo al Sr. Director Nacional del Servicio de Registro Civil e Identificación mediante Oficio N° E8932 de 8 de noviembre de 2018. El órgano reclamado presentó sus descargos y observaciones mediante Oficio N° 819 de 23 de noviembre de 2018, señalando, en síntesis que: a) El Registro Especial de Acuerdos de Unión Civil no cuenta con información referente a la "edad" de los contrayentes, ni tampoco la relativa "a cuántas personas han contraído el acuerdo de unión civil 2 o más veces así como cuántas lo hicieron con la misma persona y cuántas lo hicieron con una persona diferente a la inicial", puesto que la Ley N° 20.830, no ha establecido dichos parámetros como necesarios, razón por la cual su Sistema no puede extraerla directamente de la base de datos. b) Para poder emitir la información solicitada, se requiere la restructuración del sistema informático del Registro Especial de Acuerdos de Unión Civil, el cual en la actualidad registra la información que por la ley y el reglamento respectivo debe anotarse, no encontrándose en esta, los datos solicitados en el requerimiento. c) Para extraer la información en los términos solicitados desde la base de datos del Registro Especial de Acuerdos de Unión Civil, deben realizarse varios procesos y coordinaciones entre distintas áreas, para concluir con una revisión manual de los distintos filtros y cruces de datos, por lo que la generación de los antecedentes solicitados es compleja e implica un elevado costo operacional, tal y como se indicó en la respuesta al usuario. d) Conforme a la estadística institucional que es elaborada por la Subdirección de Estudios y Desarrollo (SED), al 31 de septiembre de 2018, los acuerdos de unión civil terminados correspondían a 2.983, por lo cual, correspondería solicitar a dicha Subdirección, proporcione a la Unidad de Registro Especial de AUC, la información relativa a cada uno de los AUC terminados, con indicación de Circunscripción de la oficina de celebración, número de inscripción y año de la inscripción del Acuerdo. e) La Subdirección de Estudios y Desarrollo, debería generar una planilla Excel con los datos de los 2.983 AUC terminados, estimándose que el tiempo utilizado para la formación de dicha planilla, es de a lo menos un día, siempre que no existan requerimientos urgentes todo lo cual implica que la Encargada de Proyecto Informático de AUC, deba destinar exclusivamente su jornada para ello, con lo cual se estaría distrayendo de sus funciones principales a una funcionaria con de alta importancia para nuestro Servicio. f) Una vez obtenida la información solicitada, la Unidad de Registro Especial de AUC, formada por una profesional y cuatro funcionarios administrativos especialista en AUC, quienes tienen a su cargo la revisión de las actas de celebración, de término, las subinscripciones y rectificaciones de AUC, la mantención, escáner y archivo de las inscripciones que se generan, así como la comunicación e información con usuarios internos y externos sobre la operatividad del Sistema AUC, entre otras funciones, deberían realizar la revisión manual de cada uno de los acuerdos incluidos en el listado entregado por la SED. g) Conforme a ello, la Encargada de la Unidad debería destinar a dos funcionarios, es decir, el cincuenta por ciento (50%) de su dotación a la revisión en el Sistema Informático de AUC, de cada una de las inscripciones que registren término (2.983), quienes deberán ir completando la planilla Excel con los siguientes datos: causal de término, fecha de término, RUN de los convivientes, fecha de nacimiento (dato asociado al documento identificatorio que conste en la base de datos) y sexo informado. h) Realizada la simulación, cada funcionario debería diariamente revisar y registrar en la planilla Excel confeccionada al efecto, los datos de aproximadamente 120 términos de AUC. Lo cual representa 12 días de trabajo a tiempo completo. i) Una vez obtenida dicha información, correspondería filtrar los datos por causal de término, con lo cual podremos determinar cuáles de los convivientes efectivamente pudieron haber celebrado un nuevo acuerdo. Ello teniendo en cuenta que el Acuerdo de Unión Civil, puede terminar por matrimonio de los convivientes de distinto sexo entre sí, por fallecimiento de unos de los convivientes, entre otras. j) Ahora bien, teniendo presente que el Acuerdo de Unión Civil puede ser celebrado por extranjeros sin cédula para extranjeros otorgada por nuestro Servicio, para lo cual se genera un RUN ficticio solo para