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Víctor Polidors Inodors con MUNICIPALIDAD DE CHIMBARONGO Rol: C2102-17

Consejo para la Transparencia, 18/10/2017

Se dedujo amparo en contra de la Municipalidad de Chimbarongo, fundado en la respuesta negativa a una solicitud de información realizada en los siguientes términos: "Necesito copia de todas las actas de las sesiones de concejo municipal de los años 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014, 2015, 2016, hasta mayo de 2017 inclusive. Se encuentren aprobadas o no, las necesito todas". El Consejo acoge el amparo, toda vez que no se acreditó de manera suficiente la causal de reserva invocada. En efecto, el trabajo de fotocopiado y escaneado, involucran el mismo despliegue de trabajo, bajo la lógica de que ambos procesos implican abrir los libros para que sus respectivas páginas sean capturadas por el lector de la máquina respectiva. De ahí que, no resulta plausible que respecto a las actas requeridas, el municipio pueda y esté dispuesto a fotocopiarlas -en la misma máquina- pero no se encuentre en condiciones de escanearlas, teniendo el órgano la impresora multifuncional necesaria para llevar a cabo dicha tarea.


Tipo de solicitud y resultado:

  • Requiere entrega

Tipo caso:

  • Amparo


Descriptores analíticos:

Tema Otros, especificar
Materia Funciones y actividades propias del órgano
Tipo de Documento Documentos Oficiales.Documentos 


Consejeros:

  • José Luis Santa María Zañartu (Unánime), Presidente
  • Jorge Jaraquemada Roblero (Unánime)
  • Marcelo Drago Aguirre (Unánime)
  • Vivianne Blanlot Soza (Unánime)

Texto completo:

DECISIÓN AMPARO ROL C2102-17

Entidad pública: Municipalidad de Chimbarongo.

Requirente: Víctor Polidors Inodors.

Ingreso Consejo: 19.06.2017.

En sesión ordinaria N° 838 del Consejo Directivo, celebrada el 18 de octubre de 2017, con arreglo a las disposiciones de la Ley de Transparencia de la Función Pública y de Acceso a la Información de la Administración del Estado, en adelante, Ley de Transparencia, aprobada por el artículo primero de la ley N° 20.285 de 2008, el Consejo para la Transparencia, en adelante indistintamente el Consejo, ha adoptado la siguiente decisión respecto del amparo rol C2102-17.

VISTO:

Los artículos 5°, inciso 2°, 8° y 19 N° 12 de la Constitución Política de la República; las disposiciones aplicables de la ley N° 20.285, sobre acceso a la información pública y de la ley N° 19.880 que establece bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado; lo previsto en el decreto con fuerza de ley N° 1/19.653, de 2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley N° 18.575, orgánica constitucional sobre bases generales de la Administración del Estado; y los decretos supremos N° 13, de 2009 y N° 20, de 2009, ambos del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que aprueban, respectivamente, el reglamento del artículo primero de la ley N° 20.285, en adelante e indistintamente, el Reglamento, y los Estatutos de Funcionamiento del Consejo para la Transparencia.

TENIENDO PRESENTE:

1) SOLICITUD DE ACCESO: El 30 de mayo de 2017, don Víctor Polidors Inodors, solicitó a la Municipalidad de Chimbarongo -en adelante e indistintamente municipio o municipalidad-, la siguiente información: "Necesito copia de todas las actas de las sesiones de concejo municipal de los años 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014, 2015, 2016, hasta mayo de 2017 inclusive. Se encuentren aprobadas o no, las necesito todas".

2) RESPUESTA: Por medio de ordinario N° 451, de fecha 7 de junio de 2017, el órgano en resumen, entregó las actas desde los años 2009 a 2017, por medio de enlaces de internet que indicó al efecto.

Luego, en lo que atañe a las actas de los años 2000 a 2008, se informó que se encuentran disponibles en formato papel, las que estarán a disposición del solicitante, previo pago del costo directo de reproducción, cuyo valor por hoja simple es de 0,10% de una UTM, de acuerdo a lo establecido en el decreto municipal N° 4.333 de 30 de diciembre de 2016. El costo de reproducción de dichas actas asciende a $39.292, valor de UTM al día 7 de junio de 2017.

