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DECISIÓN AMPARO ROL C2227-19</p>
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Entidad pública: Municipalidad de Puerto Octay.</p>
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Requirente: Eber Patricio Martínez.</p>
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Ingreso Consejo: 20.03.2019.</p>
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RESUMEN</p>
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Se acoge parcialmente el amparo interpuesto en contra de la Municipalidad de Puerto Octay, ordenando la entrega de información de los Sumarios Administrativos e Investigaciones Sumarias que están en proceso, señalando brevemente la materia sobre que tratan y la etapa del proceso en que se encuentra cada uno.</p>
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Lo anterior, por tratarse de información que obra en poder del órgano reclamado, respecto de la cual se ha desestimado la concurrencia de la causal de reserva relativa a la distracción indebida de los funcionarios. Además, la entrega de dichos antecedentes no afectan el bien jurídico protegido de asegurar el éxito de las investigaciones que se llevan a cabo.</p>
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Se rechaza el amparo respecto de la entrega de copia de los sumarios administrativos e investigaciones sumarias que indica, desde el año 2010 a la fecha de la solicitud, por configurarse la causal de reserva de distracción indebida del personal del municipio, por tratarse de un municipio pequeño, con escaso personal tanto de planta como a contrata y honorarios, y por tratarse de 28 expedientes que deben ser buscados, recopilados, revisados, a los cuales se debería tarjar datos personales, escanear y enviar por correo electrónico, y determinar si existen funcionarios que, aparte de la responsabilidad administrativa, hayan incurrido en responsabilidad civil o penal y se encuentren ejerciendo funciones en el municipio o hayan sido desvinculados.</p>
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Sin perjuicio de lo anterior, se hace presente al reclamante que nada obsta a que pueda formular nuevas solicitudes de acceso a la Municipalidad de Puerto Octay que abarquen un universo más acotado de antecedentes, de forma que su satisfacción no entorpezca las funciones habituales del referido organismo. Asimismo, se recomienda al órgano reclamado implementar las mejoras necesarias en sus procesos que le permitan proporcionar antecedentes como los requeridos sin distraer indebidamente a sus funcionarios; ello, en virtud de los principios de máxima divulgación y facilitación, consagrados en la Ley de Transparencia.</p>
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Asimismo, se rechaza respecto de la fecha de cierre de los procesos administrativos, por tratarse de información que no obra en poder del órgano y que se refiere a un hecho futuro e incierto.</p>
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En sesión ordinaria N° 1072 del Consejo Directivo, celebrada el 11 de febrero de 2020, con arreglo a las disposiciones de la Ley de Transparencia de la Función Pública y de Acceso a la Información de la Administración del Estado, en adelante, Ley de Transparencia, aprobada por el artículo primero de la ley N° 20.285 de 2008, el Consejo para la Transparencia, en adelante e indistintamente, el Consejo, ha adoptado la siguiente decisión respecto de la solicitud de amparo al derecho de acceso a la información, rol C2227-19.</p>
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VISTO:</p>
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Los artículos 5°, inciso 2°, 8° y 19 N° 12 de la Constitución Política de la República; las disposiciones aplicables de la ley N° 20.285, sobre acceso a la información pública y de la ley N° 19.880 que establece bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado; lo previsto en el decreto con fuerza de ley N° 1/19.653, de 2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley N° 18.575, orgánica constitucional sobre bases generales de la Administración del Estado; y los decretos supremos N° 13, de 2009 y N° 20, de 2009, ambos del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que aprueban, respectivamente, el reglamento del artículo primero de la ley N° 20.285, en adelante e indistintamente, el Reglamento, y los Estatutos de Funcionamiento del Consejo para la Transparencia.</p>
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TENIENDO PRESENTE:</p>
