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DECISIÓN AMPARO ROL C3625-21</p>
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Entidad pública: Ministerio de Relaciones Exteriores</p>
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Requirente: Rodrigo Emilio Soto Lizana</p>
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Ingreso Consejo: 13.05.2021</p>
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RESUMEN</p>
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Se rechaza el amparo interpuesto en contra del Ministerio de Relaciones Exteriores, referente a la entrega de los correos electrónicos, cartas y fax, cuyo remitente sea la Comisión Interamericana de Derechos Humanos y la Corte Interamericana de Derechos Humanos, así como de sus respuestas, otorgadas por el Ministerio Secretaría General de la Presidencia, de Relaciones Exteriores y el Consejo para la Transparencia, desde la presentación del caso que se indica, del periodo comprendido entre 1998 y 2020.</p>
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Lo anterior, por configurarse la causal de reserva de distracción indebida de los funcionarios del órgano reclamado, atendida la cantidad de tiempo y recursos humanos que plausiblemente han de dedicarse a la búsqueda, sistematización y tratamiento de la información pedida, afectándose con ello, el debido funcionamiento del órgano requerido.</p>
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Se recomienda al órgano reclamado avanzar en la adopción de medidas tendientes a ajustar sus sistemas informáticos en materia de gestión documental y herramientas tecnológicas, que permitan la entrega de información pública.</p>
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En sesión ordinaria N° 1208 del Consejo Directivo, celebrada el 24 de agosto de 2021, con arreglo a las disposiciones de la Ley de Transparencia de la Función Pública y de Acceso a la Información de la Administración del Estado, en adelante, Ley de Transparencia, aprobada por el artículo primero de la Ley N° 20.285 de 2008, el Consejo para la Transparencia, en adelante indistintamente el Consejo, ha adoptado la siguiente decisión respecto de la solicitud de amparo al derecho de acceso a la información Rol C3625-21.</p>
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VISTO:</p>
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Los artículos 5°, inciso 2°, 8° y 19 N° 12 de la Constitución Política de la República; las disposiciones aplicables de la ley N° 20.285, sobre acceso a la información pública y de la ley N° 19.880 que establece bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado; lo previsto en el decreto con fuerza de ley N° 1/19.653, de 2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley N° 18.575, orgánica constitucional sobre bases generales de la Administración del Estado; y los decretos supremos N° 13, de 2009 y N° 20, de 2009, ambos del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que aprueban, respectivamente, el reglamento del artículo primero de la ley N° 20.285, en adelante e indistintamente, el Reglamento, y los Estatutos de Funcionamiento del Consejo para la Transparencia.</p>
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TENIENDO PRESENTE:</p>
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1) SOLICITUD DE ACCESO: El 30 de marzo de 2021, don Rodrigo Emilio Soto Lizana solicitó al Ministerio de Relaciones Exteriores lo siguiente: "Copia de correos electrónicos, cartas, fax, cuyo remitente sea la Comisión Interamericana de Derechos Humanos y la Corte Interamericana de Derechos Humanos, así como de sus respuestas, otorgadas por el Ministerio Secretaría General de la Presidencia, el Ministerio de Relaciones Exteriores y el Consejo para la Transparencia, desde la presentación del caso N° 12.108, 17 de diciembre de 1998 (Claude Reyes y Otros vs. Chile), hasta la fecha de la solicitud de información, esto es, hasta el 12 de diciembre de 2020".</p>
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2) PRORROGA DE PLAZO: Por oficio, de fecha 28 de abril de 2021, el órgano notificó a la parte solicitante la decisión de prorrogar el plazo de respuesta en 10 días hábiles, en los términos referidos en el inciso 2° del artículo 14 de la Ley de Transparencia.</p>
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3) RESPUESTA: Mediante Resolución Exenta N° 1030, de fecha 11 de mayo de 2021, el Ministerio de Relaciones Exteriores respondió a dicho requerimiento de información, denegando parcialmente su entrega, por concurrir en la especie la causal de reserva prevista en el artículo 21° N° 1 letra c) de la Ley de Transparencia.</p>
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Indicó que, habiéndose consultado a la Dirección de Derechos Humanos, aquella halló dentro de sus registros, documentación asociada al caso en caso en cuestión -Claude Reyes y otros vs. Chile-, pero no correspondería -con exactitud- a la solicitud efectuada, habida consideración de que se trata de un caso de larga data y que se encuentra archivado en la Corte Internacional de Derechos Humanos. Seguidamente, los individualizó y remitió, en adecuación del Principio de Máxima Divulgación, previsto en el artículo 11° de la Ley de Transparencia.</p>
