Base de Datos de Jurisprudencia - Consejo para la Transparencia

Decisión ROL C3188-19

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Reclamante:	MARLENE ORREGO
Reclamado:	MUNICIPALIDAD DE VALPARAÍSO
Resumen del caso: Se acoge el amparo interpuesto en contra de la Municipalidad de Valparaíso, ordenando la entrega de los expedientes del Edificio Mirador Barón, incluida la "Ficha de Control de Trámite" (sin los planos), en formato digital CD; previo pago de los costos directos de reproducción que sean procedentes únicamente por este último concepto de acuerdo a la Instrucción General N° 6. Lo anterior, por desestimarse las alegaciones del municipio relativas a que se trata de información que se encuentra permanentemente a disposición del público en el archivo de la Dirección de Obras Municipales; que su entrega en el formato y soporte requerido importe un costos excesivo o gasto no previsto en el presupuesto institucional; y, que se configure la causal de reserva de distracción indebida del cumplimiento habitual de sus funciones.
Tipo de decisión:	Decisión de Fondo
Fecha de la decisión:	12/9/2019
Consejeros:	-Marcelo Drago Aguirre -Francisco Javier Leturia Infante
Legislación aplicada:	Ley de Transparencia
Palabras clave:
Jurisprudencia desde:	C955-12 C377-13
Jurisprudencia a:
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Descriptores jurídicos:	- Causales de secreto o reserva >> Debido cumplimiento de las funciones del órgano >> Distraer indebidamente a sus funcionarios
Descriptores analíticos:

DECISIÓN AMPARO ROL C3188-19 Entidad pública: Municipalidad de Valparaíso Requirente: Marlene Orrego Ingreso Consejo: 02.05.2019 RESUMEN Se acoge el amparo interpuesto en contra de la Municipalidad de Valparaíso, ordenando la entrega de los expedientes del Edificio Mirador Barón, incluida la "Ficha de Control de Trámite" (sin los planos), en formato digital CD; previo pago de los costos directos de reproducción que sean procedentes únicamente por este último concepto de acuerdo a la Instrucción General N° 6. Lo anterior, por desestimarse las alegaciones del municipio relativas a que se trata de información que se encuentra permanentemente a disposición del público en el archivo de la Dirección de Obras Municipales; que su entrega en el formato y soporte requerido importe un costos excesivo o gasto no previsto en el presupuesto institucional; y, que se configure la causal de reserva de distracción indebida del cumplimiento habitual de sus funciones. En sesión ordinaria N° 1053 del Consejo Directivo, celebrada el 3 de diciembre de 2019, con arreglo a las disposiciones de la Ley de Transparencia de la Función Pública y de Acceso a la Información de la Administración del Estado, en adelante, Ley de Transparencia, aprobada por el artículo primero de la Ley N° 20.285 de 2008, el Consejo para la Transparencia, en adelante indistintamente el Consejo, ha adoptado la siguiente decisión respecto de la solicitud de amparo al derecho de acceso a la información Rol C3188-19. VISTOS: Los artículos 5°, inciso 2°, 8° y 19 N° 12 de la Constitución Política de la República; las disposiciones aplicables de la ley N° 20.285, sobre acceso a la información pública y de la ley N° 19.880 que establece bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado; lo previsto en el decreto con fuerza de ley N° 1/19.653, de 2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley N° 18.575, orgánica constitucional sobre bases generales de la Administración del Estado; y los decretos supremos N° 13, de 2009 y N° 20, de 2009, ambos del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que aprueban, respectivamente, el reglamento del artículo primero de la ley N° 20.285, en adelante e indistintamente, el Reglamento, y los Estatutos de Funcionamiento del Consejo para la Transparencia. TENIENDO PRESENTE: 1) SOLICITUD DE ACCESO: El 20 de marzo de 2019, doña Marlene Orrego solicitó a la Municipalidad de Valparaíso la siguiente información: "Copia digital en CD de los expedientes (desde año 2011) creados por la Dirección de Obras Municipales correspondiente a predio Rol 58-11 (Edificio Mirador Barón), incluyendo el formulario "Ficha de Control de Trámite". No quiero copia de los planos". 