Base de Datos de Jurisprudencia - Consejo para la Transparencia

Decisión ROL C1580-13

Reclamante:	NANCY DEL ROSARIO ROSAS VALENZUELA
Reclamado:	MUNICIPALIDAD DE COIHUECO
Resumen del caso: Se dedujo amparo en contra de la Municipalidad de Coihueco, fundado en que la información entregada no corresponde a la solicitada sobre a) “Contrato, anexo, modificaciones al contrato (1998); b) Carta de despido; c) Finiquito; d) Certificado de cese de funciones (fechas); e) Carpeta de antecedentes de la relación laboral con la solicitante y el Departamento de Educación DAEM”. El Consejo señaló que cabe concluir que la información no se encuentra en poder de ese municipio. De acuerdo a lo señalado en sus descargos, la documentación solicitada se encuentra en el Archivo Judicial, razón por la cual, la entrega de dicha información supone la realización de una gestión adicional de parte del órgano reclamado ante el Archivo Judicial, que escapa al ámbito del derecho de acceso a la información. En consecuencia, atendido que lo solicitado es información que no obra en poder del órgano reclamado, no es posible para la Municipalidad hacer entrega de documentación que no se posee, razón por la cual se rechazará el presente amparo.
Tipo de decisión:	Decisión de Fondo
Fecha de la decisión:	1/23/2014
Consejeros:	-
Legislación aplicada:	Ley de Transparencia
Palabras clave:
Jurisprudencia desde:	C533-09 C146-09 C460-10
Jurisprudencia a:
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Descriptores jurídicos:	- Procedimiento de acceso a la información >> Plazo del procedimiento >> Otros - Procedimiento de acceso a la información >> Derivación a otro órgano >> Otros
Descriptores analíticos:	Trabajo; Otros

DECISIÓN AMPARO ROL C1580-13 Entidad pública: Municipalidad de Coihueco Requirente: Nancy del Rosario Rosas Valenzuela Ingreso Consejo: 30.09.2013 En sesión ordinaria Nº 495 del Consejo Directivo, celebrada el 17 de enero de 2014, con arreglo a las disposiciones de la Ley de Transparencia de la Función Pública y de Acceso a la Información de la Administración del Estado, en adelante, Ley de Transparencia, aprobada por el artículo primero de la Ley Nº 20.285 de 2008, el Consejo para la Transparencia, en adelante indistintamente el Consejo, ha adoptado la siguiente decisión respecto de la solicitud de amparo al derecho de acceso a la información Rol C1580-13. <h3> VISTO:</h3> Los artículos 5º, inc. 2º, 8º y 19 Nº 12 de la Constitución Política de la República; las disposiciones aplicables de las Leyes Nº 20.285 y Nº 19.880; lo previsto en el D.F.L. Nº 1-19.653, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley Nº 18.575; y los D.S. Nº 13/2009 y Nº 20/2009, ambos del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que aprueban, respectivamente, el Reglamento del artículo primero de la Ley Nº 20.285, en adelante el Reglamento, y los Estatutos de Funcionamiento del Consejo para la Transparencia. <h3> TENIENDO PRESENTE:</h3> 1) SOLICITUD DE ACCESO: El 6 de agosto de 2013, doña Nancy del Rosario Rosas Valenzuela solicitó a la Municipalidad de Coihueco, copia de los siguientes antecedentes: a) “Contrato, anexo, modificaciones al contrato (1998); b) Carta de despido; c) Finiquito; d) Certificado de cese de funciones (fechas); e) Carpeta de antecedentes de la relación laboral con la solicitante y el Departamento de Educación DAEM”. 2) RESPUESTA: El 5 de septiembre de 2013, la Municipalidad de Coihueco respondió a dicho requerimiento de información mediante Ordinario Nº 499, de 29 de agosto de 2013, por el cual señaló que el Departamento de Educación “actualmente no dispone de documentos de su persona, por cuanto estos (carpeta personal) fueron entregados a la Ilustre Municipalidad quien a su vez los facilitó al abogado para los trámites de demanda que Ud., presentó". Agregó que el DAEM “se encuentra en la búsqueda de mayores antecedentes con el fin de entregar respuesta a la brevedad”. 