DECISIÓN AMPARO ROL C518-22 Entidad pública: Municipalidad de Coquimbo. Requirente: José Mora López. Ingreso Consejo: 21.01.2022 RESUMEN Se acoge el amparo deducido en contra de la Municipalidad de Coquimbo, ordenando la entrega de copia del decreto o resolución que otorgó la patente comercial al local que estaría ubicado en la dirección que indica, respecto del local de la farmacia que señala, o en caso de no haber actividad comercial actualmente asociada a dicha dirección, copia de la resolución o decreto que autorizó la última patente comercial en ese lugar, o el respectivo decreto de término de esa patente, debiendo tarjar, previamente, los datos personales de contexto que pudieren estar contenidos en la información que se entregue. Lo anterior, por tratarse de información pública que debe obrar en poder de la institución conforme a sus obligaciones legales, respecto de la cual se desestimó la causal de reserva de distracción indebida de sus funcionarios, por no acreditarla fehacientemente, y que una deficiente gestión documental, en ningún caso, puede justificar la denegación de la información solicitada. Sin perjuicio de lo anterior, se concede al órgano un plazo mayor para dar respuesta al presente requerimiento. En sesión ordinaria N° 1270 del Consejo Directivo, celebrada el 12 de abril de 2022, con arreglo a las disposiciones de la Ley de Transparencia de la Función Pública y de Acceso a la Información de la Administración del Estado, en adelante, Ley de Transparencia, aprobada por el artículo primero de la Ley N° 20.285 de 2008, el Consejo para la Transparencia, en adelante e indistintamente, el Consejo, ha adoptado la siguiente decisión respecto de la solicitud de amparo al derecho de acceso a la información Rol C518-22. VISTO: Los artículos 5°, inciso 2°, 8° y 19 N° 12 de la Constitución Política de la República; las disposiciones aplicables de la ley N° 20.285, sobre acceso a la información pública y de la ley N° 19.880 que establece bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado; lo previsto en el decreto con fuerza de ley N° 1/19.653, de 2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley N° 18.575, orgánica constitucional sobre bases generales de la Administración del Estado; y los decretos supremos N° 13, de 2009 y N° 20, de 2009, ambos del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que aprueban, respectivamente, el reglamento del artículo primero de la ley N° 20.285, en adelante e indistintamente, el Reglamento, y los Estatutos de Funcionamiento del Consejo para la Transparencia. TENIENDO PRESENTE: 1) SOLICITUD DE ACCESO: El 4 de diciembre de 2021, don José Mora López requirió a la Municipalidad de Coquimbo lo siguiente: "Tras no poder encontrarlo en la web (en transparencia activa) y al no conocer el año de los documentos, solicito por medio de la presente pueda darme copia digital del decreto (o resolución) que otorga cada patente comercial de los locales que estarían ubicados actualmente en: 1. Jose Santiago Aldunate N° 1160, Coquimbo. La actividad comercial en estos locales es publicitada en: https://www.farmaciasknop.com/zona-norte/. En caso de no haber actividad comercial actualmente asociada a alguna de las direcciones, pido se me copia de resolución o decreto que autorizó la última patente comercial en esos lugares, o el respectivo decreto de término de esas patentes". 2) PRÓRROGA DEL PLAZO Y RESPUESTA: El 4 de enero de 2022, el órgano notificó al solicitante la prórroga del plazo de respuesta, conforme lo dispuesto en el inciso 2° del artículo 14 de la Ley de Transparencia. Posteriormente, el 20 de enero de 2022, mediante Ord. N° 033, el órgano otorgó respuesta a la solicitud, señalando en síntesis, que "el Departamento de Finanzas ha informado que el decreto de otorgamiento de la patente comercial del local ubicado José Santiago Aldunate N° 1160, a nombre de Farmacias Knop Limitada, se encontraría solo en formato físico, en dependencias de bodega municipal. Asimismo, se informa que, debido a la antigüedad de dicho decreto, el tiempo y personal que implicaría destinar para su búsqueda y por razones de buen servicio a la comunidad, el Departamento de Finanzas no puede entregar el documento solicitado, agregando que la Sección de Patentes Comerciales, oficina encargada de gestionar esta documentación, se encuentra en pleno período de vencimiento de patentes, atendiendo diariamente una gran afluencia de público". 3) AMPARO: El 21 de enero de 2022, don José Mora López dedujo amparo a su derecho de acceso a la información en contra de la Municipalidad de Coquimbo, fundado en la respuesta negativa a su solicitud. Asimismo, alegó que "Me parece que no se agotaron los medios para dar la información pedida o parte de ella: como fecha del decreto por ejemplo". 