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DECISIÓN AMPARO ROL C16-19</p>
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Entidad pública: Ejército de Chile</p>
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Requirente: Javier Morales</p>
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Ingreso Consejo: 02.01.2019</p>
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RESUMEN</p>
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Se rechaza el amparo deducido en contra del Ejército de Chile, relativo a copia de hoja de vida del ex funcionario que consulta, por cuanto el cobro de los costos directos de reproducción informado por el organismo se ajusta a la normativa vigente.</p>
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Lo anterior, en atención el documento pedido debe ser fotocopiado para proceder al tarjado de los datos personales que contiene, previo a su entrega. De esta forma, una vez verificado el pago del costo informado, el órgano reclamado debe remitir copia digital (PDF) de dicho antecedente, al correo electrónico indicado por el reclamante para dicho efecto.</p>
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En virtud del principio de facilitación, se requiere al órgano reclamado que disponga de un mecanismo de pago de los costos directos de reproducción, que no imponga al reclamante o un tercero a su nombre, la carga de concurrir personalmente a alguna de sus dependencias, para realizar dicho pago.</p>
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Hay voto concurrente del Consejero Marcelo Drago Aguirre, para quien resulta procedente requerir al órgano avanzar en la adopción de medidas tendientes a ajustar sus sistemas informáticos en materia de gestión documental y herramientas tecnológicas, que permitan la entrega de información pública de forma expedita y gratuita.</p>
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En sesión ordinaria N° 1029 del Consejo Directivo, celebrada el 10 de septiembre de 2019, con arreglo a las disposiciones de la Ley de Transparencia de la Función Pública y de Acceso a la Información de la Administración del Estado, en adelante, Ley de Transparencia, aprobada por el artículo primero de la Ley N° 20.285 de 2008, el Consejo para la Transparencia, en adelante indistintamente el Consejo, ha adoptado la siguiente decisión respecto de la solicitud de amparo al derecho de acceso a la información Rol C16-19.</p>
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VISTO:</p>
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Los artículos 5°, inciso 2°, 8° y 19 N° 12 de la Constitución Política de la República; las disposiciones aplicables de la ley N° 20.285, sobre acceso a la información pública y de la ley N° 19.880 que establece bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado; lo previsto en el decreto con fuerza de ley N° 1/19.653, de 2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley N° 18.575, orgánica constitucional sobre bases generales de la Administración del Estado; y los decretos supremos N° 13, de 2009 y N° 20, de 2009, ambos del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que aprueban, respectivamente, el reglamento del artículo primero de la ley N° 20.285, en adelante e indistintamente, el Reglamento, y los Estatutos de Funcionamiento del Consejo para la Transparencia.</p>
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TENIENDO PRESENTE:</p>
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1) SOLICITUD DE ACCESO: Con fecha 17 de noviembre de 2018, don Javier Morales solicitó -en formato PDF- al Ejército de Chile "hoja de vida de Carlos Herrera Jiménez entre los años 1980 a 1989".</p>
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2) RESPUESTA: El Ejército de Chile, mediante oficio JEMGE DETLE (P) N° 6800/20000/82, de fecha 31 de diciembre de 2018, informó que procede a la entrega de la información solicitada, previo pago de los costos directos de reproducción, conforme lo dispuesto en la resolución CJE JEMGE DETLE (P) N° 6800/3722, de fecha 17 de junio de 2016. De esta forma, teniendo en cuenta que la documentación requerida consta de 20 carillas útiles, dicho costo asciende a $ 680, el que deberá ser pagado mediante vale vista o en dinero en efectivo. Así, según lo dispuesto en el artículo 18 de la Ley de Transparencia la entrega de la información solicitada se suspende en tanto no se paguen estos valores. Realizado lo cual, lo pedido quedará a su disposición en el Departamento de Transparencia y Lobby del Ejército, cuya dirección se indica, desde donde podrá ser retirada personalmente o por quien mandate mediante poder simple.</p>
