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Eduardo Hevia con MUNICIPALIDAD DE LAS CONDES Rol: C1814-13

Consejo para la Transparencia, 31/01/2014

Se dedujo amparo en contra de la Municipalidad de Las Condes, fundado en que denegó la solicitud de información referente a copias autentificadas de la correspondencia “ordinaria” (escrita en papel, que se entrega “por mano”, por “Courier” o por “correos de Chile”) que tenga que ver con la llamada “administración” del “Apumanque”… entre el 01 Octubre 2011 y hasta la fecha en que se me responda, con quienes en la Municipalidad se ha considerado en cada ocasión como “la administración” del “Apumanque”. Para estos efectos por favor considerar a lo menos las siguientes personas naturales o jurídicas, como destinatarias de las cartas…» Y se agrega el requirente: «Me refiero a cartas u otras comunicaciones escritas en papel que hayas enviado la Dirección de Obras, el depto. de inspección DOM, el depto. Jurídico, el Depto. de patentes comerciales, el depto. de seguridad ciudadana y/o la secretaría municipal». El Consejo acoge parcialmente el amparo, toda vez que la alegación de distracción indebida que alega el órgano reclamado, debe ser desestimada en el orden de que la información requerida sería genérica. Para el Consejo, la indicación del expediente administrativo en que se encuentra dicha documentación, no es condición necesaria para identificar dicha información. Además el municipio señala que la entrega de la información distraería el cumplimiento regular de sus funciones habituales, pero la municipalidad no ha explicado esto de manera suficiente. Y respecto a la solicitud de información en el caso concreto, la correspondencia enviadas por un órganismo público, han de entenderse referidas a materias atingentes al ejercicio de su función pública, y por lo mismo, no pueden quedar comprendidas bajo la órbita propia de comunicación privadas.


Tipo de solicitud y resultado:

  • Requiere entrega

Tipo caso:

  • Amparo


Descriptores analíticos:

Tema Economía y Finanzas
Materia Funciones y actividades propias del órgano
Tipo de Documento Documentos Oficiales.Documentos 



Consejeros:

  • Jorge Jaraquemada Roblero (Unánime), Presidente
  • Alejandro Ferreiro Yazigi (Unánime)
  • José Luis Santa María Zañartu (Unánime)
  • Vivianne Blanlot Soza (Unánime)

Texto completo:

DECISIÓN AMPARO ROL C1814-13

Entidad pública: Municipalidad de Las Condes

Requirente: Eduardo Hevia

Ingreso Consejo: 07.10.2014

En sesión ordinaria Nº 499 del Consejo Directivo, celebrada el 31 de enero de 2014, con arreglo a las disposiciones de la Ley de Transparencia de la Función Pública y de Acceso a la Información de la Administración del Estado, en adelante, Ley de Transparencia, aprobada por el artículo primero de la Ley Nº 20.285 de 2008, el Consejo para la Transparencia, en adelante indistintamente el Consejo, ha adoptado la siguiente decisión respecto de la solicitud de amparo al derecho de acceso a la información Rol C1814-13.

VISTO:

Los artículos 5º, inc. 2º, 8º y 19 Nº 12 de la Constitución Política de la República; las disposiciones aplicables de las Leyes Nº 20.285, Nº 19.880 y N° 19.628; lo previsto en el D.F.L. Nº 1-19.653, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley Nº 18.575; y los D.S. Nº 13/2009 y Nº 20/2009, ambos del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que aprueban, respectivamente, el Reglamento del artículo primero de la Ley Nº 20.285, en adelante el Reglamento, y los Estatutos de Funcionamiento del Consejo para la Transparencia.

TENIENDO PRESENTE:

1) SOLICITUD DE ACCESO: El 26 de septiembre de 2013 don Eduardo Hevia Charad formuló una solicitud ante a la Municipalidad de Las Condes, en cuya virtud requirió «copias autentificadas de la correspondencia “ordinaria” (escrita en papel, que se entrega “por mano”, por “Courier” o por “correos de Chile”) que tenga que ver con la llamada “administración” del “Apumanque”… entre el 01 Octubre 2011 y hasta la fecha en que se me responda, con quienes en la Municipalidad se ha considerado en cada ocasión como “la administración” del “Apumanque”. Para estos efectos por favor considerar a lo menos las siguientes personas naturales o jurídicas, como destinatarias de las cartas…» (individualiza a un total de 15 destinatarios). Y agregó: «Me refiero a cartas u otras comunicaciones escritas en papel que hayas enviado la Dirección de Obras, el depto. de inspección DOM, el depto. Jurídico, el Depto. de patentes comerciales, el depto. de seguridad ciudadana y/o la secretaría municipal».