dicho trámite, la revisión de estos casos siempre sería manual, para lo cual debería además ingresarse a la base de datos de "Monito web" y hacer búsqueda por nombre completo y fecha de nacimiento del extranjero, puesto que solo así podría visualizarse cuántos RUN ficticios se han generado para éste, y con ello revisar el Sistema Informático de AUC, para localizar los datos de la inscripción o las inscripciones. k) Realizados los pasos anteriores, correspondería formar una nueva planilla Excel con los casos que efectivamente cuenten con un término o más, y con estos datos comprobar los casos en que los AUC fueron nuevamente celebrados por las mismas personas, datos todos que deberán prepararse utilizando a lo menos 4 días completos de trabajo adicionales. l) Todo lo anterior, en forma manual, por parte de los dos funcionarios de la Unidad de Registro Especial de AUC, quienes habrían dedicado a lo menos 16 días en la elaboración final de la información requerida, con lo cual, el efectivo costo operacional para la Unidad de Registro Especial de AUC no será menor a 30 días de trabajo. m) En dicho contexto, invoca la causal de reserva contemplada en el artículo 21 N° 1, letra c) de la Ley de Transparencia. n) Por otra parte, aduce que la entrega de la información en el evento de ser mal comunicada podría generar efectos discriminatorios. Y CONSIDERANDO: 1) Que, el presente amparo, se funda en la denegación de la información solicitada en los literales a) y b) de la solicitud, referidos a "cuántas personas han contraído el acuerdo de unión civil en 2 o más veces, desde octubre de 2015 hasta la fecha, se solicita indicar edad y sexo en cada uno de los casos"; y si así fuera, "cuántas lo hicieron con la misma persona y cuántas lo hicieron con una diferente a la inicial". En síntesis, el órgano reclamado invocó la causal de reserva contemplada en el artículo 21 N° 1, letra c) de la Ley de Transparencia. 2) Que, precisado lo anterior, cabe tener presente que el órgano reclamado denegó la información solicitada fundado en la causal de reserva del artículo 21 N° 1, letra c), de la Ley de Transparencia. Conforme a dicho precepto se podrá denegar el acceso a la información cuando su comunicación afecte el debido cumplimiento de las funciones del órgano, particularmente, tratándose de requerimientos de carácter genérico, referidos a un elevado número de actos administrativos o sus antecedentes, o cuya atención requiera distraer indebidamente a los funcionarios del cumplimiento regular de sus labores habituales. Al respecto, el Reglamento de la citada Ley, al precisar los supuestos de dicha causal, señala en su artículo 7° N° 1, literal c), inciso tercero, que "se considerará que un requerimiento distrae indebidamente a los funcionarios cuando sus satisfacción requiera por parte de estos, la utilización de un tiempo excesivo, considerando su jornada de trabajo o un alejamiento de sus funciones habituales". 3) Que, respecto de la interpretación de la causal de reserva alegada, la jurisprudencia de este Consejo ha establecido que ésta sólo puede configurarse en la medida que las tareas que supone la búsqueda o eventualmente la sistematización y posterior entrega de lo pedido demanden esfuerzos de tal entidad, que entorpezcan el normal o debido funcionamiento del organismo. Resumiendo este criterio, la decisión de amparo Rol C377-13, razonó que "la causal en comento depende ya no tanto de la naturaleza de lo pedido, sino más bien de cada situación de hecho en términos de los esfuerzos desproporcionados que involucraría entregar lo solicitado". Por ende, la configuración de la causal supone una ponderación de hecho sobre los aspectos que configuran tales esfuerzos, entre ellos el volumen de información, relación entre funcionarios y tareas, tiempo estimado o costo de oportunidad, entre otras, circunstancias. 4) Que, en dicho contexto, cabe tener presente lo señalado por la Excma. Corte Suprema, en su sentencia recaída en el recurso de queja Rol N° 6663-2012, de 17 de enero de 2013, en orden a que "la reserva basada en el debido ejercicio de las funciones del órgano deberá explicarse pormenorizadamente y probarse de modo fehaciente de qué manera el control ciudadano reflejado en la solicitud [de acceso] podría afectar el debido cumplimiento de las funciones (...), mencionarse las atribuciones precisas que la revelación de la información le impediría o entorpecería de cumplir debidamente (...), sin que basten para estos efectos meras invocaciones generales". 