2) RESPUESTA: Mediante escrito de fecha 17 de abril de 2019, la Municipalidad de Valparaíso respondió a dicho requerimiento indicando, en síntesis, lo siguiente: La Dirección de Obras Municipales no posee archivo o expediente exclusivo a un rol, sino que por cada predio o inmueble (asociado a rol de avalúos) se consulta una "Ficha de Control de Trámite", donde se registran diferentes ingresos con distinto tipo y cantidad de información, tales como certificados, resoluciones, expedientes de permisos, recepciones, aprobación de anteproyectos y demás solicitudes ante las Direcciones de Obras Municipales. En este contexto, se puede encontrar por cada inmueble o predio, una gran cantidad de antecedentes incluso expedientes con un alto volumen de documentos. Atendido lo señalado, se configura la causal de reserva del artículo 21 N°1 letra c) de la Ley de transparencia, dado que la recolección de lo pedido entorpecería el correcto y eficiente desarrollo y ejercicio de las labores de los funcionarios. Por otra parte, informa que todos los antecedentes correspondientes a un predio o inmueble, se encuentran permanentemente a disposición del público, en la sección de archivos públicos de la Dirección de Obras Municipales, por lo que el requirente de un trámite específico, puede consultar, revisar y fotografiar los documentos que correspondan a dicho expediente, según lo indicado en el Decreto Supremo 120 de fecha 11 de noviembre de 1997, y de conformidad a lo establecido en el artículo 15 de la Ley 20.285. Dicho esto, se informa que podrá solicitar la información directamente en la Dirección de Obras Municipales de la Municipalidad de Valparaíso. 3) AMPARO: El 02 de mayo de 2019, doña Marlene Orrego dedujo amparo a su derecho de acceso a la información en contra del señalado órgano de la Administración del Estado, fundado en la respuesta negativa a su solicitud. Además la reclamante hizo presente, en síntesis, que la censura de la información pedida impide el control ciudadano de un proyecto que claramente ha incurrido en irregularidades y que aceptar que los expedientes y carpetas de obras únicamente se pueden obtener asistiendo físicamente a la Dirección de Obras Municipales significa una abusiva interpretación de la Ley de Transparencia. Luego de señalar que no se acredita la causal invocada, que la información fue pedida en CD y no presencialmente, y que el concurrir personalmente a la Municipalidad no le garantiza que la información esté disponible, pues las carpetas pueden estar en poder del arquitecto, director, etc. como tantas veces se ha señalado, reitera su solicitud con el registro de los ingresos y salidas de las carpetas del expediente pedido. Se adjuntan dictámenes de la Contraloría Regional de Valparaíso referidos al incumplimiento de la Dirección de Obras Municipales en materias de obras y permisos de construcción. 4) DESCARGOS Y OBSERVACIONES DEL ORGANISMO: El Consejo Directivo de esta Corporación acordó admitir a tramitación este amparo y mediante Oficio E9071, de 05 de julio de 2019 confirió traslado al Sr Alcalde de la a Municipalidad de Valparaíso, solicitante que: (1°) se refiera, específicamente, a las causales de secreto o reserva que, a su juicio, harían procedente la denegación de la información solicitada; (2°) señale cómo la entrega de la información solicitada afectaría el debido cumplimiento de las funciones del órgano que usted representa; (3°) aclare si la información denegada se encuentra en formato digital y/o papel (4°) se refiera al volumen de la información solicitada, la cantidad de tiempo y funcionarios que se destinarían a recopilar la información requerida. Mediante ORD. DAJ N° 3893, de 23 de julio de 2019, el órgano señaló en síntesis, lo siguiente: En cuanto a la causal invocada reitera que la solicitud se refiere a una gran cantidad de antecedentes, incluidos expedientes con un alto volumen de documentos, planos y otros, con lo cual se configura la causal de reserva del articulo 21 N° 1 letra c) de la Ley de Transparencia. Se adjunta acta emitida por la Dirección de Obras Municipales, donde se señala que se deben indagar 16 archivadores, dado que la información no se encuentra digitalizada, para lo cual se requiere de una persona con dedicación exclusiva durante (3) tres jornadas completas de 8 horas cada una para buscar los antecedentes, luego (4) jornadas más para digitalizar y enviar la documentación al Director de Obras Municipales para que dé su conformidad y disponga de (2) dos jornadas completas para enviársela al encargado de transparencia, debido al peso que tendría digitalizarla, y como complemento, disponer del tiempo señalado, para enviar los archivos por correo electrónico a la reclamante; todo lo cual implica un notable retraso en sus labores y un considerable costo en horas hombre. Por tanto no es posible entregar la información en la forma pedida por la solicitante. - Se adjunta cuadro esquemático de la Dirección de Obras, con desglose de labores, funcionario, tiempo (en horas), grado; valor hora y actividad; cuyo total asciende a un total de 56 horas, por un costo que ascendería a $ 1.572.080. Y CONSIDERANDO: 1) Que, el presente amparo tiene por objeto la entrega de copia digital de los expedientes correspondientes al Edificio Mirador Barón, incluido el formulario "Ficha de Control de Trámite", según se señala en el numeral 1° de lo expositivo. 