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<strong>DECISIÓN AMPARO ROL C1108-14</strong></p>
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Entidad pública: Policía de Investigaciones de Chile</p>
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Requirente: Matías Rojas Medina</p>
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Ingreso Consejo: 04.06.2014</p>
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En sesión ordinaria N° 571 del Consejo Directivo, celebrada el 21 de noviembre de 2014, con arreglo a las disposiciones de la Ley de Transparencia de la Función Pública y de Acceso a la Información de la Administración del Estado, en adelante, Ley de Transparencia, aprobada por el artículo primero de la Ley N° 20.285 de 2008, el Consejo para la Transparencia, en adelante indistintamente el Consejo, ha adoptado la siguiente decisión respecto de la solicitud de amparo al derecho de acceso a la información Rol C1108-14.</p>
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VISTO:</h3>
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Los artículos 5°, inciso 2°, 8° y 19 N° 12 de la Constitución Política de la República; las disposiciones aplicables de la ley N° 20.285, sobre acceso a la información pública y de la ley N° 19.880 que establece bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado; lo previsto en el decreto con fuerza de ley N° 1/19.653, de 2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley N° 18.575, orgánica constitucional sobre bases generales de la Administración del Estado; y los decretos supremos N° 13, de 2009 y N° 20, de 2009, ambos del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que aprueban, respectivamente, el reglamento del artículo primero de la ley N° 20.285, en adelante e indistintamente, el Reglamento, y los Estatutos de Funcionamiento del Consejo para la Transparencia.</p>
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TENIENDO PRESENTE:</h3>
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1) SOLICITUD DE ACCESO: El 28 de abril de 2014, don Matías Rojas Medina solicitó a la Policía de Investigaciones de Chile "copia de todos los sumarios administrativos instruidos en contra del funcionario Sr. Nelson Lillo Merodio, durante su servicio activo en la PDI."</p>
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2) RESPUESTA: El 29 de mayo de 2014, la Policía de Investigaciones de Chile respondió a dicho requerimiento señalando, en síntesis, que:</p>
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a) La información solicitada corresponde a los siguientes expedientes: Sumario Administrativo N° 236, de 23 de diciembre de 1968, IV Prefectura de Santiago, que consta de 92 fojas; Sumario Administrativo N° 23, de 6 de febrero de 1971, Prefectura Provincial de Santiago, que consta de 133 fojas; Sumario Administrativo N° 209, de 26 de noviembre de 1974, Prefectura de Santiago, que consta de 126 fojas; Sumario Administrativo N° 130, de 04 de agosto de 1975, Prefectura de Santiago, que consta de 112 fojas; y, Sumario Administrativo N° 84, de 27 de junio de 1979, Subdirección Policial, que consta de 248 fojas.</p>
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b) La solicitud de acceso importa la reproducción de un total de 711 fojas y, además, la aplicación del principio de divisibilidad, todo lo cual implica distraer indebidamente a los funcionarios del cumplimiento regular de sus labores habituales, considerando que son dos funcionarias que en un régimen de media jornada gestionan las solicitudes a nivel nacional, configurándose con ello la causal de reserva del artículo 21 N° 1, letra c) de la Ley de Transparencia.</p>
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3) AMPARO: El 4 de junio de 2014, don Matías Rojas Medina dedujo amparo a su derecho de acceso a la información en contra del señalado órgano de la Administración del Estado, fundado en la respuesta negativa a su solicitud. Asimismo, requiere que este Consejo oficie a la PDI respecto del escaso personal que estaría destinando a su Oficina de Transparencia, y disponga, si lo estima conveniente, la instrucción de un Sumario Administrativo a través de la Contraloría General de la República.</p>
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4) DESCARGOS Y OBSERVACIONES DEL ORGANISMO: El Consejo Directivo de este Consejo acordó admitir a tramitación este amparo, trasladándolo al Sr. Director General de la Policía de Investigaciones de Chile, mediante Oficio N° 3.014 de 10 de junio de 2014, quien presentó sus descargos y observaciones, a través de Oficio N° 403 de la Jefatura Jurídica de la PDI, señalando, en síntesis que:</p>