Cabe consignar que previamente, con fecha 3 de septiembre de 2013, el solicitante formuló análoga solicitud ante el municipio, con ligeras variantes.

2) RESPUESTA: La Municipalidad de Las Condes respondió a ambas solicitudes, a través del Ord. Municipal Nº 211/2013, de 30 de septiembre de 2013, señalando en lo sustancial que:

a) La solicitud de información no aludió al expediente administrativo en el que se encontraría la información solicitada, sino que se ha indicado hipotética y generalmente las unidades municipales de donde emanaría dicha correspondencia. Por lo mismo no es posible acceder a lo requerido, ya que se afecta el debido cumplimiento de las funciones del municipio, al tratarse de un requerimiento de carácter genérico, cuya atención requiere distraer indebidamente a los funcionarios municipales del cumplimiento regular de sus labores habituales. En efecto, al no indicarse el expediente administrativo (o procedimiento administrativo) en el cual se encontraría dicha correspondencia, se impide la búsqueda adecuada de la información requerida de forma eficiente, considerando para estos efectos, que no existe un registro detallado e inequívoco de correspondencia enviada por el municipio. Por ende se configura la causal de reserva prevista en el artículo 21 N° 1 letra c) de la Ley de Transparencia.

b) No obstante, señala que existen a disposición permanente del público, archivos referentes al Centro Comercial Mall Apumanque, en el Departamento de Inspección de Obras Municipales, los cuales pueden ser consultados de lunes a viernes, en horario de atención de público.

3) AMPARO: El 17 de octubre de 2013 el solicitante dedujo amparo a su derecho de acceso a la información en contra de la Municipalidad de Las Condes, fundado en que se le denegó la información solicitada.

4) DESCARGOS Y OBSERVACIONES DEL ORGANISMO: En virtud de lo anterior, el Consejo Directivo de esta Corporación acordó admitir a tramitación el presente amparo, trasladándolo mediante el Oficio N° 4.561, de 4 de noviembre de 2013, al Sr. Alcalde de la Municipalidad de Las Condes, quien contestó el traslado mediante el Ord. Alc. Nº 3/634, de 13 de noviembre de 2013 señalando, en síntesis, lo siguiente:

a) La solicitud del reclamante se encontraba limitada sólo a dos factores: a) Unidades municipales de donde emanaba dicha correspondencia; y b) Período de tiempo de búsqueda de la información (más de dos años aproximadamente). Además, en la solicitud de información no se indicó el expediente o procedimiento administrativo en que se encontraría la correspondencia solicitada, circunstancia que es relevante para realizar la búsqueda de la información requerida de forma eficiente y con el menor gasto de recursos tanto humanos como materiales posibles.

b) Las distintas unidades municipales, ordenan o clasifican la información de diversas maneras; por ejemplo el Departamento de Patentes Municipales, clasifica su información en expedientes por el rol de la patente municipal y el nombre de su titular (incluyendo la correspondencia atingente); la Dirección Jurídica Municipal ordena sus expedientes, por juicios o materias, asignándoles un número en caso de archivo; y la Dirección de Obras Municipales, guarda su información, en atención a ciertos actos (permiso de edificación, permiso de obra menor, demolición, propiedad abandona, etcétera). En resumen, no existe en Alcaldía, Administración Municipal, Secretaria Municipal, Dirección de Obras Municipales, Departamento de Seguridad Ciudadana y Emergencia, Departamento de Patentes Municipales y Dirección Jurídica, un expediente administrativo que contenga exclusivamente la correspondencia escrita enviada por el Municipio.

c) Por esta razón, dada la imposibilidad real de cumplir con la solicitud de información, es que el municipio informó al reclamante, sobre la existencia de un expediente administrativo referido al Centro Comercial Mall Apumanque, en el Departamento de Inspección de Obras Municipales, el cual podía revisar con plena libertad, en horario de atención de público.

d) Finalmente, hace referencia a lo resulto por este Consejo en la decisión de amparo Rol C332-13, caratulado (circunscrito del contexto de la solicitud, a la revisión de los expedientes administrativos correspondientes al Departamento de Patentes Municipales), en que se hizo lugar a la causal de reserva prevista en el artículo 21 N° 1, letra c), de la Ley de Transparencia.