Finalmente, en cuanto a las actas que aún no han sido aprobadas, acorde a lo establecido en el artículo 84, inciso 5°, de la ley N° 18.695, "las actas del consejo se harán públicas una vez aprobadas (...). La publicación se hará mediante los sistemas electrónicos o digitales que disponga la Municipalidad".

3) AMPARO: El 19 de junio de 2017, el solicitante dedujo amparo a su derecho de acceso a la información en contra del referido órgano de la Administración del Estado, fundado en la respuesta negativa a la solicitud de información.

4) ACLARACIÓN DE AMPARO: Por medio de oficio N° E1714, de fecha 4 de julio de 2017, se le requirió al reclamante, en resumen, que aclarara si reclama por la denegación de las actas de concejo no aprobadas o si además se extiende a parte de la información a la cual la municipalidad recurrida accedió a su entrega.

Luego, el reclamante por medio de correo electrónico de fecha 6 de julio de 2017, precisó lo siguiente:

a) "Reclamo por la denegación de las actas de concejo no aprobadas.

b) Al mismo tiempo y además reclamo por la información a la cual la municipalidad recurrida accedió a su entrega, pero que me está cobrando por su reproducción. Yo pedí la información en formato digital, no la quiero en papel, por lo tanto, no existe ningún costo de reproducción. Asimismo, un decreto alcaldicio no puede vulnerar la ley de transparencia, no puede usarse como escudo para denegar información, como tampoco pueden cobrarme por escáner documentos.

c) Por otro lado, reclamo también por los costos de reproducción informados, ya que soy humilde y no tengo esa plata. Declaro expresamente que no he pagado los derechos municipales, ya que el decreto municipal N° 4.333 de fecha 30/12/2016 es inconstitucional, ya que por medio de él se quiere vulnerar el Acceso a la Información Pública que consagra la Ley de Transparencia".

5) DESCARGOS Y OBSERVACIONES DEL ORGANISMO: El Consejo Directivo de esta Corporación acordó admitir a tramitación este amparo, confiriendo traslado al Sr. Alcalde de la Municipalidad de Chimbarongo, mediante oficio N° E1806, de fecha 11 de julio de 2017.

Posteriormente, el órgano por medio de oficio N° 569, de fecha 26 de julio de 2017, en síntesis, indicó lo siguiente:

a) Parte de la información solicitada, específicamente la relativa a las actas de los años 2000 a 2008, no pudo ser aportada, ello debido a que hasta antes de la entrada en vigencia de la Ley de Transparencia, el registro de las actas de Concejo se hacía a través de su adhesión a las hojas de un libro, conformando así, y de acuerdo al año, una serie de tomos de gran peso y tamaño, situación que tornó imposible su digitalización con los equipos que dispone la municipalidad, y más aún, y en consideración igualmente de su peso, se correría el evidente riesgo de causar algún tipo de lesión o daño físico al funcionario(a) que lo intentare, situación por la cual lamentablemente no se pudo entregar esa parte de la información al solicitante en el formato requerido.

b) No obstante lo anterior, el municipio otorga todas las facilidades para que el solicitante pueda revisar los libros de las actas por cuenta propia, los que se encuentran a su completa disposición en dependencias de la municipalidad, ofreciéndole incluso, facilidades con su traslado dentro de la región, sin existir necesidad por ello, de tener que aplicar lo dispuesto en la instrucción general N° 6 del Consejo para la Transparencia.

c) Se adjuntan fotografías de los libros de las actas, las que dan cuenta de sus tamaños y dimensiones.

6) GESTIÓN OFICIOSA: Mediante correo electrónico, de fecha 8 de septiembre de 2017, este Consejo, en virtud de lo dispuesto en el artículo 34, de la Ley de Transparencia, se indicó al órgano que si bien se señala en la respuesta que se pueden fotocopiar las actas, posteriormente, con ocasión de los descargos, se indica que existe una imposibilidad de escanearlas por cuanto aquellas están adheridas a un libro de gran peso y tamaño.

