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DECISIÓN AMPARO ROL C815-22</p>
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Entidad pública: Delegación Presidencial Provincial de Cardenal Caro</p>
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Requirente: Diego Grez Cañete</p>
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Ingreso Consejo: 02.02.2022</p>
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RESUMEN</p>
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Se rechaza el amparo deducido en contra de la Delegación Presidencial Provincial de Cardenal Caro, referido a la entrega de todas las resoluciones con sus antecedentes, emitidas por el entonces Gobernador de la Provincia, en el período 1979-1992, sobre la constitución de los CODECOS.</p>
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Lo anterior, por configurarse la causal de reserva invocada de distracción indebida de los funcionarios del órgano reclamado, atendido el volumen de información a revisar para su entrega, dada la antigüedad y el formato en que ésta se encuentra; lo que hace razonable concluir la necesidad de destinar un número considerable de horas de trabajo de los funcionarios en las labores de identificación de los documentos requeridos.</p>
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Sin perjuicio de lo anterior, se hace presente al reclamante que nada obsta que pueda formular nuevas solicitudes de acceso a la Delegación Presidencia Provincial que abarquen un universo más acotado de antecedentes y de tiempo, de forma que su satisfacción no entorpezca las funciones habituales del referido organismo. Asimismo, se recomienda al órgano reclamado implementar las mejoras necesarias en sus procesos que le permitan proporcionar antecedentes como los requeridos sin distraer indebidamente a sus funcionarios, ello, en virtud de los principios de máxima divulgación y facilitación, consagrados en la Ley de Transparencia.</p>
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Por su parte, no obstante lo acordado, se recomienda al Sr. Delegado Presidencial Provincial de Cardenal Caro, que teniendo presente la naturaleza pública de la información requerida; en coordinación con el solicitante le permita apersonarse en el Municipio y poner a disposición sus archivos para que pueda revisar y tener acceso al contenido de la información requerida, ya sea en parte o en su totalidad; todo ello en atención a lo dispuesto en el artículo 15 de la Ley de Transparencia.</p>
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Hay voto disidente del Consejero don Francisco Leturia Infante, quien fue partidario de acoger el amparo, por cuanto, a diferencia del voto mayoritario, desestimó que otorgar la información reclamada signifique una distracción indebida de los funcionarios del órgano reclamado en el cumplimiento regular de sus labores habituales y que se trate de un requerimiento de carácter genérico.</p>
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En sesión ordinaria N° 1270 del Consejo Directivo, celebrada el 12 de abril de 2022, con arreglo a las disposiciones de la Ley de Transparencia de la Función Pública y de Acceso a la Información de la Administración del Estado, en adelante, Ley de Transparencia, aprobada por el artículo primero de la Ley N° 20.285 de 2008, el Consejo para la Transparencia, en adelante indistintamente el Consejo, ha adoptado la siguiente decisión respecto de la solicitud de amparo al derecho de acceso a la información Rol C815-22.</p>
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VISTO:</p>
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Los artículos 5°, inciso 2°, 8° y 19 N° 12 de la Constitución Política de la República; las disposiciones aplicables de la ley N° 20.285, sobre acceso a la información pública y de la ley N° 19.880 que establece bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado; lo previsto en el decreto con fuerza de ley N° 1/19.653, de 2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley N° 18.575, orgánica constitucional sobre bases generales de la Administración del Estado; y los decretos supremos N° 13, de 2009 y N° 20, de 2009, ambos del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que aprueban, respectivamente, el reglamento del artículo primero de la ley N° 20.285, en adelante e indistintamente, el Reglamento, y los Estatutos de Funcionamiento del Consejo para la Transparencia.</p>
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TENIENDO PRESENTE:</p>
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1) SOLICITUD DE ACCESO: El 19 de enero de 2022, don Diego Grez Cañete solicitó a la Delegación Presidencial Provincial de Cardenal Caro la siguiente información:</p>
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"Solicito copia de las resoluciones, algunas de ellas de carácter reservado, junto con sus antecedentes, emitidas por el Gobernador de la Provincia Cardenal Caro, en el período 1979-1992, relacionadas a la constitución de CODECOS en la[s] provincia.</p>
