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DECISIÓN AMPARO ROL C6553-21</p>
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Entidad pública: SEREMI de Bienes Nacionales Región de Arica - Parinacota</p>
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Requirente: Juan Pérez</p>
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Ingreso Consejo: 01.09.2021</p>
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RESUMEN</p>
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Se acoge el amparo deducido en contra de la SEREMI de Bienes Nacionales Región de Arica - Parinacota, ordenando entregar la información contable que se indica.</p>
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Lo anterior, por no haberse acreditado la causal de reserva de distracción indebida de las funciones del organismo. Al efecto, la reclamada se limitó a señalar que la recopilación o levantamiento de la información pedida implicaría destinar 3 funcionarios por, al menos, dos días, o, en su defecto, 1 funcionario por 6 jornadas laborales. Con todo, el órgano no dio cuenta del volumen total de la información que es necesario revisar. Luego, a la luz del estándar pertinente para acreditar la reserva invocada, el tiempo de dedicación informado no parece ser un esfuerzo desproporcionado para satisfacer un requerimiento de acceso si se considera, por una parte, que el organismo ha reconocido contar con los sistemas informativos SISTRED y MGT, además de los expedientes materiales, desde donde se puede acceder a los documentos que respalden los antecedentes contables pedidos y, por otra, que siendo el plazo para dar respuesta a una solicitud de información de 20 días hábiles, más 10 días de prórroga, de ser necesarios, la reclamada se encontraba en condiciones de poder satisfacer el requerimiento oportunamente.</p>
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A mayor abundamiento, aparece como poco plausible o al menos no se ajusta a una adecuada política de gestión documental, que el órgano no cuente con información contable como la pedida de forma suficientemente ordenada y de fácil acceso. Información que al estar vinculada al erario nacional es por esencia publica y permite su adecuado control social. Esto, permite razonar que cualquier actividad destinada a contar con información de esa naturaleza, de forma expedita y oportuna, no puede ser catalogada de indebida sino por el contrario se constituye como una distracción necesaria o debida para el correcto ejercicio del derecho de acceso a información pública.</p>
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La información debe ser entregada, previa reserva de los datos personales de contexto, incorporados en la documentación.</p>
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En sesión ordinaria N° 1232 del Consejo Directivo, celebrada el 23 de noviembre de 2021, con arreglo a las disposiciones de la Ley de Transparencia de la Función Pública y de Acceso a la Información de la Administración del Estado, en adelante, Ley de Transparencia, aprobada por el artículo primero de la Ley N° 20.285 de 2008, el Consejo para la Transparencia, en adelante indistintamente el Consejo, ha adoptado la siguiente decisión respecto de la solicitud de amparo al derecho de acceso a la información Rol C6553-21.</p>
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VISTO:</p>
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Los artículos 5°, inciso 2°, 8° y 19 N° 12 de la Constitución Política de la República; las disposiciones aplicables de la ley N° 20.285, sobre acceso a la información pública y de la ley N° 19.880 que establece bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado; lo previsto en el decreto con fuerza de ley N° 1/19.653, de 2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley N° 18.575, orgánica constitucional sobre bases generales de la Administración del Estado; y los decretos supremos N° 13, de 2009 y N° 20, de 2009, ambos del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que aprueban, respectivamente, el reglamento del artículo primero de la ley N° 20.285, en adelante e indistintamente, el Reglamento, y los Estatutos de Funcionamiento del Consejo para la Transparencia.</p>
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TENIENDO PRESENTE:</p>
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1) SOLICITUD DE ACCESO: El 23 de agosto de 2021, don Juan Pérez solicitó a la Secretaría Regional Ministerial de Bienes Nacionales Región de Arica - Parinacota (en adelante e indistintamente la SEREMI Bienes Nacionales) la siguiente información:</p>