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1) SOLICITUD DE ACCESO: El 14 de marzo de 2019, don Eber Patricio Martínez solicitó a la Municipalidad de Puerto Octay, la siguiente información:</p>
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a) "Copia de los Sumarios Administrativos e Investigaciones Sumarias (indicar también si existen funcionarios que aparte de la responsabilidad administrativa hayan incurrido en responsabilidad civil y/o penal y se encuentren ejerciendo funciones en el municipio o hayan sido desvinculados) y las medidas disciplinarias en que han desembocado las responsabilidades administrativas para el personal que se desempeña en la Ilustre Municipalidad de Puerto Octay desde el año 2010 a la fecha de hoy.</p>
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b) Información sobre los procesos de Sumario Administrativo e Investigaciones Sumarias que están en proceso, señalando etapa del proceso y fecha aproximada de cierre de los mismos para ser susceptibles de ser informados y entregados".</p>
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2) RESPUESTA: El 18 de marzo de 2019, mediante Ord. N° 53/2019, el municipio otorgó respuesta a la solicitud, denegando la entrega de la información solicitada de conformidad a lo dispuesto en el artículo 21 N°1, letra c), de la Ley de Transparencia, y señalando en síntesis, que "todo expediente sumarial contiene información de carácter sensible y reservado. A su vez, la búsqueda de lo pedido implica la revisión de una elevadísima cantidad de archivos, documentos e indiscutiblemente y partiendo de la premisa que nuestro municipio es pequeño, con escasos recursos, tanto financieros como humanos, informo a usted que nos acogemos a la norma antes transcrita, denegando la información solicitada, puesto que aquella involucra distraer indebidamente a los funcionarios del cumplimiento regular de sus labores habituales".</p>
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3) AMPARO: El 20 de marzo de 2019, don Eber Patricio Martínez dedujo amparo a su derecho de acceso a la información en contra del referido órgano de la Administración del Estado, fundado en la respuesta negativa a su solicitud de información.</p>
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4) DESCARGOS Y OBSERVACIONES DEL ORGANISMO: El Consejo Directivo de esta Corporación admitió a tramitación el presente amparo, y mediante oficio N° E6447, de fecha 14 de mayo de 2019, confirió traslado a la Sra. Alcaldesa de la Municipalidad de Puerto Octay, notificando el reclamo y solicitando que formule sus descargos u observaciones.</p>
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Mediante Ord. N° 82/2019, del 31 de mayo de 2019, el órgano evacuó sus descargos, adjuntando informe en el cual, junto con reiterar lo señalado en su respuesta, agregó en síntesis, que "La Ilustre Municipalidad de Puerto Octay cuenta con una escasa dotación de personal regulada por la Ley N° 18.883 que, en la actualidad, cuenta con 26 funcionarios de planta y 10 funcionarios a contrata que integran desde el escalafón directivo al escalafón auxiliares; los que se encuentran distribuidos en todos y cada uno de los departamentos del municipio. En el caso que nos convoca, los registros y custodia de los expedientes sumariales se encuentra asignada a la Secretaría Municipal, Unidad que solo cuenta con dos funcionarias que deben cumplir funciones administrativas, entre otras, en materia de Tránsito y el Oficina del Concejo Municipal, respectivamente, más un auxiliar. Esta situación obliga que el Secretario Municipal deba cumplir sus funciones que por Ley le son asignadas de manera muy restringida y bajo una constante presión, al igual que las demás dependencias de esta entidad edilicia", agregando que por falta de personal, los expedientes sumariales son archivados solo en formato papel, y que por el escaso espacio físico, se archivan junto a otros expedientes importantes del municipio, por lo que no tienen un lugar exclusivo que permita un fácil acceso, generando un severo entorpecimiento en el cumplimiento de las funciones habituales, debiendo destinar a sus funcionarios durante toda su jornada de trabajo a fotocopiar los sumarios requeridos.</p>
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Acto seguido, el órgano indicó que se trata de 28 expedientes de sumarios e investigaciones sumarias, los cuales deben ser ubicados, fotocopiados, compaginados y revisados para tarjar o borrar datos personales o sensibles; y que en el año 2019 el mismo solicitante ha ingresado un total de 20 solicitudes de acceso. Finalmente, hace mención a lo resuelto por este Consejo en los amparos rol C1186-11, C3247-18, C3292-18 y C427-09.</p>