3) AMPARO: El 30 de septiembre de 2013, doña Nancy del Rosario Rosas Valenzuela dedujo amparo a su derecho de acceso a la información en contra del señalado órgano de la Administración del Estado, fundado en que la información entregada no corresponde a la solicitada. La solicitante agregó, en síntesis, lo siguiente: a) La finalidad para la cual requiere la documentación es para transparentar los descuentos que se están realizando por préstamo solicitado a Caja de Compensación Los Andes en agosto de 2000, el cual debió ser cancelado con el finiquito, documento que no habría sido recepcionado por la requirente. b) De ese préstamo, se han cancelado 5 cuotas antes del despido, el cual ocurrió el 5 de febrero 2001, mientras la solicitante se encontraba con feriado legal. Desde mayo de 2013, sin previa consulta ni autorización de la requirente, se le estaría descontando la suma de $48.584.-. 4) SUBSANACIÓN DEL AMPARO: A través de Oficio N° 4.141, de 8 de octubre de 2013, conforme a lo previsto en el artículo 46 inciso segundo del Reglamento de la Ley de Transparencia, este Consejo solicitó a la reclamante subsanar su amparo, a objeto que remitiese (1°) copia íntegra de la solicitud de información donde se detalle el contenido de la misma; (2°) copia íntegra de la respuesta entregada por la Municipalidad de Coihueco, junto con los antecedentes que den cuenta de la fecha en que fue notificada de la misma, para ello adjunte copia del sobre que la contenía o del correo electrónico mediante el cual la recibió; y, (3°) precise por qué la información entregada no corresponde a la solicitada. A través de correo electrónico de 24 de octubre de 2013, la solicitante acompañó los siguientes documentos: a) Copia de solicitud de información, de 6 de agosto de 2013, ingresada a la oficina de partes de la Municipalidad, mediante formulario Ley de Transparencia. b) Copia de ordinario N° 449, de 29 de agosto de 2013, que contiene respuesta a la solicitud. c) Copia de certificado N° 111, de 5 de septiembre de 2013, expedido por el Jefe de Personal y Remuneraciones de la Municipalidad de Coihueco, por el cual se deja constancia del periodo en que la solicitante prestó funciones en dicho organismo, de la fecha y causas del cese de sus labores. 5) DESCARGOS Y OBSERVACIONES DEL ORGANISMO: El Consejo Directivo de este Consejo trasladó este amparo al Sr. Alcalde de la Municipalidad de Coihueco, mediante Oficio N° 4.552, de 4 de noviembre de 2013. Mediante escrito de 20 de noviembre de 2013, el Sr. Alcalde de la Municipalidad de Coihueco presentó sus descargos, señalando, en síntesis, que: a) La solicitante mantuvo con el Municipio una relación laboral, desde el 2 de marzo de 1998 hasta el 1° de febrero de 2001, fecha en la cual fue despedida. Los antecedentes de esta relación laboral que se sostuvo en un período Alcaldicio anterior, no obran en poder de la Municipalidad, puesto que la administración de la época, en virtud de demanda judicial interpuesta por la misma Sra. Nancy Rosas, los entregó al abogado que defendió los intereses de la Municipalidad en dicho juicio, en el cual la reclamante solicitó la nulidad del despido, pretensión que en definitiva fue rechazada en primera y segunda instancia. b) Puestos en conocimiento del amparo, funcionarios municipales se apersonaron en el Archivero Judicial de Chillán en busca de dicho expediente. Se determinó que la causa registra el Rol N° 13.313 del año 2001, archivado en el Legajo N° 197. El juicio se tramitó ante el 1° Juzgado Civil de Chillán (con competencia en lo laboral). Los funcionarios revisaron dicho expediente, verificando que constan los siguientes antecedentes relativos al historial como funcionaria de doña Nancy Rosas: i. Contrato de Trabajo, de 2 de marzo de 1998. ii. Decreto Alcaldicio N° 508, de 3 de marzo de 1998, que aprueba contrato de trabajo. iii. Anexo Contrato de trabajo, de 1 de marzo de 1999. iv. Carta de despido. v. Certificados de cotizaciones previsionales. c) En cuanto al certificado de fecha de cese de funciones, se entregó a la solicitante el Certificado N° 111 del Jefe de Recursos Humanos del Departamento de Educación (numeral 4) letra c) de lo expositivo), lo que consta de los antecedentes que ella misma presentó. d) Respecto del finiquito solicitado, éste no fue encontrado en el expediente de la citada causa ni en los archivos municipales. Este documento, a su juicio, sería inexistente, por lo que