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a) En el mes de mayo de 2014, comenzó a invocar por primera vez la causal de secreto o reserva contenida en el artículo 21 N° 1, letra c) de la Ley de Transparencia, por cuanto a la fecha en que se evacuó dicha respuesta, el peticionario ya llevaba un total de 40 solicitudes ingresadas, solicitando en todas ellas, un elevado número de actos administrativos de antigua data y ubicación, que en la práctica implicaba no sólo a los funcionarios de diversas reparticiones institucionales efectuar una búsqueda manual en los archivos existentes en las distintas unidades, y, posteriormente estudiar y analizar los antecedentes contenidos en ellas, aplicando la debida censura de aquellos datos de carácter personal y sensible respecto de los cuales el requirente de información no reunía la calidad de titular sobre los mismos.</p>
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b) Dada la extensión de los antecedentes requeridos en cada una de sus peticiones, en cuya búsqueda normalmente esa Institución debe prorrogar el plazo para evacuar respuesta, todo con la finalidad de reunir cada uno de los antecedentes solicitados, implica para aquellos funcionarios que participan en este proceso de búsqueda, desplegar recursos humanos tendientes a ubicar la información solicitada, teniendo en consideración que requiere documentos de antigua data y ubicación resulta dificultosa, toda vez que la gran parte de sus archivos institucionales no se mantienen digitalizados, sino por el contrario, en soporte papel. Aduce, además que no posee de manera centralizada un archivo único donde se almacenen todos los actos administrativos y demás documentos que hubieren sido emitidos por autoridades de ese servicio, sino por el contrario, cada región policial mantiene, archiva y custodia en sus dependencias los archivos que hubieren sido dictados por funcionarios de su región, por lo que la búsqueda de la información solicitada se encuentra condicionada a que los encargados de archivos regionales la localicen y entreguen posteriormente a los funcionarios de esta Sección, quienes una vez recibidos aquellos documentos, analizan y determinan si procede o no su entrega.</p>
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c) Dada la naturaleza de los requerimientos constantes presentados por este mismo peticionario, sus peticiones no se traducen en la entrega de información estadística o de análisis criminal -que sí se encuentra sistematizada-, sino por el contrario, la información solicitada dice relación con el desempeño y evaluación de los funcionarios institucionales que hubieren obtenido durante sus años de servicios.</p>
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d) El reclamante solicita de manera permanente y continua la reproducción de múltiples carpetas de antecedentes individuales de diversos funcionarios, que para el caso de un funcionario de grado Subcomisario, con 15 años de servicios en la Institución, normalmente por una cantidad promedio de 150 fojas, pudiendo en algunos casos ser mayor a la indicada. La reproducción y posterior censura resulta dificultosa y exhaustiva en consideración a la cantidad de fojas que deben ser analizadas y revisadas de manera manual por los integrantes de esta Sección, trabajo que requiere de una dedicación de tiempo mayor al horario laboral de los funcionarios que desempeñan funciones en esta Sección, situación de hecho que en la práctica ocurre, por cuanto ese trabajo se efectúa incluso fuera de la jornada de trabajo, sin embargo estos esfuerzos resultan infructuosos, si se considera que mientras se gestionan estos requerimientos el peticionario ya ha presentado nuevas solicitudes de información a la Institución, solicitando como es habitual un elevado número de actos administrativos, situación que en la práctica conllevaría a la imposibilidad de cumplir con la entrega oportuna de información solicitada, si se considera que el órgano requerido sólo cuenta con un plazo de hasta 20 días hábiles para efectuar su entrega, contados desde la fecha en que efectuó el depósito de dinero respectivo.</p>