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Y CONSIDERANDO:</p>
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1) Que, el presente amparo se funda en la respuesta negativa por parte de la Municipalidad de Puerto Octay, a la solicitud de información del reclamante. En efecto, dicho requerimiento se refiere a copia de los Sumarios Administrativos e Investigaciones Sumarias y las medidas disciplinarias en que han desembocado las responsabilidades administrativas para el personal que se desempeña en la Municipalidad de Puerto Octay, desde el año 2010 a la fecha, indicando si existen funcionarios que hayan incurrido en responsabilidad civil o penal y se encuentren ejerciendo funciones en el municipio o hayan sido desvinculados, e información sobre los procesos de Sumario Administrativo e Investigaciones Sumarias que están en proceso, señalando etapa del proceso y fecha aproximada de cierre de los mismos. Al respecto, el órgano denegó la entrega de la información solicitada de conformidad a lo dispuesto en el artículo 21 N°1, letra c), de la Ley de Transparencia.</p>
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2) Que, en primer lugar, cabe tener presente que el artículo 8°, inciso 2°, de la Constitución Política de la República, en lo que interesa, establece que "son públicos los actos y resoluciones de los órganos del Estado, así como sus fundamentos y los procedimientos que utilicen. Sin embargo, sólo una ley de quórum calificado podrá establecer la reserva o secreto de aquéllos o de éstos, cuando la publicidad afectare el debido cumplimiento de las funciones de dichos órganos, los derechos de las personas, la seguridad de la Nación o el interés nacional". Por su parte, según lo dispuesto en los artículos 5, inciso segundo y 10 de la Ley de Transparencia, se considera información pública toda aquella que obre en poder de los órganos de la Administración del Estado, cualquiera sea su formato, soporte, fecha de creación, origen, clasificación o procesamiento, además de aquella contenida en "actos, resoluciones, actas, expedientes, contratos y acuerdos, así como a toda información elaborada con presupuesto público", salvo que dicha información se encontrare sujeta a las excepciones establecidas en el artículo 21 de la Ley de Transparencia.</p>
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3) Que, en segundo lugar, con relación a lo solicitado en la letra a), esto es, copia de los sumarios administrativos e investigaciones sumarias que indica, el órgano señaló que la entrega de la información solicitada distraería a los funcionarios de sus labores habituales, al tenor de lo dispuesto en el artículo 21 N°1, letra c), de la Ley de Transparencia. Al respecto, dicha norma dispone que se podrá denegar el acceso a la información, cuando su entrega afecte el debido cumplimiento de las funciones del órgano requerido, especialmente "tratándose de requerimientos de carácter genérico, referidos a un elevado número de actos administrativos o sus antecedentes o cuya atención requiera distraer indebidamente a los funcionarios del cumplimiento regular de sus labores habituales". Asimismo, el artículo 7, N° 1, letra c) del Reglamento de dicha ley, establece que "se considera que un requerimiento distrae indebidamente a los funcionarios cuando su satisfacción requiera por parte de éstos, la utilización de un tiempo excesivo, considerando su jornada de trabajo, o un alejamiento de sus funciones habituales".</p>
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4) Que, en virtud de lo expuesto, y según lo razonado por este Consejo en la decisión del amparo rol C1336-16, cabe determinar si, en la especie, concurren los hechos constitutivos de la referida causal, y teniendo en consideración que su atención podría implicar, para tales funcionarios, la utilización de un tiempo excesivo, considerando los recursos institucionales que deben destinarse, razonable y prudencialmente, al cumplimiento de los requerimientos generados por la Ley de Transparencia, interrumpiendo de esta forma la atención de las otras funciones públicas que el servicio debe desarrollar, o exigiendo una dedicación desproporcionada a esa persona en desmedro de la que se destina a la atención de las demás personas. En este sentido, acorde con lo dispuesto en el artículo 3° del decreto con fuerza de ley N° 1/19.653, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley N° 18.575, orgánica constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado, dichos órganos se encuentran sujetos al deber de atender las necesidades públicas en forma continua y permanente, debiendo observar, entre otros, los principios de eficiencia y eficacia.</p>
