Base de Datos de Jurisprudencia - Consejo para la Transparencia

Decisión ROL C281-22

Reclamante:	DIEGO GREZ CAÑETE
Reclamado:	MUNICIPALIDAD DE HUALAÑÉ
Resumen del caso: Se acoge parcialmente el amparo interpuesto en contra de la Municipalidad de Hualañé, ordenándose la entrega de información vinculada a las actas municipales y libros físicos de aquellas, en los términos consignados en la petición de especie. Lo anterior por tratarse de antecedentes de naturaleza pública, desestimándose la configuración de la causal de reserva o secreto de distracción indebida de los funcionarios del órgano, al no haber justificado ni acreditado de manera debida, los presupuestos que la ley y la jurisprudencia de este Consejo, han determinado para su configuración. En forma previa a su entrega, el órgano deberá tarjar los datos personales de contexto que pudieran contener los documentos, en aplicación del principio de divisibilidad consagrado en la Ley de Transparencia. Se rechaza el presente amparo respecto de las actas de la antigua Municipalidad de Ránquil, debido a que no se disponen de antecedentes que conduzcan a una conclusión contraria de aquella sostenida por el órgano requerido, en orden a que no cuentan con la información pedida.
Tipo de decisión:	Decisión de Fondo
Fecha de la decisión:	3/16/2022
Consejeros:	-Gloria Alejandra de la Fuente González -Francisco Javier Leturia Infante -Natalia Andrea González Bañados -Bernardo Eric Navarrete Yáñez
Legislación aplicada:
Palabras clave:
Jurisprudencia desde:	C533-09 C377-13
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DECISIÓN AMPARO ROL C281-22   Entidad pública: Municipalidad de Hualañé Requirente: Diego Grez Cañete Ingreso Consejo: 12.01.2022 RESUMEN Se acoge parcialmente el amparo interpuesto en contra de la Municipalidad de Hualañé, ordenándose la entrega de información vinculada a las actas municipales y libros físicos de aquellas, en los términos consignados en la petición de especie. Lo anterior por tratarse de antecedentes de naturaleza pública, desestimándose la configuración de la causal de reserva o secreto de distracción indebida de los funcionarios del órgano, al no haber justificado ni acreditado de manera debida, los presupuestos que la ley y la jurisprudencia de este Consejo, han determinado para su configuración. En forma previa a su entrega, el órgano deberá tarjar los datos personales de contexto que pudieran contener los documentos, en aplicación del principio de divisibilidad consagrado en la Ley de Transparencia. Se rechaza el presente amparo respecto de las actas de la antigua Municipalidad de Ránquil, debido a que no se disponen de antecedentes que conduzcan a una conclusión contraria de aquella sostenida por el órgano requerido, en orden a que no cuentan con la información pedida. En sesión ordinaria N° 1261 del Consejo Directivo, celebrada el 15 de marzo de 2022, con arreglo a las disposiciones de la Ley de Transparencia de la Función Pública y de Acceso a la Información de la Administración del Estado, en adelante, Ley de Transparencia, aprobada por el artículo primero de la Ley N° 20.285 de 2008, el Consejo para la Transparencia, en adelante indistintamente el Consejo, ha adoptado la siguiente decisión respecto de la solicitud de amparo al derecho de acceso a la información Rol C281-22. VISTO: Los artículos 5°, inciso 2°, 8° y 19 N° 12 de la Constitución Política de la República; las disposiciones aplicables de la ley N° 20.285, sobre acceso a la información pública y de la ley N° 19.880 que establece bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado; lo previsto en el decreto con fuerza de ley N° 1/19.653, de 2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley N° 18.575, orgánica constitucional sobre bases generales de la Administración del Estado; y los decretos supremos N° 13, de 2009 y N° 20, de 2009, ambos del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que aprueban, respectivamente, el reglamento del artículo primero de la ley N° 20.285, en adelante e indistintamente, el Reglamento, y los Estatutos de Funcionamiento del Consejo para la Transparencia. TENIENDO PRESENTE: 1) SOLICITUD DE ACCESO: El 15 de diciembre de 2021, don Diego Grez Cañete solicitó a la Municipalidad de Hualañé lo siguiente: "(...) se me informen los tomos