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Sigifredo Fuentealba Sepúlveda con MUNICIPALIDAD DE CONCHALÍ Rol: A15-09

Consejo para la Transparencia, 26/06/2009

Se solicita amparo frente a la denegación de la I. Municipalidad de Conchalí de proveerle dos (2) boletas o facturas otorgadas por un trabajo de pavimentación que se habría ejecutado dos veces en la comuna de Conchalí durante el año 2003. La I. Municipalidad de Conchalí no se pronunció dentro del plazo, y sólo contestó por correo electrónico, señalando que no fue posible determinar la empresa que realizó los trabajos de reparación y que ya no trabajaban en la Dirección de Obras Municipales los funcionarios que pudieron estar a cargo de la supervisión de esos contratos. El Consejo acoge íntegramente la solicitud declarando que la obligación de entregar la información no es imputable a determinados funcionarios, sino al órgano requerido; y realiza un llamado de atención a la Municipalidad por su falta de respuesta y el incumplimiento de las obligaciones de guardar la documentación, o bien, de guardar el archivo con la decisión de eliminarla.


Tipo de solicitud y resultado:

  • Totalmente


Descriptores analíticos:

Tema Obras Públicas (Vialidad)
Materia Presupuesto y Finanzas
Tipo de Documento Documentos Operacionales.Documentación presupuestaria.Rendición de cuentas 


Consejeros:

  • Juan Pablo Olmedo Bustos (Unánime), Presidente
  • Alejandro Ferreiro Yazigi (Unánime)
  • Raúl Urrutia Ávila (Unánime)
  • Roberto Guerrero Valenzuela (Unánime)

Texto completo:

DECISIÓN AMPARO Nº A15-09

Entidad Publica: I. Municipalidad de Conchalí

Requirente: Sigifredo Fuentealba Sepúlveda

Ingreso al Consejo: 20.05.2009

En sesión ordinaria N° 62 de su Consejo Directivo, celebrada el 26 de junio de 2009, con arreglo a las disposiciones de la Ley de Transparencia de la Función Pública y de Acceso a la Información de la Administración del Estado, en adelante, Ley de Transparencia, aprobada por el artículo primero de la Ley N° 20.285, de 2008, el Consejo para la Transparencia, en adelante indistintamente el Consejo, ha adoptado la siguiente decisión respecto del reclamo Rol A15-09, por no haber recibido respuesta a su solicitud de acceso a la información, deducido ante este Consejo por Sigifredo Fuentealba Sepúlveda, de 20 de mayo de 2009, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 24° de la citada Ley de Transparencia.

VISTOS:

El artículo 8° de la Constitución Política de la República; las disposiciones aplicables de las Leyes N° 20.285 y N° 19.880; lo previsto en el D.F.L. N° 1–19.653, del Ministerio Secretaria General de la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley N° 18.575; la Ley Orgánica N° 10.336, de la Contraloría General de la República; el D.F.L. N° 5.200, de 1929, del Ministerio de Educación; los D.S. N° 13/2009 y N° 20/2009, ambos del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que aprueban, respectivamente, el Reglamento del artículo primero de la Ley N° 20.285 y los Estatutos de Funcionamiento del Consejo para la Transparencia; y la Circular N° 28.704, de 1981, de la Contraloría General de la República.

TENIENDO PRESENTE:

1) Solicitud de Acceso: El 20 de abril de 2009, don Sigifredo Fuentealba Sepúlveda solicitó a la I. Municipalidad de Conchalí, de acuerdo a lo previsto en los artículos 10 y 12 de la Ley de Transparencia, dos (2) boletas o facturas otorgadas por un trabajo de pavimentación que se habría ejecutado dos veces en la comuna de Conchalí durante el año 2003.

2) Ausencia de Respuesta: La I. Municipalidad de Conchalí no se pronunció dentro del plazo previsto en el artículo 14 de la Ley de Transparencia respecto de la solicitud de acceso a la información presentada por el requirente.

3) Amparo: Estando dentro de plazo legal, don Sigifredo Fuentealba Sepúlveda presentó ante este Consejo, el 20 de mayo de 2009, un amparo a su derecho de acceso a la información fundamentado en que:

a) La I. Municipalidad de Conchalí no le habría dado respuesta alguna a su solicitud de fecha 20 de abril de 2009 dentro del plazo señalado en el artículo 14 de la Ley de Transparencia.

b) Los documentos solicitados a la I. Municipalidad de Conchalí se referirían a un trabajo que se hizo dos veces en el año 2003, pero que la Municipalidad insiste en que se hizo en 2002.

c) Dichos documentos habrían sido negados también a la Contraloría, no dando cumplimiento a los artículos 1° a 4° de la Ley de Transparencia.

d) El propio reclamante puso en conocimiento de la situación antes descrita a la Contraloría General de la República, mediante cartas de 29 de enero y 13 de mayo del 2008, ante lo cual la Municipalidad se comprometió a enviar lo más pronto posible dichas facturas, según Ord. N° 1300/2/2008, pero finalmente sólo informó a la Contraloría con los documentos que el propio reclamante facilitó para que le sacara fotocopias.

e) Que la administradora municipal de la I. Municipalidad de Conchalí le solicitó al reclamante los antecedentes que tuviera en su poder sobre este asunto, informándole éste que dichos documentos le habrían sido entregados por el mismo Municipio, explicándole que debía buscarlos en el archivo, en los computadores, o preguntarle a funcionarios del Órgano reclamado que trabajaban allí en la fecha de ejecución de los trabajos y que fueron los que firmaron los documentos.