4) DESCARGOS Y OBSERVACIONES DEL ORGANISMO: El Consejo Directivo de esta Corporación admitió a tramitación el presente amparo, y mediante Oficio N° E3048, de 15 de febrero de 2022, confirió traslado al Sr. Alcalde de la Municipalidad de Coquimbo, notificando el reclamo y solicitando que: (1°) se refiera, específicamente, a las causales de secreto o reserva que, a su juicio, harían procedente la denegación de la información solicitada; (2°) señale cómo la entrega de la información solicitada afectaría el debido cumplimiento de las funciones del órgano que usted representa; (3°) se refiera al volumen de la información solicitada, la cantidad de tiempo y funcionarios que se destinarían a recopilar la información requerida; y, (4°) refiérase a la ubicación material de la información solicitada, acredite la ubicación geográfica de la misma y señale las razones por las cuales resulta difícil reunirla y/o acceder a las dependencias donde se encontraría. El 1 de marzo de 2022, mediante Ord. sin número, el municipio evacuó sus descargos, señalando en síntesis, que "esta municipalidad aplicó la causal de reserva consagrada en el numeral 1, letra c) del artículo 21 de la Ley N° 20.285, para denegar la información, ya que esto implicaría destinar vehículo institucional, dos funcionarios por un tiempo significativo para recopilar la información solicitada, la cual se encuentra en papel, archivada en legajos en las bodegas de la Dirección de Administración y Finanzas ubicadas en otra dependencias de la municipalidad de Coquimbo, ubicada en calle Alessandri Coquimbo". Posteriormente, mediante Ord. N° 517, de fecha 14 de marzo de 2022, el órgano complementó sus descargos, indicando que "en la ubicación correspondiente a José Santiago Aldunate N° 1160, Coquimbo, se encuentra una Galería o Centro Comercial que cuenta con diversos locales comerciales. De ello se desprende que, sin perjuicio de la antigüedad de los documentos que está solicitando el requirente, estos tienen el carácter de genéricos, dificultando su búsqueda", reiterando que su búsqueda implica distraer a sus funcionarios del Departamento de Finanzas, respecto del cumplimiento de sus labores habituales, especificando las ubicaciones de la oficina y la ubicación de las bodegas, señalando que acceder a estas dependencias dificulta el normal desarrollo y la continuidad del servicio. Y CONSIDERANDO: 1) Que, el presente amparo se funda en la respuesta negativa por parte de la Municipalidad de Coquimbo, a la solicitud del reclamante. En efecto, dicho requerimiento se refiere a copia del decreto o resolución que otorgó la patente comercial al local que estaría ubicado en la dirección que indica, respecto del local de la farmacia que señala, o en caso de no haber actividad comercial actualmente asociada a dicha dirección, copia de la resolución o decreto que autorizó la última patente comercial en ese lugar, o el respectivo decreto de término de esa patente. Al respecto, el órgano denegó la entrega de la información requerida conforme lo dispuesto en el artículo 21 N° 1, letra c), de la Ley de Transparencia. 2) Que, en primer lugar, el artículo 8°, inciso 2°, de la Constitución Política de la República, en lo que interesa, establece que "son públicos los actos y resoluciones de los órganos del Estado, así como sus fundamentos y los procedimientos que utilicen. Sin embargo, sólo una ley de quórum calificado podrá establecer la reserva o secreto de aquéllos o de éstos, cuando la publicidad afectare el debido cumplimiento de las funciones de dichos órganos, los derechos de las personas, la seguridad de la Nación o el interés nacional". Tal consagración de la garantía constitucional determinó la promulgación, con fecha 20 de agosto de 2008, de la Ley Número 20.285, sobre Acceso a la Información Pública, la cual en su artículo 32 dispone que: "El consejo tiene por objeto promover la transparencia de la función pública, fiscalizar el cumplimiento de las normas sobre transparencia y publicidad de la información de los órganos de la Administración del Estado, y garantizar el derecho de acceso a la información". 3) Que, en segundo lugar, el órgano denegó la entrega de la información conforme lo dispuesto en el artículo 21 N° 1, letra c), de la Ley de Transparencia, el cual dispone que se podrá denegar el acceso a la información, cuando su entrega afecte el debido cumplimiento de las funciones del órgano requerido, especialmente "tratándose de requerimientos de carácter genérico, referidos a un elevado número de actos administrativos o sus antecedentes o cuya atención requiera distraer indebidamente a los funcionarios del cumplimiento regular de sus labores habituales". Asimismo, el artículo 7, N° 1, letra c) del Reglamento de dicha ley, establece que "se considera que un requerimiento distrae indebidamente a los funcionarios cuando su satisfacción requiera por parte de éstos, la utilización de un tiempo excesivo, considerando su jornada de trabajo, o un alejamiento de sus funciones habituales". 