no se podría requerir su entrega, puesto que se estaría obligando a lo imposible. La inexistencia del finiquito, sería una omisión en que los funcionarios de la época lamentablemente habrían incurrido, para perjuicio de la reclamante. Sin embargo, esta no es la sede ni la oportunidad para discutir asuntos de orden laboral, sobre todo considerando el tiempo transcurrido; y el hecho que ya se ventiló un juicio laboral entre las partes sobre la materia, sobre la nulidad del despido, circunstancia que hace verosímil suponer que dicho finiquito, o nunca se extendió, o bien fue extendido, pero no fue firmado por la reclamante en señal de disconformidad, circunstancia que habría propiciado su extravío, y motivado la presentación de la demanda judicial. e) La Municipalidad no ha tenido el ánimo de negar información injustificadamente o dar respuestas evasivas a la reclamante; al contrario, se ha intentado colaborar con la solicitante. Esto por cuanto la denegación parcial de la solicitud de documentos, se debió a que estos fueron remitidos a otra entidad, con mucha anterioridad a la fecha del requerimiento de información, en un período Alcaldicio anterior, y por lo tanto, no se trata de una denegación injustificada o infundada. f) Por último, en lo relativo al descuento de las cuotas por préstamo que la reclamante solicitó a Caja de Compensación Los Andes en agosto del año 2000, esta se trata de una obligación legal, que afecta al empleador, establecida en el artículo 22 de la Ley N° 18.833, que regula las cajas de compensación, donde se consigna que el empleador deberá descontar las cuotas que correspondan a pagos a cajas de compensación por créditos sociales. Esta disposición, debe leerse en relación con el artículo 58 del Código del Trabajo. La reclamante firmó un mandato irrevocable, autorizando al empleador a hacer estos descuentos, antecedente que se acompaña al Consejo. Este documento se encuentra en poder del municipio, debido a que la solicitante lo entregó a la Municipalidad, al hacer presente, en reiteradas ocasiones, su molestia por estos descuentos, solicitando el cese de los mismos, a lo que no se pudo acceder, por tratarse de una obligación legal que no se puede desconocer. g) Agrega que “Solo para el caso que lo expresado en este escrito no baste para formar convicción en vuestro Honorable Consejo sobre las excusas legales y de hecho que presentamos, solicito otorgarnos una audiencia para acompañar los antecedentes del litigio que la reclamante sostuvo con la Ilustre Municipalidad de Coihueco, bajo N° de rol 13.313 del año 2001, en el 1° juzgado laboral de Chillán, archivado en el legajo N° 197 del Archivero Judicial de Chillán, a fin de acreditar la veracidad de lo que se señala en este escrito de descargos; sin perjuicio de lo que vuestro mejor criterio considere, tomando en cuenta que estos antecedentes constan en archivo público que la reclamante puede consultar por sus propios medios”. <h3> Y CONSIDERANDO:</h3> 1) Que, respecto de las solicitudes contenidas en los literales a), b) y e), del requerimiento de información, por las cuáles se requirió, respectivamente, copia del contrato, anexo, modificaciones al contrato, del año 1998, carta de despido y todos los antecedentes de la relación laboral de la requirente con la Municipalidad de Coihueco, cabe señalar, a modo de contexto, según lo indicado por la solicitante y por la Municipalidad reclamada, que doña Nancy Rosas mantuvo una relación laboral con la Municipalidad de Coihueco, desde el 2 de marzo de 1998 hasta el 1° de febrero de 2001, fecha en la cual fue cesada de sus funciones. De lo anterior, se concluye que lo requerido son antecedentes que han debido formar parte de la carpeta funcionaria de la requirente, y que dan cuenta del inicio de su vida funcionaria, esto es, su contrato, anexos y modificaciones al contrato celebradas entre la Municipalidad y la trabajadora, el documento en que consta su despido y todo otro antecedente que haya sido registrado y que haya tenido origen en el vínculo contractual que mantuvo la solicitante con la reclamada, durante el periodo ya referido. 