de actas municipales con que cuenta esta Corporación en sus archivos, indicando los períodos que comprende y la forma en que se puede acceder a dichos documentos. Nótese que se refiere a los libros físicos de actas, y no a los documentos que han sido digitalizados. Requiero, asimismo, se me informe si existe la posibilidad de digitalizar actas de fechas previas a las ya digitalizadas y disponibles en el portal de Transparencia. Por otra parte, requiero se me informe sobre la existencia de las actas municipales de la antigua Municipalidad de Ránquil, que fue anexada el 1 de febrero de 1928 a la comuna de Hualañé y que, producto de la anexión, pasaron a la potestad de esta Municipalidad en el mencionado año. Ver DFL 8583 de 1928: https://www.bcn.cl/leychile/navegar? idNorma=19463". 2) RESPUESTA: Mediante Oficio Ord. N° 23, de fecha 11 de enero de 2022, la Entidad Edilicia respondió a dicho requerimiento de información, denegando su entrega, por concurrir en la especie la hipótesis de reserva prevista en el artículo 21° N° 1 letra c) de la Ley de Transparencia. Primeramente, informó que, la Municipalidad cuenta actualmente con las actas digitalizadas desde enero de 2014. Ilustró que, todo material físico que pudiera estar disponible se encuentra en bodega municipal archivada. Con respecto a la consulta por la posibilidad de digitalizar lo anterior, hizo presente que no cuenta con personal disponible sólo para hacer esa labor específica, por lo que alegó la causal de secreto previamente descrita. En relación con la existencia de actas de antigua Municipalidad de Ránquil, indicó que no tiene antecedentes, pues la comuna nace con la nueva administración del país, que comenzó a regir el 11 de febrero de 1928, por medio de Decreto con Fuerza de Ley N° 8583, quedando a su cargo las subdelegaciones de Licantén, Culencó y la Huerta. Acto seguido, reseñó que, mediante Decreto N° 3653, de 13 de septiembre de 1937 y Decreto N° 4771, de 29 de noviembre de 1938, se fijan los límites de la comuna, que consta de 4 distritos que consignó. Adjuntó texto en donde se da a conocer que Ránquil pertenecería a la subdelegación de Coelemu y no Hualañé. 3) AMPARO: El 12 de enero de 2022, don Diego Grez Cañete dedujo amparo a su derecho de acceso a la información en contra del señalado órgano de la Administración del Estado, fundado en la respuesta negativa a la solicitud. Hizo presente que, "la antigua municipalidad de Ránquil, que fue fusionada con la municipalidad de Hualañé con la nueva división político-administrativa de 1927; y el hecho mismo de que la municipalidad de Hualañé no fue fundada en esa fecha, sino que existe desde 1891 y en funciones desde 1894, bajo el nombre de municipalidad-comuna de La Huerta, la normativa de 1927 solo cambió su denominación a Hualañé y anexó el territorio de la antigua comuna de Ránquil, que integraba únicamente la subdelegación de Culencó, del antiguo departamento de Santa Cruz". 4) DESCARGOS Y OBSERVACIONES DEL ORGANISMO: El Consejo Directivo de esta Corporación acordó admitir a tramitación este amparo, confiriendo traslado a la Sra. Alcaldesa de la Municipalidad de Hualañé, mediante Oficio N° E2916, de fecha 11 de febrero de 2022, solicitando que: (1°) se refiera, específicamente, a las causales de secreto o reserva que, a su juicio, harían procedente la denegación de la información solicitada; (2°) señale cómo la entrega de la información solicitada afectaría el debido cumplimiento de las funciones del órgano que usted representa; (3°) aclare si la información denegada se encuentra en formato digital y/o papel; y, (4°) se refiera al volumen de la información solicitada, la cantidad de tiempo y funcionarios que se destinarían a recopilar la información requerida. Mediante Oficio Ord. N° 139, de fecha 25 de febrero de 2022, la Entidad Edilicia evacuó sus descargos y observaciones, reiterando, en síntesis, los argumentos expuestos en su respuesta denegatoria. Indicó que, el Municipio nunca ha llevado registro de tomo, archivadores o nómina de actas entre periodos. Ilustró que, el procedimiento consiste en que, una vez realizado el Consejo Municipal, se elabora un acta, se aprueba al siguiente Consejo y luego se archiva. Complementó que, pasado el año calendario se envían a bodega junto con otros documentos de la unidad