4) Traslado: Que, admitido a tramitación este amparo en la sesión ordinaria N° 53 del Consejo, de 26 de mayo de 2009, fue trasladado mediante Oficio N° 92, de 29 de mayo de 2009, a la I. Municipalidad de Conchalí. Ésta última no evacuó traslado dentro del plazo legal y sólo contestó por correo electrónico el 25 de junio de 2009, adjuntando el Oficio/1502/149/2009 del 15 de junio de 2009, en el que consta la respuesta enviada a don Sigifredo Fuentealba que señala lo siguiente:

a) Que no fue posible determinar la empresa que realizó los trabajos de reparación, considerando que por el volumen de la obra no pudo ser motivo de una licitación independiente, sino que debieron estar insertos en una contratación de obras de veredas de diferentes sectores de la comuna.

b) Que, producto de lo anterior, la Dirección de Administración y Finanzas no pudo individualizar los pagos de ese trabajo específico.

c) Que ya no trabajan en la Dirección de Obras Municipales funcionarios que pudieron estar a cargo de la supervisión de esos contratos.

d) Hace presente al reclamante, que se ha dado respuesta en varias oportunidades. Asimismo, se ha respondido a la Contraloría General de la República que envió en una oportunidad un fiscalizador para investigar el tema.

e) En virtud de lo anterior y verificados los registros presupuestarios de aquella época, resulta imposible asociar algunos de los gastos realizados a los trabajos señalados.

Y CONSIDERANDO:

1) Que, analizando la respuesta de la I. Municipalidad de Conchalí, no puede admitirse ninguno de los puntos allí señalados como causal para no entregar información pública, en especial, no pueden aceptarse que se argumente que ya no trabajarían en la Dirección de Obras Municipales los “funcionarios que pudieron estar a cargo de la supervisión de esos contratos”, pues la obligación de entregar la información no es imputable a determinados funcionarios, sino al órgano requerido representado por la autoridad, jefatura o jefe superior del servicio de la Administración del Estado. A mayor abundamiento, el reclamado no esgrimió ninguna causal de secreto o reserva para no entregar la información, de aquellas establecidas en el artículo 21 de la Ley de Transparencia, por lo que sus argumentos para denegar la información solicitada no pueden ser considerados válidos.

2) Que es importante tener presente que la solicitud se refería a dos boletas o facturas datadas el año 2003, por lo que le son aplicables las normas de conservación de documentos vigentes en nuestro país, que establecen obligaciones específicas para los órganos del Estado en cuanto a la conservación y expurgo o eliminación de documentos.

3) En efecto, el D.F.L. N° 5200, de 1929, del Ministerio de Educación Pública, norma fundamental en la materia, establece la obligación de conservación de documentos públicos, señalando en su artículo 14 letra a) que ingresarán al Archivo Nacional los documentos de los Departamentos de Estado que hayan cumplido cinco años de antigüedad, norma aplicable sólo a los Ministerios y a los Servicios que dependen de éstos. En cuanto a las Municipalidades la letra c) del mismo artículo dispone que los libros de actas de dichas entidades ingresarán al Archivo Nacional cuando tengan más de sesenta años de antigüedad, norma inaplicable al caso que se analiza dado que los documentos solicitados no son ni forman parte de las actas de las municipalidades.

4) Por su parte, la Circular N° 28.704, de 1981, de la Contraloría General de la República, en el párrafo II, punto 2, en aplicación del artículo 21 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, dispone que todos aquellos documentos que tengan relación con la contabilidad fiscal, municipal, gubernamental o con cuentas relativas a la administración de fondos o bienes del Estado, deben ser mantenidos por las respectivas entidades durante un período de tres años, contados desde su revisión definitiva, salvo que el Contralor disponga o haya dispuesto que se guarden por un lapso mayor o que hayan sido objetados por los órganos de control internos o por la Contraloría General de la República, en cuyo caso deben conservarse hasta el finiquito de la observación o reparo respectivo; y en el párrafo III, punto 2, recomienda retener los documentos del área operacional por el plazo de 5 años. Esta Circular se encuentra en plena vigencia, según lo ha establecido la misma Contraloría en Dictámenes recientes (p. ej., Dictámenes N° 25.634, de 15.05.2009, N° 1.333, de 09.01.2009, N° 41.098, del 01.09.2008, N° 3.191, de 22.01.2004, etc.).