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Finalmente, le informan que en la eventualidad que no resida en la Guarnición de Santiago, se solicita informar al correo electrónico que indican, ciudad, dirección y número de contacto, con la finalidad de enviar los antecedentes a la Guarnición correspondiente.</p>
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3) AMPARO: Con fecha 2 de enero de 2019, don Javier Morales dedujo amparo a su derecho de acceso en contra del Ejército de Chile, fundado en el cobro de costos de reproducción y en que se indica que debe efectuar el retiro de la información de manera presencial.</p>
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4) DESCARGOS U OBSERVACIONES DEL ORGANISMO: El Consejo Directivo de esta Corporación acordó admitir a tramitación este amparo, confiriendo traslado al Sr. Comandante En Jefe del Ejército de Chile, mediante Oficio N° E2010, de fecha 20 de febrero de 2019, requiriéndole lo siguiente: (1°) exponer las razones por las cuales no sería posible entregar la información en el formato solicitado, según lo dispone el artículo 17 de Ley de Transparencia; (2°) señale si lo requerido obra en poder del órgano que representa, constando en un soporte digital; (3°) de no obrar en dicho soporte, indicar si procedió a informar al recurrente dicha circunstancia, en los términos que establece el numeral 6.1 de la Instrucción General N° 6, de este Consejo y, (4°) indique si los costos de reproducción se ajustan a lo dispuesto en el artículo 18 de la Ley de Transparencia y a la Instrucción General N° 6, de este Consejo, remitiendo los antecedentes que respalden los costos asociados a la entrega de la información reclamada.</p>
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El órgano reclamado, por medio de oficio JEMGE DETLE (P) N° 6800/2765/CPLT, de fecha 8 de marzo de 2019 señaló, en lo pertinente, que las hojas de vida, como la requerida, se mantienen archivadas en original, en papel y no en soporte digital o informatizado. Por lo anterior, necesariamente para atender la solicitud y por la antigua data de aquella (1980-1989), su Departamento de Transparencia y Lobby debe recabarla internamente de su Archivo General. Lo anterior significa que en dicho archivo deberán fotocopiarla, para luego remitirlas autenticadas al Departamento de Transparencia y Lobby, el que deberá volver a fotocopiarlas a fin de dejar un ejemplar de las mismas en el expediente, a fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en el numeral 5 de la Instrucción General N° 10 de este Consejo, relativo a "Del expediente administrativo y del registro de actuaciones.". Para, finalmente, proporcionárselas al reclamante.</p>
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Por su parte, respecto a los costos de reproducción, que en este caso ascienden a la suma de $680, se encuentran plenamente ajustados a lo dispuesto y regulado por el artículo 18 de la Ley de Transparencia, en relación con el artículo 20 inciso 3 de su Reglamento, en concordancia con la Instrucción General N° 6, de este Consejo, "Sobre gratuidad y costos directos de reproducción". Consecuente con lo anterior, por resolución exenta CJE JEMGE DETLE (P) N° 6800/3722, de fecha 17 de junio de 2016, del Comandante en Jefe del Ejército, se fijan los valores de reproducción (costos directos de reproducción) para la documentación solicitada por Ley de Transparencia, la que se encuentra publicada en el sitio de la transparencia activa institucional, por lo que es de conocimiento público. Asimismo y acogiendo la buena práctica que sugiere el numeral 10 de la mencionada Instrucción General N° 6, dicha resolución exenta considera en el numeral 2 de la parte resolutiva, una exención de cobro cuando la documentación a entregar no supere las 10 fotocopias o impresiones, siempre y cuando se trate de una única solicitud formulada por la misma persona, por su representante o un tercero a su nombre. Sin embargo, sostienen que el reclamante no califica para ser considerado en la exención de cobro, habida consideración que a la fecha ha presentado más de 90 solicitudes de acceso, desconociéndose cuántas ha formulado a otros organismos de la Administración Pública.</p>
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Finalmente, indican que la capacidad máxima del sistema no permite el envío por correo electrónico de ese volumen de documentación, motivo por el cual se le ofreció al reclamante, que indicara una dirección con la finalidad de que se le pudiera enviar por carta certificada la documentación que requiere.</p>