2) Que, la Municipalidad de Coihueco señaló en su respuesta que tales antecedentes no obraban en su poder, atendido que la autoridad de la época entregó los documentos de la carpeta de personal de la solicitante, a un abogado que asumió la defensa de los intereses municipales, en un litigio laboral con la propia requirente de información. En sus descargos, señaló que funcionarios municipales concurrieron al Archivero Judicial de Chillán en busca del expediente en que se habrían agregado tales antecedentes, determinando que la carpeta funcionaria de la solicitante está agregada a la causa Rol N° 13.313 del año 2001, y se mantiene archivada en el Legajo N° 197. Incluso, tales funcionarios revisaron el expediente, verificando que constan los siguientes antecedentes relativos al historial funcionario de doña Nancy Rosas: Contrato de Trabajo, de 2 de marzo de 1998; Decreto Alcaldicio N° 508, de 3 de marzo de 1998, que aprueba contrato de trabajo, anexo de contrato de trabajo, de 1 de marzo de 1999; carta de despido y certificados de cotizaciones previsionales. 3) Que, en atención a las gestiones desplegadas por la Municipalidad de Coihueco, cabe concluir que la información no se encuentra en poder de ese municipio. De acuerdo a lo señalado en sus descargos, la documentación solicitada se encuentra en el Archivo Judicial, razón por la cual, la entrega de dicha información supone la realización de una gestión adicional de parte del órgano reclamado ante el Archivo Judicial, que escapa al ámbito del derecho de acceso a la información. En consecuencia, atendido que lo solicitado es información que no obra en poder del órgano reclamado, no es posible para la Municipalidad hacer entrega de documentación que no se posee, razón por la cual se rechazará el presente amparo. 4) Que, cabe señalar que con ocasión de sus descargos, el órgano reclamado realizó actividades a objeto de conseguir mayor información, precisando el Rol de la causa y el N° de legajo en que ésta se encuentra en el Archivo Judicial de Chillán. Por lo tanto, se comunicará dicha información a la requirente, debiendo ésta, para obtener copia de la información, concurrir al Archivo Judicial de Chillán y solicitar copia de la documentación. Atendido que dicha información se comunicó en esta sede, en virtud del principio de facilitación se remitirá a la solicitante, copia de los descargos. 5) Que no obstante lo anteriormente razonado, en esta materia cabe hacer presente a la reclamada que el Oficio Circular N° 28.704, de 1981, de la Contraloría General de la República, sobre Disposiciones y recomendaciones referentes a eliminación de Documentos, dispone en materia de documentos relativos a personal, que “Es de conveniencia mantener estos documentos indefinidamente, salvo que los antecedentes del caso se encuentren registrados en libros o tarjetas individuales, lo que permitiría prescindir de los documentos que daten de cinco años, conservándose sólo aquellos cuya información no se encuentre consignada en la forma enunciada”. Atendido lo anterior, se recomienda a la reclamada que, en lo sucesivo, conserve respaldo o copia de aquellos antecedentes que son acompañados a otros órganos, especialmente tratándose de la información funcionaria, a objeto de mantenerla en su poder y, de ese modo, permitir que se dé cumplimiento a lo dispuesto por el órgano contralor sobre la materia. 6) Que, en lo que atañe a la solicitud del literal c), la Municipalidad señaló en sus descargos que, buscada dicha información en sus archivos, el finiquito de la Sra. Rosas no se encontró en sus dependencias. Del mismo modo, revisado el legajo correspondiente en el archivero judicial, se advirtió que dicho documento no fue incorporado al expediente judicial tramitado con ocasión de la demanda laboral incoada por la solicitante de información. Lo anterior, en opinión de la Municipalidad reclamada, permite establecer que dicho finiquito no existe, pues no habría sido otorgado, lo que pudo deberse a una omisión de los funcionarios municipales de la época o bien, habría sido extendido, pero se habría extraviado, lo que pudo haber motivado la presentación de la demanda laboral de la solicitante. Al respecto, este Consejo ha resuelto, de manera