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Puedo nombrar como ejemplo la Resolución [Reservado] N.° 29 de 27 de agosto de 1982, sobre constitución codecos, del gobernador Marcelo Nogeuira Hidalgo al Sr. Alcalde de la Comuna de Pichilemu, en que se objeta el nombramiento del Sr. Hernán Eduardo Vieira Herrera"</p>
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2) RESPUESTA: El 02 de febrero de 2022, la Delegación Presidencial Provincial de Cardenal Caro respondió a dicho requerimiento de información, mediante Oficio N° 35, de misma fecha, denegando la entrega de la información solicitada en virtud del artículo 21 N° 1 letra c, de la Ley de Trasparencia, por tratarse de un requerimiento de carácter genérico que no se refiere a un número de actos administrativos individualizados, y además dado que la Delegación cuenta con una pequeña dotación de funcionarios organizada en Unidades, a quienes distraería indebidamente del cumplimiento de sus funciones habituales el tener que revisar todos los actos dictados entre el periodo 1979 y 1992 clasificando aquellos que cumplan con dichas características, junto con el proceso de desarchivo en soporte papel de esos años, debiendo invertir una desproporcionada cantidad de tiempo en dicha labor.</p>
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3) AMPARO: El 02 de febrero de 2022, don Diego Grez Cañete dedujo amparo a su derecho de acceso a la información en contra del señalado órgano de la Administración del Estado, fundado la respuesta negativa a la solicitud de información.</p>
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Además, el reclamante hizo presente que: "El señor delegado alega un gran número de documentos a revisar, pero en realidad no son un número tan considerable e imposible de cotejar, dada la especificidad del tema y la cantidad no tan elevada de resoluciones reservadas generadas por la gobernación y, entre 1979 y 1980, la delegación provincial de Cardenal Caro. Si se considera que en 1982, hasta agosto de ese año, el gobernador Nogueira había generado 29 de esos documentos, generó un promedio de 3.6 (cuatro, para redondear), por mes, por lo que durante en 1982 podrían haberse generado hasta 48 resoluciones reservadas. Esto, durante los once años comprendidos entre 1979 y 1989 (excluyendo el período 1990-1992 ya que el último CODECO fue designado por el período 1989-1992) sería de unos 500 documentos, cifra que muy probablemente sea menor dada la escasa actividad de la autoridad de ese entonces.</p>
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Es más, de acuerdo a los antecedentes que poseo, puedo mencionar el año 1980, en que solo fueron generadas tres resoluciones reservadas entre enero y febrero de ese año. Para el 16 de junio de 1980, existían 16 ordinarios secretos. Al 31 de julio del mismo año, había dos oficios reservados. Al 26 de septiembre de 1980, existían 26 Resoluciones Reservadas (Res N.° 26 reservada, de 25 de septiembre de 1980, dirigida por el delegado provincial de la provincia Cardenal Caro Marcelo Nogueira Hidalgo a los alcaldes de la provincia Cardenal Caro, transcribe comunicación del intendente regional de la VI Región, CONF n.° 068, sobre formación de un frente cívico militar). Con esto pretendo demostrar que la razón alegada por la autoridad no corresponde a la realidad, no tratándose de un elevado número de documentos a revisar, y teniendo en cuenta además que los CODECOS no se conformaban todos los años, sino que cada ciertos períodos cuyos inicios y términos correspondientes permanecen indeterminados debido precisamente a la falta de orden de la documentación gubernamental que impide el acceso a dicha información."</p>
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4) DESCARGOS Y OBSERVACIONES DEL ORGANISMO: El Consejo Directivo de esta Corporación acordó admitir a tramitación este amparo y mediante Oficio N° E3349, de 24 de febrero de 2022 confirió traslado al Sr. Delegado Presidencial, Provincial de Cardenal Caro, solicitando que: (1°) se refiera, específicamente, a las causales de secreto o reserva que, a su juicio, harían procedente la denegación de la información solicitada; (2°) señale cómo la entrega de la información solicitada afectaría el debido cumplimiento de las funciones del órgano que usted representa; y, (3°) aclare si la información denegada se encuentra en formato digital y/o papel; (4°) se refiera al volumen de la información solicitada, la cantidad de tiempo y funcionarios que se destinarían a recopilar la información requerida.</p>
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Por correo electrónico de fecha 07 de marzo de 2022, el órgano remitió el Oficio N° 63, de misma fecha, con sus descargos señalando, reiterando la causal de reserva invocada en su respuesta, agregando que el reclamante no individualiza el número resoluciones, fecha de dictación u otro antecedente que permita determinarlas para realizar una búsqueda expedita; por lo que se consideró como requerimiento genérico, que llevaría a dar lectura y revisar el contenido de todas las resoluciones, independiente de la materia dictada por la Delegación entre el año 1979 a 1992, pues el archivo no se realiza por materia o contenido, si no que por la numeración y fecha de actos administrativos de una misma especie, considerando además que dichos documentos se encuentran en soporte en papel, lo que haría más dificultosa su desarchivo y búsqueda.</p>