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a) "Copia de Conciliación Bancaria Años 2021.</p>
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b) Evidencia de los descuentos realizados por atrasos durante el año 2021.</p>
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c) Detalle de las notas de créditos recibidas del año 2020 y 2021.</p>
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d) Evidencia de la contabilización de las notas de créditos de los años 2020 y 2021.</p>
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e) Evidencia de la contabilización de todas las boletas en garantías.</p>
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f) Copia de procedimiento de resguardo de los documentos en garantías y procedimiento de contabilización del año 2021.</p>
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g) Detalle resumen de las boletas de garantías que tienen a Agosto 2021.</p>
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h) Evidencia de los registros de descuentos realizados por atrasos a los funcionarios durante el año 2021".</p>
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2) RESPUESTA: El 26 de agosto de 2021, mediante Oficio N° 3870, la SEREMI de Bienes Nacionales Región de Arica - Parinacota respondió a dicho requerimiento de información indicando, en resumen, que se deniega la entrega de la información en virtud del artículo 21 N° 1 letra c) de la Ley de Transparencia, por tratarse de un requerimiento referido a un elevado número de actos administrativos o antecedentes cuya atención requiere distraer indebidamente a los funcionarios del cumplimiento regular de sus labores habituales.</p>
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Precisa que se requiere que los funcionarios de la institución identifiquen cada una de las solicitudes recibidas en el periodo de tiempo requerido, que analicen y procesen cada uno de los datos contenidos en los actos administrativos solicitados, extrayendo la detallada información que pide el interesado, todo lo cual importa una distracción indebida.</p>
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En razón de lo señalado, es que se hace indispensable que el peticionario acote su solicitud, facilitando la entrega de la información requerida.</p>
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3) AMPARO: El 1° de septiembre de 2021, el solicitante dedujo amparo a su derecho de acceso a la información en contra del señalado órgano de la Administración del Estado, fundado en que recibió respuesta negativa a su solicitud de información.</p>
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4) SOLICITUD DE SUBSANACIÓN: Este Consejo mediante Oficio E19721, del 20 de septiembre de 2021, indicó al reclamante que subsane el amparo en conformidad a los siguiente: para efectos de poder dar curso a la tramitación de la presente reclamación, se solicita a Ud. manifestar su expresa voluntad de dar a conocer su identidad, toda vez que, atendida la naturaleza de la acción intentada, en la cual el órgano reclamado será notificado de la solicitud y respuesta que fundamentan su interposición, a fin de que presenten su respectiva defensa, la petición de reserva de su identidad no podrá se acogida.</p>
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Por medio de correo electrónico de fecha 21 de septiembre de 2021, el reclamante dio cumplimiento a lo pedido.</p>
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5) DESCARGOS Y OBSERVACIONES DEL ORGANISMO: El Consejo Directivo de esta Corporación acordó admitir a tramitación este amparo, confiriendo traslado al Sr. Secretario Regional Ministerial de Bienes Nacionales Región de Arica - Parinacota, mediante Oficio E20377, de 29 de septiembre de 2021, solicitando que: (1°) refiérase a los motivos por los cuales no requirió oportunamente al reclamante subsanar su presentación, pues en su solicitud requirió la reserva de su identidad; (2°) indique si dispuso prórroga de plazo para responder el requerimiento, remitiendo todos los antecedentes correspondientes (comunicación y comprobante de notificación) si aquello es efectivo; (3°) considerando que a su juicio el reclamante debió "acotar" su solicitud, refiérase a los motivos por los cuales no le requirió previamente subsanar su presentación; (4°) se refiera, específicamente, a las causales de secreto o reserva que, a su juicio, harían procedente la