uniforme, a partir de la decisión recaída en el amparo Rol C533-09, que la información cuya entrega puede ordenar debe estar contenida “en actos, resoluciones, actas, expedientes, contratos y acuerdos” o en un “formato o soporte” determinado, según dispone el inciso 2° del artículo 10 de la Ley de Transparencia, no pudiendo requerir al órgano la entrega de información que no existe ni obra en su poder. De este modo, en el presente caso, habiendo la reclamada señalado los motivos por los cuáles no fue habida la información requerida y no pudiendo demostrarse la existencia de la información solicitada, procede el rechazo del presente amparo. 7) Que, por la solicitud del literal d), se requirió “Certificado de cese de funciones (fechas)”, la Municipalidad de Coihueco entregó un certificado a la solicitante, otorgado el 5 de septiembre de 2013, en que consta el periodo en que ésta prestó funciones, fecha de inicio y término de la relación laboral y causal de término de ese vínculo. Al respecto, resulta pertinente hacer presente a la reclamada el razonamiento desarrollado por este Consejo a propósito de la decisión de reposición del amparo Rol C146-09 y en el amparo Rol C460-10, donde se estableció que “una cosa es declarar el acceso a una información y otra obligar a la reclamada a emitir uno de los certificados solicitados, no correspondiendo a este Consejo exigir la elaboración de estos últimos”. No obstante lo anterior, la municipalidad elaboró un certificado, el cual contiene la información solicitada por la reclamante. Atendido que consta que éste documento fue entregado a la solicitante, deberá rechazarse el amparo en este punto. 8) Que, en cuanto a lo señalado por la solicitante, en torno a los descuentos de que estaría siendo objeto, por un determinado préstamo, y las explicaciones otorgadas por el municipio, que explicarían dicha situación, según consta en la letra f) del numeral 5) de lo expositivo, cabe hacer presente que dicha materia escapa al ámbito de competencias de este Consejo, por lo que no cabe pronunciarse respecto a ello en esta sede. 9) Que, finalmente, respecto de la solicitud de audiencia solicitada por la Municipalidad en sus descargos, cabe desestimar la misma, por ser suficientes los antecedentes que este Consejo ha tenido a la vista para la adecuada resolución de este amparo. <h3> EL CONSEJO PARA LA TRANSPARENCIA, EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES QUE LE OTORGAN LOS ARTÍCULOS 24 Y SIGUIENTES Y 33 LETRA B) DE LA LEY DE TRANSPARENCIA, Y POR LA UNANIMIDAD DE SUS MIEMBROS PRESENTES, ACUERDA:</h3> I. Rechazar el amparo deducido por doña Nancy del Rosario Rosas Valenzuela, en contra de la Municipalidad de Coihueco, en virtud de los fundamentos expuestos precedentemente. II. Encomendar al Director General y al Director Jurídico de este Consejo, indistintamente, notificar la presente decisión a doña Nancy del Rosario Rosas Valenzuela y al Sr. Alcalde de la Municipalidad de Coihueco, remitiendo a la solicitante copia de los descargos. En contra de la presente decisión procede la interposición del reclamo de ilegalidad ante la Corte de Apelaciones del domicilio del reclamante en el plazo de 15 días corridos, contados desde la notificación de la resolución reclamada, de acuerdo a lo prescrito en el artículo 28 y siguientes de la Ley de Transparencia. Con todo, los órganos de la Administración del Estado no podrán intentar dicho reclamo en contra de la resolución del Consejo que otorgue el acceso a la información solicitada, cuando su denegación se hubiere fundado en la causal del artículo 21 N° 1 de la Ley de Transparencia. Además, no procederá el recurso de reposición establecido en el artículo 59 de la Ley Nº 19.880, según los fundamentos expresados por este Consejo en el acuerdo publicado en el Diario Oficial el 9 de junio de 2011. Pronunciada por el Consejo Directivo del Consejo para la Transparencia, integrado por los Consejeros doña Vivianne Blanlot Soza, don Alejandro Ferreiro Yazigi y don José Luis Santa María Zañartu. Se deja constancia que el Presidente del Consejo Directivo don Jorge Jaraquemada Roblero no concurre al presente acuerdo por no asistir a esta sesión.