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Además la Delegación contiene una pequeña dotación y cuenta con sólo un funcionario a cargo de las tareas de archivo, el cual además tiene asignada otras funciones, distrayéndolo de sus labores propias destinar una gran cantidad de tiempo en desarchivar todas las resoluciones de 14 años en soporte papel. A su vez, el departamento jurídico cuenta con un funcionario que desempeña diversas funciones, quien debiese dar lectura a todas las resolución dictadas en 14 años para identificar qué materia corresponde a las del requerimiento realizando una clasificación por materia, invirtiendo jornadas completas para ello, dejando de cumplir las tareas propias del cargo.</p>
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Hace presente que aproximadamente se dicta un promedio de 500 resoluciones exentas por año, lo que hace un total a revisar en el periodo solicitado de 7000 resoluciones exentas, que el funcionario encargado de archivo debiese ubicar en formato papel y el departamento jurídico dar lectura para clasificar aquellas que contengan la materia solicitada, lo que implicaría jornadas completas durante a lo menos 2 meses. Se adjunta Resolución 31 y 47, ambas 2022, y Manual de funciones de esta Delegación a objeto de acreditar las funciones y conformación de los departamentos del Servicio.</p>
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Y CONSIDERANDO:</p>
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1) Que, el presente amparo tiene por objeto la entrega de las resoluciones con sus antecedentes, emitidas por el Gobernador de la Provincia Cardenal Caro, en el período 1979-1992, sobre la constitución de los Comités de Desarrollo Comunitario, CODECOS, en la provincia. Al respecto el órgano, tanto en su respuesta como en los descargos evacuados en esta sede denegó la información requerida en virtud del artículo 21 N° 1 letra c, de la Ley de Trasparencia, por tratarse de un requerimiento de carácter genérico, cuya entrega distraería indebidamente el cumplimiento de sus funciones habituales.</p>
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2) Que, el artículo 8°, inciso 2°, de la Constitución Política de la República, en lo que interesa, establece que "son públicos los actos y resoluciones de los órganos del Estado, así como sus fundamentos y los procedimientos que utilicen. Sin embargo, sólo una ley de quórum calificado podrá establecer la reserva o secreto de aquéllos o de éstos, cuando la publicidad afectare el debido cumplimiento de las funciones de dichos órganos, los derechos de las personas, la seguridad de la Nación o el interés nacional".</p>
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3) Que, en cuanto a la hipótesis de reserva establecida en el artículo 21 N° 1, literal c), de la Ley de Transparencia, cabe señalar que se podrá denegar el acceso a la información cuando su comunicación afecte el debido cumplimiento de las funciones del órgano, particularmente, tratándose de requerimientos de carácter genéricos, referidos a un elevado número de actos administrativos o sus antecedentes, o cuya atención requiera distraer indebidamente a los funcionarios del cumplimiento regular de sus labores habituales. Al respecto, el Reglamento de la citada Ley, al precisar los supuestos de dicha causal, señala en su artículo 7° N° 1, literal c), inciso tercero, que «se considerará que un requerimiento distrae indebidamente a los funcionarios cuando su satisfacción requiera por parte de estos, la utilización de un tiempo excesivo, considerando su jornada de trabajo o un alejamiento de sus funciones habituales».</p>
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4) Que, respecto de la interpretación de la causal de reserva alegada, la jurisprudencia de este Consejo ha establecido que esta sólo puede configurarse en la medida que las tareas que supone la búsqueda o eventualmente la sistematización y posterior entrega de lo pedido demanden esfuerzos de tal entidad, que entorpezcan el normal o debido funcionamiento del organismo. Resumiendo este criterio, la decisión de amparo Rol C377-13, razonó que "la causal en comento depende ya no tanto de la naturaleza de lo pedido, sino más bien de cada situación de hecho en términos de los esfuerzos desproporcionados que involucraría entregar lo solicitado". Por ende, la configuración de la causal supone una ponderación de hecho sobre los aspectos que configuran tales esfuerzos, entre ellos el volumen de información, relación entre funcionarios y tareas, tiempo estimado o costo de oportunidad, entre otras.</p>
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5) Que, en dicho contexto, cabe tener presente lo señalado por la Excma. Corte Suprema, en su sentencia recaída en el recurso de queja Rol N° 6663-2012, de 17 de enero de 2013, en orden a que "la reserva basada en el debido ejercicio de las funciones del órgano deberá explicarse pormenorizadamente y probarse de modo fehaciente de qué manera el control ciudadano reflejado en la solicitud [de acceso] podría afectar el debido cumplimiento de las funciones (...), mencionarse las atribuciones precisas que la revelación de la información le impediría o entorpecería de cumplir debidamente (...), sin que basten para estos efectos meras invocaciones generales".</p>