5) En este mismo orden de cosas el Dictamen N° 10.438, de 2009, de la Contraloría General de la República, se pronunció sobre una presentación efectuada por el reclamante en términos similares a la que nos ocupa, concluyendo que, en relación a este tipo de documentos, la circular recomienda que “la documentación del área operacional sea mantenida, por el plazo de cinco años”. Añade que “de acuerdo con los antecedentes tenidos a la vista y la indagatoria efectuada por este Organismo de Control, es posible sostener que el municipio adoptó las medidas necesarias para ubicar la documentación solicitada por el recurrente, no obstante lo cual no ha podido encontrarla, informando de ello a aquél, por lo que no se advierte mérito suficiente para iniciar procedimientos destinados a determinar responsabilidades en este caso, considerando, además que se trata de un documento que data del año 2002, respecto del cual no existe obligación de mantenerlo en archivo”. Finalmente, declara que la Circular N° 28.704, de 1981, “señala que la autorización para eliminar la documentación de los organismos que gozan de autonomía administrativa, como son los municipios, procede que la confiera la respectiva Jefatura Superior”.

6) En virtud de lo anterior, este Consejo no estaría facultado para exigir a los órganos de la Administración del Estado y a las Municipalidades la entrega de información que ya no obre en su poder, por haber sido expurgada o eliminada en conformidad a la normativa vigente, caso en el cual los referidos órganos deberán acreditar dicha circunstancia acompañando copia del decreto o resolución que dispuso la medida y el acta levantada al efecto.

7) Por lo tanto y de acuerdo a la disposiciones analizadas, en este caso en que se solicitaron dos boletas o facturas del año 2003, ambos documentos operacionales, la I. Municipalidad de Conchalí estaba obligada a conservarlas durante cinco años, y con posterioridad a ello, se encontraba facultada para expurgarlos o eliminarlos, lo que debería acreditar para exonerarse del deber de contar con la información.

8) Que, por otro lado, si las obras consultadas fueron parte de contratos de obras de veredas realizados en diferentes sectores de la comuna en dicha época debe, al menos, informarse al requirente sobre las empresas que realizaron tales tareas en virtud del principio de facilitación, establecido en el artículo 11 f) de la Ley de Transparencia.

9) En otro orden de ideas, debe representarse severamente que la I. Municipalidad de Conchalí no haya enviado la respuesta al reclamante y más aún, que no haya evacuado el traslado conferido por este Consejo en tiempo y forma, pues los derechos involucrados en esta causa son derechos fundamentales reconocidos por la Constitución y por las leyes a todas las personas, situación que no puede ni debe tomarse ligeramente, pues la vulneración de dichos derechos está sancionada por la Ley de Transparencia.

EL CONSEJO PARA LA TRANSPARENCIA, POR LA UNANIMIDAD DE SUS MIEMBROS PRESENTES, RESUELVE:

1) Acoger el reclamo, ordenando a la I. Municipalidad de Conchalí que entregue a don Sigifredo Fuentealba las boletas o facturas otorgadas por los trabajos de pavimentación ejecutados el año 2003 solicitadas y, en su defecto, y para el caso de haber procedido a la expurgación o eliminación de las mismas, entregue copia del acto administrativo que dispuso la medida y el acta levantada al efecto, como asimismo, le informe acerca de los contratos de obras de veredas realizados en diferentes sectores de la comuna en dicha época, con el fin que el reclamante pueda determinar si dentro de dichos contratos se encontraban insertos los trabajos en cuestión, como afirma la Municipalidad.

2) Otorgar a la I. Municipalidad de Conchalí un plazo de 15 días hábiles para darle acceso al reclamante a la información señalada, el que se contará desde la notificación de esta Decisión. Dicho acceso se le facilitará al reclamante, mediante carta certificada o por correo electrónico, según lo haya requerido en su solicitud, con copia a este Consejo a la dirección Morandé N° 115, Piso 7, comuna y ciudad de Santiago o al correo electrónico cumplimiento@consejotransparencia.cl, de manera que este Consejo pueda verificar si se ha dado cumplimiento a las obligaciones impuestas precedentemente, en tiempo y forma.

3) Recomendar a la I. Municipalidad de Conchalí que ajuste sus procedimientos de custodia y expurgo o eliminación de documentos a las normas vigentes en la materia.

4) Encomendar al Director General de este Consejo notificar el presente acuerdo a don Sigifredo Fuentealba Sepúlveda y a la I. Municipalidad de Conchalí.

Pronunciada por el Consejo Directivo del Consejo para la Transparencia, integrado por su Presidente don Juan Pablo Olmedo Bustos y los Consejeros don Alejandro Ferreiro Yazigi, don Roberto Guerrero Valenzuela y don Raúl Urrutia Ávila. Certifica don Raúl Ferrada Carrasco, Director General del Consejo para la Transparencia.