correspondiente. Esgrimió que, el hecho de revisar caja a caja involucra efectivamente que el personal, que ya es limitado para el pequeño municipio, se distraiga de sus labores habituales. Complementó que, la información solicitada se encuentra digitalizada desde el año 2014 a la actualidad, sin embargo, desde el año 2014 corresponde realizar una búsqueda en bodega lo que resulta complejo, pues existe sólo un funcionario, por lo que su pesquisa podría implicar semanas de trabajo y en desmedro del normal funcionamiento de labores. Adicionalmente, hizo presente que, el referido recinto no se encuentra en condiciones materiales físicas de realizar una búsqueda exhaustiva, pues el edificio cuenta con Decreto de Demolición, a realizar este año por su estado actual, por lo que dicha labor supone un peligro para el funcionario. En relación a lo solicitado de la antigua Municipalidad de Ránquil, informó que no cuenta con información física o digital del anexo mencionado, al ser de una data muy antigua. Por último, hizo presente que la búsqueda, preparación y organización de documentos para su entrega, implicaría los siguientes gastos y funcionarios destinados a su recopilación: 2 semanas de trabajo de búsqueda y preparación en bodega -lo cual asciende a $150.000-; 1 semana de digitalización (1000 fojas aproximadamente) y organización de documentos -lo cual asciende a $200.000-, por lo que el total estimado a pagar es de $350.000, que debería pagar el solicitante. Y CONSIDERANDO: 1) Que, el presente amparo se funda en la respuesta negativa a la solicitud de acceso, referente a la entrega de información vinculada a las actas municipales y libros físicos de aquellas, en los términos consignados en la petición de especie. Al respecto, la Entidad Edilicia esgrimió la inexistencia de parte de los antecedentes peticionados, específicamente, de las actas de la antigua Municipalidad de Ránquil. Asimismo, esgrimió la concurrencia de la hipótesis de reserva prevista en el artículo 21° N° 1 letra c) de la Ley de Transparencia. 2) Que, respecto de las actas de la antigua Municipalidad de Ránquil, la Entidad Edilicia esgrimió que dicha documentación no obra en su poder, atendida su antigüedad, complementando que, la comuna nace con la nueva administración del país, que comenzó a regir el 11 de febrero de 1928, por medio de Decreto con Fuerza de Ley N° 8583. (Énfasis agregado). 3) Que, sobre la materia consultada, cabe tener presente que constituye un presupuesto básico para el ejercicio del derecho de acceso a la información pública el que los antecedentes solicitados existan en poder del órgano requerido, conforme preceptúan los artículos 5° y 10° de la Ley de Transparencia. Al respecto, conforme ha resuelto previamente este Consejo, la inexistencia de la información solicitada constituye una circunstancia de hecho cuya sola invocación no exime a los órganos de la Administración de su obligación de entregarla. En efecto, esta alegación debe ser fundada, indicando el motivo específico por el cual la información requerida no obra en su poder. 4) Que, en la especie, el órgano recurrido explicó las razones específicas por las cuales los antecedentes peticionados no obran en su poder, argumentos que parecen plausibles, atendida la data de los documentos reclamados, esto es, más de 94 años de antigüedad. 5) Que, sobre la materia, cabe tener presente lo resuelto por este Consejo a partir de la decisión de amparo Rol C533-09. En dicha decisión, se resolvió que la información cuya entrega puede ordenar, debe contenerse "en actos, resoluciones, actas, expedientes, contratos y acuerdos" o en un "formato o soporte" determinado, según dispone el inciso segundo del artículo 10° de la Ley de Transparencia. Por tal motivo, no resulta procedente requerir al órgano reclamado que haga entrega de antecedentes que no obran en su poder, de acuerdo a lo señalado por el mismo con ocasión de su respuesta y descargos, como tampoco de aquélla que resulte inexistente. En consecuencia, sin que se dispongan de antecedentes que conduzcan a una conclusión contraria de la sostenida por la Entidad Edilicia, en orden a que no cuentan con la información peticionada, se rechazará el presente amparo en este punto. 