Por lo tanto, se le consultó por las razones que permitirían fotocopiar las actas solicitadas pero no escanearlas, bajo la lógica de que ambos procesos implican abrir los libros para que sus respectivas páginas sean capturadas por el lector de la máquina respectiva.

Posteriormente, por medio de correo electrónico de fecha 13 de septiembre de 2017, el órgano señaló en resumen, que es de suma dificultad el poder traspasar la información en un formato compatible con el solicitado. Ante esa eventualidad, es más factible para el municipio fotocopiar los libros de actas, y en tal caso la única opción sería el solicitar apoyo de su auxiliar de servicios menores, el que cuenta con horario diferido, y que tiene conocimiento para manejar la impresora para fotocopiar. Sin embargo, este auxiliar no fue capacitado en manejo de escáner, cuyo sistema además implica uso y manejo computacional, puesto que dicho funcionario no cuenta con computador asignado.

Por otra parte, en las instalaciones de secretaría municipal, se cuenta sólo con una impresora multifuncional, la que es compartida con otras unidades y direcciones. Además, no se podría destinar ninguna de dichas unidades a otra actividad que no sea la propia, porque de lo contrario, implicaría distraer a los funcionarios del cumplimiento regular de sus labores habituales, de acuerdo al artículo 21 N° 1, letra c), de la ley N° 20.285.

Para lo anterior, se adjunta informe técnico de la unidad de informática, que refiere en resumen, que la impresora multifuncional con la que cuentan, se encuentra asociada a 9 trabajadores, señalando además que no está diseñada para gran volumen de escaneo o copiado, lo que incluye calentamiento de fusor.

Posteriormente, por medio de correo electrónico de fecha 3 de octubre de 2017, el órgano indicó que no hay costo monetario directo asociado al escaneo de documentos. Además, no es posible contar con apoyo de los auxiliares de servicio en esta función, por lo que deberá realizarla la encargada de transparencia, lo que implicaría distraerla de sus funciones y del cumplimiento regular de sus labores habituales, de acuerdo al artículo 21 N° 1, letra c), de la ley N° 20.285.

Y CONSIDERANDO:

1) Que, el presente amparo, de conformidad a lo expuesto por el reclamante en el numeral 4°, de lo expositivo, tiene por objeto lo siguiente:

a) La falta de entrega de las actas de concejo no aprobadas.

b) Las actas de los años 2000 a 2008, se pretende entregar en formato papel y no en formato digital, como fue requerido.

c) Reclamar por los costos de reproducción informados.

2) Que, en lo que concierne a la entrega de las actas de concejo no aprobadas, el órgano denegó su entrega indicando que el artículo 84, inciso 5°, de la ley N° 18.695, refiere que: "las actas del consejo se harán públicas una vez aprobadas (...). La publicación se hará mediante los sistemas electrónicos o digitales que disponga la Municipalidad". Al efecto, se debe señalar que dicha norma no establece un régimen de secreto o reserva de las actas no aprobadas, sino simplemente establece el requisito para que las actas sean publicadas en los sistemas electrónicos o digitales que disponga la municipalidad -esto es, que sean aprobadas-. Lo anterior se colige a partir del texto de la ley que señala que "se harán públicas" -y no "serán públicas"-, de lo cual necesariamente se debe concluir que las actas requeridas son públicas, independiente si se encuentren publicadas o no, puesto que aquellas constituyen actos de la Administración de Estado, respecto de los cuales, la Constitución Política de la República, dispone que: "Son públicos los actos y resoluciones de los órganos del Estado, así como sus fundamentos y los procedimientos que utilicen". Lo anterior se refuerza por el hecho de que el mismo artículo 84 inciso 4°, de la citada ley, dispone que: "Las sesiones del concejo serán públicas", de lo cual se sigue que si las sesiones son públicas, con mayor razón las actas que den cuenta de su desarrollo.