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e) La solicitud que dio origen al presente amparo importa la reproducción íntegra de 5 sumarios administrativos, que abarcan una extensión de 711 fojas, cuyas hojas se encuentran foliadas y encuadernadas con pegamento, unidas a una misma base, tal como ocurre con los expedientes judiciales, no pudiendo ser desagregadas o separadas para facilitar su reproducción, por lo que el respectivo tomo (el cual normalmente puede contener una cantidad superior a 100 fojas), debe ser fotocopiado de manera individual y hoja por hoja cada uno de los antecedentes que forman parte de ella, incluido el reverso de la foja, sin existir la posibilidad de dar una orden de reproducción automática de todos esos documentos, por cuanto aquellos no se encuentran sueltos. En razón a lo anterior, la reproducción y posterior aplicación del principio de divisibilidad de los 5 sumarios administrativos que se instruyeron en contra el señor Nelson Lillo Merodio, no alcanzan a ser gestionadas dentro del plazo otorgado por ley para su entrega, en caso de depositar el requirente el valor por su reproducción, por cuanto si se efectúa esta labor, no se podrían tramitar el resto de las peticiones que ese mes presentó el peticionario y menos aún se podría destinar tiempo en resolver las demás peticiones que esa Sección recibe a diario y a nivel nacional durante cada mes.</p>
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f) Abocarse de manera exclusiva y durante algunos días para gestionar los requerimientos del reclamante, implicaría el riesgo probable y cierto de no cumplir en otras solicitudes de información provenientes del mismo peticionario, situación que le expone a eventuales amparos ante este Consejo, circunstancia que hizo invocar por primera vez y a partir de esa fecha la causal de reserva antes mencionada, atendida la extensión de antecedentes contantes y permanentes efectuadas por la misma persona, las cuales han ido aumentando con el transcurso del tiempo.</p>
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g) En cuanto a las solicitudes presentadas por el reclamante señala que el día 5 de abril de 2014 presentó cuatro requerimientos, luego habiendo transcurrido sólo dos días hábiles, presentó otras dos solicitudes y, enseguida, habiendo transcurrido cuatro días hábiles, a partir del día 16 de abril del mismo año, ingresó una solicitud de acceso por día, salvo el 17 de abril de 2014. Posteriormente, los días 24 y 28 de abril presentó nuevamente y de manera simultánea dos solicitudes de información, todo lo cual significó que sólo en el mes de abril de 2014, el reclamante ingresó 15 solicitudes de acceso.</p>
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h) A su turno, en el mes de mayo de 2014, el solicitante ingresó un total de 12 de solicitudes de acceso a la información distribuidas del modo siguiente: 2 de mayo (1), 13 de mayo (2), 14 de mayo (2), 17 de mayo (1), 22 de mayo (3), 24 de mayo (2), y 31 de mayo (1). Los antecedentes requeridos, en su gran mayoría, no constan en archivos automatizados de información, sino por el contrario, en archivos físicos y en soporte papel que deben ser revisados manualmente por funcionarios de diversas reparticiones institucionales.</p>
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i) En razón a lo expuesto precedentemente, y considerando los constantes y permanentes requerimiento de información provenientes de la misma persona, en las cuales requiere un elevado número de actos administrativos, entre otros antecedentes e informaciones, debió invocar la causal de secreto o reserva contenida en el artículo 21 N° 1, letra c) de la Ley de Transparencia, por cuanto satisfacer el presente requerimiento de información implicaba en la práctica, la imposibilidad de gestionar el resto de las otras múltiples peticiones de información efectuadas por el mismo solicitante, lo cual podía alterar el funcionamiento normal y regular de las funciones que desempeñan los integrantes de ese servicio, arriesgando de manera cierta y probable la gestión y tramitación del resto de las peticiones de información que formularon peticionarios durante abril y mayo del presente año, las cuales ascendieron a un total de 156 y 117 solicitudes.</p>
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Y CONSIDERANDO:</h3>
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1) Que, conforme a lo establecido en el artículo 21 N° 1, literal c), de la Ley de Transparencia, se podrá denegar el acceso a la información cuando su comunicación afecte el debido cumplimiento de las funciones del órgano, particularmente, tratándose de requerimientos de carácter genéricos, referidos a un elevado número de actos administrativos o sus antecedentes, o cuya atención requiera distraer indebidamente a los funcionarios del cumplimiento regular de sus labores habituales. Al respecto, el Reglamento de la citada Ley, al precisar los supuestos de dicha causal, señala en su artículo 7° N° 1, literal c), inciso tercero, que "se considerará que un requerimiento distrae indebidamente a los funcionarios cuando sus satisfacción requiera por parte de estos, la utilización de un tiempo excesivo, considerando su jornada de trabajo o un alejamiento de sus funciones habituales".</p>