4) Que, en virtud de lo expuesto, y según lo razonado por este Consejo en la decisión del amparo rol C1336-16, cabe determinar si, en la especie, concurren los hechos constitutivos de la referida causal, y teniendo en consideración que su atención podría implicar, para tales funcionarios, la utilización de un tiempo excesivo, considerando los recursos institucionales que deben destinarse, razonable y prudencialmente, al cumplimiento de los requerimientos generados por la Ley de Transparencia, interrumpiendo de esta forma la atención de las otras funciones públicas que el servicio debe desarrollar, o exigiendo una dedicación desproporcionada a esa persona en desmedro de la que se destina a la atención de las demás personas. En este sentido, acorde con lo dispuesto en el artículo 3° del decreto con fuerza de ley N° 1/19.653, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley N° 18.575, orgánica constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado, dichos órganos se encuentran sujetos al deber de atender las necesidades públicas en forma continua y permanente, debiendo observar, entre otros, los principios de eficiencia y eficacia. 5) Que, respecto de la interpretación de la causal de reserva alegada, la jurisprudencia de este Consejo ha establecido que esta sólo puede configurarse en la medida que las tareas que supone la búsqueda o eventualmente la sistematización y posterior entrega de lo pedido demanden esfuerzos de tal entidad, que entorpezcan el normal o debido funcionamiento del organismo. Resumiendo este criterio, la decisión de amparo Rol C377-13, razonó que "la causal en comento depende ya no tanto de la naturaleza de lo pedido, sino más bien de cada situación de hecho en términos de los esfuerzos desproporcionados que involucraría entregar lo solicitado". Por ende, la configuración de la causal supone una ponderación de hecho sobre los aspectos que configuran tales esfuerzos, entre ellos el volumen de información, relación entre funcionarios y tareas, tiempo estimado o costo de oportunidad, entre otras circunstancias. 6) Que, en dicho contexto, cabe tener presente lo señalado por la Excma. Corte Suprema, en su sentencia recaída en el recurso de queja Rol N° 6663-2012, de 17 de enero de 2013, en orden a que "la reserva basada en el debido ejercicio de las funciones del órgano deberá explicarse pormenorizadamente y probarse de modo fehaciente de qué manera el control ciudadano reflejado en la solicitud [de acceso] podría afectar el debido cumplimiento de las funciones (...), mencionarse las atribuciones precisas que la revelación de la información le impediría o entorpecería de cumplir debidamente (...), sin que basten para estos efectos meras invocaciones generales". 7) Que, en la especie, cabe tener presente que el órgano se limitó a hacer mención a la causal de reserva alegada, y a señalar que las bodegas se encuentran en instalaciones separadas de las oficinas municipales, lo que implicaría distraer a los funcionarios del Departamento de Finanzas. Así las cosas, dichas alegaciones no revisten una magnitud tal que permita tener por configurada la causal de reserva señalada. En efecto, el órgano no señaló la cantidad de documentos que comprende el requerimiento o que deben ser revisados, ni el tiempo o jornadas de trabajo que se requieren, ni el número preciso de funcionarios necesarios para recabar la información, ni ningún otro fundamento que permita tener por acreditada, de manera fehaciente e indubitada, la concurrencia de la causal de reserva de distracción indebida, teniendo en consideración que la información requerida se refiere al otorgamiento de patente comercial respecto de un solo establecimiento comercial, y teniendo presente que por tratarse de normas de derecho estricto, dichas causales de secreto deben aplicarse en forma restrictiva, motivos por los cuales este Consejo estima que las alegaciones del órgano no permiten tener por acreditada la hipótesis prevista en el artículo 21 N° 1, letra c), de la Ley de Transparencia, debiendo desestimarse su concurrencia. 8) Que, asimismo, a juicio de esta Corporación, contar con la información requerida debidamente sistematizada da cuenta de una debida diligencia por parte del órgano. Luego, cabe hacer presente que el hecho de mantener sistematizada la información requerida, más que provocar una distracción indebida de las funciones del órgano, es de aquellas actividades que -precisamente- permiten facilitar el control social y, a la vez, rendir cuenta del correcto ejercicio de sus funciones públicas, en particular, de una gestión eficiente de los recursos públicos, conforme los principios de eficiencia y eficacia que debe observar la Administración del Estado, consagrados en el inciso segundo del artículo 3° de la Ley N° 18.575, de 1986, del Ministerio del Interior, Ley Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado. Así las cosas, una deficiente gestión documental por parte de la institución reclamada, en ningún caso, puede justificar la denegación del derecho de acceso a información pública, toda vez que la falta de una política integral de automatización o digitalización en la tramitación de los documentos, con el estado actual de las tecnologías de la información, no permite fundar la imposibilidad de entrega de documentación como la requerida. 