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DECISIÓN AMPARO ROL C8335-19</p>
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Entidad pública: Municipalidad de San Ramón</p>
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Requirente: Esperanza Habinger Cortés</p>
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Ingreso Consejo: 20.12.2019</p>
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RESUMEN</p>
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Se acoge el amparo interpuesto en contra de la Municipalidad de Tomé, ordenándose la entrega de las liquidaciones de sueldo correspondiente a los meses junio, septiembre y diciembre desde el año 1999 hasta el año 2012. Lo anterior, ya que el órgano no ha controvertido la existencia de la información requerida, y, además, no acreditó ninguna gestión de búsqueda conforme el estándar fijado por esta Corporación.</p>
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Con todo, en el evento de no obrar en poder del órgano la información requerida, se deberá acreditar en sede de cumplimiento esta circunstancia de conformidad al estándar fijado en la Instrucción General N° 10 de este Consejo.</p>
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En sesión ordinaria N° 1087 del Consejo Directivo, celebrada el 9 de abril de 2020, con arreglo a las disposiciones de la Ley de Transparencia de la Función Pública y de Acceso a la Información de la Administración del Estado, en adelante, Ley de Transparencia, aprobada por el artículo primero de la Ley N° 20.285 de 2008, el Consejo para la Transparencia, en adelante indistintamente el Consejo, ha adoptado la siguiente decisión respecto de la solicitud de amparo al derecho de acceso a la información Rol C8335-19.</p>
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VISTO:</p>
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Los artículos 5°, inciso 2°, 8° y 19 N° 12 de la Constitución Política de la República; las disposiciones aplicables de la ley N° 20.285, sobre acceso a la información pública y de la ley N° 19.880 que establece bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado; lo previsto en el decreto con fuerza de ley N° 1/19.653, de 2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley N° 18.575, orgánica constitucional sobre bases generales de la Administración del Estado; y los decretos supremos N° 13, de 2009 y N° 20, de 2009, ambos del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que aprueban, respectivamente, el reglamento del artículo primero de la ley N° 20.285, en adelante e indistintamente, el Reglamento, y los Estatutos de Funcionamiento del Consejo para la Transparencia.</p>
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TENIENDO PRESENTE:</p>
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1) SOLICITUD DE ACCESO: El 7 de noviembre de 2019, doña Esperanza Habinger Cortés solicitó a la Municipalidad de San Ramón la siguiente información: "Solicita sus liquidaciones de sueldo correspondiente a los meses junio, septiembre y diciembre desde el año 1999 hasta el año 2012".</p>
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2) RESPUESTA: Mediante Oficio Ordinario N°400, de 12 de diciembre de 2019, la Municipalidad de San Ramón respondió a dicho requerimiento de información, señalando, en síntesis, que la obligación de mantener los documentos es de 5 años, conforme a la regla general de prescripción contenida en los artículos 2508 y 2511 del código civil. Asimismo, agrega que la solicitud interpuesta pide los registros de liquidación de sueldos en los años comprendidos entre 1999 y 2012. Debido a ello no es posible entregar dicha información, pues el periodo solicitado se encuentra fuera de los plazos que dispone la ley.</p>
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3) AMPARO: El 20 de diciembre de 2019, doña Esperanza Habinger Cortés dedujo amparo a su derecho de acceso a la información en contra del señalado órgano de la Administración del Estado, fundado en la respuesta negativa a la solicitud de información. Además, el reclamante hizo presente que le habrían informado que no es legal solicitar copias de lo solicitado por ser de un período anterior a 5 años. Sin embargo, le consta que en realidad no se han preocupado de guardar la información como debieran.</p>
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4) DESCARGOS Y OBSERVACIONES DEL ORGANISMO: El Consejo Directivo de esta Corporación acordó admitir a tramitación este amparo, confiriendo traslado al Sr. Alcalde de la Municipalidad de San Ramón , mediante Oficio N° E643 de 20 de enero de 2020 solicitando que: (1°) indique las razones por las cuales la solicitud de información no habría sido atendida oportunamente; (2°) considerando lo expuesto por la parte reclamante y la respuesta proporcionada por el órgano que Ud. representa, aclare si la información requerida obra en su poder, constando en alguno de los soportes documentales que señala el inciso segundo del artículo 10 de Ley de Transparencia; (3°) se refiera a las circunstancias de hecho que hacen procedente la denegación de la información solicitada; (4°) se pronuncie acerca de la eventual concurrencia de algunas de las causales constitucionales o legales de secreto o reserva que, a su juicio, harían procedente la denegación de la información requerida; y, (5°) en el evento de pretender complementar la respuesta inicialmente otorgada, remita directamente a la parte recurrente, con copia a este Consejo, las indicaciones pertinentes para proceder al retiro personal de la información reclamada, de acuerdo a lo dispuesto en numeral 4.3 de la Instrucción General N° 10 de este Consejo, sobre el Procedimiento Administrativo de Acceso a la Información, publicada en el Diario Oficial el 17 de diciembre de 2011.</p>