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5) MEDIDA PARA MEJOR RESOLVER: En sesión ordinaria N° 1.021, de fecha 6 de agosto de 2019, el Consejo Directivo de esta Corporación acordó, para los efectos de resolver acertadamente el presente amparo, requerir a la reclamada lo siguiente: a) Detallar y explicar el procedimiento de reproducción de la información para su obtención en el formato requerido; b) Explicitar las razones por las cuales se requiere necesariamente fotocopiar la información solicitada; c) Precisar las dimensiones, formato, u otras características particulares del documento requerido, que hacen necesario fotocopiarlo para posteriormente proceder a su digitalización; d) Indicar si el procedimiento de digitalización del documento en formato PDF tiene asociado un costo directo de reproducción, detallando específicamente ese costo particular; e) Especificar, con el mayor grado de detalle posible, el tipo de soporte documental en que se encuentra contenida la información; f) Indicar si los costos de reproducción que se exigen se ajustan a lo dispuesto en el artículo 18 de la Ley de Transparencia y a la Instrucción General N° 6 del Consejo para la Transparencia, remitiendo los antecedentes que respalden los costos asociados a la entrega de la información; g) Señalar y acompañar el acto administrativo que fija costos directos de reproducción por fotocopiado y posterior digitalización de documentos; y, h) Explicar fundadamente la necesidad de tarjar o tachar eventuales antecedentes privados, si respecto de personas difuntas no aplican las disposiciones de la Ley N° 19.628. Asimismo, explicitar si hubiere otro tipo de información que deba ser reservada. Lo anterior se materializó mediante Oficio N° 1.422, de 8 de agosto de 2019, de esta Corporación.</p>
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El órgano reclamado mediante JEMGE DETLE (P) N° 6800/9401/CPLT, de fecha 22 de agosto de 2019, indicó, en lo pertinente, lo siguiente:</p>
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a) El problema no es el formato, toda información puede ser traspasada a formato PDF, sino que más bien le problema radica en el tiempo de procesar la información a dicho formato y peso de éste para ser enviado vía correo electrónico.</p>
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b) El Archivo General (estamento que custodia la información requerida) indica que cada Hoja de Vida comprende a lo menos 100 carillas, lo cual es imposible que pueda ser enviada por correo electrónico, ya que su peso excede la capacidad del sistema.</p>
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c) La totalidad de la información se encuentra en formato papel.</p>
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d) Han dado alternativas al reclamante para que retire la información en el Regimiento de Infantería N° 2 "Maipo" o que indique su dirección, ya sea para ir a dejarla a su casa habitación o remitirla en un disco compacto.</p>
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e) En relación a los costos de reproducción, éstos se ajustan a lo dispuestos en el artículo 18 de la Ley de Transparencia, en relación con la Instrucción General N° 6 de esta Corporación. En el caso de hojas de vida, para la entrega del documento resulta necesario tarjar toda alusión de carácter personal, cuestión que no se puede realizar desde su fuente original, ya que ello implica la destrucción del documento, por lo cual es imperioso y necesario fotocopiarlo para efectuar dicha tarea, de lo cual se deriva inevitablemente un costo de reproducción.</p>
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f) La obtención de la información implica un costo de hora hombre que no es de cargo del requirente, considerándose una obligación de los órganos de obrar gratuitamente por dicho concepto. Sin embargo, los medios materiales que se utilizan (fotocopias), generan un costo pecuniario, respecto del cual resulta injusto que el Estado deba solventar gratuitamente.</p>
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g) El sistema electrónico utilizado para la entrega de la información requerida, no acepta un peso superior a 15 o 20 carillas en formato PDF, situación totalmente inoponible al Ejército.</p>
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h) El sistema de fotocopiadora se encuentra licitado, siendo la empresa Tecnodata la que presta el Servicio, la cual cobra por cada reproducción, encontrándose el órgano habilitado legalmente para repetir a su vez dicho cobro, según lo prescrito en el artículo 18 de la Ley de Transparencia.</p>
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Y CONSIDERANDO:</p>