9) Que, en consecuencia, tratándose de información que obra en poder del órgano, atendido el carácter público de lo solicitado, y habiéndose descartado la causal de reserva alegada, este Consejo procederá a acoger el presente amparo, requiriendo la entrega de la información solicitada, debiendo tarjar, previamente, todos los datos personales de contexto que pudieran estar incorporados, como por ejemplo, número de cédula de identidad, teléfono, correo electrónico, entre otros, según lo dispuesto en la ley N° 19.628, sobre protección de la vida privada, y en cumplimiento de la atribución otorgada a este Consejo por el artículo 33, letra m), de la Ley de Transparencia. 10) Que, sin perjuicio de lo anterior, este Consejo comprende la situación excepcional por la que atraviesa el país como consecuencia de la pandemia mundial por el brote de COVID 19. En ese contexto, esta Corporación pudo prever que la situación descrita anteriormente implicaría que los órganos de la Administración del Estado verían disminuida la capacidad de trabajo de sus dotaciones, que un gran número de funcionarias y funcionarios realizarán sus labores en modalidad de teletrabajo, lo que podría generar una demora en el desarrollo de ciertos procesos administrativos, afectando con esto los plazos contemplados en la ley. Por lo anterior, se concederá un plazo mayor para dar respuesta al presente requerimiento. EL CONSEJO PARA LA TRANSPARENCIA, EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES QUE LE OTORGAN LOS ARTÍCULOS 24 Y SIGUIENTES Y 33 LETRA B) DE LA LEY DE TRANSPARENCIA, Y POR LA UNANIMIDAD DE SUS MIEMBROS PRESENTES, ACUERDA: I. Acoger el amparo deducido por don José Mora López en contra de la Municipalidad de Coquimbo, en virtud de los fundamentos expuestos precedentemente. II. Requerir al Sr. Alcalde de la Municipalidad de Coquimbo que: a) Entregue al reclamante copia del decreto o resolución que otorgó la patente comercial al local que estaría ubicado en la dirección que indica, respecto del local de la farmacia que señala, o en caso de no haber actividad comercial actualmente asociada a dicha dirección, copia de la resolución o decreto que autorizó la última patente comercial en ese lugar, o el respectivo decreto de término de esa patente, debiendo tarjar, previamente, los datos personales de contexto que pudieren estar contenidos en la información que se entregue. b) Cumpla dicho requerimiento en un plazo que no supere los 15 días hábiles contados desde que la presente decisión quede ejecutoriada, bajo el apercibimiento de lo dispuesto en el artículo 46 de la Ley de Transparencia, que sanciona la no entrega oportuna de la información en la forma decretada, una vez que ha sido ordenada por resolución a firme, con multa de 20% a 50% de la remuneración correspondiente. Si la autoridad o jefatura o jefe superior del órgano o servicio de la Administración del Estado, requerido, persistiere en su actitud, se le aplicará el duplo de la sanción indicada y la suspensión en el cargo por un lapso de cinco días. c) Acredite la entrega efectiva de la información señalada en el literal a) precedente, en conformidad a lo establecido en el inciso segundo del artículo 17 de la Ley de Transparencia, por medio de comunicación enviada al correo electrónico cumplimiento@consejotransparencia.cl, o a la Oficina de Partes de este Consejo (Morandé N° 360, piso 7°, comuna y ciudad de Santiago), acompañando todos los medios probatorios, de manera que esta Corporación pueda verificar que se dio cumplimiento a las obligaciones impuestas en la presente decisión en tiempo y forma. III. Encomendar al Director General y a la Directora Jurídica (S) de este Consejo, indistintamente, notificar la presente decisión a don José Mora López y al Sr. Alcalde de la Municipalidad de Coquimbo. En contra de la presente decisión procede la interposición del reclamo de ilegalidad ante la Corte de Apelaciones del domicilio del reclamante en el plazo de 15 días corridos, contados desde la notificación de la resolución reclamada, de acuerdo a lo prescrito en el artículo 28 y siguientes de la Ley de Transparencia. Con todo, los órganos de la Administración del Estado no podrán intentar dicho reclamo en contra de la resolución del Consejo que otorgue el acceso a la información solicitada, cuando su denegación se hubiere fundado en la causal del artículo 21 N° 1 de la Ley de Transparencia. Además, no procederá el recurso de reposición establecido en el artículo 59 de la ley N° 19.880, según los fundamentos expresados por este Consejo en el acuerdo publicado en el Diario Oficial el 9 de junio de 2011. Pronunciada por el Consejo Directivo del Consejo para la Transparencia, integrado por su Presidenta doña Gloria de la Fuente González, su Consejera doña Natalia González Bañados y sus Consejeros don Francisco Leturia Infante y don Bernardo Navarrete Yáñez. Por orden del Consejo Directivo, certifica la Directora Jurídica (S) del Consejo para la Transparencia doña Ana María Muñoz Massouh.