Y CONSIDERANDO:

1) Que, en primer término, debe precisarse que la solicitud de información en aquella parte en que el reclamante alude a la correspondencia emitida por el municipio “…hasta la fecha en que se me responda” debe ser excluida como objeto del presente amparo, puesto que no se refiere a información que al momento de la solicitud obrara en poder del municipio, sino que alude a información que se genere en el futuro, una vez formulada la solicitud. En efecto, la jurisprudencia de este Consejo ha resuelto uniformemente, p. ej. en las decisiones de amparo Roles C387-10 y C352-11, que un presupuesto básico para el ejercicio del derecho de acceso a la información es que la documentación pedida obre en poder del órgano respectivo al momento de que se le formule la solicitud, por así desprenderse nítidamente del tenor de los artículos 5° y 10 de la Ley de Transparencia. En consecuencia, la presente decisión sólo se pronunciara respecto de la correspondencia solicitada, alusiva al periodo de tiempo que se extiende desde el 1° de octubre de 2011 hasta el 26 de septiembre de 2013, por ser ésta última la fecha en que se efectuó la solicitud.

2) Que respecto de la información pedida –esto es, correspondencia emitida por determinados departamentos del municipio dirigida a ciertos destinatarios durante un específico periodo de tiempo– el municipio invocó la distracción indebida prevista como causal de reserva en el artículo 21 N° 1, letra c), de la Ley de Transparencia, por el carácter genérico que, a su juicio, tendría la solicitud, al no identificarse los expedientes administrativos en que se encontraría agregada la correspondencia, y los consiguientes esfuerzos que demandaría de parte del municipio su búsqueda.

3) Que, el Reglamento de la Ley de Transparencia ha establecido con precisión cuando una solicitud puede estimarse como “genérica”. En efecto su artículo 7º, letra c), establece que “Se entiende por requerimientos de carácter genérico, aquellos que carecen de especificidad respecto de las características esenciales de la información solicitada, tales como su materia, fecha de emisión o período de vigencia, autor, origen o destino, soporte, etcétera. En aplicación de esta disposición este Consejo estima que la solicitud formulada por el requirente resulta suficientemente específica en los términos que exige la norma, por cuanto indica tres condiciones concretas que permiten su identificación, a saber: i) las dependencias o departamentos municipales que emitieron o de quienes emanó la correspondencia; ii) el periodo de tiempo que abarca la correspondencia; y iii) la identificación de los destinatarios de la misma.

4) Que, por lo tanto, cabe desestimar la alegación formulada por el municipio en orden a que la solicitud sería genérica. En este sentido, cabe consignar que la indicación del expediente administrativo en que se encuentre incorporada dicha documentación no constituye, en opinión de este Consejo, una condición necesaria para identificar dicha información y hacer que la solicitud sea suficientemente específica en los términos que exige la ley, sin perjuicio que, de contar con dicha identificación, podría facilitarse la búsqueda de la información pedida. En consecuencia, en el presente caso, el hallar la correspondencia pedida por parte del municipio (eventualmente identificando el expediente administrativo en que ésta pudiera encontrarse), corresponde más bien a los esfuerzos que éste deberá desplegar para buscar la información que le ha sido pedida. En este sentido, cabe tener presente el estándar de búsqueda que establece la Instrucción General Nº 10, en su acápite 2.4.

5) Que, por otra parte, el municipio ha señalado que la búsqueda de la información pedida le significaría esfuerzos significativos en términos de recursos y personal, tales que configurarían una distracción indebida, especialmente considerando la forma en que cada departamento municipal organiza sus expedientes. Sin embargo, cabe desestimar tales argumentaciones, por cuanto más allá de la forma como cada departamento registra la información que le resulta atingente, entre ellas la correspondencia, no parece plausible que estos (o el municipio) no lleve un registro de la correspondencia que ha expedido, de manera que cabe presumir que la identificación de la información pedida no resultaría especialmente dificultosa.

6) Que, en definitiva, el municipio no ha acreditado la manera precisa cómo la entrega de la información distraería el cumplimiento regular de sus funciones habituales, pues ha formulado más bien alegaciones genéricas en este sentido, las que no pueden considerarse, por sí misma, como prueba suficiente que le permita eximirse de su obligación legal de entregar la información pedida. En el ámbito específico de la causal invocada, el municipio no ha explicitado, por ej., el tiempo requerido por sus funcionarios para obtener la información requerida. Por lo demás, no parece que el volumen de información solicitada sea particularmente elevado, pues se refiere a correspondencia enviada a 16 destinatarios en un periodo aproximado de dos años. Todo lo anterior lleva a desechar la causal de distracción indebida.