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1) Que el presente amparo se funda en la falta de satisfacción del reclamante con la respuesta otorgada. Lo anterior, debido a que considera improcedente tanto el cobro de costos directos de reproducción, como la forma de entrega de la información solicitada, esto es, mediante su retiro en dependencias del Ejército de Chile. Sobre el particular, el solicitante manifestó expresamente que requería aquella en formato digital (PDF) y remitida a la casilla de correo electrónico que consignó al efecto.</p>
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2) Que respecto de los costos de reproducción cobrados al reclamante para acceder a lo requerido, cabe tener presente que de acuerdo con lo dispuesto en el inciso primero del artículo 17 de la Ley de Transparencia, la información solicitada a los órganos de la Administración del Estado se entregará en la forma y por el medio que el requirente haya señalado, siempre que ello no importe un costo excesivo o un gasto no previsto en el presupuesto institucional, casos en que la entrega se hará en la forma y a través de los medios disponibles. A su turno, de conformidad con lo establecido en el numeral 3 de la Instrucción General N° 6 de este Consejo, sobre gratuidad y costos directos de reproducción, no se podrá efectuar cobro alguno si la remisión de la información se realiza telemáticamente, salvo que el documento no se encuentre digitalizado y sea necesario fotocopiarlo para su posterior escaneo.</p>
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3) Que, además, se debe considerar que en virtud del principio de gratuidad establecido en el artículo 11 letra k) de la Ley de Transparencia, el acceso a la información de los órganos de la Administración es gratuito, precisando el artículo 18 del mismo cuerpo legal que "sólo se podrá exigir el pago de los costos directos de reproducción y de los demás valores que una ley expresamente autorice cobrar por la entrega de la información solicitada". En este sentido, el artículo 20 del Reglamento de la Ley de Transparencia señala, en lo que interesa, que "se entenderá por costos directos de reproducción todos aquellos que sean necesarios para obtener la información en el soporte que el requirente haya solicitado, excluyendo el valor del tiempo que ocupe el o los funcionarios para realizar la reproducción".</p>
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4) Que el órgano reclamado alegó que en atención a la data de la información solicitada (1980-1989) aquella se encuentra solamente en formato papel y que por tratarse de la hoja de vida de un ex funcionario contiene datos personales, los cuales deben ser tarjados de aquella de forma previa a su entrega. Por lo que, resulta imperioso fotocopiar el documento en cuestión para realizar dicha tarea, generándose los costos directos de reproducción informados. Además, sostienen que el sistema electrónico que utilizan para remitir los antecedentes requeridos, no acepta un peso superior a 15 o 20 carillas en formato PDF, como máximo.</p>
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5) Que en el procedimiento en análisis, la reclamada ha logrado acreditar la procedencia de los costos directos de reproducción, al deber fotocopiar la hoja de vida pedida para proceder a tarjar de aquella los datos personales que contiene. Por su parte, el valor informado por la reproducción de 20 carillas ($ 680), se encuentra en línea con lo establecido en la resolución exenta CJE JEMGE DETLE (P) N° 6800/3722, por medio de la cual se fijan valores o costos de reproducción de documentación solicitada por Ley de Transparencia. Además, que dicho monto no fue cuestionado por el reclamante, el cual únicamente controvierte la circunstancia del cobro, pero no la suma exigida.</p>
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6) Que, sin perjuicio de lo señalado precedentemente, el órgano reclamado no logra acreditar, en esta instancia, la procedencia de la modificación en la forma de entrega de los antecedentes solicitados, pues según lo informado por aquel, sólo pueden remitir telemáticamente archivos que no excedan un peso superior al equivalente a 15 o 20 carillas -como máximo- en el formato PDF, y la hoja de vida pedida comprende un total de 20 carillas, por lo tanto, se encuentra dentro de los márgenes permitidos.</p>