3) Que, asimismo, respecto de la falta de validación o aprobación de la información requerida, éste Consejo ya se ha pronunciado reiteradamente respecto de dicha alegación, en las decisiones de amparo roles C544-13, C1202-13, y C1422-14, entre otras, indicando que dicha circunstancia no puede constituir un motivo plausible para denegar lo solicitado, por cuanto tal restricción, por su sola concurrencia, no convierte en reservada la información que se ha pedido. En este sentido, si la información solicitada se encuentra en proceso de validación, procedería que este órgano, al momento de hacer entrega de la misma, si lo estima necesario o conveniente, advierta al requirente de la falta de validez. A mayor abundamiento, resulta pertinente traer a la vista lo razonado por esta Corporación en la decisión Rol C1422-12, en orden a que "el derecho de acceso a la información pública consagrado en la Ley de Transparencia se extiende, en un sentido general, tanto a la documentación oficial como a la no oficial, que obre en poder de la Administración del Estado, toda vez que dicho cuerpo legal no la limita a la puramente oficial, no contemplando, por ende, dicha diferenciación. En efecto, la fórmula de publicidad que contempla el artículo 5° de la Ley de Transparencia no sólo comprende los actos o resoluciones de los órganos del Estado, sus fundamentos, los documentos que les sirvan de sustento o complemento directo o esencial y los procedimientos que se utilicen para su dictación, sino también se extiende, en conformidad a lo dispuesto en el inciso segundo de la norma, a "...la información elaborada con presupuesto público y toda otra información que obre en poder de los órganos de la Administración, cualquiera sea su formato, soporte, fecha de creación, origen, clasificación o procesamiento (...)", a menos que concurran las excepciones legales" (énfasis agregado).

4) Que, por lo anteriormente expuesto, y especialmente, no habiéndose fundado la denegación de la entrega de la información requerida en alguna de las causales de secreto o reserva establecidas en la Ley de Transparencia, es que se acogerá el amparo en esta parte, ordenándose la entrega de las actas no aprobadas o, en el evento de no obrar en poder del órgano la información requerida, se deberá acreditar esta circunstancia de conformidad al punto 2.3 de la instrucción general N° 10 de este Consejo, comunicando dicha situación al solicitante y a esta Corporación.

5) Que, respecto a las actas de los años 2000 a 2008, el órgano señaló que podía entregarlas fotocopiadas, pero no en formato digital tal como fue requerido, hecho que fue reclamado por el solicitante. Para fundar lo anterior, el órgano señaló que el registro de las actas de concejo de dicha época se hacía a través de su adhesión a las hojas de un libro, conformando una serie de tomos de gran peso y tamaño, situación que tornó imposible su digitalización con los equipos que dispone la municipalidad, y más aún, y en consideración igualmente de su peso, se correría el evidente riesgo de causar algún tipo de lesión o daño físico al funcionario. A su turno, señaló que entregar lo requerido en el formato señalado, configuraría la causal de reserva del artículo 21 N° 1, letra c), de la Ley de Transparencia, por los fundamentos anotados en el numeral 6°, de lo expositivo.

6) Que, se debe señalar que respecto a dicha causal, su configuración debe someterse al examen de determinados criterios objetivos, que hagan suficientemente plausible su aplicación para el caso concreto, teniendo como marco referencial, la descripción normativa referida a la afectación al debido cumplimiento de las funciones el órgano, teniendo presente que no podría alegarse como gravamen el propio cumplimiento de las obligaciones de transparencia que emanan de la Constitución Política, en cuanto base de la institucionalidad, y de la propia de Ley de Transparencia.

7) Que este Consejo estima como elementos para la ponderación de esta causal los siguientes: a) tipo de información, distinguiendo si esta se encuentra en formato digital o físico tradicional; b) disponibilidad de la información de forma permanente al público, tratándose de aquella que debe publicarse en los sitios web de los órganos requeridos, conforme lo establecido en el artículo 7° de la Ley de Transparencia; c) ubicación material de lo solicitado, sea en las dependencias del órgano reclamado, o bien, en lugares especialmente destinados para el archivo y resguardo de la información requerida, circunstancia que debe acreditarse detallada y suficientemente, tanto desde el punto de vista geográfico como de desde la perspectiva del acceso directo e inmediato a dichas dependencias; d) medida de tiempo que comprende la solicitud de información, la que puede referirse a días, semanas, meses o años; e) número de documentos que han sido requeridos, lo que debe ser explicitado suficientemente por el órgano requerido; y f) funcionarios encargados de la búsqueda, recopilación y entrega de la información pedida y horas hombre destinadas especialmente a dichos efectos.