7) Que, el municipio al formular sus descargos hizo referencia a lo resuelto por este Consejo en la decisión de amparo Rol C332-13, relativo a información incorporada a ciertos expedientes administrativos, en que se acogió la causal de distracción indebida, por los esfuerzos que suponía su búsqueda. Sin embargo, en tal caso los esfuerzos de búsqueda parecían desproporcionados al suponer la revisión de expedientes y el recogimiento de información correspondiente a un periodo aproximado de 31 años, cuestión que no ocurre en la especie. Por tanto, esa jurisprudencia no resulta aplicable en el caso de la especie.

8) Que, el municipio ha señalado que la información referida al Centro Comercial Apumanque, se encontraría disponible para consulta en dependencias del Departamento de Inspección de Obras Municipales, lo que parece sugerir la pretensión de hacer aplicable lo establecido en el artículo 15 de la Ley de Transparencia, que permite tener por entregada la información por el señalamiento de la fuente y lugar en que esta se encuentre permanentemente a disposición del público. Sin embargo, la referencia del municipio resulta inespecífica y consecuentemente no satisface el estándar que ha establecido la jurisprudencia de este Consejo para operar modalidad especial de entrega que establece dicha norma, razón por la cual no cabría tenerla por entregada por esa particular modalidad.

9) Que, por último, en cuanto a lo que se ha solicitado específicamente en este caso, esto es, cierta correspondencia material enviada por determinadas dependencias municipales a ciertos destinatarios, cabe razonar en el sentido del criterio expuesto en la decisión de amparo Rol C1429-11, aunque con mayor énfasis en este caso, en el sentido que dichas comunicaciones, en cuanto han sido enviadas (en el caso citado, recibidas) por un órgano público, han de entenderse referidas materias atingentes al ejercicio de su función pública, y por lo mismo, en ningún caso pueden quedan comprendidas bajo la órbita propia de las comunicaciones de índole privada.

EL CONSEJO PARA LA TRANSPARENCIA, EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES QUE LE OTORGAN LOS ARTÍCULOS 24 Y SIGUIENTES Y 33 LETRA B) DE LA LEY DE TRANSPARENCIA, Y POR LA UNANIMIDAD DE SUS MIEMBROS PRESENTES, ACUERDA:

I. Acoger parcialmente el amparo deducido por don Eduardo Hevia Charad, en contra de la Municipalidad de Las Condes, en virtud de los fundamentos expuestos precedentemente.

II. Requerir al Sr. Alcalde de la Municipalidad de Las Condes, lo siguiente:

a) Entregar al solicitante la correspondencia solicitada, en relación al periodo indicado en el considerando 1º.

b) Cumplir dicho requerimiento en un plazo que no supere los 5 días hábiles contados desde que la presente decisión quede ejecutoriada, bajo el apercibimiento de lo dispuesto en el artículo 46 de la Ley de Transparencia.

c) Informar el cumplimiento de esta decisión mediante comunicación enviada al correo electrónico cumplimiento@consejotransparencia.cl, o a la Oficina de Partes de este Consejo (Morandé Nº 360, piso 7º, comuna y ciudad de Santiago), de manera que esta Corporación pueda verificar que se dé cumplimiento a las obligaciones impuestas precedentemente en tiempo y forma.

III. Encomendar al Director General y al Director Jurídico de este Consejo, indistintamente, notificar la presente decisión a don Eduardo Hevia Charad, y al Sr. Alcalde de la Municipalidad de Las Condes.

En contra de la presente decisión procede la interposición del reclamo de ilegalidad ante la Corte de Apelaciones del domicilio del reclamante en el plazo de 15 días corridos, contados desde la notificación de la resolución reclamada, de acuerdo a lo prescrito en el artículo 28 y siguientes de la Ley de Transparencia. Con todo, los órganos de la Administración del Estado no podrán intentar dicho reclamo en contra de la resolución del Consejo que otorgue el acceso a la información solicitada, cuando su denegación se hubiere fundado en la causal del artículo 21 N° 1 de la Ley de Transparencia. Además, no procederá el recurso de reposición establecido en el artículo 59 de la Ley Nº 19.880, según los fundamentos expresados por este Consejo en el acuerdo publicado en el Diario Oficial el 9 de junio de 2011.

Pronunciada por el Consejo Directivo del Consejo para la Transparencia, integrado por su Presidente don Jorge Jaraquemada Roblero y los Consejeros doña Vivianne Blanlot Soza, don Alejandro Ferreiro Yazigi y don José Luis Santa María Zañartu.

Por orden del Consejo Directivo, certifica el Director Jurídico del Consejo para la Transparencia, don Rubén Burgos Acuña.