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7) Que, en consecuencia, se rechazará el presente amparo por cuanto el cobro de los costos directos de reproducción se ajustó a la normativa vigente. De esta forma, una vez verificado el pago de aquellos, el órgano reclamado deberá remitir la hoja de vida requerida en formato PDF, al correo electrónico señalado por el reclamante para tal efecto, tarjando previamente, los datos personales de contexto contenidos en ésta, esto es, número de cédula de identidad, domicilio particular, fecha de nacimiento, nacionalidad, estado civil, teléfono y correo electrónico particular, en virtud de lo dispuesto por los artículos 4, 9 y 20 de la ley N° 19.628 sobre protección de la vida privada - en adelante ley N° 19.628-. Así como también, los datos sensibles y las sanciones prescritas o cumplidas, en virtud de lo prescrito por los artículos 10 y 21 de la ley antedicha. Lo anterior, en aplicación del principio de divisibilidad contemplado en el artículo 11 letra e) de la Ley de Transparencia y en cumplimiento de la atribución otorgada a este Consejo por el artículo 33 letra m) de la ley citada.</p>
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8) Que, finalmente, y en virtud del principio de facilitación establecido en el artículo 11 letra f) de la Ley de Transparencia, este Consejo requerirá al Sr. Comandante en Jefe del Ejército, en lo resolutivo de esta decisión, que disponga de un mecanismo de pago de los costos directos de reproducción de carácter remoto o a distancia -como por ejemplo, transferencia electrónica- que no imponga al reclamante o un tercero a su nombre, la carga de concurrir personalmente a alguna de las dependencias del Ejército de Chile, para realizar dicho pago.</p>
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EL CONSEJO PARA LA TRANSPARENCIA, EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES QUE LE OTORGAN LOS ARTÍCULOS 24 Y SIGUIENTES Y 33 LETRA B) DE LA LEY DE TRANSPARENCIA, Y POR LA UNANIMIDAD DE SUS MIEMBROS PRESENTES, ACUERDA:</p>
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I. Rechazar el amparo deducido por don Javier Morales en contra del Ejército de Chile, por cuanto el cobro de los costos directos de reproducción se ajustó a la normativa vigente, en virtud de los fundamentos expuestos precedentemente.</p>
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II. Requerir al Sr. Comandante en Jefe del Ejército de Chile que, en virtud del principio de facilitación establecido en el artículo 11 letra f) de la Ley de Transparencia, que disponga de un mecanismo de pago de los costos directos de reproducción de carácter remoto o a distancia -como por ejemplo, transferencia electrónica- que no imponga al reclamante o un tercero a su nombre, la carga de concurrir personalmente a alguna de las dependencias del Ejército de Chile, para realizar dicho pago.</p>
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III. Encomendar a la Directora General y al Director Jurídico (S) de este Consejo, indistintamente, notificar la presente decisión a don Javier Morales y al Sr. Comandante en Jefe del Ejército de Chile.</p>
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VOTO CONCURRENTE:</p>
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La presente decisión fue acordada con el voto concurrente del Consejero don Marcelo Drago Aguirre, para quien resulta procedente requerir al Sr. Comandante en Jefe del Ejército de Chile, avanzar en la adopción de medidas tendientes a ajustar sus sistemas informáticos en materia de gestión documental y herramientas tecnológicas, que permitan la entrega de información pública de forma expedita y gratuita, facilitado así el ejercicio del derecho de acceso en favor de los ciudadanos respecto de aquellos antecedentes que obran en su poder.</p>
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En contra de la presente decisión procede la interposición del reclamo de ilegalidad ante la Corte de Apelaciones del domicilio del reclamante en el plazo de 15 días corridos, contados desde la notificación de la resolución reclamada, de acuerdo a lo prescrito en el artículo 28 y siguientes de la Ley de Transparencia. Con todo, los órganos de la Administración del Estado no podrán intentar dicho reclamo en contra de la resolución del Consejo que otorgue el acceso a la información solicitada, cuando su denegación se hubiere fundado en la causal del artículo 21 N° 1 de la Ley de Transparencia. Además, no procederá el recurso de reposición establecido en el artículo 59 de la ley N° 19.880, según los fundamentos expresados por este Consejo en el acuerdo publicado en el Diario Oficial el 9 de junio de 2011.</p>
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Pronunciada por el Consejo Directivo del Consejo para la Transparencia, integrado por su Presidente don Jorge Jaraquemada Roblero y sus Consejeros doña Gloria de la Fuente González, don Marcelo Drago Aguirre y don Francisco Leturia Infante.</p>
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Por orden del Consejo Directivo, certifica el Director Jurídico (S) del Consejo para la Transparencia don David Ibaceta Medina.</p>