6) Que, acto seguido, sobre las actas del Concejo Municipal anteriores al año 2014, el órgano recurrido esgrimió la concurrencia en la especie de la hipótesis de reserva prevista en el artículo 21° N° 1 letra c) de la Ley de Transparencia. Al respecto, cabe tener presente que dicha causal de secreto permite reservar aquella información referida a un elevado número de actos administrativos o sus antecedentes o cuya atención requiera distraer indebidamente a los funcionarios del cumplimiento regular de sus labores habituales. En tal sentido, el artículo 7° numeral 1° letra c) del Reglamento de la citada ley precisa, que se distrae a los funcionarios de sus funciones cuando la satisfacción de un requerimiento requiera por parte de éstos, la utilización de un tiempo excesivo, considerando su jornada de trabajo, o un alejamiento de sus funciones habituales. (Énfasis agregado). 7) Que, respecto de la interpretación de la causal de reserva señalada en el considerando anterior, la jurisprudencia de este Consejo ha establecido que ésta sólo puede configurarse en la medida que los esfuerzos que supone la búsqueda o eventualmente la sistematización y posterior entrega de lo pedido demanden esfuerzos de tal entidad, que entorpezcan el normal o debido funcionamiento del organismo. Resumiendo, este criterio, la decisión de amparo rol C377-13, razonó que "la causal en comento depende ya no tanto de la naturaleza de lo pedido, sino más bien de cada situación de hecho en términos de los esfuerzos desproporcionados que involucraría entregar lo solicitado". Por ende, la configuración de la causal supone una ponderación de hecho sobre los aspectos que configuran tales esfuerzos, entre ellos el volumen de información o el costo de oportunidad. 8) Que, en dicho contexto, cabe tener presente lo señalado por la Excma. Corte Suprema, en su sentencia recaída en el recurso de queja Rol N° 6663-2012, de 17 de enero de 2013, en orden a que "la reserva basada en el debido ejercicio de las funciones del órgano deberá explicarse pormenorizadamente y probarse de modo fehaciente de qué manera el control ciudadano reflejado en la solicitud [de acceso] podría afectar el debido cumplimiento de las funciones..., mencionarse las atribuciones precisas que la revelación de la información le impediría o entorpecería de cumplir debidamente (...), sin que basten para estos efectos meras invocaciones generales". 9) Que, en la especie, esta Corporación advierte que el órgano recurrido no explicó, ni detalló de manera específica las funciones que se verían comprometidas con la satisfacción de la solicitud de acceso, afectando, de esta forma, su debido funcionamiento, con el evidente perjuicio de su normal quehacer institucional, ni mayores fundamentos que permitan ponderar el tiempo señalado para su satisfacción, y consecuencialmente, tener por acreditada, de manera fehaciente e indubitada, la concurrencia de la causal de reserva de distracción indebida. A mayor abundamiento, cabe tener presente que por cada requerimiento de acceso se cuenta con 20 días hábiles para ser satisfechas, pudiendo prorrogarse por 10 días hábiles más en caso de resultar necesarios, prerrogativa que no consta que fuera solicitada por el órgano requerido. En tal contexto, el tiempo señalado para su satisfacción -15 días -, se pudo haber prorrateado por la cantidad de días que permite la ley para su entregar, sin producirse afectación alguna. Por tales motivos, se desestimará la causal de reserva alegada en esta parte. 10) Que, acto seguido, sobre las alegaciones referidas a que la bodega no se encuentra en condiciones materiales físicas para la realización de la búsqueda, esta Corporación advierte que el organismo no acompañó mayores medios de prueba o elementos de juicio que refrenden dicho hecho fortuito, ni documentación adicional -por ejemplo, el decreto de demolición respectivo- que permita ponderar las circunstancias de hecho aludidas, razón por la cual se desestimará los argumentos vertidos en esta parte. 