Base de Datos de Jurisprudencia - Consejo para la Transparencia

Decisión ROL C6331-19

Reclamante:	VIRGINIA ISABEL TOLEDO ALVAREZ
Reclamado:	HOSPITAL DE QUILPUÉ
Resumen del caso: Se rechaza el amparo deducido en contra del Hospital de Quilpué, respecto a la ficha médica de la requirente, doña Virginia Toledo Álvarez, en atención a que no se disponen de antecedentes que conduzcan a una conclusión contraria de aquella sostenida por el órgano requerido, en orden a que dicha información no obra en su poder, en tanto dicha información se expurgó de acuerdo al Protocolo interno del hospital. Sin perjuicio de lo anterior, se representa al órgano requerido el que al momento de notificar su respuesta a la reclamante, no haya remito copia de las resoluciones que dan cuenta de la eliminación de fichas clínicas, pues lo hizo sólo al formular sus descargos y observaciones ante este Consejo, no acompañando además en esa última instancia, copia del acta en que conste el nombre y el número identificatorio de la ficha clínica de la reclamante, según lo dispone el numeral 2.3 de la Instrucción General N° 10 de este Consejo, en concordancia con el artículo 12 del Decreto 41, de 2012, del Ministerio de Salud, citado en el considerando quinto precedente.
Tipo de decisión:	Decisión de Fondo
Fecha de la decisión:	3/12/2020
Consejeros:	-Marcelo Drago Aguirre -Gloria Alejandra de la Fuente González -Francisco Javier Leturia Infante
Legislación aplicada:	Ley de Transparencia
Palabras clave:
Jurisprudencia desde:	C6495-18 C1179-11
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DECISIÓN AMPARO ROL C6331-19 Entidad pública: Hospital de Quilpué Requirente: Virginia Toledo Álvarez Ingreso Consejo: 06.09.2019 RESUMEN Se rechaza el amparo deducido en contra del Hospital de Quilpué, respecto a la ficha médica de la requirente, doña Virginia Toledo Álvarez, en atención a que no se disponen de antecedentes que conduzcan a una conclusión contraria de aquella sostenida por el órgano requerido, en orden a que dicha información no obra en su poder, en tanto dicha información se expurgó de acuerdo al Protocolo interno del hospital. Sin perjuicio de lo anterior, se representa al órgano requerido el que al momento de notificar su respuesta a la reclamante, no haya remito copia de las resoluciones que dan cuenta de la eliminación de fichas clínicas, pues lo hizo sólo al formular sus descargos y observaciones ante este Consejo, no acompañando además en esa última instancia, copia del acta en que conste el nombre y el número identificatorio de la ficha clínica de la reclamante, según lo dispone el numeral 2.3 de la Instrucción General N° 10 de este Consejo, en concordancia con el artículo 12 del Decreto 41, de 2012, del Ministerio de Salud, citado en el considerando quinto precedente. En sesión ordinaria N° 1077 del Consejo Directivo, celebrada el 28 de febrero de 2020, con arreglo a las disposiciones de la Ley de Transparencia de la Función Pública y de Acceso a la Información de la Administración del Estado, en adelante, Ley de Transparencia, aprobada por el artículo primero de la Ley N° 20.285, de 2008, el Consejo para la Transparencia, en adelante indistintamente el Consejo, ha adoptado la siguiente decisión respecto del amparo Rol C6331-19. VISTO: Los artículos 5°, inciso 2°, 8° y 19 N° 12 de la Constitución Política de la República; las disposiciones aplicables de la ley N° 20.285, sobre acceso a la información pública y de la ley N° 19.880 que establece bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado; lo previsto en el decreto con fuerza de ley N° 1/19.653, de 2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley N° 18.575, orgánica constitucional sobre bases generales de la Administración del Estado; y los decretos supremos N° 13, de 2009 y N° 20, de 2009, ambos del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que aprueban, respectivamente, el reglamento del artículo primero de la ley N° 20.285, en adelante e indistintamente, el Reglamento, y los Estatutos de Funcionamiento del Consejo para la Transparencia. TENIENDO PRESENTE: 1) SOLICITUD DE ACCESO: Con fecha 15 de agosto de 2019, doña Virginia Toledo Álvarez solicitó al Hospital de Quilpué lo siguiente: "Solicito copia de mi ficha médica en hospital de Quilpué...". 