denegación de la información solicitada; (5°) señale cómo la entrega de la información solicitada afectaría el debido cumplimiento de las funciones del órgano que usted representa; (6°) aclare si la información denegada se encuentra en formato digital y/o papel; (7°) se refiera al volumen de la información solicitada, la cantidad de tiempo y funcionarios que se destinarían a recopilar la información requerida; (8°) indique si la publicidad de la información requerida, a su juicio, afecta derechos de terceros y, en la afirmativa, si procedió de conformidad a lo estipulado en el artículo 20 de la Ley de Transparencia; (9°) de haber procedido conforme al artículo 20 de la Ley de Transparencia, señale si los terceros eventualmente afectados presentaron su oposición a la solicitud que motivó el presente amparo y en la afirmativa acompañe a este Consejo todos los documentos incluidos en el procedimiento de comunicación a los terceros, incluyendo copia de la respectiva comunicación, de los documentos que acrediten su notificación, de la oposición deducida y los antecedentes que den cuenta de la fecha en que ésta se presentó ante el órgano que usted representa; y, (10°) proporcione los datos de contacto de los terceros -por ejemplo: nombre, dirección, número telefónico y correo electrónico-, a fin de evaluar una eventual aplicación de lo dispuesto en los artículos 25 de la Ley de Transparencia y 47 de su Reglamento.</p>
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Por medio de Oficio N° 4581, de 15 de octubre de 2021, el órgano reclamado presentó sus descargos en esta sede argumentando, en síntesis, que la solicitud o requerimiento recae sobre un elevado número de actos administrativos.</p>
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Refiere que el Ministerio ha creado dos herramientas internas para la tramitación de los expedientes y, por lo tanto, las solicitudes que pueden presentadas por los distintos usuarios se llevan mediante dos sistemas informáticos diferentes, los que son referidos bajo la denominación de SISTRED, por una parte, y Modelo de Gestión Territorial, o MGT, por la otra.</p>
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Así, los documentos solicitados por el reclamante pueden encontrarse en el sistema informático SISTRED, el cual permite el registro de todos los antecedentes que dicen relación con un acto administrativo, o bien puede encontrarse en el sistema denominado MGT, el cual no permite acceso detallado a la información, sino solo un registro de las etapas en que se va desarrollando una solicitud, por lo que la única fuente fidedigna de información de la que se dispone es el expediente físico, vale decir, que los expedientes tramitados en virtud de dichas normas se llevan a cabo en papel y no en formato digital.</p>
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En consecuencia, el requerimiento presentado por el reclamante distrae indebidamente del cumplimiento de sus labores a los funcionarios por cuanto, para darle satisfacción se hubiese necesitado revisar todas carpetas administrativas tramitadas en el año 2020 y 2021, así como también aquellas que se encuentran en el sistema SISTRED, para posterior levantar un registro detallado y evidenciado.</p>
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Agrega, que dicha Secretaría Regional cuenta con un método para contabilizar las boletas de garantía y notas de créditos, los que se registran manualmente en una planilla, no obstante, se registra una copia de dichos documentos en cada uno de los expedientes.</p>
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Finalmente, indica que con fecha 27 de noviembre del 2020, se crea el Flujo de Custodia, registro, control y devolución de documentos en garantías para Compras y Contrataciones Públicas, que se adjunta.</p>
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6) COMPLEMENTACIÓN DE DESCARGOS: Con fecha 25 de octubre de 2021, esta Corporación requirió al órgano complementar sus descargos en conformidad a lo siguiente: (1°) refiérase a los motivos por los cuales no requirió oportunamente al reclamante subsanar su presentación, pues en su solicitud requirió la reserva de su identidad; (2°) indique si dispuso prórroga de plazo para responder el requerimiento, remitiendo todos los antecedentes correspondientes (comunicación y comprobante de notificación) si aquello es efectivo; (3°) considerando que a su juicio el reclamante debió "acotar" su solicitud, refiérase a los motivos por los