11) Que, sobre la publicidad de los antecedentes consultados, cabe tener presente que, las actas requeridas son públicas, puesto que constituyen actos de la Administración del Estado, respecto de las cuales, la Constitución Política de la República, dispone en su artículo 8° que: "Son públicos los actos y resoluciones de los órganos del Estado, así como sus fundamentos y los procedimientos que utilicen". Lo anterior se refuerza por el hecho de que el mismo artículo 84° inciso 4°, de la Ley Orgánica Constitucional de Municipalidades, establece que: "Las sesiones del concejo serán públicas", de lo cual se sigue que si las sesiones son públicas, con mayor razón las actas que den cuenta de su desarrollo. Acto seguido, el inciso 5° del indicado precepto legal precisa que: "Las actas del concejo se harán públicas una vez aprobadas, y contendrán, a lo menos, la asistencia a la sesión, los acuerdos adoptados en ella y la forma como fueron votadas. La publicación se hará mediante los sistemas electrónicos o digitales que disponga la municipalidad". 12) Que, seguidamente, sobre los gastos en que debería incurrir el solicitante para acceder a los documentos peticionados, resulta útil recordarle a la Entidad Edilicia que, en virtud del Principio de Gratuidad establecido en el artículo 11, letra k), de la Ley de Transparencia, el acceso a la información de los órganos de la Administración es gratuito, precisando el artículo 18° del mismo cuerpo legal que "sólo se podrá exigir el pago de los costos directos de reproducción y de los demás valores que una ley expresamente autorice cobrar por la entrega de la información solicitada". En este sentido, el artículo 20 del Reglamento de la Ley de Transparencia señala, en lo que interesa, que "se entenderá por costos directos de reproducción todos aquellos que sean necesarios para obtener la información en el soporte que el requirente haya solicitado, excluyendo el valor del tiempo que ocupe el o los funcionarios para realizar la reproducción". A su turno, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 3° de la Instrucción General N° 6 de este Consejo, sobre gratuidad y costos directos de reproducción, no se podrá efectuar cobro alguno si la remisión de la información se realiza telemáticamente salvo que el documento no se encuentre digitalizado y sea necesario fotocopiarlo para su posterior escaneo. Asimismo, el numeral 7° de la aludida Instrucción General indica que el órgano requerido al comunicar el cobro por la reproducción de la información solicitada, debe establecer el monto total del costo directo de reproducción de cada solicitud de acceso presentada, calculando este valor en función del formato de reproducción solicitado por el requirente. (Énfasis agregado). 13) Que, en la especie, el Municipio no sostuvo que para el tratamiento y generación de los antecedentes pedidos sea necesario incurrir en gastos, mediante fotocopias e impresiones. Asimismo, cabe tener presente que el peticionario precisó que los antecedentes consultados fueren proporcionados a su casilla electrónica, esto es, mediante su remisión telemática, no habiéndose hecho referencia por parte del municipio, al valor de los insumos que formarían parte, en su caso, de los costos directos de reproducción que a su juicio procedería cobrar. Por consiguiente, el cobro aludido no se aviene a lo prescrito en la normativa vigente sobre la materia prevista en la Ley de Transparencia, su Reglamento y la Instrucción General N° 10 emanada de esta Corporación, motivos por los cuales se desestimará dicha alegación. 14) Que, por consiguiente, tratándose de información de naturaleza pública, y, habiéndose desestimado las alegaciones fundadas en el artículo 21 N° 1, letra c), de la Ley de Transparencia, este Consejo procederá a acoger el presente amparo, ordenando la entrega de la información solicitada de forma gratuita. Sin perjuicio de lo cual, previo a la entrega, se deberán tarjar aquellos datos personales de contexto incorporados en la documentación que se ordena entregar, por ejemplo, el número de cédula de identidad, el domicilio particular, la fecha de nacimiento, la nacionalidad, el estado civil, el teléfono y correo electrónico particular, entre otros, en conformidad con lo dispuesto en los artículos 2°, letra f), y 4° de la ley N° 19.628. Lo anterior se dispone en virtud del principio de divisibilidad contemplado en el artículo 11, letra e), de la Ley de Transparencia, y en cumplimiento de la atribución otorgada a este Consejo por el artículo 33, letra m), de la misma Ley. No obstante lo anterior, en el evento de no obrar en poder del órgano alguno de los antecedentes cuya entrega se ordena, dicha circunstancia se deberá explicar y acreditar en forma pormenorizada en sede de cumplimiento, de acuerdo al punto 2.3, de la instrucción general N° 10. 