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Mediante Ord. N°40 de 12 de febrero de 2020, el referido organismo junto con reiterar lo ya expuesto en su respuesta al requerimiento, agregó que el fundamento normativo de la negativa es otro al mencionado en la respuesta a la solicitud, pero que sin perjuicio de lo anterior no afecta la decisión de fondo. En este sentido la regulación específica sobre la materia está contenida en el oficio circular N°28.704 de 1981, de la Contraloría General de la Republica, el cual establece la regla de cinco años como máximo para la mantención de los documentos de la administración pública, exceptuándose únicamente aquellos relativos a cuentas, documentos de la deuda pública, especies valoradas y otros efectos, los cuales deben ser previamente aprobados por el organismo contralor, y a continuación mantenerse por el plazo de tres años. En razón de lo anterior explica el órgano que no existe obligación legal de mantener dicha documentación de tipo general, como por ejemplo las liquidaciones de remuneraciones, más allá de cinco años. Asimismo, se complementa que no es posible mantener tal documentación más allá del tiempo señalado, y que actualmente no existe la misma en forma física (papel) o digital, ya que por los años transcurridos tales documentos fueron enviados a bodegas municipales del área de salud y con el tiempo, estos se destruyeron, deterioraron y, además, en algunos casos, fueron dañados por animales (roedores). A mayor abundamiento, explican que desde el año 2016 se implementó el sistema de remuneraciones digitales, por tanto, antes del periodo señalado, todo el respaldo de liquidaciones era en formato de papel. Hoy en día cuentan con una base informática y un programa a cargo de la empresa "CAS CHILE", que mantiene esa información en archivo solo desde el año 2016.</p>
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Y CONSIDERANDO:</p>
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1) Que, el presente amparo se funda en la respuesta negativa por parte de la Municipalidad de San Ramon, a la solicitud de información del reclamante. En efecto, dicho requerimiento se refiere a copia de las liquidaciones de sueldo correspondiente a los meses junio, septiembre y diciembre desde el año 1999 hasta el año 2012. Al respecto, en su respuesta, el órgano informó en primer término no tenía la obligación de mantener dicha documentación más allá del plazo de prescripción de 5 años y luego detalla que dicha información no existe por haberse enviado a bodegas municipales y que con el tiempo se destruyeron, deterioran o dañada por animales.</p>
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2) Que, conforme se ha resuelto previamente por parte de esta Corporación en las decisiones de amparo Roles C1179-11, C1163-11 y C409-13, entre otras, la inexistencia de la información solicitada constituye una circunstancia de hecho cuya sola invocación no exime a los órganos de la Administración de su obligación de entregarla. En efecto, esta alegación debe ser fundada, indicando el motivo específico por el cual la información requerida no obra en su poder y debiendo acreditarla fehacientemente.</p>
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3) Que, de acuerdo a los artículos 5° y 10° de la Ley de Transparencia es pública aquella información que efectivamente obre en poder de los órganos de la Administración, no pudiendo requerirse la entrega de información inexistente. En efecto, el artículo 10° de la antedicha ley, dispone que toda persona tiene derecho a solicitar y recibir información de cualquier órgano de la Administración del Estado "cualquiera sea el formato o soporte en que se contenga (...)". En tal sentido y complementando lo anterior, el artículo 3°, letra d), del Reglamento del cuerpo legal citado, preceptúa que "toda persona tiene derecho a solicitar y recibir información que obre en poder de cualquier órgano de la Administración (...)".</p>
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4) Que, a su turno el numeral 2.3 de la Instrucción General N° 10 de esta Corporación, prescribe: "Si realizada la búsqueda, el órgano público constata que no posee la información deberá: a) En caso de existir un acto administrativo que haya dispuesto la expurgación de los documentos pedidos, comunicar esta circunstancia al solicitante, haciendo entrega de copia del acto y del acta respectiva, en los términos señalados en la Circular N° 28.704, de 1981, de la Contraloría General de la República, que regula la eliminación de documentos en la Administración Pública y en las demás disposiciones aplicables. Una vez notificada la referida respuesta, el órgano deberá dar por terminado el procedimiento administrativo de acceso iniciado ante él. b) De no existir un acto administrativo que haya dispuesto la expurgación de los documentos pedidos, agotar todos los medios a su disposición para encontrar la información y, en caso de estimarse que los hechos son susceptibles de ser sancionados con una medida disciplinaria, instruir el correspondiente procedimiento sancionatorio. Si la información no fuere habida, deberá comunicarse esta circunstancia al solicitante, indicándole detalladamente las razones que lo justifiquen".</p>
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5) Que, tras análisis de la respuesta y los descargos evacuados en esta sede, se observa que el municipio no ha controvertido en forma tajante el hecho de que no obren en su poder las liquidaciones de sueldo de la funcionaria en cuestión por los periodos que indica, sino más bien comenta que no existen por haber sido enviados a una bodega municipal lo cual a todas luces es una contradicción por parte de la autoridad, ya que si bien reconoce el envió de dicha información a determinados depósitos, luego relata que estos se destruyeron, deterioraron o dañados por animales sin entregar un detalle pormenorizado y más bien entregar una respuesta genérica, obstaculizando el derecho de acceso a la información.</p>