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2) Que, por su parte, y de acuerdo a los criterios conforme a los cuales ha venido razonando este Consejo a partir de su decisión Rol C1186-11, el conjunto de requerimientos de información interpuestos por una misma persona, ante un mismo órgano de la Administración del Estado, en un período acotado de tiempo, puede justificar la concurrencia de la hipótesis de distracción indebida de los funcionarios de dicho órgano, respecto del cumplimiento regular de sus funciones, recogidas en el artículo 21 N° 1, literal c), de la Ley de Transparencia, cuando se acredite que su atención agregada implica para tales funcionarios la utilización de un tiempo excesivo, considerando los recursos institucionales que deben destinarse, razonable y prudencialmente, a la atención de los requerimientos generados por la Ley de Transparencia, interrumpiendo, de esta forma, la atención de las otras funciones públicas que el servicio debe desarrollar o exigiendo una dedicación desproporcionada a esa persona en desmedro de la que se destina a la atención de las demás personas, implicando, todo ello, una carga especialmente gravosa para el organismo, en términos de la causal de secreto o reserva antes señalada. En este sentido, se debe tener presente que, acorde con lo dispuesto en el artículo 3° de la Ley N° 18.575, los órganos de la Administración del Estado se encuentran sujetos al deber de atender las necesidades públicas en forma continua y permanente, debiendo observar, entre otros, los principios de eficiencia y eficacia.</p>
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3) Que la Policía de Investigaciones de Chile ha fundado la causal invocada en el hecho de que la atención de la solicitud de acceso que motivó el presente amparo conjuntamente con otras múltiples solicitudes formuladas por el solicitante en la misma época, requerirían distraer indebidamente a sus funcionarios del cumplimiento regular de sus labores habituales. En efecto, dicho órgano ha hecho alusión a la cantidad de solicitudes formuladas por éste en un determinado espacio de tiempo, precisando que sólo en el mes de abril de 2014 el reclamante presentó quince solicitudes de información, en tanto en el mes de mayo del mismo año, ingresó doce requerimientos de acceso, agregando que éstas no constan en archivos automatizados de información, sino en archivos físicos y en soporte papel que deben ser revisados manualmente por funcionarios de diversas reparticiones institucionales.</p>
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4) Que la solicitud de acceso que dio origen al presente amparo fue ingresada con fecha 29 de abril de 2014, esto es dentro del plazo de 20 días hábiles que tenía la reclamada -conforme con el artículo 14 de la Ley de Transparencia- para dar respuesta a cuatro solicitudes formuladas por el peticionario el día 5 de abril del mismo año así como también a los restantes requerimientos deducidos por éste en dicho mes cuyo número total según se señalara precedentemente asciende a 15 solicitudes. Del mismo modo, cabe consignar que durante el transcurso del plazo legal que la PDI tenía para dar respuesta a la solicitud en análisis, el reclamante ingresó otras doce sucesivas solicitudes de información durante el mes de mayo. Por lo tanto, atendida la proximidad temporal entre la solicitud objeto del presente amparo y las demás a que se ha hecho alusión, cabe concluir que el órgano reclamado, para contestar dentro del plazo legal las citadas solicitudes, debió tratar éstas, prácticamente, de manera simultánea. Dicha circunstancia, implica que, aun cuando alguna de dichas solicitudes de acceso individualmente considerada, eventualmente, pueda no tener la entidad suficiente para generar la distracción alegada, para la adecuada ponderación de la causal de reserva alegada, debe atenderse al hecho de que aquéllas se encuentran insertas en un contexto de múltiples requerimientos de distinto tenor y extensión, con plazos de respuesta cuyo vencimiento se produce de manera coetánea.</p>