cuales no le requirió previamente subsanar su presentación; (4°) se refiera a la cantidad de tiempo y funcionarios que se destinarían a recopilar la información requerida; (5°) Indique si la publicidad de la información requerida, a su juicio, afecta derechos de terceros y, en la afirmativa, si procedió de conformidad a lo estipulado en el artículo 20 de la Ley de Transparencia. De haber procedido conforme al artículo 20 de la Ley de Transparencia, señale si los terceros eventualmente afectados presentaron su oposición a la solicitud que motivó el presente amparo y en la afirmativa acompañe a este Consejo todos los documentos incluidos en el procedimiento de comunicación a los terceros, incluyendo copia de la respectiva comunicación, de los documentos que acrediten su notificación, de la oposición deducida y los antecedentes que den cuenta de la fecha en que ésta se presentó ante el órgano que usted representa.</p>
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Mediante Oficio N° 4800, de 27 de octubre de 2021, informa que debido a la baja dotación con la que cuenta la Unidad encargada de dar respuesta al requerimiento se compone de sólo una persona, quien es responsable de dar cumplimiento a cada una de las funciones derivadas de las labores de administración y finanzas.</p>
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Producto de lo anterior, el funcionario encargado de desempeñar dichas labores cuenta con una alta carga laboral, por lo cual, no se requirió oportunamente al reclamante subsanar su presentación, o acotar su solicitud, de la misma forma que tampoco se solicitó una prórroga para dar el cumplimiento a cada una de las solicitudes presentadas en el requerimiento.</p>
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En cuanto a la cantidad de tiempo y funcionarios que se destinarían a recopilar la información requerida, se ha podido estimar que se requiere de 03 funcionarios trabajando a tiempo completo por, al menos, dos días, para recopilar y elaborar la respuesta a la información solicitada. Además, distraer a 3 funcionarios del cumplimiento normal de sus funciones, por cuanto se debe solicitar a funcionarios de otras unidades la colaboración necesaria.</p>
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No obstante, se adoptarán las medidas necesarias para que, en futuras solicitudes, se pueda solicitar a los requirentes acotar sus peticiones, de estimarse que se éstas son de carácter genérico.</p>
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Finalmente, en lo referente a si la publicidad de la información requerida afecta derechos de terceros y, en la afirmativa, si procedió de conformidad a lo estipulado en el artículo 20 de la Ley de Transparencia, indica que no se estimó que existiera afectación de derechos de terceros, por cuanto, aun entregando información de boletas, descuentos de funcionarios, u otro, se omitiría información sensible tal como nombre, Rut, y número de expediente.</p>
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Y CONSIDERANDO:</p>
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1) Que, lo solicitado corresponde a diversa información contable que se indica en el numeral 1) de lo expositivo del presente acuerdo. A su turno, el órgano negó dichos antecedentes por configurarse la causal de reserva de distracción indebida contemplada en el artículo 21 N° 1, letra c) de la Ley de Transparencia.</p>
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2) Que, el artículo 8°, inciso 2°, de la Constitución Política de la República, en lo que interesa, establece que "son públicos los actos y resoluciones de los órganos del Estado, así como sus fundamentos y los procedimientos que utilicen. Sin embargo, sólo una ley de quórum calificado podrá establecer la reserva o secreto de aquéllos o de éstos, cuando la publicidad afectare el debido cumplimiento de las funciones de dichos órganos, los derechos de las personas, la seguridad de la Nación o el interés nacional".</p>
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3) Que, en lo relativo a la concurrencia de la causal de reserva de distracción indebida, regulada en el artículo 21 N° 1, letra c) de la Ley de Transparencia, ésta permite reservar aquella información referida a un elevado número de actos administrativos o sus antecedentes o cuya atención requiera distraer indebidamente a los funcionarios del cumplimiento regular de sus labores habituales. En tal sentido el artículo 7° numeral 1° letra c) del Reglamento de la citada ley precisa, que se distrae a los funcionarios de sus funciones cuando la satisfacción de un requerimiento precisa por parte de éstos, la utilización de un tiempo excesivo, considerando su jornada de trabajo, o un alejamiento de sus funciones habituales.</p>