2) Que, en cuanto a la alegación del Municipio relativa a la aplicación del artículo 15 de la Ley de Transparencia, cabe señalar que dicha disposición establece que "Cuando la información solicitada esté permanentemente a disposición del público, o lo esté en medios impresos tales como libros, compendios, folletos, archivos públicos de la Administración, (...) o en cualquier otro medio, se comunicará al solicitante la fuente, el lugar y la forma en que puede tener acceso a dicha información, con lo cual se entenderá que la Administración ha cumplido con su obligación de informar". Por su parte, a partir de la decisión amparo rol C955-12 este Consejo ha razonado que la aludida norma, consagra una modalidad especial de entrega de la información que resulta equivalente a su entrega material o en soporte físico, y que incluso puede llegar a reemplazar a esta última forma, en la medida que el acceso a la información requerida sea permanente, expedito, completo y suficiente. Esto atiende particularmente a la finalidad perseguida por el citado artículo 15, cual es, evitar que los órganos de la Administración incurran en gastos innecesarios asociados a la reproducción material de la información que le ha sido requerida, cuando ésta se encuentra disponible en otro medio que permita el acceso a la misma del modo ya indicado, y que satisfaga cumplidamente lo requerido. 3) Que, en tal orden de ideas, la modalidad especial de entrega comentada no resulta aplicable en el presente caso, toda vez que aquella no se encuentra a disposición del público para su obtención en soporte físico o digital sino únicamente para consultar, revisar y fotografiar, situación que no permite dar satisfecha la solicitud de acceso. 4) Que, así las cosas, resultando improcedente en el presente caso la aplicación del artículo 15 de la Ley de Transparencia, correspondía que el órgano requerido se estuviese a lo dispuesto en el artículo 17 de la Ley de Transparencia, esto es, hacer entrega de la información solicitada "(...) en la forma y por el medio que el requirente haya señalado, siempre que ello no importe un costo excesivo o un gasto no previsto en el presupuesto institucional, casos en que la entrega se hará en la forma y a través de los medios disponibles". Del mismo modo, es dable considerar que en virtud del principio de gratuidad establecido en el artículo 11, letra k), de la Ley de Transparencia, el acceso a la información de los órganos de la Administración es gratuito, precisando el artículo 18 del mismo cuerpo legal que "sólo se podrá exigir el pago de los costos directos de reproducción y de los demás valores que una ley expresamente autorice cobrar por la entrega de la información solicitada". En este sentido, el artículo 20 del reglamento de la Ley de Transparencia señala, en lo que interesa, que "se entenderá por costos directos de reproducción todos aquellos que sean necesarios para obtener la información en el soporte que el requirente haya solicitado, excluyendo el valor del tiempo que ocupe el o los funcionarios para realizar la reproducción". 5) Que, en la especie, la reclamada se ha limitado a invocar como costos directos de reproducción aquellos relativos al valor del tiempo del o los funcionarios que tendrían que participar en la búsqueda, autorización y entrega de los documentos reclamados, los que conforme lo indicado precedentemente se encuentra expresamente excluido como ítem a considerar. A mayor abundamiento, la Instrucción General N° 6 de esta Corporación, sobre gratuidad y costos de reproducción, en su número 8, dispone expresamente que "Los órganos y servicios de la Administración del Estado deberán abstenerse de cobrar como costos directos de reproducción los siguientes ítems: a) El costo del envío de la información. b) El costo de la búsqueda de la información. c) El costo de solicitud de la información a la empresa que preste al órgano requerido el servicio de almacenaje de aquélla. d) Los gastos de energía, climatización o iluminación que requiera el lugar donde se desarrolla la labor de reproducción y los referidos a las oficinas del servicio en general. e) El costo del tiempo que ocupe el o los funcionarios del órgano requerido para realizar la reproducción (horas/persona), vale decir, la remuneración mensual, horas extraordinarias, bonos u otros". En virtud de lo anterior, se rechazará la alegación del Municipio relativo a la existencia de costos o gastos excesivos que autorice un cambio de formato al pedido por la peticionaria. 