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5) Que, respecto de la interpretación de la causal de reserva alegada, la jurisprudencia de este Consejo ha establecido que esta sólo puede configurarse en la medida que las tareas que supone la búsqueda o eventualmente la sistematización y posterior entrega de lo pedido demanden esfuerzos de tal entidad, que entorpezcan el normal o debido funcionamiento del organismo. Resumiendo este criterio, la decisión de amparo Rol C377-13, razonó que "la causal en comento depende ya no tanto de la naturaleza de lo pedido, sino más bien de cada situación de hecho en términos de los esfuerzos desproporcionados que involucraría entregar lo solicitado". Por ende, la configuración de la causal supone una ponderación de hecho sobre los aspectos que configuran tales esfuerzos, entre ellos el volumen de información, relación entre funcionarios y tareas, tiempo estimado o costo de oportunidad, entre otras circunstancias.</p>
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6) Que, en dicho contexto, cabe tener presente lo señalado por la Excma. Corte Suprema, en su sentencia recaída en el recurso de queja Rol N° 6663-2012, de 17 de enero de 2013, en orden a que "la reserva basada en el debido ejercicio de las funciones del órgano deberá explicarse pormenorizadamente y probarse de modo fehaciente de qué manera el control ciudadano reflejado en la solicitud [de acceso] podría afectar el debido cumplimiento de las funciones (...), mencionarse las atribuciones precisas que la revelación de la información le impediría o entorpecería de cumplir debidamente (...), sin que basten para estos efectos meras invocaciones generales". En la especie, éste ha sido precisamente el estándar demostrado por el órgano reclamado.</p>
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7) Que, en el presente caso, a partir de lo señalado por el municipio, cabe tener presente que, si bien el órgano no indica la cantidad de hojas o de antecedentes que debe revisar para poder entregar la información solicitada, o la cantidad de días que aquella labor comprende, señaló que dicha documentación sólo se almacena en soporte físico o papel, pero no en un lugar único y ordenado; que la unidad encargada de conservar esos antecedentes solo tiene 4 funcionarios; y que el mismo solicitante ingresó un total de 20 solicitudes durante el año 2019. Ahora bien, sin perjuicio de que la forma y la manera en que se almacene o archive la documentación, y la cantidad de funcionarios disponibles para recabar la información, no permiten justificar la denegación del derecho de acceso a información pública, vale tener en consideración que se trata de un municipio pequeño y con escaso personal en el área municipal, tanto de planta como a contrata u honorarios, para efectos de cumplir con sus funciones propias, de manera regular y en forma eficiente, y que la solicitud comprende, según lo indicado por el órgano, un total de 28 expedientes correspondientes a los sumarios administrativos e investigaciones sumarias desde el año 2010 en adelante. En virtud de lo anterior, es posible colegir que la búsqueda, recopilación, revisión, proceso de tarjado, escaneo y envío de documentación por medios electrónicos, al tenor de lo solicitado por el reclamante, y determinar si existen funcionarios que, aparte de la responsabilidad administrativa, hayan incurrido en responsabilidad civil o penal y se encuentren ejerciendo funciones en el municipio o hayan sido desvinculados, todo lo anterior, respecto de los 28 procedimientos disciplinarios consultados implica, efectivamente, una distracción indebida del personal de la institución, al tenor de lo dispuesto en el artículo 21 N°1, letra c), de la Ley de Transparencia, debiendo dichos funcionarios abandonar sus labores habituales, para dedicarse, exclusivamente, a la recopilación de información particular, como la requerida en la especie.</p>
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8) Que, en consecuencia, habiéndose configurado la causal de reserva del artículo 21 N°1, letra c), de la Ley de Transparencia, este Consejo procederá a rechazar el presente amparo, respecto de esta parte.</p>