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4) Que, sobre la interpretación de la causal en comento, la jurisprudencia de este Consejo ha establecido que ésta sólo puede configurarse en la medida que las tareas que supone la búsqueda o eventualmente la sistematización y posterior entrega de lo pedido demanden esfuerzos de tal entidad, que entorpezcan el normal o debido funcionamiento del organismo. Resumiendo, este criterio, la decisión de amparo Rol C377-13, razonó que "la causal en comento depende ya no tanto de la naturaleza de lo pedido, sino más bien de cada situación de hecho en términos de los esfuerzos desproporcionados que involucraría entregar lo solicitado".</p>
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5) Que, en dicho contexto, cabe tener presente lo señalado por la Excma. Corte Suprema, en su sentencia recaída en el recurso de queja Rol N° 6663-2012, de 17 de enero de 2013, en orden a que "la reserva basada en el debido ejercicio de las funciones del órgano deberá explicarse pormenorizadamente y probarse de modo fehaciente de qué manera el control ciudadano reflejado en la solicitud [de acceso] podría afectar el debido cumplimiento de las funciones (...), mencionarse las atribuciones precisas que la revelación de la información le impediría o entorpecería de cumplir debidamente (...), sin que basten para estos efectos meras invocaciones generales". En la especie, éste no ha sido el estándar demostrado por el órgano reclamado.</p>
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6) Que, en tal sentido, respecto de los elementos necesarios para la configuración de la causal invocada, la reclamada se limitó a señalar que la recopilación o levantamiento de la información pedida implicaría destinar 3 funcionarios por, al menos, dos días, o, en su defecto, 1 funcionario por 6 jornadas laborales. Con todo, el órgano no dio cuenta del volumen total de la información que es necesario revisar. Luego, a la luz del estándar descrito en los considerandos precedentes, el tiempo de dedicación informado por la SEREMI de Bienes Nacionales no parece ser un esfuerzo desproporcionado para satisfacer un requerimiento de acceso si se considera, por una parte, que el organismo ha reconocido contar con los sistemas informativos SISTRED y MGT, además de los expedientes materiales, desde donde se puede acceder a los documentos que respalden los antecedentes contables pedidos y, por otra, que siendo el plazo para dar respuesta a una solicitud de información de 20 días hábiles, más 10 días de prórroga, de ser necesarios, la reclamada se encontraba en condiciones de poder satisfacer el requerimiento oportunamente. De ahí que, a juicio de esta Corporación, no se advierte que la recopilación de la información pedida suponga un gravamen al organismo que justifique su denegación.</p>
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7) Que, a mayor abundamiento, siendo lo pedido información referida antecedentes contables del organismo, parece poco plausible o al menos no se ajusta a una adecuada política de gestión documental, que el órgano no cuente con información contable como la pedida, la que al estar vinculada al erario nacional es por esencia publica y propicia su adecuado control social. Esto, permite razonar que cualquier actividad destinada a contar con información de esa naturaleza, de forma expedita y oportuna, no puede ser catalogada de indebida sino por el contrario se constituye como una distracción necesaria o debida para el correcto ejercicio del derecho de acceso a información pública.</p>
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8) Que, en virtud de todo lo señalado, habiéndose desestimado la causal de reserva invocadas por la SEREMI de Bienes Nacionales reclamada, se acogerá el amparo en su contra, ordenando entregar al peticionario información sobre Conciliación Bancaria del año 2021, descuentos realizados por atrasos durante el año 2021, notas de créditos recibidas del año 2020 y 2021, contabilización de las notas de créditos de los años 2020 y 2021, contabilización de todas las boletas en garantías, procedimiento de resguardo de los documentos en garantías y procedimiento de contabilización del año 2021, detalle resumen de las boletas de garantías que tienen a agosto 2021, registros de descuentos realizados por atrasos a los funcionarios durante el año 2021. Lo anterior, previa reserva de los datos personales de contexto, incorporados en dicha documentación, tales como, firma, rut, domicilio, teléfono y correo electrónico particulares, en conformidad con lo dispuesto en los artículos 2°, letra f), y 4° de la ley N° 19.628, en cumplimiento de la atribución otorgada a este Consejo por el artículo 33, letra m), de la citada Ley de Transparencia.</p>