2) RESPUESTA: El Hospital de Quilpué, mediante oficio Ord. N° 560, de fecha 5 de septiembre de 2019, informa a la requirente que: "(...) en nuestro establecimiento, usted no tiene ficha clínica, por la cual, no podemos emitir copia alguna". 3) AMPARO: Con fecha 6 de septiembre de 2019, doña Virginia Toledo Álvarez dedujo amparo a su derecho de acceso en contra del Hospital de Quilpué, fundado en que no se le entregó la información solicitada. 4) DESCARGOS Y OBSERVACIONES DEL ORGANISMO: El Consejo Directivo de esta Corporación acordó admitir a tramitación este amparo confiriendo traslado al Sr. Director del Hospital de Quilpué, mediante oficio N° E14985, de fecha 21 de octubre de 2019, para que formule sus descargos y observaciones. Se solicitó expresamente al órgano: "(1°) indique si procedió a efectuar la búsqueda de la información solicitada, de conformidad a lo dispuesto en el numeral 2.3 de la Instrucción General N° 10 de este Consejo, sobre Procedimiento Administrativo de acceso a la información; (2°) se refiera a las circunstancias de hecho que hacen procedente la denegación de la información requerida; y, (3°) se pronuncie acerca de la eventual concurrencia de algunas de las causales constitucionales o legales de secreto o reserva que, a su juicio, harían procedente la denegación de la información solicitada.". El órgano reclamado, mediante escrito enviado al Consejo a través de correo electrónico de fecha 18 de diciembre de 2019, formuló sus descargos u observaciones, señalando, en síntesis, lo siguiente: a) Alega la inexistencia de la ficha clínica de la reclamante, doña Virginia Toledo Álvarez, pues sostiene que luego de buscarla en los registros del establecimiento, de a lo menos 15 años atrás a la fecha, no encontró este documento, como tampoco su registro en el sistema informático del hospital ni en el archivo en el cual se guardan físicamente tales fichas. Acompaña tres resoluciones internas -una del 2013 y dos del 2019- que dicen relación con la eliminación de fichas clínicas que cumplen 15 años sin consulta y/o movimiento, en los términos del "Protocolo de Manejo de Fichas Clínicas Única e Individual y su manejo" del establecimiento, el cual también acompaña al Consejo. b) Cita los artículos 11 y 12 del Decreto 41, de 2012, del Ministerio de Salud, que aprueba el Reglamento sobre Fichas Clínicas. Tales preceptos establecen que esos documentos serán conservados por un plazo mínimo de 15 años, contado desde el último ingreso de información que experimenten. Una vez transcurrido el referido plazo de conservación, el prestador podrá eliminar las fichas clínicas, a través de los medios, propios o ajenos, necesarios que aseguren la confidencialidad de la información y su efectiva destrucción. Luego, se levantará un acta dejando constancia de todo lo obrado, en la que se registrará al menos el nombre del paciente y el número identificatorio de las mismas, debiendo autorizarse la eliminación de tales fichas mediante la correspondiente resolución, tratándose de prestadores institucionales públicos. c) En base a lo anterior, el órgano requerido supone que la solicitante realizó su último control médico hace más de 15 años, razón por la cual, su ficha clínica fue destruida de acuerdo a lo establecido en el artículo 13 de la Ley 20.584 y los artículos 11 y 12 del Decreto 41, de 2012, del Ministerio de Salud. Y CONSIDERANDO: 1) Que, el presente amparo de acceso a la información, se funda en la negativa por parte del Hospital de Quilpué, a la entrega de la ficha clínica de la reclamante, doña Virginia Toledo Álvarez, alegando el órgano requerido la inexistencia de esta última, de acuerdo a lo sostenido posteriormente al formular sus descargos ante el Consejo, en cuanto a que tal antecedente fue probablemente eliminado, según lo dispuesto en los artículos 11 y 12 del Reglamento de Fichas Clínicas, aprobado por el Decreto 41, de 2012, del Ministerio de Salud y al "Protocolo de Fichas Clínicas Única e Individual y su manejo" de ese hospital. 