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9) Que, sin perjuicio de lo resuelto precedentemente, se hace presente al reclamante que nada obsta a que pueda formular nuevas solicitudes de acceso a la Municipalidad de Puerto Octay, que abarquen un universo más acotado de antecedentes, de forma que su satisfacción no entorpezca las funciones habituales del referido organismo. De igual modo, por aplicación de los principios de máxima divulgación y facilitación consagrados en el artículo 11, literales d) y f), respectivamente, de la Ley de Transparencia, y atendida la facultad de formular recomendaciones que otorga a este Consejo el artículo 33 letra e) de este mismo cuerpo legal, se recomienda al municipio trabajar en la implementación de las mejoras correspondientes en sus procesos y sistemas de tratamiento de la información, que le permitan identificar y extraer registros como los requeridos en la solicitud que dio origen al presente amparo.</p>
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10) Que, en tercer lugar, respecto de lo pedido en la letra b), esto es, información sobre los Sumarios Administrativos e Investigaciones Sumarias que están en proceso, señalando etapa del proceso y fecha aproximada de cierre de los mismos, el órgano hizo extensiva la misma alegación fundada en la causal de reserva del artículo 21 N°1, letra c), de la Ley de Transparencia, no obstante no señaló la cantidad de procedimientos disciplinarios que se encontrarían en tramitación, ni ningún otro antecedente respecto de este punto, por lo que se desestimará dicha alegación.</p>
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11) Que, sin perjuicio de lo anterior, conforme a la reiterada jurisprudencia de este Consejo, plasmada entre otras en las decisiones recaídas en los amparos Roles A47-09, C561-11 y C1847-15, entre otras, la norma de secreto de los sumarios administrativos consagrada tanto en el artículo 137 del decreto con fuerza de ley N° 29, de 2004, de Hacienda, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley N° 18.834, sobre Estatuto Administrativo, como en el artículo 135 de la ley N° 18.883 que aprueba el Estatuto Administrativo para funcionarios municipales, tiene por objeto asegurar el éxito de la investigación, cautelando el debido cumplimiento de las funciones del órgano, en los términos del artículo 21 N° 1 de la Ley de Transparencia. El carácter secreto del expediente sumarial se extiende hasta que el procedimiento que lo originó se encuentre afinado, el cual anticipadamente se levanta sólo respecto de ciertas personas, como el inculpado y su abogado. Es más, teniendo el secreto sumarial por objeto, asegurar el éxito de la investigación, una vez terminada ésta, la justificación de su secreto también finaliza. En el mismo sentido se ha pronunciado la Contraloría General de la República, al precisar que la reserva que establece el artículo 137, inciso segundo, del Estatuto Administrativo, es temporal y cesa una vez afinado el sumario administrativo, instante en que pasa a estar "(...) sometido sin limitaciones al principio de publicidad, que constituye la regla general respecto de todos los actos de la Administración del Estado (...)" (criterio adoptado, entre otros, en el dictamen N° 11.341/2010).</p>
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12) Que, en virtud de lo anterior, cabe tener presente que el secreto del sumario administrativo, el cual no resulta aplicable en el caso de las investigaciones sumarias, tiene por objeto asegurar el éxito de la investigación, lo que, a juicio de este Consejo, no se verá afectado con la entrega de la información requerida en la especie, esto es, la materia objeto del sumario o investigación y la etapa del proceso en que se encuentra cada uno. En consecuencia, tratándose de información que obra en poder del municipio, y habiéndose desestimado la concurrencia de la causal de reserva del artículo 21 N°1, letra c), de la Ley de Transparencia, este Consejo procederá a acoger el presente amparo, respecto de esta parte, ordenando la entrega de la información solicitada.</p>
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13) Que, no obstante lo anterior, y respecto de la solicitud que se refiere a la fecha aproximada de cierre de cada uno de los procesos administrativos que se encuentran pendientes, cabe tener presente que ello no se refiere a un documento o un antecedente que obre en poder del órgano, al tenor de lo dispuesto en los artículos 5 y 10 de la Ley de Transparencia, sino que se refiere a un hecho futuro e incierto. En consecuencia, este Consejo procederá a rechazar el presente amparo, respecto de este punto.</p>