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5) Que, por su parte, analizado el contenido de la solicitud objeto del presente amparo, conjuntamente con las demás ingresadas por el solicitante en el mismo período, se advierte que éstas se refieren a materias de diversa índole (copia de documentos de distinta naturaleza -investigaciones internas, sumarios administrativos, hojas de vida, cuentas escritas, declaraciones de intereses y patrimonio, -pronunciamientos sobre distintas materias, identificación de funcionarios en relación con las materias que indica en orden cronológico, entre otras). En consecuencia, debe concluirse que la atención agregada de estos requerimientos, la búsqueda de la totalidad de la información solicitada, su calificación jurídica a fin de verificar la procedencia de alguna causal legal de secreto o reserva, la eventual tacha de datos personales en aplicación de la Ley N° 19.628, así como la definición de los costos de reproducción, obligaría al organismo a destinar un tiempo excesivo de la jornada de sus funcionarios a la atención de estos requerimientos, exigiendo una dedicación desproporcionada a la atención de los requerimientos del reclamante.</p>
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6) Que, en consecuencia, la ponderación de la disposición de reserva invocada respecto de los requerimientos objeto del presente amparo, lleva a concluir que su atención configura la distracción alegada, establecida en el artículo 21, N° 1, letra c), de la Ley de Transparencia, por lo que se rechazarán los amparos en análisis.</p>
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7) Que, por último, respecto de la solicitud del reclamante para que este Consejo oficie a la reclamada debido al número de funcionarios con que cuenta para atender solicitudes de acceso a la información, cabe hacer presente que dicha materia es un asunto de mérito que debe ser ponderado por la autoridad competente, en la especie, la Policía de Investigaciones de Chile. Del mismo modo, cabe rechazar el requerimiento del peticionario en cuanto a incoar un sumario administrativo, por cuanto, en la especie, no se han configurado los supuestos de hecho que ameriten la instrucción de un procedimiento disciplinario destinado a aplicar alguna de las sanciones establecidas en el Título VI de la Ley de Transparencia.</p>
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EL CONSEJO PARA LA TRANSPARENCIA, EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES QUE LE OTORGAN LOS ARTÍCULOS 24 Y SIGUIENTES Y 33 LETRA B) DE LA LEY DE TRANSPARENCIA, Y POR LA UNANIMIDAD DE SUS MIEMBROS PRESENTES, ACUERDA:</h3>
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I. Rechazar el amparo deducido por don Matías Rojas Medina, en contra de la Policía de Investigaciones de Chile, en virtud de los fundamentos expuestos precedentemente.</p>
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II. Encomendar al Director General y al Director Jurídico de este Consejo, indistintamente, notificar la presente decisión a don Matías Rojas Medina, y al Sr. Director General de la Policía de Investigaciones de Chile.</p>
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En contra de la presente decisión procede la interposición del reclamo de ilegalidad ante la Corte de Apelaciones del domicilio del reclamante en el plazo de 15 días corridos, contados desde la notificación de la resolución reclamada, de acuerdo a lo prescrito en el artículo 28 y siguientes de la Ley de Transparencia. Con todo, los órganos de la Administración del Estado no podrán intentar dicho reclamo en contra de la resolución del Consejo que otorgue el acceso a la información solicitada, cuando su denegación se hubiere fundado en la causal del artículo 21 N° 1 de la Ley de Transparencia. Además, no procederá el recurso de reposición establecido en el artículo 59 de la Ley N° 19.880, según los fundamentos expresados por este Consejo en el acuerdo publicado en el Diario Oficial el 9 de junio de 2011.</p>
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Pronunciada por el Consejo Directivo del Consejo para la Transparencia, integrado por su Presidenta doña Vivianne Blanlot Soza y los Consejeros don Marcelo Drago Aguirre, don Jorge Jaraquemada Roblero y don José Luis Santa María Zañartu.</p>
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Por orden del Consejo Directivo, certifica el Director Jurídico del Consejo para la Transparencia don Rubén Burgos Acuña.</p>
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