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Con respecto a los antecedentes que pudiesen estar custodiados en el Archivo General Histórico, se opuso a su entrega, por concurrir la causal de reserva previamente citada. Hizo presente que, en virtud del contexto del brote mundial del Sars-Cov-2, se encuentran trabajando en modalidad presencial sólo dos servidores de esa dependencia. Indicó que, dichos servidores, dentro del marco de sus funciones, deben realizar labores presenciales orientadas al archivo y catalogación de la documentación de todo el Ministerio, incluyendo memorándums, oficios, notas y otros instrumentos circunscritos en la esfera de política exterior del país, como también realizar el procesamiento de información relacionados a memorias y materiales de contenido histórico para eventos especiales, y espacialmente, atender los requerimientos formulados por las distintas áreas funcionales de la Subsecretaría de Relaciones Exteriores.</p>
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En cuanto al universo de la información requerida, afirmó que aquella podría estar en los volúmenes del Fondo Organismos Internaciones, que comprende los años 1998 al 2020. Precisó que, la documentación relacionada con la Corte Interamericana de Derechos Humanos no posee una serie propia, sino que está integrada en otras series del Fondo Organismos Internacionales, por lo que no es posible diferenciarla de modo inmediato entre los volúmenes. En tal sentido, señaló que para poder encontrar esos documentos, acorde a lo informado por el Archivo General Histórico, habría que realizar una búsqueda exhaustiva entre los volúmenes de Organización de los Estados Americanos y otros organismos interamericanos para el caso de la Corte Interamericana. Precisó que los volúmenes ascienden a 250, totalizando cerca de 100.000 páginas, lo que tomaría para los funcionarios más de un año de trabajo para revisarlos en su totalidad. Asimismo, señaló que la digitalización podría tomar más tiempo, dependiendo de su cantidad.</p>
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En tal contexto, hizo presente que debería destinar, a lo menos, a un funcionario con conocimientos especializados en la materia para examinar cada uno de los antecedentes encontrados, a fin de determinar la procedencia de alguna de las causales de reserva o secreto previstas en la Constitución Política de la República y la Ley de Transparencia, como también la eventual aplicación del Principio de Privacidad, conforme a las disposiciones contenidas en la Ley N° 19.628, sobre Protección de la Vida Privada.</p>
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4) AMPARO: El 13 de mayo de 2021, don Rodrigo Emilio Soto Lizana dedujo amparo a su derecho de acceso a la información en contra del señalado órgano de la Administración del Estado, fundado en la respuesta negativa a la solicitud. Al respecto, cuestionó la aplicación en la especie de la hipótesis de reserva prevista en el artículo 21° N° 1 letra c) de la Ley de Transparencia.</p>
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5) DESCARGOS Y OBSERVACIONES DEL ORGANISMO: El Consejo Directivo de esta Corporación acordó admitir a tramitación este amparo, confiriendo traslado al Sr. Subsecretario de Relaciones Exteriores, mediante Oficio N° E12240, de fecha 4 de junio de 2021, solicitándole que: (1°) se refiera, específicamente, a las causales de secreto o reserva que, a su juicio, harían procedente la denegación de la información solicitada; (2°) señale cómo la entrega de la información solicitada afectaría el debido cumplimiento de las funciones del órgano que usted representa; (3°) aclare si la información denegada se encuentra en formato digital y/o papel; y, (4°) se refiera al volumen de la información solicitada, la cantidad de tiempo y funcionarios que se destinarían a recopilar la información requerida.</p>
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Mediante Oficio N° 6101, de fecha 5 de julio de 2021, el organismo presentó sus descargos y observaciones, reiterando, en síntesis, la hipótesis de reserva esgrimida. Al efecto, hizo presente que atender el requerimiento implicaría una distracción indebida del personal que desempeña labores en modalidad presencial, considerándose el elevado número de antecedentes que deben ser recopilados.</p>
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Hizo presente que, en la actualidad se encuentran laborando en modalidad presencial 5 trabajadores en dos turnos. A fin de refrendar el volumen de la información que debe ser revisada y la imposibilidad de diferenciarla de modo inmediato entre los volúmenes, adjuntó serie de fotografías.</p>
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Y CONSIDERANDO:</p>
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1) Que, el presente amparo se funda en la respuesta negativa a la solicitud de acceso, referente a la entrega de los correos electrónicos, cartas y fax, cuyo remitente sea la Comisión Interamericana de Derechos Humanos y la Corte Interamericana de Derechos Humanos, así como de sus respuestas, otorgadas por el Ministerio Secretaría General de la Presidencia, de Relaciones Exteriores y el Consejo para la Transparencia, desde la presentación del caso que se indica. Al respecto, el organismo denegó su entrega, por concurrir la hipótesis de reserva prevista en el artículo 21° N° 1 letra c) de la Ley de Transparencia.</p>