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6) Que, al respecto el órgano recurrido señaló que la solicitud fue considerada como un requerimiento de carácter genérico, por cuanto su entrega implicaría dar lectura y revisar el contenido de todas las resoluciones dictadas por la Delegación entre el año 1979 a 1992, pues el archivo no se realiza por materia o contenido, si no por la numeración y fecha de actos administrativos, los cuales, además, se encuentran en soporte en papel, lo que haría más dificultosa su desarchivo y búsqueda. A su vez la Delegación cuenta con sólo un funcionario a cargo de las tareas de archivo, el cual también tiene asignada otras funciones, y tan sólo un abogado en el departamento jurídico que desempeña diversas tareas, quien debiese dar lectura a todas las resolución para identificar las que correspondan a las del requerimiento realizando una clasificación por materia; ello considerando que se dictan, aproximadamente, un promedio de 500 resoluciones exentas por año, lo que hace un total a revisar en el periodo solicitado de 7.000 resoluciones, lo que implicaría jornadas completas durante a lo menos 2 meses.</p>
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7) Que, de lo anterior se desprende que la atención de la solicitud contemplaría destinar un gran período de tiempo para revisar un volumen importante de documentación respecto de la cual, como explica el órgano, se deben realizar labores de desarchivo, identificación y clasificación por sólo dos funcionarios. De esta manera, proyectado el volumen de la información total a revisar, y considerando la antigüedad y el formato en que se encuentra la documentación pedida, lo que hace más dificultosa su desarchivo y búsqueda; resulta pertinente concluir que su entrega, en los términos requeridos por el solicitante, conllevaría la distracción desproporcionada de las funciones del órgano de sus labores habituales, razón por la cual, se rechazará el amparo, por configurarse la causal de secreto o reserva alegada, establecida en el artículo 21, N° 1, letra c), de la Ley de Transparencia.</p>
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8) Que, sin perjuicio de lo resuelto precedentemente, se hace presente al reclamante que nada obsta que pueda formular nuevas solicitudes de acceso ante la Delegación Presidencial Provincial de Cardenal Caro que abarquen un universo más acotado de tiempo, de forma que su satisfacción no entorpezca las funciones habituales del referido organismo. De igual modo, por aplicación de los principios de máxima divulgación y facilitación consagrados en el artículo 11, literales d) y f), respectivamente, de la Ley de Transparencia, y atendida la facultad de formular recomendaciones que otorga a este Consejo el artículo 33 letra e) de este mismo cuerpo legal, se recomienda al organismo trabajar en la implementación de las mejoras correspondientes en sus procesos y sistemas de tratamiento de la información, que le permitan en forma más expedita identificar y extraer registros como los requeridos en la solicitud que dio origen al presente amparo.</p>
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9) Que, finalmente, no obstante lo acordado en el presente acuerdo, se recomienda al Sr. Delegado Presidencial Provincial de Cardenal Caro, que teniendo presente la naturaleza pública de la información requerida, en virtud del principio de facilitación y de máxima divulgación, citados, en coordinación con el solicitante le permita apersonarse en el Municipio y poner a disposición sus archivos para que pueda revisar y tener acceso al contenido de la información requerida, ya sea en parte o en su totalidad; todo ello en atención a lo dispuesto en el artículo 15 de la Ley de Transparencia.</p>
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EL CONSEJO PARA LA TRANSPARENCIA, EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES QUE LE OTORGAN LOS ARTÍCULOS 24 Y SIGUIENTES Y 33 LETRA B) DE LA LEY DE TRANSPARENCIA, Y POR LA MAYORÍA DE SUS MIEMBROS PRESENTES, ACUERDA:</p>
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I. Rechazar el amparo deducido por don Diego Grez Cañete en contra de la Delegación Presidencial Provincial de Cardenal Caro, por configurase la causal de reserva del artículo del artículo 21 N° 1 letra c, de la Ley de Trasparencia; en virtud de los fundamentos expuestos precedentemente.</p>
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II. Recomendar al Sr. Delegado Presidencial Provincial de Cardenal Caro avanzar en la adopción de medidas tendientes a ajustar sus sistemas informáticos en materia de gestión documental y herramientas tecnológicas, que permitan la entrega de información pública de forma expedita y gratuita, facilitado así el ejercicio del derecho de acceso en favor de los ciudadanos respecto de aquellos antecedentes que obran en su poder; ello en virtud de los principios de máxima divulgación y facilitación consagrados en el artículo 11, literales d) y f), respectivamente, de la Ley de Transparencia</p>