6) Que, ahora bien, en cuanto a la procedencia de la causal de reserva del artículo de 21 N° 1, letra c) de la Ley de Transparencia, cabe tener presente que dicha norma dispone que se podrá denegar el acceso a la información, cuando su entrega afecte el debido cumplimiento de las funciones del órgano requerido, especialmente "tratándose de requerimientos de carácter genérico, referidos a un elevado número de actos administrativos o sus antecedentes o cuya atención requiera distraer indebidamente a los funcionarios del cumplimiento regular de sus labores habituales". Asimismo, el artículo 7 N° 1, letra c), del Reglamento de dicha ley, establece que "se considera que un requerimiento distrae indebidamente a los funcionarios cuando su satisfacción requiera por parte de éstos, la utilización de un tiempo excesivo, considerando su jornada de trabajo, o un alejamiento de sus funciones habituales". 7) Que, en cuanto a la interpretación de la mentada causal de reserva, la jurisprudencia de este Consejo ha establecido que esta sólo puede configurarse en la medida que las acciones que supone la búsqueda o eventualmente la sistematización y posterior entrega de lo pedido demanden esfuerzos de tal entidad, que entorpezcan el normal o debido funcionamiento del organismo. Resumiendo este criterio, la decisión de amparo Rol C377-13, razonó que "la causal en comento depende ya no tanto de la naturaleza de lo pedido, sino más bien de cada situación de hecho en términos de los esfuerzos desproporcionados que involucraría entregar lo solicitado". Por ende, la configuración de la causal supone una ponderación de hecho sobre los aspectos que configuran tales esfuerzos, entre ellos el volumen de información, relación entre funcionarios y tareas, tiempo estimado o costo de oportunidad, entre otras circunstancias. 8) Que, en dicho contexto, se debe tener presente lo señalado por la Excma. Corte Suprema, en su sentencia recaída en el recurso de queja Rol N° 6663-2012, de 17 de enero de 2013, en orden a que "la reserva basada en el debido ejercicio de las funciones del órgano deberá explicarse pormenorizadamente y probarse de modo fehaciente de qué manera el control ciudadano reflejado en la solicitud [de acceso] podría afectar el debido cumplimiento de las funciones (...), mencionarse las atribuciones precisas que la revelación de la información le impediría o entorpecería de cumplir debidamente (...), sin que basten para estos efectos meras invocaciones generales". En la especie, éste no ha sido precisamente el estándar demostrado por el órgano reclamado. 9) Que, a juicio de este Consejo, las dificultades alegadas por el órgano reclamado no permiten dar por configurada la distracción indebida que se ha invocado como supuesto de la causal de reserva, pues según se constata, el volumen de la misma no tiene una entidad suficiente para generar la afectación invocada, considerando además, que se excluyó de la solicitud expresamente la copia de planos, los cuales fueron contemplados en el volumen y tiempo estimado para la entrega de la información. Por otra parte, las alegaciones del municipio parecen excesivas considerando los actuales mecanismos tecnológicos de escaneo o digitalización de documentos, máxime si se considera que el órgano no señaló que fuese necesario previamente fotocopiar los documentos para proceder a su digitalización. Por su parte, en cuanto a la necesidad de entregar la información mediante el envío de correos electrónicos, se hace presente al órgano que la información fue pedida en soporte CD (medio óptico) y no vía comunicación electrónica (modo telemático), por tanto, sus dichos son inadmisibles en ese sentido. 10) Que, en consecuencia, se acogerá el presente amparo, ordenando a la Municipalidad de Valparaíso, que entregue a la peticionaria, la información pedida, en formato digital CD, previo pago de los costos directos de reproducción que sean procedentes únicamente por este último concepto de acuerdo a la Instrucción General N° 6 de esta Corporación. 