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2) Que, primeramente, en cuanto a la hipótesis de reserva alegada, cabe tener presente que dicha causal permite reservar aquella información referida a un elevado número de actos administrativos o sus antecedentes o cuya atención requiera distraer indebidamente a los funcionarios del cumplimiento regular de sus labores habituales. En tal sentido, el artículo 7° numeral 1° letra c) del Reglamento de la citada ley precisa, que se distrae a los funcionarios de sus funciones cuando la satisfacción de un requerimiento requiera por parte de éstos, la utilización de un tiempo excesivo, considerando su jornada de trabajo, o un alejamiento de sus funciones habituales.</p>
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3) Que, respecto de la interpretación de la causal en comento, la jurisprudencia de este Consejo ha establecido que ésta sólo puede configurarse en la medida que las tareas que supone la búsqueda o eventualmente la sistematización y posterior entrega de lo pedido demanden esfuerzos de tal entidad, que entorpezcan el normal o debido funcionamiento del organismo. Resumiendo este criterio, la decisión de amparo Rol C377-13, razonó que: "la causal en comento depende ya no tanto de la naturaleza de lo pedido, sino más bien de cada situación de hecho en términos de los esfuerzos desproporcionados que involucraría entregar lo solicitado". Por ende, la configuración de la causal supone una ponderación de hecho sobre los aspectos que configuran tales esfuerzos, entre ellos el volumen de información, relación entre funcionarios y tareas, tiempo estimado o costo de oportunidad, entre otras circunstancias.</p>
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4) Que, en dicho contexto, cabe tener presente lo señalado por la Excma. Corte Suprema, en su sentencia recaída en el recurso de queja Rol N° 6663-2012, de 17 de enero de 2013, en orden a que "la reserva basada en el debido ejercicio de las funciones del órgano deberá explicarse pormenorizadamente y probarse de modo fehaciente de qué manera el control ciudadano reflejado en la solicitud [de acceso] podría afectar el debido cumplimiento de las funciones..., mencionarse las atribuciones precisas que la revelación de la información le impediría o entorpecería de cumplir debidamente (...), sin que basten para estos efectos meras invocaciones generales".</p>
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5) Que, en virtud de lo expuesto, y según lo razonado por este Consejo en la decisión del amparo rol C1336-16, entre otras, cabe determinar si, en la especie, concurren los hechos constitutivos de la referida causal, y teniendo en consideración que su atención podría implicar, para tales funcionarios, la utilización de un tiempo excesivo, considerando los recursos institucionales que deben destinarse, razonable y prudencialmente, al cumplimiento de los requerimientos generados por la Ley de Transparencia, interrumpiendo de esta forma la atención de las otras funciones públicas que el servicio debe desarrollar, o exigiendo una dedicación desproporcionada a esa persona en desmedro de la que se destina a la atención de las demás personas. En este sentido, acorde con lo dispuesto en el artículo 3° del decreto con fuerza de ley N° 1/19.653, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley N° 18.575, orgánica constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado, dichos órganos se encuentran sujetos al deber de atender las necesidades públicas en forma continua y permanente, debiendo observar, entre otros, los principios de eficiencia y eficacia. (Énfasis agregado).</p>
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6) Que, en tal orden de ideas, el órgano recurrido ilustró que los antecedentes peticionados se encuentran -presumiblemente- contenidos en el Archivo General Histórico, específicamente entre los volúmenes de Organización de los Estados Americanos y otros organismos interamericanos para el caso de la Corte Interamericana, precisando que aquellos ascienden a 250, totalizando cerca de 100.000 páginas que deben ser revisadas, analizadas y procesadas, a fin de determinar la procedencia de alguna de las causales de reserva o secreto previstas en la Constitución Política de la República y la Ley de Transparencia, como también la eventual aplicación del Principio de Privacidad, conforme a las disposiciones contenidas en la Ley N° 19.628, sobre Protección de la Vida Privada. A su vez, complementó que la documentación relacionada con la Corte Interamericana de Derechos Humanos no posee una serie propia, sino que está integrada en otras series del Fondo Organismos Internacionales, por lo que no es posible diferenciarla de modo inmediato entre los volúmenes referidos, acompañando set de fotografías que ilustran dicha circunstancia. En virtud de lo anterior, hizo presente que para atender el requerimiento de especie debería destinar, a lo menos, a un funcionario con conocimientos especializados en la materia durante un año.</p>