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EL CONSEJO PARA LA TRANSPARENCIA, EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES QUE LE OTORGAN LOS ARTÍCULOS 24 Y SIGUIENTES Y 33, LETRA B), DE LA LEY DE TRANSPARENCIA, Y POR LA UNANIMIDAD DE SUS MIEMBROS PRESENTES, ACUERDA:</p>
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I. Acoger parcialmente el amparo deducido por don Eber Patricio Martínez en contra de la Municipalidad de Puerto Octay, rechazándolo respecto de lo pedido en la letra a), por configurarse la causal de reserva del artículo 21 N°1, letra c), de la Ley de Transparencia, y en la parte final de la letra b), por tratarse de información que no obra en poder del órgano, al tenor de lo dispuesto en los artículos 5 y 10 de la citada ley, en virtud de los fundamentos expuestos precedentemente.</p>
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II. Requerir a la Sra. Alcaldesa de la Municipalidad de Puerto Octay lo siguiente:</p>
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a) Entregar al reclamante información de los Sumarios Administrativos e Investigaciones Sumarias que están en proceso, señalando únicamente la materia de que trata, en forma breve, y la etapa del proceso en que se encuentra cada procedimiento.</p>
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b) Cumplir dicho requerimiento en un plazo que no supere los 10 días hábiles contados desde que la presente decisión quede ejecutoriada, bajo el apercibimiento de lo dispuesto en el artículo 46 de la Ley de Transparencia.</p>
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c) Acreditar la entrega efectiva de la información señalada en el literal a) precedente, en conformidad a lo establecido en el inciso segundo del artículo 17 de la Ley de Transparencia, por medio de comunicación enviada al correo electrónico cumplimiento@consejotransparencia.cl, o a la Oficina de Partes de este Consejo (Morandé N° 360, piso 7°, comuna y ciudad de Santiago), de manera que esta Corporación pueda verificar que se dio cumplimiento a las obligaciones impuestas en la presente decisión en tiempo y forma.</p>
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III. Recomendar a la Sra. Alcaldesa de la Municipalidad de Puerto Octay avanzar en la adopción de medidas tendientes a ajustar sus sistemas informáticos en materia de gestión documental y herramientas tecnológicas, que permitan la entrega de información pública de forma expedita y gratuita, facilitando así el ejercicio del derecho de acceso en favor de los ciudadanos respecto de aquellos antecedentes que obran en su poder.</p>
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IV. Encomendar al Director General (S) y al Director Jurídico (S) de este Consejo, indistintamente, notificar la presente decisión a don Eber Patricio Martínez y a la Sra. Alcaldesa de la Municipalidad de Puerto Octay.</p>
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En contra de la presente decisión procede la interposición del reclamo de ilegalidad ante la Corte de Apelaciones del domicilio del reclamante en el plazo de 15 días corridos, contados desde la notificación de la resolución reclamada, de acuerdo a lo prescrito en el artículo 28 y siguientes de la Ley de Transparencia. Con todo, los órganos de la Administración del Estado no podrán intentar dicho reclamo en contra de la resolución del Consejo que otorgue el acceso a la información solicitada, cuando su denegación se hubiere fundado en la causal del artículo 21 N° 1 de la Ley de Transparencia. Además, no procederá el recurso de reposición establecido en el artículo 59 de la ley N° 19.880, según los fundamentos expresados por este Consejo en el acuerdo publicado en el Diario Oficial el 9 de junio de 2011.</p>
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Pronunciada por el Consejo Directivo del Consejo para la Transparencia, integrado por sus Consejeros doña Gloria de la Fuente González, don Marcelo Drago Aguirre y don Francisco Leturia Infante. El Presidente don Jorge Jaraquemada Roblero no concurre al presente acuerdo por encontrarse ausente.</p>
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Por orden del Consejo Directivo, certifica el Director Jurídico (S) del Consejo para la Transparencia don David Ibaceta Medina.</p>