11) Que, se hace presente al Municipio que en el evento que en la información a entregar se encuentren ciertos datos personales relativos a personas naturales -RUT, domicilio particular, fecha de nacimiento, nacionalidad, estado civil, teléfonos fijos o celulares, correo electrónico particular, entre otros- en conformidad con lo dispuesto en el artículo 4° de la ley N° 19.628 y en aplicación del principio de divisibilidad en materia de acceso a la información pública, consagrado en el artículo 11 de la Ley de Transparencia, éstos deben ser tachados al momento de proporcionar la información, por estimarse que su revelación afectaría los derechos de los titulares de los mismos. Lo anterior en cumplimiento de la atribución conferida a este Consejo por el artículo 33, letra m), de la Ley de Transparencia. Con todo, respecto de los profesionales que intervienen en la tramitación de solicitudes y/o expedientes ante las Direcciones de Obras, teniendo presente lo dispuesto en los artículo 18 y siguientes, de la Ley General de Urbanismo y Construcciones (LGUC), y el criterio sostenido por este Consejo sobre la materia, no se deberán tarjar los nombres y firmas de los profesionales que resulten individualizados en los documentos respectivos, entre ellos, el arquitecto que realizó el proyecto de arquitectura, el profesional que realizó el proyecto de cálculo estructural, el profesional a cargo de la obra, los profesionales a cargo de los proyectos de especialidades, el inspector técnico de obra (ITO), el revisor independiente de obras de construcción y el revisor del proyecto de cálculo estructural, todo lo anterior, en caso que sea pertinente. EL CONSEJO PARA LA TRANSPARENCIA, EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES QUE LE OTORGAN LOS ARTÍCULOS 24 Y SIGUIENTES Y 33, LETRA B), DE LA LEY DE TRANSPARENCIA, Y POR LA UNANIMIDAD DE SUS MIEMBROS PRESENTES, ACUERDA: I. Acoger el amparo deducido por doña Marlene Orrego en contra de la Municipalidad de Valparaíso, por los fundamentos señalados precedentemente. II. Requerir al Sr. Alcalde de la Municipalidad de Valparaíso, que: a) Entregue a la solicitante, copia digital en CD de los expedientes desde el año 2011, (excluidos los planos), correspondientes al predio Rol 58-11, del Edificio Mirador Barón, incluido el formulario "Ficha de Control de Trámite; previo pago de los costos directos de reproducción que sean procedentes únicamente por su digitalización en CD, de acuerdo a la Instrucción General N° 6. Lo anterior, con la prevención efectuada en el considerando 11° precedente. b) Cumpla dicho requerimiento en un plazo que no supere los 5 días hábiles contados desde que la presente decisión quede ejecutoriada, bajo el apercibimiento de lo dispuesto en el artículo 46 de la Ley de Transparencia. c) Acreditar la entrega efectiva de la información señalada en el literal a) precedente, en conformidad a lo establecido en el inciso segundo del artículo 17 de la Ley de Transparencia, por medio de comunicación enviada al correo electrónico cumplimiento@consejotransparencia.cl, o a la Oficina de Partes de este Consejo (Morandé N° 360, piso 7°, comuna y ciudad de Santiago), de manera que esta Corporación pueda verificar que se dio cumplimiento a las obligaciones impuestas en la presente decisión en tiempo y forma. III. Encomendar a la Directora General y al Director Jurídico (S) de este Consejo, indistintamente, notificar la presente decisión a doña Marlene Orrego y al Sr. Alcalde de la Municipalidad de Valparaíso. En contra de la presente decisión procede la interposición del reclamo de ilegalidad ante la Corte de Apelaciones del domicilio del reclamante en el plazo de 15 días corridos, contados desde la notificación de la resolución reclamada, de acuerdo a lo prescrito en el artículo 28 y siguientes de la Ley de Transparencia. Con todo, los órganos de la Administración del Estado no podrán intentar dicho reclamo en contra de la resolución del Consejo que otorgue el acceso a la información solicitada, cuando su denegación se hubiere fundado en la causal del artículo 21 N° 1 de la Ley de Transparencia. Además, no procederá el recurso de reposición establecido en el artículo 59 de la ley N° 19.880, según los fundamentos expresados por este Consejo en el acuerdo publicado en el Diario Oficial el 9 de junio de 2011. Pronunciada por el Consejo Directivo del Consejo para la Transparencia, integrado por su Presidente don Jorge Jaraquemada Roblero y sus Consejeros don Marcelo Drago Aguirre y don Francisco Leturia Infante. La Consejera doña Gloria de la Fuente González no concurre al presente acuerdo por encontrarse ausente. Por orden del Consejo Directivo, certifica el Director Jurídico (S) del Consejo para la Transparencia don David Ibaceta Medina.