2) Que, conforme ha resuelto previamente este Consejo en las decisiones de amparos Roles C1179-11, C40913 y C6495-18, entre otras, la inexistencia de la información solicitada constituye una circunstancia de hecho cuya sola invocación no exime a los órganos de la Administración de su obligación de entregarla. En efecto, esta alegación debe ser fundada, indicando el motivo específico por el cual la información requerida no obra en su poder, debiendo acreditarlo fehacientemente. 3) Que, a su turno, el numeral 2.3 de la Instrucción General N° 10 de esta Corporación prescribe que: "Si realizada la búsqueda, el órgano público constata que no posee la información deberá: a) En caso de existir un acto administrativo que haya dispuesto la expurgación de los documentos pedidos, comunicar esta circunstancia al solicitante, haciendo entrega de copia del acto y del acta respectiva, en los términos señalados en la Circular N° 28.704, de 1981, de la Contraloría General del República, que regula la eliminación de documentos en la Administración Pública y en las demás disposiciones aplicables. Una vez notificada la referida respuesta, el órgano deberá dar por terminado el procedimiento administrativo de acceso iniciado ante él.". 4) Que, en la especie, el órgano reclamado, al momento de formular sus descargos ante el Consejo, señala que efectuó una búsqueda exhaustiva de la ficha clínica de la paciente, no encontrando registro de ésta en el sistema informático Sidra como tampoco en el archivo en el cual se guardan físicamente las fichas clínicas. Asimismo, en esa misma oportunidad, adjuntó copia de tres resoluciones internas dictadas por establecimiento- una de 2013 y dos de 2019- que dispusieron la expurgación de 9.630, 4110 y 1.503 fichas clínicas, respectivamente, en los referidos años. 5) Que, por su parte, el artículo 11 del Reglamento sobre Fichas Clínicas, aprobado por Decreto 41, de 2012, del Ministerio de Salud, dispone: "Las fichas clínicas deben ser conservadas en condiciones que garanticen el adecuado acceso a las mismas, que se establece conforme a este reglamento, durante el plazo mínimo de quince años contados desde el último ingreso de información que experimenten.". Acto seguido, el artículo 12 del mismo Decreto, dispone que: "Transcurrido el plazo de conservación de las fichas clínicas, de acuerdo a lo dispuesto en el artículo anterior, el prestador podrá eliminarlas a través de los medios, propios o ajenos, necesarios y que aseguren la confidencialidad de la información y efectiva destrucción. Los prestadores deberán levantar un acta en la que se dejará constancia de todo lo obrado y se registrará, al menos, el nombre del paciente y el número identificatorio de las fichas clínicas. Los prestadores institucionales públicos deberán autorizar la eliminación de las fichas clínicas a través de la correspondiente resolución y los prestadores privados, tanto individuales como institucionales, deberán protocolizar dicha acta ante notario. La responsabilidad del prestador respecto a la conservación y reserva de la ficha clínica, cesará una vez que dicho instrumento se encuentre totalmente eliminado, sin perjuicio de su obligación de mantener reserva permanente sobre su contenido, conforme a lo establecido en el artículo 7° de la ley N° 19.628.". 