8) Que, asimismo, la jurisprudencia de este Consejo ha establecido que ésta sólo puede configurarse en la medida que los esfuerzos que supone la búsqueda o eventualmente la sistematización y posterior entrega de lo pedido demanden esfuerzos de tal entidad, que entorpezcan el normal o debido funcionamiento del organismo. Resumiendo este criterio, la decisión de amparo Rol C377-13, razonó que "la causal en comento depende ya no tanto de la naturaleza de lo pedido, sino más bien de cada situación de hecho en términos de los esfuerzos desproporcionados que involucraría entregar lo solicitado". Por ende, la configuración de la causal supone una ponderación de hecho sobre los aspectos que configuran tales esfuerzos, entre ellos el volumen de información, relación entre funcionarios y tareas, tiempo estimado, entre otras, circunstancias que se estima no concurren en la especie.

9) Que, en dicho contexto, cabe tener presente lo señalado por la Excma. Corte Suprema, en su sentencia recaída en el recurso de queja Rol N° 6663-2012, de 17 de enero de 2013, en orden a que "la reserva basada en el debido ejercicio de las funciones del órgano deberá explicarse pormenorizadamente y probarse de modo fehaciente de qué manera el control ciudadano reflejado en la solicitud de acceso podría afectar el debido cumplimiento de las funciones (...), mencionarse las atribuciones precisas que la revelación de la información le impediría o entorpecería de cumplir debidamente (...), sin que basten para estos efectos meras invocaciones generales". En la especie, a juicio de este Consejo, éste no ha sido el estándar demostrado por el órgano reclamado.

10) Que, de acuerdo a lo anterior, y analizando las alegaciones del órgano, se advierte que sus fundamentos, precisamente, constituyen invocaciones que no resultan suficientes para acreditar ante este Consejo, el supuesto establecido en el artículo 21 N° 1, letra c), de la Ley de Transparencia. En efecto, a juicio de esta Corporación, en este caso en particular, el trabajo de fotocopiado y escaneado, involucran el mismo despliegue de trabajo, bajo la lógica de que ambos procesos implican abrir los libros para que sus respectivas páginas sean capturadas por el lector de la máquina respectiva. De ahí que, no resulta plausible que respecto a las actas requeridas, el municipio pueda y esté dispuesto a fotocopiarlas -en la misma máquina- pero no se encuentre en condiciones de escanearlas, teniendo el órgano la impresora multifuncional necesaria para llevar a cabo dicha tarea. Asimismo, se desestimará, por contradictoria, la alegación del órgano anotada en gestión oficiosa, contenida en el numeral 6°, de lo expositivo, que señala que entregar lo requerido escaneado o copiado implicaría un calentamiento de fusor de la impresora, ya que si así fuera, no habría ofrecido al requirente en un primer momento las actas fotocopiadas, las que se realizan en la misma impresora multifuncional -según se extrae del numeral 6°, de lo expositivo-. Además, se desestimará la alegación del municipio consistente en que el auxiliar que debería escanear no fue capacitado en manejo de escáner, por cuanto, aquello deviene en que el órgano nunca podría entregar información en forma digitalizada.

11) Que, teniendo en cuenta lo anterior, se debe tener presente lo expuesto en el artículo 17 inciso 1°, de la Ley de Transparencia, que dispone que: "La información solicitada se entregará en la forma y por el medio que el requirente haya señalado, siempre que ello no importe un costo excesivo o un gasto no previsto en el presupuesto institucional, casos en que la entrega se hará en la forma y a través de los medios disponibles". En este caso, el requirente solicitó las actas en formato digital, reconociendo el órgano que no hay costo monetario directo asociado al escaneo de documentos. De este modo, al no concurrir los requisitos expuestos en la norma anotada precedentemente, para entregar la información en una forma distinta a la requerida, y no habiéndose configurado la distracción indebida alegada, este Consejo, acogerá el amparo en esta parte, ordenándose al órgano hacer entrega de las referidas actas en formato digital.