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7) Que, por consiguiente, este Consejo estima que el conjunto de actividades -de búsqueda, sistematización y procesamiento- que deben ser desplegadas para la proporción de los antecedentes consultados, revisten una entidad suficiente que afectan el debido cumplimiento de las funciones del órgano reclamado, por cuanto poner a disposición del reclamante la información requerida implicaría la utilización de un tiempo y recurso humano excesivo, considerándose la extensión de la documentación que debe ser revisada -10.000 fojas- y la amplitud de la solicitud de acceso -del periodo comprendido entre 1998 y 2020-. Bajo esta lógica, la satisfacción del requerimiento de especie implicaría distraer indebidamente a los funcionarios del cumplimiento regular de sus labores habituales, constituyendo una carga especialmente gravosa para el organismo, en circunstancias de que deben atender las necesidades públicas en forma continua y permanente, y conjuntamente, observar los principios de eficiencia y eficacia en el ejercicio de sus funciones.</p>
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8) Que, conjuntamente con lo anterior, tal y como se razonó en la decisión de amparo Rol C2809-20, para efectos de ponderar las circunstancias de hecho que permiten configurar la causal en comento, debe tenerse en consideración la situación excepcional por la que atraviesa el país, como consecuencia de la pandemia mundial por el brote de COVID-19. En este marco, los órganos de la administración del estado redujeron drásticamente los funcionarios que concurren presencialmente a prestar labores, pues un gran número de aquellos realizan sus labores en modalidad de teletrabajo, en virtud de las medidas preventivas adoptadas con el propósito de salvaguardar la salud y seguridad de sus funcionarios. En tal contexto, el organismo ilustró, con ocasión de su respuesta, que se encuentran trabajando en modalidad presencial sólo dos servidores de esa dependencia, los cuales deben realizar labores orientadas al archivo y catalogación de la documentación -memorándums, oficios, notas y otros instrumentos-, como también realizar el procesamiento de información relacionados a memorias y materiales de contenido histórico para eventos especiales, y atender los requerimientos formulados por las distintas áreas del órgano reclamado.</p>
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9) Que, en virtud de lo expuesto precedentemente, se rechazará el amparo en análisis, por concurrir en la especie el criterio de este Consejo, con relación a la configuración de la causal de reserva contenida en el artículo 21 N° 1, letra c), de la Ley de Transparencia.</p>
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10) Que, se estima pertinente recomendar al Sr. Subsecretario de Relaciones Exteriores, avanzar en la adopción de medidas tendientes a ajustar sus sistemas informáticos en materia de gestión documental y herramientas tecnológicas, que permitan el acceso expedito e íntegro respecto de aquellos antecedentes que obran en su poder.</p>
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EL CONSEJO PARA LA TRANSPARENCIA, EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES QUE LE OTORGAN LOS ARTÍCULOS 24 Y SIGUIENTES Y 33 LETRA B) DE LA LEY DE TRANSPARENCIA, Y POR LA UNANIMIDAD DE SUS MIEMBROS PRESENTES, ACUERDA:</p>
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I. Rechazar el amparo deducido por don Rodrigo Emilio Soto Lizana, en contra del Ministerio de Relaciones Exteriores, por configurarse en la especie la causal de reserva prevista en el artículo 21° N° 1 letra c) de la Ley de Transparencia, en virtud de los fundamentos expuestos precedentemente.</p>
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II. Encomendar al Director General y al Director Jurídico (S) de este Consejo, indistintamente, notificar la presente decisión a don Rodrigo Emilio Soto Lizana; y, al Sr. Subsecretario de Relaciones Exteriores</p>
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En contra de la presente decisión procede la interposición del reclamo de ilegalidad ante la Corte de Apelaciones del domicilio del reclamante en el plazo de 15 días corridos, contados desde la notificación de la resolución reclamada, de acuerdo a lo prescrito en el artículo 28 y siguientes de la Ley de Transparencia. Con todo, los órganos de la Administración del Estado no podrán intentar dicho reclamo en contra de la resolución del Consejo que otorgue el acceso a la información solicitada, cuando su denegación se hubiere fundado en la causal del artículo 21 N° 1 de la Ley de Transparencia. Además, no procederá el recurso de reposición establecido en el artículo 59 de la ley N° 19.880, según los fundamentos expresados por este Consejo en el acuerdo publicado en el Diario Oficial el 9 de junio de 2011.</p>
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Pronunciada por el Consejo Directivo del Consejo para la Transparencia, integrado por su Presidenta doña Gloria de la Fuente González, su Consejera doña Natalia González Bañados y su Consejero don Bernardo Navarrete Yáñez. El Consejero don Francisco Leturia Infante no concurre al presente acuerdo por encontrarse ausente.</p>
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Por orden del Consejo Directivo, certifica el Director Jurídico (S) del Consejo para la Transparencia don Pablo Brandi Walsen.</p>