6) Que, en dicho contexto, y en virtud de lo dispuesto en los artículos 5° y 10° de la Ley de Transparencia, sólo será pública la información que efectivamente obre en poder de los órganos de la Administración, no pudiendo requerirse la entrega de aquella inexistente. En consecuencia, sin que se disponga de antecedente que conduzca a una conclusión contraria de aquella sostenida por el órgano requerido, cabe concluir que se satisface el estándar de búsqueda y acreditación impuesto por la Instrucción General N° 10 de este Consejo y se procederá a rechazar el presente amparo, por no obrar en poder del Hospital de Quilpué la ficha clínica de la reclamante. 7) Que por último se advierte, según se señala en el considerando cuarto precedente, que el órgano reclamado no remitió al momento de notificar su respuesta a doña Virginia Toledo Álvarez, copia de las resoluciones que dan cuenta de la eliminación de fichas clínicas, haciéndolo recién al formular sus descargos y observaciones ante este Consejo, oportunidad esta última, en la que tampoco acompañó, copia del acta en que conste el nombre y el número identificatorio de la ficha clínica de la reclamante, según lo dispone el numeral 2.3, letra a) de la Instrucción General N° 10 de este Consejo, en concordancia con el artículo 12 del Decreto 41, de 2012, del Ministerio de Salud. 8) Que, en relación con lo anterior, se hace presente que una adecuada política de gestión documental en el ámbito público debiera tener, entre otras finalidades, las de garantizar y materializar el derecho de acceso de los ciudadanos a dicha información y, por lo tanto, en aquellos casos en que debido a la inexistencia del antecedente requerido no pueda concretarse ese derecho, el órgano requerido debiera por lo mismo, dar cumplimiento a las instrucciones que al respecto entrega esta Corporación. EL CONSEJO PARA LA TRANSPARENCIA, EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES QUE LE OTORGAN LOS ARTÍCULOS 24 Y SIGUIENTES Y 33 LETRA B) DE LA LEY DE TRANSPARENCIA Y POR LA UNANIMIDAD DE SUS MIEMBROS PRESENTES, ACUERDA: I. Rechazar el amparo interpuesto por doña Virginia Toledo Álvarez en contra del Hospital de Quilpué, por la inexistencia de la información solicitada, en virtud de los fundamentos expuestos precedentemente. II. Recomendar al Sr. Director del Hospital de Quilpué, la entrega al Consejo y a la solicitante, del acta vinculada a la ficha clínica de la reclamante, cuya expurgación haya sido dispuesta mediante alguna de las resoluciones que el órgano reclamado acompañó a esta Corporación al formular sus descargos y observaciones, o, instruyendo, si fuere procedente, el procedimiento sancionatorio tendiente a establecer las eventuales responsabilidades administrativas por no haber existido un levantamiento de tales actas o su extravío, según corresponda. III. Encomendar a la Directora General y al Director Jurídico (S) de este Consejo, indistintamente, notificar la presente decisión a doña Virginia Toledo Álvarez y al Sr. Director del Hospital de Quilpué. En contra de la presente decisión procede la interposición del reclamo de ilegalidad ante la Corte de Apelaciones del domicilio del reclamante en el plazo de 15 días corridos, contados desde la notificación de la resolución reclamada, de acuerdo a lo prescrito en el artículo 28 y siguientes de la Ley de Transparencia. Con todo, los órganos de la Administración del Estado no podrán intentar dicho reclamo en contra de la resolución del Consejo que otorgue el acceso a la información solicitada, cuando su denegación se hubiere fundado en la causal del artículo 21 N° 1 de la Ley de Transparencia. Además, no procederá el recurso de reposición establecido en el artículo 59 de la ley N° 19.880, según los fundamentos expresados por este Consejo en el acuerdo publicado en el Diario Oficial el 9 de junio de 2011. Pronunciada por el Consejo Directivo del Consejo para la Transparencia, integrado por su Presidente don Jorge Jaraquemada Roblero y sus Consejeros doña Gloria de la Fuente González, don Marcelo Drago Aguirre y don Francisco Leturia Infante. Por orden del Consejo Directivo, certifica el Director Jurídico (S) del Consejo para la Transparencia don David Ibaceta Medina.