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III. Recomendar, asimismo, al Sr. Delegado Presidencial Provincial de Cardenal Caro, que en virtud de los principios de máxima divulgación y facilitación, en coordinación con el solicitante le permita apersonarse en el Municipio y poner a disposición sus archivos para que pueda revisar y tener acceso al contenido de la información requerida, ya sea en parte o de su totalidad; todo ello en atención a lo dispuesto en el artículo 15 de la Ley de Transparencia.</p>
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IV. Encomendar al Director General y a la Directora Jurídica (S) de este Consejo, indistintamente, notificar la presente decisión a don Diego Grez Cañete y al Sr. Delegado Presidencial Provincial de Cardenal Caro.</p>
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VOTO DISIDENTE</p>
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La presente decisión es acordada con el voto en contra del Consejero don Francisco Leturia Infante, quien no comparte lo razonado en los considerandos 7° a 9° del presente acuerdo, respecto de la solicitud de información, estimando que el amparo debió acogerse, en base a las siguientes consideraciones:</p>
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1) Que, a diferencia del voto mayoritario, este Consejero estima que otorgar la información reclamada no significa una distracción indebida de los funcionarios del órgano reclamado en el cumplimiento regular de sus labores habituales y que se trate de un requerimiento de carácter genérico; toda vez que, en la especie, el Municipio, no cumple con el estándar exigido por este Consejo para probar fehacientemente de qué manera se configura la concurrencia de la causal de reserva del artículo 21, N° 1, de la Ley de Transparencia.</p>
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2) Que, en primer lugar, por no advertirse que lo requerido sea una solicitud de carácter genérico, toda vez que el reclamante especifica de manera clara la materia y el período de la documentación pedida. En este sentido, exigir al peticionario que para dar respuesta a su solicitud, deba especificar el número de las resoluciones, la fecha de su dictación y otro antecedente que permita determinarlas para realizar la búsqueda, supondría exigirle un conocimiento técnico que maneja el órgano, distinto de aquel utilizado por cualquier ciudadano, por lo que se desestima dicha alegación.</p>
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3) Que, en segundo lugar, el órgano recurrido indica un promedio total de las resoluciones exentas dictadas en su Servicio durante los años consultados, sin referirse al volumen de la documentación específicamente pedida, ni efectuar una relación entre funcionarios y tareas, tiempo estimado o costo de oportunidad, entre otras, respecto de aquella información, ni explicar pormenorizadamente y probar de modo fehaciente de qué manera el control ciudadano reflejado en la solicitud podría afectar el debido cumplimiento de las funciones de la Corporación, sin que basten para estos efectos invocaciones generales; estimándose que dada la especificidad del tema, la cantidad de resoluciones dictadas sobre la materia consultada no debiera ser tan elevada.</p>
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4) Que, en consecuencia, en virtud de lo expuesto, se desestiman las alegaciones invocadas por el órgano recurrido en la especie, debiendo acogerse el presente amparo, requiriendo la entrega de la información requerida en el periodo consultado.</p>
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En contra de la presente decisión procede la interposición del reclamo de ilegalidad ante la Corte de Apelaciones del domicilio del reclamante en el plazo de 15 días corridos, contados desde la notificación de la resolución reclamada, de acuerdo a lo prescrito en el artículo 28 y siguientes de la Ley de Transparencia. Con todo, los órganos de la Administración del Estado no podrán intentar dicho reclamo en contra de la resolución del Consejo que otorgue el acceso a la información solicitada, cuando su denegación se hubiere fundado en la causal del artículo 21 N° 1 de la Ley de Transparencia. Además, no procederá el recurso de reposición establecido en el artículo 59 de la ley N° 19.880, según los fundamentos expresados por este Consejo en el acuerdo publicado en el Diario Oficial el 9 de junio de 2011.</p>
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Pronunciada por el Consejo Directivo del Consejo para la Transparencia, integrado por su Presidenta doña Gloria de la Fuente González, su Consejera doña Natalia González Bañados y sus Consejeros don Francisco Leturia Infante y don Bernardo Navarrete Yáñez.</p>
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Por orden del Consejo Directivo, certifica la Directora Jurídica (S) del Consejo para la Transparencia doña Ana María Muñoz Massouh.</p>