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EL CONSEJO PARA LA TRANSPARENCIA, EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES QUE LE OTORGAN LOS ARTÍCULOS 24 Y SIGUIENTES Y 33 LETRA B) DE LA LEY DE TRANSPARENCIA, Y POR LA UNANIMIDAD DE SUS MIEMBROS PRESENTES, ACUERDA:</p>
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I. Acoger el amparo deducido por Juan Pérez en contra de la SEREMI de Bienes Nacionales Región de Arica - Parinacota, en virtud de los fundamentos expuestos precedentemente.</p>
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II. Requerir al Sr. Secretario Regional Ministerial de Bienes Nacionales Región de Arica - Parinacota, lo siguiente:</p>
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a) Hacer entrega al reclamante información sobre Conciliación Bancaria año 2021, descuentos realizados por atrasos durante el año 2021, notas de créditos recibidas del año 2020 y 2021, contabilización de las notas de créditos de los años 2020 y 2021, contabilización de todas las boletas en garantías, procedimiento de resguardo de los documentos en garantías y procedimiento de contabilización del año 2021, detalle resumen de las boletas de garantías que tienen a agosto 2021, registros de descuentos realizados por atrasos a los funcionarios durante el año 2021.</p>
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Lo anterior, previa reserva de los datos personales de contexto, incorporados en dicha documentación.</p>
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b) Cumplir dicho requerimiento en un plazo que no supere los 10 días hábiles contados desde que la presente decisión quede ejecutoriada, bajo el apercibimiento de lo dispuesto en el artículo 46 de la Ley de Transparencia.</p>
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c) Acreditar la entrega efectiva de la información señalada en el literal a) precedente, en conformidad a lo establecido en el inciso segundo del artículo 17 de la Ley de Transparencia, por medio de comunicación enviada al correo electrónico cumplimiento@consejotransparencia.cl, o a la Oficina de Partes de este Consejo (Morandé N° 360, piso 7°, comuna y ciudad de Santiago), de manera que esta Corporación pueda verificar que se dio cumplimiento a las obligaciones impuestas en la presente decisión en tiempo y forma.</p>
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III. Encomendar al Director General y a la Directora Jurídica (S) de este Consejo, indistintamente, notificar la presente decisión a don Juan Pérez y al Sr. Secretario Regional Ministerial de Bienes Nacionales Región de Arica - Parinacota.</p>
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En contra de la presente decisión procede la interposición del reclamo de ilegalidad ante la Corte de Apelaciones del domicilio del reclamante en el plazo de 15 días corridos, contados desde la notificación de la resolución reclamada, de acuerdo a lo prescrito en el artículo 28 y siguientes de la Ley de Transparencia. Con todo, los órganos de la Administración del Estado no podrán intentar dicho reclamo en contra de la resolución del Consejo que otorgue el acceso a la información solicitada, cuando su denegación se hubiere fundado en la causal del artículo 21 N° 1 de la Ley de Transparencia. Además, no procederá el recurso de reposición establecido en el artículo 59 de la ley N° 19.880, según los fundamentos expresados por este Consejo en el acuerdo publicado en el Diario Oficial el 9 de junio de 2011.</p>
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Pronunciada por el Consejo Directivo del Consejo para la Transparencia, integrado por su Presidenta doña Gloria de la Fuente González, su Consejera doña Natalia González Bañados y sus Consejeros don Francisco Leturia Infante y don Bernardo Navarrete Yáñez.</p>
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Por orden del Consejo Directivo, certifica la Directora Jurídica (S) del Consejo para la Transparencia doña Ana María Muñoz Massouh.</p>