12) Que, finalmente, debido a que se ordenará al municipio hacer entrega digital de las referidas actas, este Consejo no se pronunciará por el reclamo del solicitante referente a los costos de reproducción informados, por resultar inoficioso, en la medida que dicha alegación decía relación con la entrega de la información fotocopiada.

EL CONSEJO PARA LA TRANSPARENCIA, EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES QUE LE OTORGAN LOS ARTÍCULOS 24 Y SIGUIENTES Y 33 LETRA B) DE LA LEY DE TRANSPARENCIA, Y POR LA UNANIMIDAD DE SUS MIEMBROS PRESENTES, ACUERDA:

EL CONSEJO PARA LA TRANSPARENCIA, EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES QUE LE OTORGAN LOS ARTÍCULOS 24 Y SIGUIENTES Y 33 LETRA B) DE LA LEY DE TRANSPARENCIA, Y POR LA UNANIMIDAD DE SUS MIEMBROS PRESENTES, ACUERDA:

I. Acoger el amparo interpuesto por don Víctor Polidors Inodors en contra de la Municipalidad de Chimbarongo, por los fundamentos expuestos precedentemente.

II. Requerir al Sr. Alcalde de la Municipalidad de Chimbarongo que:

a) Entregue al solicitante, copia de lo siguiente:

i. Las actas de las sesiones de concejo municipal de los años 2000 a 2008 en formato digital;

ii. Las actas no aprobadas de los años 2000 a mayo de 2017, en formato digital. Con todo, en el evento de no obrar en poder del órgano la información requerida, se deberá acreditar esta circunstancia de conformidad al punto 2.3 de la instrucción general N° 10 de este Consejo, comunicando dicha situación al solicitante y a esta Corporación.

b) Cumplir dicho requerimiento en un plazo que no supere los 15 días hábiles contados desde que la presente decisión quede ejecutoriada, bajo el apercibimiento de lo dispuesto en el artículo 46 de la Ley de Transparencia.

c) Informe el cumplimiento de dicho requerimiento enviando copia de los documentos en que conste la entrega de información al domicilio ubicado en Morandé 360, piso 7, comuna y ciudad de Santiago, o al correo electrónico cumplimiento@consejotransparencia.cl, para efectos de verificar el cumplimiento de la presente decisión.

III. Encomendar al Director General y al Director Jurídico (S) de este Consejo, indistintamente, notificar el presente acuerdo a don Víctor Polidors Inodors y al Sr. Alcalde de la Municipalidad de Chimbarongo.

En contra de la presente decisión procede la interposición del reclamo de ilegalidad ante la Corte de Apelaciones del domicilio del reclamante en el plazo de 15 días corridos, contados desde la notificación de la resolución reclamada, de acuerdo a lo prescrito en el artículo 28 y siguientes de la Ley de Transparencia. Con todo, los órganos de la Administración del Estado no podrán intentar dicho reclamo en contra de la resolución del Consejo que otorgue el acceso a la información solicitada, cuando su denegación se hubiere fundado en la causal del artículo 21 N° 1 de la Ley de Transparencia. Además, no procederá el recurso de reposición establecido en el artículo 59 de la ley N° 19.880, según los fundamentos expresados por este Consejo en el acuerdo publicado en el Diario Oficial el 9 de junio de 2011.

Pronunciada por el Consejo Directivo del Consejo para la Transparencia, integrado por sus Consejeros doña Vivianne Blanlot Soza, don Marcelo Drago Aguirre y don Jorge Jaraquemada Roblero. El Presidente don José Luis Santa María Zañartu no concurre al presente acuerdo por encontrarse ausente.

Por orden del Consejo Directivo, certifica el Director Jurídico (S) del Consejo para la Transparencia don Pablo Contreras Vásquez.