15) Que, en adecuación con las circunstancias de hecho expuestas por el Municipio, en orden a la cantidad de información que debe ser recopilada, esta Corporación concederá un plazo adicional para dar respuesta al presente procedimiento EL CONSEJO PARA LA TRANSPARENCIA, EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES QUE LE OTORGAN LOS ARTÍCULOS 24 Y SIGUIENTES Y 33 LETRA B) DE LA LEY DE TRANSPARENCIA, Y POR LA UNANIMIDAD DE SUS MIEMBROS PRESENTES, ACUERDA: I. Acoger parcialmente el amparo deducido por don Diego Grez Cañete, en contra de la Municipalidad de Hualañé, en virtud de los fundamentos expuestos precedentemente. II. Requerir a la Sra. Alcaldesa de la Municipalidad de Hualañé, lo siguiente; a) Entregue al peticionario copia de la información vinculada a las actas municipales y libros físicos de aquellas, en los términos consignados en la petición de especie. Lo anterior, tarjando, en forma previa, todos los datos personales de contexto contenidos en los documentos solicitados, como, por ejemplo, domicilio, teléfono, correo electrónico, RUN, entre otros. No obstante lo anterior, en el evento de no obrar en poder del órgano alguno de los antecedentes cuya entrega se ordena, dicha circunstancia se deberá explicar y acreditar en forma pormenorizada en sede de cumplimiento, de acuerdo al punto 2.3, de la instrucción general N° 10. b) Cumpla dicho requerimiento en un plazo que no supere los 20 días hábiles contados desde que la presente decisión quede ejecutoriada, bajo el apercibimiento de lo dispuesto en el artículo 46 de la Ley de Transparencia, que sanciona la no entrega oportuna de la información en la forma decretada, una vez que ha sido ordenada por resolución a firme, con multa de 20% a 50% de la remuneración correspondiente. Si la autoridad o jefatura o jefe superior del órgano o servicio de la Administración del Estado, requerido, persistiere en su actitud, se le aplicará el duplo de la sanción indicada y la suspensión en el cargo por un lapso de cinco días. c) Acredite la entrega efectiva de la información señalada en el literal a) precedente, en conformidad a lo establecido en el inciso segundo del artículo 17 de la Ley de Transparencia, por medio de comunicación enviada al correo electrónico cumplimiento@consejotransparencia.cl, o a la Oficina de Partes de este Consejo (Morandé N° 360, piso 7°, comuna y ciudad de Santiago), acompañando todos los medios probatorios, de manera que esta Corporación pueda verificar que se dio cumplimiento a las obligaciones impuestas en la presente decisión en tiempo y forma. III. Rechazar el presente amparo respecto de las actas de la antigua Municipalidad de Ránquil, en virtud de la inexistencia esgrimida por el órgano recurrido. IV. Encomendar al Director General y a la Directora Jurídica (S) de este Consejo, indistintamente, notificar la presente decisión a don Diego Grez Cañete; y, a la Sra. Alcaldesa de la Municipalidad de Hualañé. En contra de la presente decisión procede la interposición del reclamo de ilegalidad ante la Corte de Apelaciones del domicilio del reclamante en el plazo de 15 días corridos, contados desde la notificación de la resolución reclamada, de acuerdo a lo prescrito en el artículo 28 y siguientes de la Ley de Transparencia. Con todo, los órganos de la Administración del Estado no podrán intentar dicho reclamo en contra de la resolución del Consejo que otorgue el acceso a la información solicitada, cuando su denegación se hubiere fundado en la causal del artículo 21 N° 1 de la Ley de Transparencia. Además, no procederá el recurso de reposición establecido en el artículo 59 de la ley N° 19.880, según los fundamentos expresados por este Consejo en el acuerdo publicado en el Diario Oficial el 9 de junio de 2011. Pronunciada por el Consejo Directivo del Consejo para la Transparencia, integrado por su Presidenta doña Gloria de la Fuente González, su Consejera doña Natalia González Bañados y sus Consejeros don Francisco Leturia Infante y don Bernardo Navarrete Yáñez. Por orden del Consejo Directivo, certifica la Directora Jurídica (S) del Consejo para la Transparencia doña Ana María Muñoz Massouh.