5) Que, este Consejo en la decisión Rol C959-18, se pronunció respecto a la información objeto del presente amparo y ante la alegación de la misma causal por el órgano reclamado, de modo que procede seguir lo razonado en dicha oportunidad. 6) Que, a juicio de este Consejo, las dificultades alegadas por el órgano reclamado no permiten dar por configurada la distracción indebida que se ha invocado como supuesto de la causal de reserva, pues ya ha identificado en su sistema informático las bases de datos de las que debe extraer la información solicitada. Además, es pertinente consignar que la solicitud sólo versa sobre aquellos casos en que el acuerdo ha sido celebrado en dos o más ocasiones por una misma persona, de modo que el número de casos del cual en definitiva debe extraer el desglose solicitado es inferior a aquel que ha identificado inicialmente y que corresponde al total de acuerdos de unión civil terminados. Por otra parte, el tiempo total que el órgano reclamado ha estimado para efectuar la sistematización de los datos solicitados no tiene una entidad suficiente para tener por configurada la causal de reserva en comento. Con todo, en lo que atañe al dato referido a la edad, este Consejo estima que la reclamada puede cumplir con dicho requerimiento informando la fecha de nacimiento correspondiente a los datos estadísticos que proporcione. 7) Que, finalmente, cabe desestimar lo señalado por la reclamada acerca de los eventuales efectos que podría tener la entrega de la información por cuanto ello constituye un riesgo remoto y, por ende, no amerita la reserva de la información estadística solicitada. EL CONSEJO PARA LA TRANSPARENCIA, EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES QUE LE OTORGAN LOS ARTÍCULOS 24 Y SIGUIENTES Y 33 LETRA B) DE LA LEY DE TRANSPARENCIA, Y POR LA UNANIMIDAD DE SUS MIEMBROS PRESENTES, ACUERDA: I. Acoger el amparo deducido por don Javier Morales en contra del Servicio Registro Civil e Identificación, en virtud de los fundamentos expuestos precedentemente. II. Requerir al Sr. Director Nacional del Servicio de Registro Civil e Identificación: a) Hacer entrega al reclamante de la información estadística sobre el número de personas que han contraído el Acuerdo de Unión Civil en dos o más ocasiones desde octubre de 2015 a la fecha de la solicitud, indicando la fecha de nacimiento y sexo, y el número de casos en que se suscribieron con la misma persona y aquellos que lo celebraron con una diferente a la inicial. b) Cumplir dicho requerimiento en un plazo que no supere los 5 días hábiles contados desde que la presente decisión quede ejecutoriada, bajo el apercibimiento de lo dispuesto en el artículo 46 de la Ley de Transparencia. c) Informar el cumplimiento de esta decisión mediante comunicación enviada al correo electrónico cumplimiento@consejotransparencia.cl, o a la Oficina de Partes de este Consejo (Morandé N° 360, piso 7°, comuna y ciudad de Santiago), de manera que esta Corporación pueda verificar que se dé cumplimiento a las obligaciones impuestas precedentemente en tiempo y forma. III. Encomendar a la Directora General (S) y al Director Jurídico (S) de este Consejo indistintamente, notificar la presente decisión a don Javier Morales y al Sr. Director Nacional del Servicio de Registro Civil e Identificación. En contra de la presente decisión procede la interposición del reclamo de ilegalidad ante la Corte de Apelaciones del domicilio del reclamante en el plazo de 15 días corridos, contados desde la notificación de la resolución reclamada, de acuerdo a lo prescrito en el artículo 28 y siguientes de la Ley de Transparencia. Con todo, los órganos de la Administración del Estado no podrán intentar dicho reclamo en contra de la resolución del Consejo que otorgue el acceso a la información solicitada, cuando su denegación se hubiere fundado en la causal del artículo 21 N° 1 de la Ley de Transparencia. Además, no procederá el recurso de reposición establecido en el artículo 59 de la ley N° 19.880, según los fundamentos expresados por este Consejo en el acuerdo publicado en el Diario Oficial el 9 de junio de 2011. Pronunciada por el Consejo Directivo del Consejo para la Transparencia, integrado por su Presidente don Marcelo Drago Aguirre y sus Consejeros doña Gloria de la Fuente González, don Jorge Jaraquemada Roblero y don Francisco Leturia Infante. Por orden del Consejo Directivo, certifica el Director Jurídico (S) del Consejo para la Transparencia don Pablo Contreras Vásquez.