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6) Que, a mayor abundamiento, a juicio de esta Corporación, no se cumple con el estándar de búsqueda exhaustiva fijado por esta entidad, en el sentido de acreditar que se hubieren agotado todos los medios con que se cuenta para la referida búsqueda, sin que éstos antecedentes fueran encontrados. Así, por ejemplo, no se acreditó en esta sede que se hubiere realizado búsqueda alguna con los datos proporcionados por la solicitante, que se hubiere certificado dichas búsquedas por el funcionario correspondiente, dando cuenta descriptiva de las gestiones de búsqueda ni sus resultados, así como tampoco se ha indicado, detalladamente, las razones que justifican que en la especie la información no obra en su poder.</p>
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7) Que, en mérito de lo razonado en los considerandos anteriores, y especialmente, el hecho que el órgano no ha controvertido tajantemente la existencia de la información requerida, y que éste cuenta con los registros en los cuales puede contenerse la información requerida, se acogerá el presente amparo, ordenándose la entrega de de las liquidaciones de sueldo correspondiente a los meses junio, septiembre y diciembre desde el año 1999 hasta el año 2012. Con todo, en el evento que, tras las búsquedas realizadas y certificadas conforme el estándar fijado por esta Corporación, el órgano constate que lo requerido no obrare en su poder, se deberá acreditar en sede de cumplimiento esta circunstancia de conformidad al punto 2.3 de la Instrucción General recién citada.</p>
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EL CONSEJO PARA LA TRANSPARENCIA, EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES QUE LE OTORGAN LOS ARTÍCULOS 24 Y SIGUIENTES Y 33 LETRA B) DE LA LEY DE TRANSPARENCIA, Y POR LA UNANIMIDAD DE SUS MIEMBROS PRESENTES, ACUERDA:</p>
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I. Acoger el amparo deducido por doña Esperanza Habinger Cortés en contra de la Municipalidad de San Ramón, en virtud de los fundamentos expuestos precedentemente.</p>
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II. Requerir al Sr. Alcalde de la Municipalidad de San Ramón, lo siguiente;</p>
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a) Entregue a la reclamante de las liquidaciones de sueldo correspondiente a los meses junio, septiembre y diciembre desde el año 1999 hasta el año 2012.</p>
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Con todo, en el evento que, tras las búsquedas realizadas y certificadas conforme el estándar fijado por esta Corporación, el órgano constate que lo requerido no obrare en su poder, se deberá acreditar en sede de cumplimiento esta circunstancia de conformidad al punto 2.3 de la Instrucción General recién citada.</p>
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b) Cumplir dicho requerimiento en un plazo que no supere los 10 días hábiles contados desde que la presente decisión quede ejecutoriada, bajo el apercibimiento de lo dispuesto en el artículo 46 de la Ley de Transparencia.</p>
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c) Acreditar la entrega efectiva de la información señalada en el literal a) precedente, en conformidad a lo establecido en el inciso segundo del artículo 17 de la Ley de Transparencia, por medio de comunicación enviada al correo electrónico cumplimiento@consejotransparencia.cl, o a la Oficina de Partes de este Consejo (Morandé N° 360, piso 7°, comuna y ciudad de Santiago), de manera que esta Corporación pueda verificar que se dio cumplimiento a las obligaciones impuestas en la presente decisión en tiempo y forma.</p>
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III. Encomendar a la Directora General y al Director Jurídico (S) de este Consejo, indistintamente, notificar la presente decisión a doña Esperanza Habinger Cortés y al Sr. Alcalde de la Municipalidad de San Ramón.</p>
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En contra de la presente decisión procede la interposición del reclamo de ilegalidad ante la Corte de Apelaciones del domicilio del reclamante en el plazo de 15 días corridos, contados desde la notificación de la resolución reclamada, de acuerdo a lo prescrito en el artículo 28 y siguientes de la Ley de Transparencia. Con todo, los órganos de la Administración del Estado no podrán intentar dicho reclamo en contra de la resolución del Consejo que otorgue el acceso a la información solicitada, cuando su denegación se hubiere fundado en la causal del artículo 21 N° 1 de la Ley de Transparencia. Además, no procederá el recurso de reposición establecido en el artículo 59 de la ley N° 19.880, según los fundamentos expresados por este Consejo en el acuerdo publicado en el Diario Oficial el 9 de junio de 2011.</p>
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Pronunciada por el Consejo Directivo del Consejo para la Transparencia, integrado por su Presidente don Jorge Jaraquemada Roblero y sus Consejeros doña Gloria de la Fuente González y don Marcelo Drago Aguirre. El Consejero don Francisco Leturia Infante no concurre al presente acuerdo por encontrarse ausente.</p>
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Por orden del Consejo Directivo, certifica el Director Jurídico (S) del Consejo para la Transparencia don David Ibaceta Medina.</p>